电话沟通记录表
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无锡华信石油机械有限公司
电话沟通记录表
记录人：日期：
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外部联系与内部沟通管理制度
外部联系与内部沟通管理制度 撰写人：___________ 部门：___________
外部联系与内部沟通管理制度 为促进公司各部门工作人员之间的交流和外部相关单位的联系，使每一个岗位对上对下的沟通都变成一种需求，在沟通中提高工作效率和准确度，减少误解和矛盾，融洽工作关系，增进同事和上下级之间的感情，建立和谐工作关系，同时间里良好、健康的问题反映及解决渠道，特制定本制度 一、沟通职责 1、办公室要积极促进各部门的沟通，并给予中层以上的管理人员相关沟通技能的培训。 2、定期进行员工满意度调查问卷，了解员工目前工作的状态和需求。 二、沟通的基本要求 1、在公司中倡导坦率、真诚、相互信任、相互帮助的沟通氛围，倡导全员树立端正的沟通心态，要使沟通基于工作本身，让沟通帮助整个团队提高工作准确度及效率。 2、只要是基于事实的、有益于推进公司工作的沟通内容，一律要引起重视，与员工进行坦诚的沟通，并积极改进。 三、沟通方式 1、一般沟通 第 2 页共 2 页
（1）一对一的面对面谈话沟通。 （2）通过晨会、问题讨论会议、工作协调会议、员工座谈会、全体员工大会等方式沟通。 （3）通过工作报告、文件、任务单、内部刊物等方式沟通。 （4）通过电话、电子邮件等方式沟通。 （5）其他方式，包括宣传栏、总经理信箱等。 2、越级沟通 对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯，但当工作中出现以下情况时，可以进行越级沟通： （1）下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时。 （2）下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复。 （3）下级发现上级的违规行为时。 （4）个人对公司的改革、发展有建议或意见时 四、沟通的内容 1、在各项与工作相关的制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工，要和相关岗位的员工充分沟通，听取他们的分析，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。 第 2 页共 2 页
外部沟通程序
1.目的: 为使管理体系的运行能达成公司内部之共识,并建立与客户沟通的有效方法而制定。 2.范围:凡公司内部各级人员及公司与客户之间有关信息的交流均适用。 3.定义:无。 4.权责: 4.1 内部意见收集与处理: 部门主管 4.2 外部意见收集与整理: 开发部/质量部/采购课 4.3 外部意见处理及回复: 开发部及相关责任组 5.作业内容: 5.1 内部意见的处理： 5.1.1内部质量信息交流的形式： A.召开会议 B.发放文件（一、二、三阶文件、通知、提案、公告等） C.电话、传真、邮件 D.口头指示 E.教育、培训 F.其它 5.1.2内部质量信息交流的内容： A.质量要求 B.质量目标及质量绩效 C.质量管理体系及其要求 D.质量事故监测、统计的结果 E.质量不符合及其纠正、预防措施 F.其它 5.1.3上级下达的质量信息 A.经理级以上、管理代表通过“公司会议”等形式进行传达，由相关单位落实和处理。 B.单位负责人通过“单位内部会议”、“班前会”、培训等方式进行传达并形成<会议记录>。 5.1.4平级之间的质量信息 A.各单位之间以内部网络邮件、通知、书面联络等方式进行交流。 B.本单位内不同岗位之间的质量信息沟通可通过电话、邮件、微信、QQ、报表等形式进行交流，必要时可使用<内外部联络单>联络。 5.1.5 下级上报的质量信息 A.各单位员工将质量信息向本单位主管汇报，单位主管再根据具体情况逐级上报，跟踪处理结果反馈上报人。 B.各单位负责人以“报告”、“报表”等方式向上级报告质量信息。
5.1.6 日常例行的质量信息 A.质量部每天应将检验结果以日报形式报告相关单位。 B.质量部每月对质量日报进行汇总，将质量信息通报有关单位并报总经理。 C.重大质量事故要及时向总经理报告。 5.1.7 日常管理中必要的质量信息交流、按有关的程序和作业指导书处理。 5.1.8 内部质量信息交流均采用逐级呈报或逐级传达的方式进行。 5.1.9 各部门应利用早会时对品质状况，改善事项做宣达. 5.2 质量管理体系有效性交流: 5.2.1 管理代表/质量部于每月10号前收集所有品质目标的达成状况并作成<品质每/月报>.针对未达成品质目标的责任单位，质量部开出<质量目标未达成分析表>责任单位需提出改善报告。5.2.2 内部质量审核情形及结果应传达到相关单位或个人。 5.2.3 管理评审会议及相关检讨会议之结果须及时传达到相关单位或个人。 5.2.4 各单位之间的联络沟通、厂内相关的例行会议以<会议记录>记录之。 5.3 与客户之间的沟通: 5.3.1 开发部应主动与客户进行相关信息、建议或相关事项的沟通。 5.3.2 客户有关对产品或服务的反馈意见,如公司需要改善的,如客户投诉等开发部则把反馈内容记录在<客户抱怨单>中，并主导抱怨的处理。 5.3.3 质量部/相关责任单位接到开发部客户抱怨信息后应立即展开原因调查，制定纠正与改善措施并反馈给开发部回复对策。 5.4.4 本公司内部所有建立与产品有关的法律法规及其它要求方面的信息必须向本公司各单位做迅速传达。 5.5 有关产品的法律法规及其它要求, 经管理者代表评审后入总经办以外来文件管控.评审时需评审与公司内部文件标准有无差异，如比公司标准宽松不做另外通知，如比公司标准较严格，召集相关单位召开会议，会议决议后重新修改或作特殊规定，并依流程将相关信息对供应商、各单位传递。 5.6 客户网站相关资迅：每月定期登陆一次查看并下载网站信息，经管理者代表评审后入总经办以外来文件管控. 评审时需评审与公司内部文件标准有无差异，如比公司标准宽松不做另外通知，如比公司标准较严格，召集相关单位召开会议，会议决议后重新修改或作特殊规定，并依流程将相关信息对供应商、各单位传递。 6.支持文件与表单: 6.1 CX HR-FR001会议记录 6.2 CX HR-FR002内外部联络单 6.3 CX SL-FR004客户抱怨单 6.4 CX QA-FR005质量目标未达成分析表
内外部沟通流程
仓库内部以及外部沟通流程 1 目的: 为确保公司内、外部所有信息能够得到及时有效的交流、沟通，特制订本规定。 2 适用范围: 适用于公司所有内、外部信息的沟通管理。 3 定义：仓储部和运输部协调沟通 4 职责 4.1 仓储部： 4.1.1 负责监督处理公司内部员工反馈的相关信息。 4.1.2 负责政府对口部门反馈信息的收集、处理。 4.2 各部门：负责本部门工作范围内相关信息的收集、传递、处理和保存。4.3 仓储部：各相关信息及各体系标准类信息的收集、处理。 4.4 客服中心：客户信息的沟通、传递与反馈。 5 工作内容 5.1 信息的分类 5.1.1 外部信息 A 产品检验机构、技术监督机构、认证机构等监测或审查的结果及反馈的信息。 B 市场行情及动态。 C 相关方反馈的信息及其投拆；相关方指客户、供应商、工业区、周遭居民等。 D 政策法规、标准类信息:如法律、法规、条例、政府部门和体系标准等。 E 地方环境监测站、环保局、消防队、劳动局、安监局等政府稽查部门检查的结果及反馈的信息。 F 其它外部信息: 如各部门直接从外部获取的相关信息。 5.1.2 内部信息 A 内部日常信息：指正常情况下的各种信息，如生产过程情况(含试产) 、产品检查情况、体系运行情况、方针目标的实施情况及安全检查、环保检查情况等。 B 内部异常突发信息：指工作活动中发生偏差的信息。如生产、质量、安全、环保不符合项。 C 紧急信息：如火灾、重大工伤、自然灾害等紧急情况。 D 其他内部信息：如员工投诉、建议、企业文化等。 5.3 信息的接收 5.3.1 外部信息的接收 A 品质部负责质量技术监督机构、认证机构等监测或检查结果及反馈信息的收集。 B 产品相关法规、标准类资料信息由工程部、品质部等相关部门负责收集、更新、整理。 C 市场信息、顾客满意度、客户投诉信息由营销中心负责收集，新产品项目导入和研发项目类的相关信息由项目、研发、等对口部门负责接收。 D 供应商提供的质量记录及有关信息,由采购部、品质部SQE相关人员收集，并传递至相关责任部门。 E 行政部负责接收政府各部门、工业区、周遭居民等相关方信息。 F 体系标准、政策法规类信息由管理部及相关部门负责收集、更新、整理传至各相关部门。 G 有关税务、金融相关信息由财务中心负责收集、更新、整理传至各相关部门。
7.4内外部沟通
内、外部沟通 1.目的 通过行之有效的内部沟通工作，以确保全体员工掌握质量管理体系的运作情况，使之得以有效实施。 2.范围 使用本公司质量管理体系内、外部共同工作控制。 3.职责 3.1管理者代表负责质量管理体系内部沟通工作，策划和监督共同过程； 3.2各部门经理、主管负责本部门内部沟通和本部门与上级部门和同级其他部门沟通控制； 3.3本公司所有员工有责任将有关质量体系之信息、建议上报其上司。 4.作业内容 4.1沟通原则 4.1.1各层次之间沟通问题及反馈内容，原则上由本层反馈给其直属上一层，当得不到上层的答复时，才可向更高一层越级反馈； 4.1.2各职能之间沟通时，应在同一级别间进行沟通，若同一级别之间无法解决时，方可反馈给上一级加以解决。 4.2沟通方式 4.2.1本公司内部通过面谈、电话、书面通知、布告、例会、临时性召集会议进行上下、同级、全员的相互沟通。 4.3沟通内容
4.3.1总经理向组织全体成员传达满足顾客和法律法规要求的重要性，书面发布本公司质量方针、质量目标、组织管理评审； 4.3.2管理者代表负责跟进质量管理体系之运行情况，并促进满足顾 客意识在本公司形成，向公司总经理报告质量管理体系业绩和任何改进需求； 4.3.3市场部就本公司的市场开发、运营技术进行相关形式沟通； 4.3.4各部门主管可向上、向下汇报总结本部门所应承担的相关管理 职能、任务； 4.3.5本公司每月举行一次例会，以检讨运营质量状况，并解决实际 工作中遇到的问题，促使各有关部门积极改善并加以解决，将会议内容记录于《运营状况会议记录》； 4.3.6管理者代表依据质量管理体系建立运行状况，组织专题会议或 进行内部审核，报告体系运行状况及提出有关改善建议，并形成《内部审核报告》； 4.3.7必要时管理者代表召集各部门分责人了解各部门存在的问题， 讨论解决方法，并确定责任人及监控实施情况，将会议内容记录于《会议记要》中； 4.3.8各部门（主要涉及运营单位）正常情况下每天上班前要举行简 短的早会，总结昨天工作，强调布置当天工作任务； 4.3.9其他专题性会议或现场沟通：由发起部门召集，相关部门参与，由召集部门负责做好有关记录，以便跟进有关事项。 4.4沟通结果
对内对外沟通程序(含表格)
对内对外沟通程序 （SA8000：2014） 1.目的 为了规范公司对内对外信息沟通，确保体系的有效运行，特制定本程序。 2.范围 本程序适用于公司所有对内和对外有关社会责任管理的信息沟通的活动。 3.职责 3.1人资部、工会负责与内部员工、当地劳动和社会保障部门、工会和妇联及其他外部利益相关者的信息沟通。 3.2采购部负责与供应商和分包商的信息沟通。 3.3EHS专员负责与当地的安全生产监督管理部门、应急救援组织、公安、消防部门进行协调沟通。 3.4市场部负责与客户的信息沟通。 3.5管理者代表应对信息沟通所必需的资讯提供支持，必要时报高层经理批准。 3.6其他各部门和员工代表应支持和配合对内对外信息沟通。 4.工作程序 4.1总则
4.1.1信息沟通可以采用口头或书面形式，也可以采用其他适当的方式，如电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会和新闻发布会等。 4.1.2对内对外信息沟通均应保存适当的记录和证据。 4.1.3一旦收到外部有关质疑、质询和投诉信息，人资部应尽快核实质疑和投诉人的身份（包括姓名、职位、服务机构和联络电话等），查清质疑或投诉的原因。 4.1.4人资部应针对质疑或投诉的问题解释根据公司社会责任管理方针和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时作出反应。重大问题应报高层经理批准。 4.1.5一旦发现有违反公司社会责任管理方针、法律法规或SA8000标准的事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时，应及时报告总经理。 4.1.6信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。公司有权保留商业机密及拒绝答复与合约无关的信息要求。 4.2对内信息沟通 4.2.1公司社会责任管理方针、目标、管理体系运行情况，由人资部负责及时传达到公司各部门及员工。SA8000体系文件对内部员工是公开的，随时可以查阅或咨询。 4.2.2社会责任管理体系运行中产生的信息资料，应根据社会责任管理方针和程序要求及时传达到相关部门和人员，并记录其内容和处理结果。 4.2.3员工的咨询、质疑和投诉，由员工代表或者人资部收集，并负责答复。
内外部沟通控制程序
内外部沟通控制程序 受控状态： 制定日期： 生效日期：
文件修订履历表
1 目的 在公司内部形成对质量环境管理体系的共识，并与内外部相关方就公司质量环境管理的承诺与绩效进行信息交流和沟通。 2 适用范围 公司内外部所有相关方，包括内部老板、管理层、员工等；外部政府机构、社会公众、客户、供方、承包商等进行质量环境信息交流的管理。 3 职责 3.1 市场部 3.1.1 负责顾客信息的接收和对顾客抱怨(含环保要求、退货等)进行确认、分析、处理组 织处理，并及时向总经理汇报顾客的相关情况。 3.2 EHS部 3.2.1负责传递内部环境日常监视测量信息。 3.2.2 负责对环境方面信息的接收和处理，及环境问题（不符合）的汇报。 3.2.3 负责对内环境问题的分析、处置以及环保措施实施中涉及技术的问题处理。 3.2.4 负责外部合规义务信息接受和处理以及外界对公司的采访和报道。 3.2.5 负责公司重要环境因素信息的对外交流和重大质量信息的内外沟通。 3.2.6负责紧急信息，如：重大环境事故，火、涝等情况的环境紧急处理信息的沟通。 3.3 采购部 3.3.1负责将公司对供应商的质量环保要求以及有关变更信息传递和或施加影响。 3.4品质部 3.4.1负责传递内部质量日常监视测量及质量、环境的内部审核、管理评审等体系运行信息。 3.5各部门: 3.5.1按部门的职能，准备汇报材料，以确保内部沟通。 3.5.2 配合相关部门进行业务性检查、监督、确认、分析、处理、保存与己有关资料。 3.5.3 按本部门职能，准备管理评审会议上的汇报材料，以便沟通和留存资料。 4 工作程序 4.1 沟通信息的分类： 4.1.1 外部信息
内部、外部沟通管理制度
内部、外部沟通管理制度 一、内部沟通 1、质量方针、质量目标及其它有关本公司发展方向的重大决策，通过书面文件或会议的方式由上向下层层传递。 2、通过质量例会，布告栏，会议，计算机局域网，内部刊物等，就质量管理体系的过程及有效性，包括质量要求，质量目标的完成情况以及实施的有效性进行沟通，并向员工灌输以客户为关注焦点的理念，达到相互了解，相互信任，提高员工意识。 3、员工可通过各种记录、报告、总结或谈话的方式向有关人员反映信息。 4、实行部门内部的碰头会、不同部门的交流会，或通过出版简报、公布栏、内部刊物、电脑联网来交流信息，日常工作或其他方面的交流随时进行，以实现部门内和部门间的沟通。 二、对外沟通 1、本公司的产品信息，以质量目标、口头、书面或广告等方式让客户了解。 2、市场部和工程部主动掌握客户的需求或客户需求服务时，由承办人员填写《内部联络单》，反映给部门主管签核，以确定客户服务的需求。业务人员针对《内部联络单》之需求，适时处理客户需求，并将相关部门所回复的处理结果填入《内部联络单》呈部门主管核阅，将处理结果以电话、传真或邮寄方式回复客户确认，是否满足其客户需求。 3、由公司授权市场部或工程部负责与客户签订合同或合同变更，处理方式依《顾客要求评审控制程序》规定办理。 4、客户以书面或口头等方式，向市场部/售后服务部提出抱怨时，必须将抱怨事实依据《顾客信息反馈管理制度》规定办理。 5、市场部和工程部应定期调查客户对本公司产品/服务的状况，以了解客户的满意度或意见，参照《顾客满意监视和测量控制程序》执行。 6、客户抱怨的信息亦应适时宣导使员工知悉，以作为鼓励或激励的依据。 三、相关之内、外部沟通的记录，应妥善保存，参照《记录控制程序》执行。
2-03内外部沟通管理办法
1目的 规定与质量有关的内外部沟通，规定公司内部之间的沟通方式和公司与外部顾客的沟通方式，确保沟通及时、有效，并对沟通内容做出反应和处理。 2适用范围 适用于本公司的内部沟通和公司外部顾客的沟通。 3职责 3.1管理部负责各职能部门之间的信息及时得到沟通和传递； 3.2质量部负责产品、过程质量有关信息的沟通管理； 3.3销售部负责顾客质量服务信息的收集和传递； 3.4销售部负责供应商交付过程信息的收集和传递； 4工作程序 4.1内、外部沟通 4.1.1总经理应确保在各管理层次和部门之间，就质量管理体系的过程、产品质量要求、质量目标及完成情况和实施有效性进行沟通，达到相互理解，协调一致，实现全员参与的效果； 4.1.2公司各部门在内、外部沟通前，应充分识别所沟通的对象、信息的重要度和关联度以及沟通的目的，以确定不同的沟通方法和不同的沟通工具和沟通的范围，在沟通过程中应注意不单是信息的传递过程，还应注意是双方信息的交换过程，所有沟通后，应确认信息沟通充分性、有效性，以确保内、外部沟通的有效性。 4.2内部沟通的方式 4.2.1自上而下的沟通 公司每月由总经理召开例会，讨论生产、质量、顾客反馈及市场等各方面的情况，及时采取相应的措施，以确保质量管理体系正常运行。 4.2.2自下而上的沟通 各部门在总经理召开例会前，应做好充分的汇报准备，在每月的例会上向总经理报告部门运作情况，以作为总经理进行决策的依据。 4.2.3部门内部的沟通 各部门每月召开质量/工作例会，讨论部门质量目标的实现情况及存在问题，以便及时采取相应的纠正或预防措施，加强对产品实现过程及产品本身质量的监视和测量状况，对出现的不合格品按《不合格品控制程序》执行。
内外部沟通程序(含表格)
内外部沟通程序 （依据GB/T19001-2016 idt ISO9001:2015标准编制） 1.0目的 确保与员工及顾客就相关质量信息进行相互沟通。 2.0适用范围 各类质量信息的内外部交流沟通。 3.0职责和权限 3.1总经理建立内部沟通系统，主持公司层级会议。 3.2 办公室负责质量方针、目标、审核、管理评审信息和质量信息的传递和沟通，负责有关质量问题与顾客的沟通。 3.3 各部门负责本部门范围内的相关信息的上传下达和横向沟通。 4.0工作程序 4.1 内部沟通的形式 内部沟通可视情况和需要采取请示、汇报、会议、文件、网络电话等传递形式。 4.1.1 请示 超出部门或岗位职责权限范围的工作应向直接领导请示后进行，直接领导不便联系且事情紧急时可越级请示，事后应向直接领导汇报。 4.1.2 汇报 下级应及时向上级汇报布置工作的完成情况、工作中遇到的问题、经验教训和改进的建议。汇报可采用个别口头汇报、在各类会议上汇报或邮件、书面汇报的方式。 4.1.3会议
4.1.3.1 厂务会议（包括管理评审会议） 根据需要，由总经理不定期主持召开厂务会议，听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理，全体中层以上干部参加。关于质量管理评审的厂务会议至少每年召开一次。 办公室负责《签到表》和《会议记录》。 4.1.3.2质量例会 质检部部长主持每周一次的相关部门的部长及车间主任级质量例会： 1）讨论本周发生的一些质量和质量管理的问题。 2）传达公司对质量管理的意见﹑要求和改进。 3）听取主管们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见，并进行处理。 4）对上周布置的事项完成情况进行跟踪检查。 指定人员负责《签到表》和《会议记录》。 4.1.3.3部门会议 各部门主管至少每月召开一次本部门质量会议： 1) 传达公司对质量管理的意见、要求和改进方针。 2) 总结上阶段工作情况，布置本阶段工作重点，协调解决相关问题； 3) 听取他们在进行质量管理时所遇到的困难和对质量管理的改进意见,并进行处理。部门指定人员负责《签到表》和《会议记录》。 4.1.3.4各生产车间每个工作日都要召开晨会,由车间主任主持。 1）传达公司对质量管理体系的意见﹑要求。 2）讲述上一天出现的问题及其纠正方法和预防措施。
外部联系与内部沟通管理制度
夕卜部联系与内部沟通管理制度为促进公司各部门工作人员之间的交流和外部相关单位的联系，使每一个岗位对上对下的沟通都变成一种需求，在沟通中提高工作效率和准确度，减少误解和矛盾，融洽工作关系，增进同事和上下级之间的感情，建立和谐工作关系，同时间里良好、健康的问题反映及解决渠道，特制定本制度 一、沟通职责 1、办公室要积极促进各部门的沟通，并给予中层以上的管理人员相关沟通技能的培训。 2、定期进行员工满意度调查问卷，了解员工目前工作的状态和需求。 二、沟通的基本要求 1、在公司中倡导坦率、真诚、相互信任、相互帮助的沟通氛围，倡导全员树立端正的沟通心态，要使沟通基于工作本身，让沟通帮助整个团队提高工作准确度及效率。 2、只要是基于事实的、有益于推进公司工作的沟通内容，一律要引起重视，与员工进行坦诚的沟通，并积极改进。 三、沟通方式 1、一般沟通 （1）一对一的面对面谈话沟通。 （2）通过晨会、问题讨论会议、工作协调会议、员工座谈会、全体员工大会等方式沟通。
（3）通过工作报告、文件、任务单、内部刊物等方式沟通。 （4）通过电话、电子邮件等方式沟通。 （5）其他方式，包括宣传栏、总经理信箱等。 2、越级沟通 对于正常的工作，各级工作人员要养成一种逐级上报的习惯，但当工作中出现以下情况时，可以进行越级沟通： （1）下级对上级的管理方式产生意见，需要投诉时。 （2）下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复。 （3）下级发现上级的违规行为时。 （4）个人对公司的改革、发展有建议或意见时 四、沟通的内容 1、在各项与工作相关的制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工，要和相关岗位的员工充分沟通，听取他们的分析，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性。 2、公司下发的文件、各部门要通过的、公告栏等方式及时、准确地传达到全体员工。 3、工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议、任务单等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅而产生的问题。 五、沟通的范围 1、与管理人员 （1）在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍公司及工作的相关情况，并表达对其在公司发展的期望和祝愿。
内外部沟通控制程序(含表格)
内外部沟通控制程序 （IATF16949/ISO9001-2015/ISO14001） 1.0目的 本程序为了收集、处理本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息，保证信息渠道畅通，使质量、环境体系能有效运行而制定的。 2.0适用范围 适用于本公司内部质量、环境信息和来自外部相关方面的信息以及对这些信息的处理。 3.0职责与权限 3.1品质部、行政部：作为公司内外信息接受、处理的中枢，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。 3.2品质部：公司质量信息处理中心，应及时对所接受或收集到的内外部信息，按有关的程序进行处理或传递。 3.3 各部门：按有关程序或作业指导书的规定，及时传递和处理信息。 3.4 管理者代表：统筹内外部信息的传递和处理，并做好相关信息的汇总和保存工作。、 4.0定义： 无
5.0流程图： 无 6.0程序内容： 6.1信息的分类： 6.1.1外部信息： A、环保局、消防安全局、质量技术监督局、认证机构、质量/环境等监测或检查的结果及其反馈的信息。 B、法律、法规、行业、标准类信息，如条例、产品标准等。 C、相关方反馈的信息及其投诉（相关方指顾客、工程合同方、供应商、运输公司、社区居民。） D、其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有关质量、环境、技术、市场等方面的信息. 6.1.2内部信息： A、信息，如方针、目标、检验监测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录。 B、不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正措施处理单等。 C、内部异常突发信息指活动中发生偏差的信息，如不符合信息。 D. 紧急信息，如火灾、化学品泄漏和伤亡等紧急情况。
销售人员电话沟通要点及电话记录表
销售人员电话沟通技巧（略） 电话沟通要点： 5 W 1 H沟通 WHY（理由） ＷＨＹ是指打电话的理由。通过此次电话需要达到什么目的？这个电话是不是非打不可？这些都是需要在打电话之前考虑清楚的问题，因为打电话也需要占用工作时间，能节省则尽量节省。 ＷＨＡＴ（内容） ＷＨＡＴ是指打电话所要传达的内容。为了使此次电话达到最大的绩效，工作人员应该事先准备好所要讲述的内容，并思考采用何种方式向接电话者传达信息，使之能够马上领会到打电话者的意图。要注意的是，电话的内容应该使客户产生宾至如归的感觉，为公司赢得良好的口碑。 ＷＨＯ（对象） ＷＨＯ是指打电话的对象。通话的对象可能是总经理，也可能是普通的公司职员，因此，在电话开始时需要确认一下接电话者是不是所要找寻的人。 接电话的对象不同，会涉及到不同礼貌用语的使用。但不管接听对象是谁，在选择对方称呼时都应该注意满足对方的优越感，以获得相应的回报。（适度的赞美） ＷＨＥＮ（时间） ＷＨＥＮ是要选择对方比较合适的时间进行通话。应该尽量避免在对方工作忙碌、例会、用餐、休息等时间段内打电话，这就需要在平时多注意收集详细的资料，建立客户档案，从而获得对方较高的认同度。 不适合的电话时段： ?忙碌的时候（如开车时、开会时） ?用餐、午休时间 ?惯性工作时间（如周一早上午、周五下午） ?下班前10分钟 ?过早或过晚 ?个别现象个别对待。 ＷＨＥＲＥ（场所） ＷＨＥＲＥ是要确定与客户进行约会的具体地点。一般说来，由于很多公司只有一个电话线路，如果地点确定不下来，那么占线时间过久势必会影响公司的对外通话系统。因此，在打电话之前就应该大致选好约会的地点，让客户来我公司或去客户公司，或其它两公司之间的地点。 ＨＯＷ（方法） ＨＯＷ所要考虑的是如何在电话中恰当表达的问题。如果原先约定是今天签约，但公司实在来不及的时候，就应该注意选择较妥善的说辞，让客户能够接纳；否则，简简单单的抱歉话语，很难让客户接受。（道歉的学问）
外部联系与内部沟通管理制度
制度文件修订状态：A/O XX公司 XX矿 外部联系与内部沟通管理制度 AB-XX-P-03-13-XX A 版 编制:安全部 审核:安全部 批准:X X XX年X月X日发布：XX年X月X日实施：
XX公司XX矿发布 1 目的 规范信息的沟通与协商，保证XX矿与外部相关方的联系及内部沟通管理，减少误解和矛盾，融洽工作关系，建立良好的问题反映及解决渠道，避免出现因内部各环节沟通不及时或不顺畅导致的工作脱节、推诿现象。 2 适用范围 本制度适用于XX矿单位和个人。 3 职责 3.1 安全部 3.1.1 负责政府安监部门入外部相关方的联系。 3.1.2 负责接受员工及相关方就安全问题的投诉、处理。 3.1.3 负责评价员工或员工代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议或提案进行评估审核，督促有关方面予以解决。 3.2 人力资源部 3.2.1 负责对管理人员及员工进行沟通方面的培训。 3.2.2 定期进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求，3.3 工会工作部 3.3.1 组织召开职工（员工）代表会，及时将职工（员工）代表就安全生产、劳动保护方面提出的问题和合理化建议或提案及时反馈有关方面予以
解决。 3.3.2 负责员工满意度的总体调查 3.4 外委工程管理办公室 负责井下工程、地面建筑承包商的工程合同信息沟通。 2.1供应部、机动能源部 负责与供应商、承包商的信息沟通。 2.2矿长办公室 2.2.1负责外部联系信息的处理并呈报矿领导和传达至相关单位。 2.2.2负责安全生产文件的发放。 3.7 各级领导 e)其他需要对外发布的信息由相关部门报矿长办公室征求意见后进行处理，必要时，由矿长办公室矿领导处理。 4.1.3 外部联系的形式 4.1.3.1 书面形式 a)会议纪要； b)各类报告、报表、刊物； c)通知、通告、通报； d)《信息交流表》 4.1.3.2 会议形式 安全部每季组织召开体系例会，由矿长主持，对下列各项进行交流、讨论和汇报； a)员工及相关方的安全问题投诉、处理；
内部沟通与外部联系制度
内部沟通与外部联系制度 1、目的 为加强公司在安全生产工作中的外部联系与内部沟通，及时解决公司外部团体或个人的安全需求，及时解决公司内部职工在安全生产中反映的问题和合理建议，保证内、外部信息能够准确、快速地传递，制定本程序。 2、术语 内部沟通是指公司标准化管理体系内各部门、各层次之间信息的传递、报告和沟通。外部沟通是指公司与相关方的信息的接收和处置。 3、职责 3.1人力资源部负责公司内部安全协商与沟通，负责与公司外部相关方信息的接收与处置。 3.2制造部负责公司安全生产信息的沟通。 3.3采购部/客服部负责与外部顾客的沟通。 3.4工会和员工代表负责收集员工对安全生产的意见和建议，并代表员工参与协商、进行沟通。 3.5公司办公室负责高层管理者与公司各部门/单位之间有关安全信息的传递。 3.6技术部负责与外部科研机构的沟通。 3.7各部门/单位负责本单位安全信息的协商、沟通，并负责与外部相关方的信息沟通。 4、内部信息交流 4.1本单位在组织进行一下活动时，应有员工或其代表参与，并重视其意见和建议： 1)安全标准化体系方针。目标和管理方案的制定、评审与修订； 2)安全因素辨识、评价和控制策划过程； 3)安全标准化体系文件，特别是作业文件的定制、评审和修订； 4)在计划改变作业场所安全卫生和环境情况时； 5)制定培训计划； 6)其他 4.2 员工或其代表参与方式可以是： 1)参与会议； 2)口头或书面； 3)公司局域网； 4)其他方式。 4.3内部信息的内容包括： 1)管理者、安委会、各部门/单位作出的决策； 2)体系运行所产生的信息； 3)各部门/单位有关安全问题的报告、建议或意见等； 4)应急信息：如火灾、洪水、爆炸等情况下的信息；
与家长沟通记录1
辅导地点：办公室辅导时间：10月19日班主任：刘海英 一、咨询缘由： 三年级的张萌父亲无可奈何地对老师说：“我真拿我这孩予没办法了，他想干什么就干什么，想要什么就得马上得到，否则就喊叫、挥拳头、乱扔东西、躺在地上打滚，闹个没完没了，太任性了。怎么会这样呢？是不是天生就这样呢？” 二、初步分析： 孩子并不是天生就任性的，归根到底是自孩子年幼起父母的教育方法不正确。通常是孩子一喊叫和哭闹，父母就张皇失措，想尽办法满足其愿望和要求，即使要求过分也迁就，长期下去就会养成孩子任性的习惯。有时孩子任性有其他原因，如想得到父母更多的注意，不甘于受父母的忽略；或是报复家长，故意要家长难堪；或是身体不舒服，疲劳、饥饿或生病时可能因心情烦躁而任性；或是年龄小，不懂得社会规则才作出任性的行为。 三、辅导方法： 1．确定任性的引发原因，对症下药。如果是父母的教养方式不当，要与父母多沟通，学校、家庭行动一致，让学生明确哭闹不能达到愿望；如果是与别人怄气或自身不舒服，首先表示出对学生的关怀，再说理指正；如果是不懂规则的原因，则改用学生容易理解和接受的语言和例子加以教导。 2．从小事做起，持之以恒地对孩子的无理要求予以严拒，加强孩子的自控力。 3．给小学生创造自控的情境，让他自己确立目标，并自我评价、自我奖励，从内心感受到自立和理智的成长喜悦。
辅导地点：办公室辅导时间：11月18日班主任：田姝红 一、咨询缘由： 四年级（2）班王瑞是个内向的孩子，从一年级开始就不敢举手发言，与同学、教师交往时总是怯生生的，参加活动也不积极。教师问他为什么，他想了半天，终于小声地说：“我觉得什么都不如别人，别人都比我好。” 二、初步分析： 王瑞的症状是典型的自卑表现，总感觉自己不如别人，什么都比别人差，做什么事都缺乏信心，担心做不好，怕被人耻笑；一旦学习成绩不好或下降，则处处贬低自己，孤立自己，不愿与人交往。易自卑的孩子常常沉默内向，情绪低落，自幼少受鼓励和表扬，在自我意识的形成阶段里，父母、教师等外部评价性质消极，致使孩子内心的自我评价看不到自己的闪光点，把自己的缺点无限扩大化，没有必要的自信。 三、辅导方法： 1．明确小学生自卑的原因，对引起自卑的原因加以消除和调整，鼓励孩子用一方面的优越来弥补另一方面的自卑。 2．帮助孩子全面认识自我，相信自己的优点，接受自己的缺点，只有意识到有缺陷才会追求进步。 3．让小学生在日常小事中尝试克服自卑，如昂首挺胸地走路，主动参加活动，主动当众表演。 4．逐步引导小学生勇于面对错误和失败，一个人不可能永远不犯错误，处处比别人强，更不要拿自己的缺点总和别人的优点比。 5．教会小学生经常进行自我鼓励、自我暗示，如“没关系，我能行”“我能干好”“我感觉不错”。
最新03内外部沟通控制程序
03内外部沟通控制程 序
1、目的 建立和疏通信息渠道，加强信息流通接口管理，防止信息传递的失真和延误，保证与公司整体运作的相关信息能得到及时的沟通和处理，快速应对市场和顾客要求，在公司内建立起高效运作机制，形成团队合作的气氛，谋求供方、员工、公司和顾客的共同发展。 2、范围 适用于与本公司整体运作有关的内、外部信息沟通的管理。 3、术语 依照ISO9000：2005及ISO/TS16949：2009中的术语。 4、职责 4.1各部门负责做好本部门职责范围内的内、外部沟通和相关信息的收集和整理。 4.2质量部负责统筹与产品质量相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存 工作。 4.3管理部负责统筹与公司管理相关的信息，并做好相关传递、处理、汇总及保存 工作。对公司各部门的信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。 4.4市场部负责与顾客有关的要求进行沟通，并在公司内部及时传递。 5、工作程序 5.1沟通内容（信息）的分类 5.1.1外部信息 5.1.1.1与产品质量有关的外部信息： ①顾客、第二方审核、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及 反馈的信息； ②产品标准类信息；
③市场动态、行业动态（包括竞争对手）中与质量相关的信息； ④顾客的质量信息及投诉等； ⑤其它外部与产品质量相关的各类信息。 5.1.1.2与公司管理相关的外部信息： ①政府及有关部门颁布的与公司运作有关的信息，如法律、法规、条例 等； ②市场、行业动态（包括竞争对手）中与本公司管理相关的信息； ③与本公司有合作关系的社会机构、团体、企业等的相关反馈信息。 5.1.2内部信息 ①质量体系运行情况、质量方针、目标的实施情况、生产过程情况、产品 检查情况等； ②员工对有关产品质量的建议和意见等； ③公司规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况； ④财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况； ⑤员工有关公司内部管理的建议和意见等。 5.2信息的收集 信息（数据）每月收集、分析、传递、汇总至少一次，各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。 5.3信息重要度分级 根据信息的紧急及重要程度，分为三级： ①一级数据为重要且紧急的数据，指直接影响顾客满意度、财务付款的数 据，用星号☆进行标识； ②二级数据为不重要但紧急的数据，用△进行标识；
OHSAS18001沟通参与和协商程序(完整表格)
OHSAS18001沟通参与和协商程序 1.目的： 规定在OHS管理体系方面，对相关方的信息的发出、接收、处理和报告，促进体系的不断改善。 2.范围： 适用于OHS管理体系及其危险源方面的内外部的信息交流及协调沟通。 3.定义：（无） 4.职责： 4.1 各部门都应对来自于公司内部的有关职业健康安全的信息进行处理、回 复、结果确认、形成记录，必要时统计分析并报告。 4.2 办公室负责建立“外部信息接收及处置单”。 4.3 办公室负责监督处理公司内部员工反映的问题。 5.工作程序 5.1公司内部的信息交流及协调沟通 5.1.1OHS方针、目标、指标和OHS管理方案等管理体系方面的信息应传达给 所有相关部门和人员，并通过适当培训提高员工对它们的认识。 5.1.2公司内部各部门和个人，对公司OHS管理体系及其危险源方面的信息和 问题，可以向内部有关人员反馈，寻求解决和处理。
5.1.3对于可为公众所获知的信息，如OHS宣传画、实况照片、OHS绩效监测 结果等，应定期或不定期的张贴在公司、部门的宣传栏中，以提高员工的警觉性。 5.1.4职业健康安全事务的协商：公司和各部门在组织进行下列活动时，应在员工或其代表协商： ①OHS方针的制定、修订、评审。 ②OHS管理体系文件，特别是作业指导书的制订、修订和评审。 ③危险源辨识、风险评价和风险控制的策划。 ④可能影响工作场所OHS变化的任何活动。 5.1.5 办公室收集员工的意见和建议，并将这些意见反馈给相关部门，并监督其处理。 5.1.6公司内部的信息交流及协调沟通以口头或“部门工作联络单”、报告、 记录、讨论交流、电子媒体、通信等方式进行。 5.2与外部的信息交流及协调沟通 5.2.1相关部门和个人，对公司的OHS管理体系及其重要危险源方面的信息向 外部的沟通，可直接或会同办公室向外部反馈。交流内容包括： 5.2.1.1对业务相关方：对与公司有业务往来的相关方（相关方指顾客、工程 合同方、供应商、运输公司、社区居民、承包方等）的信息交流及协调沟通，由办公室负责。
内部沟通与外部联系制度
内部沟通与外部联系制度 第一条为加强公司在安全生产工作中的外部联系与内部沟通，及时解决公司外部团体或个人的安全需求，及时解决公司内部职工在安全生产中反映的问题和合理建议，保证内、外部信息能够准确、快速地传递，制定本程序。 第二条内部沟通是指公司标准化管理体系内各部门、各层次之间信息的传递、报告和沟通。外部沟通是指公司与相关方的信息的接收和处置。 第三条职责 1、安监室负责公司内部安全协商与沟通，负责与公司外部相关方信息的接收与处置。 2、生产部负责公司安全生产信息的沟通。 3、生产服务部负责与外部顾客的沟通。 4、工会和员工代表负责收集员工对安全生产的意见和建议，并代表员工参与协商、进行沟通。 5、公司办公室负责高层管理者与公司各部门/单位之间有关安全信息的传递。 6、技术部负责与外部科研机构的沟通。 7、各部门/单位负责本单位安全信息的协商、沟通，并负责与外部相关方的信息沟通。 第四条内部信息交流 （一）本单位在组织进行一下活动时，应有员工或其代表参与，并重视其意见和建议： 1、安全标准化体系方针。目标和管理方案的制定、评审与修订； 2、安全因素辨识、评价和控制策划过程； 3、安全标准化体系文件，特别是作业文件的定制、评审和修订； 4、在计划改变作业场所安全卫生和环境情况时； 5、制定培训计划； 6、其他 (二）员工或其代表参与方式可以是： 1、参与会议； 2、口头或书面；
3、公司局域网； 4、其他方式。 (三)内部信息的内容包括： 1、管理者、安委会、各部门/单位作出的决策； 2、体系运行所产生的信息； 3、各部门/单位有关安全问题的报告、建议或意见等； 4、应急信息：如火灾、洪水、爆炸等情况下的信息； 5、员工及其代表意见或建议； 6、其他。 （四）内部信息交流管理 1、内部信息交流的方式可采取文件、会议、报告、公司局域网、口头传达或回报等形式。 2、公司和各部门/单位有关安全文件按《文件控制程序》的规定办理。各部门/单位有关安全的报告、报表等按体系文件相应要求传递有关的建议或意见以报告或公文的形式传递。 3、可通过每季一次的安全委员会议、安全部组织的安全例会、生产调度会、根据需要由各部门/单位临时组织的现场会议以及有关安全的其他会议，交流体系运行情况，传递管理者、安委会等对安全标准化管理体系做出的决策等信息。 4、公司办公室负责传达高层管理者的决策，按有关规定对职能部门的相关信息进行传递。 5、工会通过巡视、座谈、检查和职代会等形式收集员工意见，由工会负责与相关部门协商解决或上报。工会代表员工，对涉及职业健康安全方面的有关条款进行沟通。 6、工会各级劳动监督检查组织，按“三个条例”的要求监督所在单位的安全状况，汇集、报告员工的意见和建议，并通过行政协商解决或上报。 7、各部门/单位通过组织学习方式传递法规、文件、领导讲话、会议要求等相关信息。 8、以上信息传递方式保存会议记录、学习记录、收文和发文单、报告及报表，当通过广播、电脑网络或口头方式传递信息时可不予记录。