人事档案管理制度和相关表格(非常实用)

部平急XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX

关于XXXX人事档案管理的通知

各公司：

为规XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：

一、电子档案管理

1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之全部录入EAS人事系统。

2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。

二、纸质资料管理

（一）收集

档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理

1．人事档案分类

人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（1）基本档案资料

①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；

员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、

（2）其他档案资料

①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类

累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；

更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。

员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。

（3）离职档案资料

离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。

三、档案组卷、存放规定

1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。

2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。

3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。

4．档案盒首页应当设置档案索引表。

5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、文

6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。

五、管理原则

1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；

2．员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄至调入公司，一份由原公司连同其合同资料一起保存；

3．未经允许，任何人不得借阅人事档案资料。

附件：

1.《应聘人员登记表》

2.《员工入职申请表（管理）》

3.《员工入职申请表（普工）》

4.《背景调查表》

5.《与原单位解除劳动关系证明书》

6.《入职培训记录表（管理）》

7.《入职培训记录表（普工）》

8.《劳动合同签收单》

9.《劳动合同签收一览表》

10.《员工转正审批表》

11.《培训学分分录表》

12.《外部培训申请表》

13.《培训协议》

14.《外部培训报告》

15.《管理干部履历表》

17.《劳动合同补充条款》

18.《工作移交清单》

19.《管理人员离职审批表》

20.《生产员工离职审批表》

21.《解除劳动关系确认书》

22.《档案管理信息表－贴档案袋用》

23.《管理人员人事档案目录》

24.《生产人员人事档案目录》

XXXX股份

总经理：

二〇一二年八月二十五日

主题词：规人事档案通知

抄报：区域总经理事业部（副）总经理行政人事总监

抄送：事业部人事（副）经理

XXXX股份华北区域2012年8月25日印发

001-应聘登记表

应聘评估

请面试官根据应聘人员的个人情况在相应的分数栏上打√，然后将总分相加，作为应聘者评价的主要依据。

002-管理人员入职申请表

未婚已婚

城镇农村其他

从未参保城镇社会保险农村养老保险其他

是否是否

录用情况（由人力资源部填写）

部门岗位职级报到日期

聘用形式专职兼职

小时工试用期合同期限

薪资试用

期津

贴

公司规定津贴

福

利

保险基数：公积金基

数：.

转

正

其他

其他说明（其它福利补贴）：

行政人事部意见：

用人部门意见：

区域/事业部总经理意见：

注：1、经理级及以上职级员工由事业部总经理、区域总经理批准，报总部行政中心；

2、主管级（含主管）以下员工由事业部总经理批准，报区域行政人事部备案。

公司规定其他

003-员工入职申请表(普工)

员工编号：城镇其他

004-员工背景调查表

005-解除劳动关系说明书

XXXX：

本人在进入公司前，经过友好协商已与原单位.依法解除劳动关系，工作交接完毕，不涉及行业竞业协议，允许自由择业。如与原单位发生劳动、经济等纠纷，本人愿承担全部责任。

特此说明

某某某

二〇一二年某月某日

部门：：职务 : 入职时间：

008-劳动合同签收单

劳动合同签收单

009-劳动合同签收一览表

010-员工转正审批表

011-培训学分分录表

012-外部培训申请表

013-培训协议书

甲方：

乙方：

甲方对乙方进行培训的相关事宜，就双方之间的权利与义务，经协商一致，双方本着平等、自愿的原则，签订如下协议：

一、培训容：

二、培训期限：自年月日起至年月日止。

三、培训费用：总计：（大写），以培训结束后实际发生费用为准。

四、培训地点：

五、乙方保证在培训期间努力学习，取得优异成绩，保证拿到证书），获得

此结业证书方可以报销。

六、由参加培训所产生的的费用（包括学费、杂费）由全部由公司承担。

七、乙方参加培训期间按正常出勤处理，不影响工资福利待遇的发放。

八、乙方参加培训成绩考试不合格者，如有补考，补考费用自理，如补考成绩再不合格且拿不到该

课程颁发的证书者，乙方应赔偿甲方所有的培训费用。

九、乙方培训学习结束后一个星期，需要向公司上交此次培训心得报告，并把所学成果由公司安排

集中向公司进行讲授。

十、服务期：

1. 服务期限签订原则：按公司执行。

2.个人的培训费用确定原则：培训结束后所发生的费用总额除以参加培训的所有人数。

3.培训完毕后，乙方须为甲方服务年（大写）。自年月日至

年月日止。如甲方与乙方已签订的劳动合同中的劳动期限短于本服务期的，则该劳动合同中的劳动期限自动延长至服务期满。培训结束后乙方需把相关证书复印件至甲方备档。

十一、违约责任

1.如乙方在服务期被甲方辞退，则乙方不用承担培训费用。

2.如乙方在服务期自愿离职，则乙方应赔偿（大写）违约金。

3.如乙方在服务期自愿离职，乙方须补偿甲方培训费用（补偿额=公司支付的培训费用/规定

继续服务月份*（规定继续服务月份—已服务月份）。如乙方未付费擅自离职，甲方依照法律

程序追究乙方责任，由此产生的一切后果由乙方负责。

十二、此协议作为甲方与乙方已签订的劳动合同的附件，自双方签字后开始生效。

十三、此协议一式两份，甲乙双方各执一份。

甲方（盖章）：乙方签名：

公司人事档案管理规定

人事档案管理规定第一章总则第一条为加强和规范员工档案管理，制定本办法。第二条本办法所指人事档案是员工在工作中形成的记载职务任免、岗位变动、任职资格、业务技能、政治表现、工作业绩、工资待遇等内容的文件材料。第三条人事档案管理工作，必须严格贯彻执行党和国家的法律法规及档案保密规定，确保档案的完整与安全。第四条中层以上管理人员档案和其他员工档案进行分柜管理，档案管理人员的档案存放于组织部门。第二章机构和职责第五条人事档案由人力资源部进行管理。服从国家档案行政管理部门宏观管理，接受集团公司、公司档案工作的监督指导。第六条档案管理员职责： (一) 对人事档案及档案材料进行收集鉴别、及时整理、有效保护； (二) 办理人事档案的查阅、借阅和转递手续； (三) 为有关部门提供人事档案情况并办理其它有关事宜； (四) 做好员工档案的保护工作； (五) 定期向公司档案室移交档案回执及其它归档资料。第三章人事档案保密规定第七条涉及人事档案管理的相关人员要严格遵守党和国家的保密规定，不准向无关人员谈论个人档案内容。个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案，任何人不得私自保存他人档案或档案材料。不得擅自泄露档案内容，违者追究法律责任。第四章材料归档规定第八条人事档案的内容及分类归档 (一) 履历材料包括：履历表（书）、简历表；登记表；普通高中、初中学生毕业登记表；更改姓名材料；就业登记申请书；委托存档登记表（寄存人事档案登记表）；失

业转就业育龄人员婚育情况登记表。 (二) 自传材料包括：本人书写的叙述本人经历、思想变化过程、家庭情况、社会关系等内容的材料。 (三) 鉴定、考核、考察材料包括：鉴定表（含自我鉴定）；组织正式出具的职工表现材料；考核登记表。 (四) 评定岗位技能和学历材料包括：报考高校的登记表；能反映一定专业（技术）的毕业生登记表；学历证明、学位证书（证明）；学习（培训）成绩表、成绩单；套改、晋升、聘任技术职务的材料；专业技术任职资格申报表、审批表；创造发明、科研成果、著作及有重大影响论文等目录。 (五) 政审材料包括：审查职工政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、交待或说明材料、主要证明材料；甄别复查结论（意见、决定）、批复；入党、入团、参军、入学、出国等政审调查材料；更改姓名、民族、年龄、国籍等组织审查材料；家庭成员、主要社会关系的政治历史情况证明材料。 (六) 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料包括：入团、入党的各种材料；加入民主党派的有关材料。 (七) 奖励材料包括：各级先进人物、英雄模范称号登记表（审批表）、模范事迹、嘉奖、通报表扬材料；创造发明事迹、各种科技和业务奖励材料；立功受勋、表彰材料。 (八) 处分材料包括：处分决定、查证核实材料、本人对处分的意见；法院审判判决书；开除党籍、团籍的材料。 (九) 任免呈报表和工资、待遇的审批材料包括：关于招聘、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险、待遇、出国、退休、退职等相关材料； (十) 其他可供组织参考的材料。

人事档案管理实施细则

发行版本：A 人事档案管理实施细则修改次数：0 文件编号：QG/SDXS452-2012 1 适用范围本实施细则规定了中国石油天然气股份有限公司山东销售分公司（以下简称公司）人事案档管理的内容及要求。本实施细则适用于公司及所属各全资单位。控参股公司人事档案管理参照本实施细则执行。本实施细则不适用于基层库站。 2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本实施细则的引用而成为本文件的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于文件。凡是不注日期的引用文件中，其最新版本适用于本文件。 2.1 组通字[1991]13号《干部档案管理条例》 2.2 组通字[1996]14号《干部人事档案材料收集归档规定》 2.3 油人字[2001]385号《中国石油天然气股份有限公司干部人事档案管理暂行办法》 2.4 石油人事[2011] 272号《中国石油天然气股份有限公司人事档案管理规定》 3 术语和定义本文件采用以下定义： 3.1 人事档案：是指国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，中国石油山东销售公司 2012-07-20修订 2012-12-01实

施记录和反映个人经历、德才能技、工作表现的，以员工个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录。 3.2 人事档案材料的鉴别：是指按照一定的原则和规定，对收集起来的档案材料进行审查、甄别其真伪，判断有无保存价值，确定其是否归入人事档案。 3.3 人事档案材料的整理：是指将经过鉴别的人事档案材料，以员工个人为单位装订成内容条理、系统的专门案卷，并不断对档案内容进行补充的工作。 3.4 人事档案材料排序：排序是指将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。 4 重要风险 4.1 人事档案在保管或转递过程中遗失。 4.2 人事档案材料不齐，缺少重要归档材料。 4.3 人事档案材料不符合归档要求。 5 职责 5.1 人事处是人事档案管理的归口管理部门，主要职责是： 5.1.1 负责制定及修改人事档案管理的相关规定、办法及实施细则；5.1.2 负责制定人事档案管理业务培训计划，并组织实施及考核； 5.1.3 负责对所属单位报送的人事档案材料进行监督检查； 5.1.4 负责对所属单位人事在职工作材料存档进行指导、检查及考核； 5.1.5 负责划定人事档案管理范围并按照管理权限管理相关人员人事档案或人事在职工作材料。 5.2 公司所属各单位人事档案管理主要职责：

人事档案管理工作计划表格

人事档案管理工作计划表格我局人事劳动工作总的要求是：以xx大精神和科学发展观为指导，紧紧围绕人事劳动工作服务水利事业发展第一要务，按照加强党的执政能力建设和先进性建设的总要求，突出抓好干部队伍建设、人才队伍建设、事业单位改革和自身素质建设，进一步加大思想解放的力度，坚持以人为本，强化服务意识，创新工作思路，为我局水利工程管理和水利经济建设提供坚强的组织保证和人才支撑。一、以科学发展观为指导，进一步加大思想解放和改革创新的力度 1、继续深入开展学习贯彻科学发展观活动。通过深入开展学习实践活动，保持政治上的坚定和头脑上的清醒，切实在转变观念、开拓创新上动脑筋，在改进作风、求真务实上下功夫，在联系实际、学以致用上见成效。 2、加大改革创新步伐，力争突破工作难点。按照厅人劳处的要求，选择群众最关心最需要解决的难点问题进行专题调研，在干部选拨、评价、培训、交流及单位内部改革等方面争取有新突破。二、以落实干部人事制度为重点，不断加强干部队伍建设

3、按照我局科室目标管理办法的要求，完成各科室年度目标责任书的签订工作，认真做好干部的平时考核和年终考核工作，探索我局中层干部目标责任管理的机制和办法，积极推行干部管理从以职务管理为主向以职责管理为中心的转变。 4、以提高干部素质为目的，积极选送干部到省委党校、行政院校等各级学校进行培训，认真做好参训干部服务、管理及考核工作，使干部培训工作收到实效。 5、通过调整补充完善厅直单位后备干部队伍，完善我局后备干部培养、使用管理办法。三、继续推进我局人事制度改革工作 6、着力抓好岗位设置和岗位管理。根据“按需设岗、竞聘上岗、按岗聘用”的原则，以《事业单位岗位设置管理试行办法》和《〈事业单位岗位设置管理试行办法〉实施意见》为指导，制定《富水水库管理局岗位设置方案》，并将所设岗位落实到人。 7、抓紧做好我局事业单位收入分配制度改革实施工作。根据有关规定，结合我局实际，积极实施收入分配制度改革工作，探索我局绩效工资考核分配制度。四、以人才培养为重点，突出抓好我局人才队伍建设 8、按照“653”工程要求，保质保量按期完成XX年度我局专业技术人员知识更新的培训任务。

人事档案管理规定

人事档案管理规定——关心自己的档案杨大跃：中加商学院并获美国华盛顿州、西亚图城市大学MBA学位。课程：《职业经理人必备的八大素质》《现代企业战略管理》《企业领袖与管理精英领导力模式》《中国中小企业面临的机遇与挑战》《项目管理的战略规划》一、档案事关个人切身利益《企业职工档案管理规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料，是历史地、全面地考察职工的依据。这个文件对职工档案转递规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调换单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益企业职工档案管理规定》明确规定：企业职工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。是历史地、全面地考察职工的依据。这个文件对职工转递档案管理规定：企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，应由职工所在单位在一个月内将其档案转交其新的工作单位或其户口所在地的街道劳动(组织人事)部门。我国《档案法》第三条指出：一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。作为企业的一名职工有让企业保管好其个人人事档案的权利，同样，企业也必须保管好职工的个人人事档案。用人单位应严格按照有关规定和制度做好职工档案的保存管理工作。而对于职工个人来讲，应关注个人档案的保管情况，在调动单位或解除劳动关系后应及时追查个人档案的移交情况，在出现丢失等问题时应采取正当手段反映情况，维护个人的合法权益。二、企业无权扣押人事档案不管劳动者以哪种方式离开企业，企业均应及时将其个人档案转出，企业以扣押个人（人

公司人事档案管理制度汇总

公司人事档案管理制度汇总人事档案管理就是将人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历和德才表现，以个人为单位组合起来，以备考察的文件材料。篇一 1.记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历，自传材料; 2.员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料; 3.对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料; 4.记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料; 5.记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。第二条人事档案保密规定。公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。第三条员工个人情况变更规定。

1.员工进入公司后，由员工本人填写《员工登记表》，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。〖 ZK)〗 2.项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。第四条员工人事档案的使用。员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制定公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。篇二第一条为加强和规范员工档案管理，依据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》及《干部档案工作条例》，制定本细则。第二条员工的档案均由人力资源部档案管理员负责管理。档案管理人员不能保管本人的档案。第三条员工失踪或死亡后满三年，其档案应移交当地

人事档案管理规定及相关表格非常实用精修订

人事档案管理规定及相关表格非常实用 SANY标准化小组 #QS8QHH-HHGX8Q8-GNHHJ8-HHMHGN#

内部平急XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX 关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将有关事项通知如下：一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息进行更新。二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。（二）整理 1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。（1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；

员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料 ①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档案要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。

人事档案管理的规章制度

人事档案管理的规章制度第一章总则第一条为了进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性，完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规，制定本规定。第二条本规定所称流动人员人事档案是指： 1、辞职或被辞职的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案； 2、与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案； 3、待业的大中专毕业生的人事档案； 4、自费出国留学人员的人事档案； 5、外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员的人事档案； 6、外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案； 7、其它流动人员人事档案。第三条流动人员人事档案管理遵循：“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。第二章流动人员人事档案管理机构

第四条流动人员人事档案管理机构为县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门素数的人才流动服务就（以下简称人才流动服务机构），其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案；严禁个人保管他人人事档案。第五条跨地区流动的人员人事档案，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现在工作单位所在地的人才流动服务机构管理。第六条尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。第七条人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、管理、保管、利用、转递等管理工作，人证做好与流动人员身份认定、档案工资记载、出国（出境）政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。第三章流动人员人事档案的转递第八条人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构，转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚，应要求原单位补齐或查清楚。第九条流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，

人事档案管理制度

公司人事档案管理制度集团公司人事档案管理制度第一条为了规人事档案的管理和利用，为人力资源管理工作提供有效的信息依据，特制订本制度。第二条集团公司员工档案实行分级管理由集团公司人力资源中心引进的员工的档案一律由集团人力资源中心统一管理。 (一)原始档案：员工入司时随转的人事档案材料，员工转正后调入公司管理。 (二)新建档案：员工入司以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况及员工基本情况复印件备查材料。 (三)电子档案：员工的、年龄、婚姻状况、号、家庭住址、户籍所在地、毕业学校、学历、专业、职称、工作经历、岗位、职务、合同期限等情况通过电子信息系统的形式所形成的记录。经集团人力资源中心授权自行招聘的各分(子)公司引进的员工的档案由各分(子)公司人资科管理。第三条人事档案由各公司、部门总经理分管或指导，该公司、部门人事负责人具体负责操作和管理，并对档案的完整性、真实性和准确性负责。集团公司人力资源中心全权负责对各公司、部门人事档案的监督考核。

二、人事档案的建立第四条新建人事档案收集围由人力资源部门直接形成的材料： (一)各种履历表、登记表、面试评价表、个人经历材料及求职原始材料。求职原始材料包括：报名登记表、照片、面试记录、和毕业证复印件、肝功能、乙肝两对半和胸透检验单(要求员工在进公司之前须到公司指定的医院进行体检，且出具的体检证明须真实有效)等材料。 (二)职务任免申请表、行政职务任免材料、晋升技术职称(学位等)审批材料。 (三)工资调整审批表。 (四)鉴定书、鉴定表以及其它各种鉴定材料。 (五)考核、考勤或其它类材料。 (六)有关培训学习经历及成绩、学历情况等材料。 (七)各种处分、处罚材料和通报批评等材料。 (八)有关接收、调配、解聘等情况记录材料。 (九)各种重要的个人申请、承诺、聘用合同(协议)、保险等材料。 (十)各种岗位责任书、竞聘、施政案等。

人事档案管理制度全文

人事档案管理制度全文【人事档案管理制度全文】 1.目的：为保证人事档案材料的完整性和安全性便于档案材料的使用和管理 2.制定依据：档案管理标准化程序 3.试用范围：公司各部门 4.制度内容： 4.1人事档案的定义：是指在人事工作中形成的记录员工在公司的主要经历、学历、培训、社会关系、业务能力、工作状况以及奖惩等个人情况的文件材料; 4.2人事档案的类别： 4.2.1员工人事档案类型：基本信息档案、薪酬档案、绩效档案、培训档案、技术档案、履职档案、健康档案等七类基本信息档案：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、学历、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌等薪酬档案：包括员工试用期工资、转正工资、调薪记录等绩效档案：包括转正考核记录、年度考核记录、履职考核记录等

培训档案：包括年度参加内训、外训、职业资格、技术培训等记录等技术档案：包括所持资格证书、技术职务评定等记录等履职档案：包括员工入职之前的履职经历、本公司内部岗位变动情况、竞职申请、聘任决定、奖励、处罚等健康档案：包括员工健康证、体检记录等 4.3人事档案的建立： 4.3.1电子档案建立： 4.3.1.1根据档案类别核定员工编码及档案编号 4.3.1.2按档案编号在“人事管理信息”中录入员工个人基本信息：包括档案编号、姓名、性别、身份证号码、住址、户籍所在地、年龄、政治面貌、行业年限、健康证期限、所持资格证等信息员工考核、竞职、奖励(获得奖金和荣誉证书)、处罚(书面严重警告、无薪停职检查、开除)由劳动关系管理员根据相应文件录入“人事管理信息”并存入员工个人档案袋中 4.3.1.3电子档案的动态管理： 4.3.1.3.1员工电子档案是关于员工全面信息存储、跟踪的重要工具 4.3.1.3.2员工入司时在录入员工电子档案的同时必须对员工照片进行扫描记入个人电子档案

人事档案管理制度模板

第十二章人事档案管理制度一、人事档案保管制度二、□目的三、第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企四、业机密五、的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。六、第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。七、第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档八、案材料九、的前提和保证。十、□人事档案保管制度的基本内容十一、建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材十二、料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。十三、(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料十四、进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体十五、位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。十六、(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。十七、检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀十八、等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误十九、等。二十、检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：二十一、——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：二十二、——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。二十三、——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。二十四、(3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等二十五、原因二十六、引起的，转递的大致程序如下：二十七、①取出应转走的档案；二十八、②在档案底账上注销；二十九、③填写《转递人事档案材料的通知单》；三十、④按发文要求包装、密封。三十一、在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位三十二、在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。三十三、(4)保卫保密制度。具体要求如下：三十四、①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。三十五、②库房备有必要的防火、防潮器材。三十六、③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。三十七、④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。三十八、⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

人事档案管理制度

第一章、总则第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为怡通集团各项工作服务，特制定本管理制度。第二条：人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分，也是集团档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行集团战略、方针、政策服务的，是选贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。第三条：本制度适用于怡通集团总部及其各子公司。第二章、管理职责第四条：集团企业管理部人事档案管理的职责—— a、负责制订、修改和完善集团人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范； b、负责本制度在各子公司实施执行的具体指导和监督检查； c、负责怡通集团战略决策委员会成员的人事档案管理工作； d、负责怡通集团各子公司、部门的员工人事档案管理工作； e、负责对各子公司的员工人事档案管理工作进行检查与督导。第五条：集团企业管理部人事档案管理的义务是指导各子公司按本制度要求建立规范的档案管理程序、规范档案管理行为。第六条：各子公司行政部门人事档案管理的职责就是负责执行本制度，按其要求建立规范的人事档案管理；负责管理企业管理部所有员工人事档案管理工作。第三章、人事档案内容第七条：人事档案一式两套（原件由各子公司行政部保管、复印件由集团人事部统一管理），是由历史地、全面地反映员工情况的有关材料构成，主要有如下几类： a、履历材料（包括个人的简历资料、学历、资格证等）； b、考核、考察材料； c、奖励及处分材料； d、培训记录及外训协议等材料； e、劳动合同、保密协议、录用、任免、聘用、离职材料； f、其他可供企业用人参考的资料。第四章、档案编号管理第八条：各子公司行政部门必须按照OA管理系统中的员工编号（即：工号）进行编号，每100

人事档案管理制度及规范

人事档案管理及规范
1.员工人事档案新进人员人事档案资料包括六项：（1）应聘人员登记表（包括两张人员基本信息）（2）身份证复印件（3）两张 1 寸彩照（4）学历（职称）证书复印件（原件寄至分公司）（5）劳动关系说明书 2. 员工人事档案管理 2.1 行政部负责管理（建立、接转、保存、整理）本公司员工的人事档案。 2.2 行政部一般情况下在员工试用期满，办理员工档案转入事宜。 2.3 员工合法终止/解除劳动合同时，由各相关部门负责人在" 终止/解除劳动关系手续清单" 上签字，确认无遗留问题； 2.4 查阅员工人事档案应经行政部负责人批准，并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 3.员工管理档案的管理 3.1“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理； 3.2 员工管理档案自员工到岗之日建立，每人一份，按进公司时间归类。（1）员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利（休假、医疗、工伤、教育培训等）、奖惩、考核、体检等所有材料的原件，行政人事部指派专人负责管理；（2）员工终止/解除劳动关系时，应归进员工人事档案的材料归入人事档案，员工管理档案封存；（3）员工管理档案中不应包含秘密内容，行政人事部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案；（4）任何人员不得私自更改管理档案内容；员工管理档案仅供公司内部使用。 4.档案的保密 4.1 严格遵守公司关于资料档案文印管理的各项制度，维护档案完整和安全，不向外人泄露档案秘密。 4.2 对重要的文件要设专柜存放。

人事档案管理制度范本

人事档案管理制度 1.目的将企业人事档案管理工作制度化，规范化维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。 2.适用范围适合公司总部及全国各办事处及分支机构 3.人事档案分类员工人事档案分为以下四大类： 3.1入职档案 3.1.1个人简历、员工登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 3.1.2劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 3.2培训档案新员工入职培训试卷、培训心得。参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。培训服务协议。 3.3职位档案职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。 3.4薪酬考核档案试用期考核表、员工试用期总结表。季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 3.5其他档案个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他补充协议。 4.人事档案的归档归档的程序如下：首先对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案。 5.人事档案的核查核对检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案室环境是否良好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对：突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后。对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 6.人事档案的转递

人事档案管理表格大全

人事档案管理表格大全目录应聘人员登记表 .............................................. 错误！未定义书签。招聘员工审批表 .............................................. 错误！未定义书签。面试评分表 ...................................................... 错误！未定义书签。面试提问设计 .................................................. 错误！未定义书签。人事资料表 ...................................................... 错误！未定义书签。新进人员职前介绍检查表 .............................. 错误！未定义书签。试用同意书 ...................................................... 错误！未定义书签。誓约书............................................................... 错误！未定义书签。担保书............................................................... 错误！未定义书签。录用通知 .......................................................... 错误！未定义书签。请假申请单 ...................................................... 错误！未定义书签。加班审批表 ...................................................... 错误！未定义书签。加班审批表 ...................................................... 错误！未定义书签。补休登记表 ...................................................... 错误！未定义书签。社会基本养老保险缴纳情况调查表 .............. 错误！未定义书签。员工辞退通知书 .............................................. 错误！未定义书签。员工辞职审批表 .............................................. 错误！未定义书签。

人事档案管理规定

人事档案管理规定 1.总则公司人事档案是指记录和反映员工的经历和德才情况的档案。它是对员工任免、调动及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依据之一。为加强人事档案的有效管理，特制定人事档案管理制度。人事档案具有以下特性：真实性，这是员工个人经历和德才情况的真实记录；保密性，它是的机密；可靠性，它必须具有完备的手续；独立性，它是以个人为立案单位。公司人事档案由行政部归口统一管理。 2.人事档案的归档范围

3 人事档案归档要求人事档案归档材料的载体是A4纸(210×297)厘米的办公用纸。归档材料的左边应留出 2 —厘米的空白装订边。表格文字的印刷须是铅印、胶印、油印。文字应使用黑色、蓝黑墨水或墨汁笔书写，禁止使用黑色、蓝色圆珠笔、纯蓝墨水、红色及铅笔和复写纸书写。禁止使用修正液、修正带涂改字迹，对涂改过的归档材料不予归档。对破损材料不得使用透明或双面胶带粘贴。不得用复印件、传真件代替原件归档。各类归档材料及表格书写应完整齐全，表格内如无内容填写时要写“无”，不得用斜线（/）代替。书写字迹应工整不潦草（尤其是姓名），材料手续要完备，有签名、日期、公章等。 3. 6填写各类表格时应将人员的基本情况书写全面，如姓名、性别、出生年月、籍贯、单位、学历、职务、岗位等，要求贴照片的应贴上照片。对于电脑打印的材料，如遇有打不出的字应手写补上（特别是姓名）。人员任免、定级等材料应写出文件编号。 3. 7文字要写在表格设计的框线内，如写在框线外会给材料装订带来困难，甚至无法装订；会造成字迹被切掉或打洞时被打掉，使材料不完整。 3. 8材料形成后必须盖有承办单位公章或签名。同本人见面的材料应有本人签名(如审查结论、复查结论、处分决定、组织鉴定、年度考核等)，如本人不能签字或有特殊情况的，由公司注明。 3. 9归档材料应有形成日期，日期书写应完整，写出年、月、日。年份应写够四位数。 3. 10材料加盖公章时字迹应清晰，盖出的字体不得倒转。盖公章应避开材料右上角。 3. 11归档材料如有单位或部门审批意见, 单位或部门应写明结果并表明意见，如“同意辞职”、“同意退休”、“同意定级”、“同意报考”、“同意录取”、“同意本科毕业”等等。不得只写“同意”二字。 3. 12各单位或部门应将形成后的材料在一个月内送交人事档案室，形成归档制度，规范操作，及时归档。 3. 13分公司及部门在设计和制作人事归档材料或表格时，一定要考虑材料尺寸大小要求或交由人事档案室审核。 3. 14每月10日，人事专员必须统一归档上月的人事变动资料。 3. 15按“档案分类”规定，必须做到认真鉴别，分类准确编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案、卡片、人员、名册四统一。

干部人事档案审核情况登记表

干部人事档案审核情况登记表姓名：工作单位及职务：级别：欢迎下载

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初审人：初审时间：年月日复审人：复审时间：年月日欢迎下载

填表说明： 1.“姓名”栏，填写所审核档案的干部姓名。 “工作单位及职务”栏，填写干部所在单位及担任的主要职务。 “级别”栏，公务员和参照公务员管理人员填写正市厅级、副市厅级、正县处级、副县处级、正乡科级、副乡科级、科员、办事员等；事业单位人员按照职员级别填写；企业人员填写领导班子正职、副职，中层正职、副职。 2.“审核内容”中“初步判断”栏，分两种情况填写：第一种情况，对所审核内容作初步判断，在是“□”或否“□”内划“√”。第二种情况，填写有关档案材料的具体信息。 3.“档案记载”栏，填写材料类号、材料名称和形成时间。 4.“存在问题”栏，初步判断存在问题的，在此栏填写所存在问题的具体情况。 5.“出生时间”栏至“家庭主要成员及重要社会关系”栏，通过审核，判断相应档案材料是否齐全规范，缺少的主要材料要在“存在问题”栏进行登记；判断档案中干部信息记载是否一致，对不一致的按表格栏目内容具体填写；判断相应档案信息真实性是否存疑，真实性存疑的按表格栏目内容具体填写。档案中相关信息组织已有认定的，判断认定是否符合政策规定，不符合政策规定的要在“存在问题”栏进行登记。 6.“其他问题”栏，填写档案审核中发现的除上述情况以外的有关问题。 7.“审核意见”栏，填写对审核发现问题的初步处理意见。 8.表中栏目凡划有“——”符号处的，不用填写。 9.每卷档案须审核两遍，初审人和复审人分别在表末相应位置签名并注明审核时间。 10.此表为基本样表。欢迎下载

(新)人事档案管理制度

人事档案管理制度一、人事档案保管制度 □ 目的第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。第三，便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。 □ 人事档案保管制度的基本内容建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： ——突发事件之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： ——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 ——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下： ①取出应转走的档案； ②在档案底账上注销； ③填写《转递人事档案材料的通知单》； ④按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 (4)保卫保密制度。具体要求如下： ①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 ②库房备有必要的防火、防潮器材。 ③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。

人事档案管理制度

人事档案管理制度 (一)档案管理实行专员责任制,对档案实行密级管理,由人事专员负责保管与整理. (二)人事档案制度基本内容: 人事档案分为挂靠在高新人才中心的员工正式档案和公司内部自建档案. 1,挂靠在高新人才中心的员工正式档案的转出与转入 ①转入.由调入员工凭公司《录用通知》到高新人才中心开出《调档函》,到该员工原档案所在地将档案调出,并及时将档案转入高新人才中心. ②转出.员工离职后及时到高新人才办理该员工档案的转出. ③在转递中应遵循保密原则,不得中途拆封涂改. 2,公司内部自建档案分为员工档案,管理人员档案,离职员工档案,应聘者档案,人事证件档案,文书档案(人事政策性通知及资料,含月度考勤结果),绝密档案. ①员工档案按类,按部门进行存放. 员工档案主要应包含:各类履历表,员工登记表,个人简历材料;学历,学位,成绩,培训和专业技术情况的材料;技术证,上岗证,专业技术职务任职资格审批表(申报表),聘任专业技术职务审批表,晋升专业技术职务(职称)审批表;员工创造发明,科研成果,译着,有重大影响的论文等;参加党,团材料;奖励材料;处分材料;其它可供组织参考有保持价值的材

料;体检表,有残疾,残废等级记录材料,结婚,离婚报告和有关材料,独生子女优待审批表,死亡证明书,非正常死亡的调查报告等材料. ②档案密级: 文书档案(人事政策性通知及资料,含月度考勤结果),应聘者档案属一级档案;解聘人员档案,试用期员工档案,正式员工档案属二级档案;管理人员档案,人事证件档案属三级档案;年度《部门岗位规划表》,考评结果,《调资审批表》及每季度更新存档的《员工花名册》《员工工号表》,聘任结果,《员工工资表》等属绝密档案. ③档案查阅: 凡因提资,提拔考核,任免,调动,政审,组织处理,入党,出国,晋升职称,改变福利待遇,退休等工作要求,可查阅人事档案.查阅人事档案,必须严格遵守保密制度和阅档规定. (三)出具证明材料. 1,证明材料包括人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料和人事档案材料的复制件.要求出具材料的原因一般是入党,入团,提升,降职,调职,招工,出国,离职等. 2,出具证明材料的手续:单位,部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行以下手续:首先,说明要求出具证明材料的理由;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料经有关领导审阅,加盖公章,然后登记,发出.

人事档案管理制度及相关表格 38页

内部平急关于XXXX人事档案管理的通知各公司：为规范XXXX人事档案管理,保证人事资料的完整性与准确性,现将有关事项通知如下：一、电子档案管理 1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入,部分暂未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系统。 2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时,需及时对其电子信息进行更新。二、纸质资料管理（一）收集档案管理员在收集人事档案资料时,要仔细核对资料信息,保证资料完整、真实、有效,资料收集齐全后须及时整理归档。（二）整理 1．人事档案分类人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料,离职档案资料是员工离职时需要办理的资料。（1）基本档案资料 ①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共四类；（2）其他档案资料

①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料,这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。 ②其他档案资料分类累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料需要累积存入人事档案中；更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料,这一类资料仅需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出,新版存入）。 ③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议、廉洁协议资料、体检资料共两类。员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资料、廉洁协议资料、体检资料两类。（3）离职档案资料离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资料。三、档案组卷、存放规定 1．有条件的单位应当设立专用的档案室,办公条件不足以设立档案室的,应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统,重要档案要专柜存放。 2．每位员工的人事资料使用人事档案袋,档案袋一面贴上《基本档案目录》并注明档案内的资料,必要时可统一使用（长）32cm×（宽）6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。 3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。 4．档案盒内首页应当设置档案索引表。 5．根据《制度》有关档案分类的规定,设置档案盒。档案子类别、文件数量较多的情况下,应当设立档案分类分文件夹。 6．归档的文件材料,必须用统一的报告纸、拟稿纸书写,一律使用碳素