岗位职责职位说明书编写规范.docx

职位说明书编写规范

一、目的

强化职位分析的基础作用，通过对现有职位说明书的进一步

规范，形成职位说明书编写指南，充分发挥职位说明书对人力资

源管理系统内各专业板块的基础指导作用。

二、职责

行政人事部负责公司职位说明书编写的技术指导。

各部门、业务单元、子公司具体负责职位说明书的编写、修

订与完善。

三、工作流程

职位信

任职者访谈职位信息汇按职位说明书模板息问卷

总分析进行职位描述调查

形成标准职位说明书并签字执行任职者沟通职位说明书内容规

范

说明：

1、职位信息问卷调研以及任职者访谈是收集职位信息、对职位进行准确描述的基础。

2、通过职位分析和初步描述形成的职位说明书初稿，一定要与任职者进行面对面的沟通，不放弃任何补充、完善的机会。

3、职位说明书定稿后应严格执行并有效运用，充分发挥其基础指导作用。

四、基本概念

基本概念定义备注

工作要素工作中不能再继续分解的最小活动单位例如：编制工资发放表。

为了达成某种目的而进行的一系列工作要例如：汇总部门工

任务资分配表，编制工素

资发放表。

例如：制定工资管

为了取得某种成果而完成的一系列任务的理政策，定期发放

职责员工工资，维护和集合

提升员工满意度以

及工作积极性。

职位承担一系列工作职责的某一任职者所对应职位与任职者一一的组织位置，是组织的基本构成单位对应。

职务承担相同或相似职责或工作内容的若干职位的总和

职级根据责任大小、复杂程度以及任职者能力水例如：A、B、C、D、平高低划分的职位层级E。

为了保证职责的有效履行而赋予任职者对

例如：具有批准预

权限算内 5000 元以下某事项进行决策的范围和程度

费用开支的权限。

任职资格为了保证工作目标的实现，任职者必须具备

的知识、技能与能力要求

例如：员工满意度

业绩标准与工作职责相对应的对职责完成的质量和90％、空岗率为 0、效果进行评价的客观标准培训计划完成率

100％。

五、通用术语

通用名词定义

职位概述阐述职位的组织背景、职位承担的核心职责以及职位设置目标。

职位关系图描述职位报告与督导关系的组织架构图，通常标明职位与直接上级、下级的关系。

工作联系职位任职者开展工作所应协调的各种人际关系，包括组织内部、外部。

工作职责职位赋予任职者承担的一系列职责。

日常工作任务与工作职责相对应并从职责中提炼出来的，占用任职者较多日常工作时间的工作任务。

职位权限为了保证职责的有效履行而赋予任职者对职责范围内有关事项进行决策的范围和程度。

工作特征主要描述任职者的工作场所、工作时间、工作环境以及工作负荷等情况。

从职责中提炼出来的衡量职责完成质量和效果的关键绩效工作考核要点

指标和业绩标准。

职位发展描述任职者的职业发展方向。

描述任职者必备的教育背景、培训经历、工作经验、必备任职资格

知识与技能、生理和心理要求等情况。

六、职责和任务描述关键词

关键词含义

管理监视、执行与总体政策和程序有关的业务环节，保证政策和计划的执行。

建议提供意见，影响最终结果。

分配为特别目的指派。

分析将整体分开，发现本质。

评价评估下属的表现。

批准正式确认或同意。

指派指派下属完成具体的任务。

协助帮助，支持。

保证、确保确信任务完成或目标实现。

出席参加特定的活动。

审查检查并验证。

授权批准或许可。

实施在工作中行使某种权力。

咨询向他人征求意见。

促成通过某种措施或手段达成计划的结果。

协调系统的组织某项活动或职能以达成组织目标。

发展使活动起来，逐渐丰满、变大、变好。

设计、策划计划或谋划。

指示发出权威性指令。

成立设置或组织，使稳定或固定。

执行落实，使生效。

加快促进、帮助和使容易实现。

跟进关注各项措施执行完毕。

制定出以明确的、系统的陈述提出。

指导传授、教育。

实施、落实完成、进行。

发起开始、着手。

整合完成、汇总、统一。

调查系统检查。

发布正式公布或发行。

维持保持有效性。

激励、驱动启发、激励下属的职能，实现期望的结果。

观察看，研究。

组织将东西有序的放在一起。

创立监督参与计划提交提议提供推荐修改调查培训查证创造、设立。

监察、指挥。

参加，加入，分担。

预测，确定目标，制定行动措施。要求事情得到考虑或批准。

提出议案。

供给，可得到。

建议，希望能得到接受或试用。修订，改变。

以全面的方法进行查看。

教练、传授如何完成任务。

检查并证明。

七、常用绩效指标

绩效指标指标定义 / 计算公式适用职位系

列

招聘目标完成率（实际招聘岗位人数 / 计划人力资源管招聘岗位人数）× 100％理

员工成功通过试用期的百分比试用期转正人数 / 试用人员人力资源管

总数理

人员编制控制率（实际人力 / 计划人力编制）人力资源管×100％理

人力成本总额控制率（实际人力成本 / 计划人力人力资源管成本）× 100％理

员工工资发放出错率错误发放的工资次数 / 发放人力资源管的工资次数理

人均培训天数全年培训总天数 / 员工总人人力资源管

数理

培训计划完成率（培训实际完成情况 / 培训人力资源管计划情况）× 100％理

员工自然流动率

（离职人数 / 现有人数）×人力资源管

100％理

各职位层级人数比例符合预

人力资源管

人员结构比率期目标；各专业系列人数符

理

合预定目标

文件制作效率和准确性按照文件类型及时制作、印

文秘

发

机要档案和文件的归档及时归档文秘公文行文规范度公文出现差错次数文秘

机要工作的安全性出现会议精神、公文内容等

文秘泄密事件

公文处理、收发、传递的及时性机要文件办理不及时的次数

文秘及严重程度

公章使用准确性用章类型、流程、批准程序

行政管理

正确

外事接待任务完成的效率和质量外事接待工作没有失误行政管理

档案管理出错率（查出管理有误的档案数量

档案管理/ 档案总数）× 100％

档案更新延误率( 延误档案更新的数量 / 档案

档案管理总数 ) × 100％

计算机系统的稳定性和安全性系统出现故障和被病毒侵害

信息管理的次数

信息系统的及时维护率按要求及时维护的次数信息管理网络系统的整体规划质量系统的科学性、实用性信息管理精确并准时的财务报告提交财务报告延期次数财务管理

公司总体预算达成率（实际发生总费用 / 预算总

财务管理费用）× 100％

财务报表出错率（查出有误的财务报表数量

财务管理/ 提交报表总数）× 100％

（查出有误的财务分析数量

财务分析出错率/ 提交的财务分析总数）×财务管理

100％

质量体系有效性维护符合 ISO 外审要求质量控制

质量事故损失金额由于质量问题造成退货等重

质量控制大问题带来的经济损失

合格品率合格品总数 / 全部送检数量质量控制

质量体系建设计划完成率对各部门发放实用、易懂质

质量控制量体系文件率

质量文件、检验规程的科学、有效、实际使用的效果、出现的偏

质量控制合理差情况以及造成的影响

处理现场质量问题的及时有效率延迟、偏差的次数以及由此

质量控制带来的影响

漏检、错检率错、漏检总数 / 全部送检数质量控制

工艺规程编写的科学性与实用性具体使用效果，以及与实际

工艺管理情况的偏差

材料定额编制的合理性产品中材料消耗总量 / 材料

工艺管理领用总量

更改成本更改引发的生产与其它相关

工艺管理

成本

总销售收入年度销售额市场营销货款回收年度货款回收总额市场营销

新客户增加数量本期新客户数量 / 总客户数

市场营销

量

老客户维持数量本期老客户数量 / 总客户数

市场营销

量

销售成本营销费用 / 销售收入市场营销

生产计划完成率完成生产项目数量 / 生产项

生产管理目总数量

生产成本控制制造成本和采购成本生产管理

设备总体效率（总开工时间－损失时间） /

设备管理总开工时间

废品率废品总数 / 全部送检数量生产管理

外协件投诉率不合格外协件的数量 / 全部

采购管理外协件数量

采购及时率按时交货的总数 / 计划采购

采购管理的总数

采购资金占用率未投入生产的原材料占用的

采购管理资金 / 同期投产总值

采购合格率不合格品的数量 / 全部采购

采购管理品数量

项目准时完成率在预计时间内完成项目数 /

项目研发同期应完成项目总数

研发的成品化率

进入批产的新品数量 / 在研

项目研发新品总数

产品投入市场因为技术问题

新产品的技术稳定性导致不合格的产品批次数或

项目研发因为技术质量问题导致技术

更改次数

标准化大纲的编制编制的质量与时效性；具体

标准化使用效果与可操作性

技术文件的标准化率文件的标准化数量及标准化

标准化

水平

产品的标准化率实现标准化的产品数 / 总产

标准化

品数

八、位明言范

1、位概述

述位置的目，在践中可以遵循“工作背景＋核心+位目”的原言。工作背景：明位工作的

基和前提，一般采用“根据??”或者“以??基”的

言形式；核心：明位承担的主要和任，一般采用“主要承担??”或者“主要??工作”的言形式；

位目：明位置的目和意，一般采用“确保??”

或者“ ??”的言形式。

2、位关系

制位所属部的架构，主要体位的直接上、

直接下之的相互关系。

3、工作系

列任者开展工作程中所接触到的、并且需要的人

关系。内部：列部名称、与部系的具体事；外部：列外的部名称、与部系的具体事。

4、工作

描述位承担的所有，按照程度重、范大小

行排序，遵循“行＋目”的原言，言描述明

扼要，切忌拖泥水，含混不清。一般采用“ ??，确保??”、

“参与??，推??”以及“ 助??，??”的言形

式。

5、日常工作任

从位所承担的中提出来的占用任者多的日

常工作任。在践中，可以把工作分解成数工作任，

然后将日常性工作任提出来。一般采用“关＋”

的言形式。例如“ 理社会保开、接手”。

6、位限

主要明任者所有的用批、合同署以及管理

等限。控制的算用：一般采用“具有批准??的力”的

言形式；合同署：一般采用“具有署??合同的力”的

言形式；管理：一般采用“具有管理??的力”。

7、工作特征

工作所：包括公室、生、出差地、客售服

等。

工作境：例如：境舒适；境一般；有噪音、粉和异味，高温境，人体健康有影响。

工作：例如定制、性、倒班制等。

出差 : 占工作的百分比。

工作荷：例如松、正常、荷、超荷等。

8、工作考核要点

位明中所列的每一工作都行考核，以

“ 效指＋衡量准”的形式明位考核要点。要求做到尽量量化工作果，如果不能量化果，就要工作的程置控

制准。最的目的就是便于衡量。

9、位展

告任者可以展的方向。横向：考任者工作技能的

丰富化，可以相关多元化展；向：考任者能力和空的

展，在划系内的有序晋升。

10、任格

㈠、教育背景

教育学：明确任者必具的最低学。

学习专业：明确任职者的专业范畴和方向。

资格证书：明确任职者必须拥有的与专业工作相关的资格证

书。

㈡、专业培训

明确任职者所接受专业培训的内容、形式和必须的培训时间。

㈢、工作经验

行业工作经验：明确任职者必须具备的行业工作年限。岗位

工作经验：明确任职者必须具备的同岗位工作年限。最高职

位经历：为了胜任职位需求，限定任职者必须具备与

职位相关的最高职位经历。

㈣、必备知识与技能

专业知识：说明任职者必须具备的胜任职位需要的专业知识。

例如：熟悉人力资源战略规划，熟练掌握整体薪酬理论和 360 度考核技巧。

外语能力：说明必须的英语级别、读写能力。例如：国家英语四级，能读写简单的英语文章。

计算机能力：说明必须掌握的计算机应用程度。例如：熟练使用办公室工作软件。

公文处理能力：说明任职者必备的文字能力。例如：具有强的文字表达能力，言简意赅，行文流畅。

其它特殊能力要求：公司目前还没有建立能力素质模型，有些

职位对能力素质要求很明显，可以列举具有关键影响力的能力

特征。例如：具有强的号召力，能带领团队进行市场攻关。

专业技术资格：明确说明任职者必备的专业技能等级。例如：取得人力资源方向经济师职称。

㈤、生理要求

身体：说明对任职者身体条件的限制。例如：健康状况良好，

身高 165cm以上、裸眼视力 0.8 以上。

性别：说明性别要求。例如：性别不限。

年龄：说明年龄要求。例如：25岁以上，45岁以下。

形象气质：说明对任职者的形象要求。例如：容貌出众，大方

得体。

㈥、心理要求

性格：说明任职者的性格类型。例如：力量型，刚毅，果断。

关于性格的理解有不同的分类形式，实践中推荐使用的性格模型：

四种主要性格类型的特征及其应用

活泼型力量型完美型和平型

1、注重细节、

1、擅长调解和

1、迅速决断分析

1、活跃，有创造力团结

2、迅速行动2、注重钻研、

特征2、热情，有感染力2、稳定、忠实

3、获取控制力思考

3、好动，有表现力3、知足，维护

和权威3、按部就班

现状

4、精益求精

有创意、表现力、热自信、勤奋、有计划性、分

安全、包容、

优点析力和钻研精情有领导力沉稳

神

弱点忙乱、粗心、健忘急躁、固执、犹豫、挑剔、懒散、甘于平鲁莽敏感庸、缺乏主见

害怕孤独/批评和非议突来的变革追求/结果、效率与精细、准确、/

支配地位一丝不苟

动机人际互动、多姿多彩

获胜、成功进步、理想安全、归属的过程

满足点夸赞感激默契、理解尊重

对待变

追求系统、科最好不变，实

革的态追求形式之变追求根本之变在要变，就缓

学之变

度慢的变

适合工

表现、互动、创造决策、领导、规划、专业、例行、协调、

作类型执行设计配合

人力资源、质

文秘、总务、适合岗经营决策者、量管理、工艺

党工团、公关、宣传生产、财务、位项目负责人技术、科研开

操作者

发

不适合

生产、财务、操作者人力资源、行销售、基层管研发、高层管

岗位政事务理者理者

态度：说明任职者必须具备的积极心态。例如：主动、热情、有很强的事业企图心。

关于态度的描述范围很广，实践中推荐使用的态度模型：

态度含义

决心认准的目标和方向，不会轻易放弃，咬定青山不放松的心态

企图心对达成自己预期目标的成功意愿，可以理解成对事业成功的野心

主动提前采取行动掌握人生的航向和事业的发展趋势

热情对人、对事永远保持积极的、向上的情绪

爱心对祖国、对家庭、对生活、对事业的热爱之情

学习养成终身学习的习惯

自信在没有得到之前就相信自己一定会得到的态度

自律在工作、生活中尽量克制自己的劣根性

顽强要有克服困难，迎难而上，不到长城非好汉的心态

坚持坚持到底，决不放弃，直到成功的心态职业道德：说明任职者必须具备的职业道德品质。例如：诚实、正直，有很强的责任感、使命感。

关于职业道德的描述很容易与态度混为一谈，实践中推荐使

用的职业道德模型：

品德素质含义

使命感上级给予的任务，无论有多困难，都一定要完成

责任感能时刻记住自己的职责，充分发挥自己的作用

诚实待人真心诚意，将真话

正直秉公办事，不徇私情

忍耐遇到任何挫折，能够忍耐，不放弃目标

事业心很强的事业成就导向

协作精神能借助团队的力量成就事业，成就自我

竞争意识具有优胜劣汰的观念，用实力说话

法制观念遵守国家政策、法律法规

组织纪律性遵守公司规章制度

人力资源组编制附件 1、职位说明书规范模板

职位说明书

一、基本信息

职位名称所属部门

职位通道职位层级

分析时间有效期

二、职位概述

三、职位关系图（该职位与直接上级、下级关系）

四、工作联系

联系对象联系主要内容内部

外部

五、工作职责

1、

2、

3、

4、

5、

6、

7、

8、

六、日常工作任务

1、

2、

3、

4、

5、

6、

7、

8、

9、

10、

七、职位权限

控制的预算费用

合同签署

资产管理

直接上司人数直接下属人数提供服务部门的数量

八、工作特征（时间、环境、条件）

工作场所

工作环境

工作时间

出差占总时间的％（填写百分比）工作负荷

九、工作考核要点

关键指标衡量标准

十、职位发展

横向

纵向

十一、任职资格

㈠、教育背景

教育学历

学习专业

资格证书

㈡、专业培训

培训内容培训方式培训时间

㈢、工作经验

行业工作经验

岗位工作经验

最高职位经历

㈣、必备知识与技能

知识 / 技能项目必备要求

专业知识

外语能力

计算机能力

公文处理能力

其它特殊能力要求

专业技术资格

㈤、生理要求

身体

性别

年龄

形象气质

㈥、心理要求

性格

态度

道德

职位在职人签名：直接上级签名：

附件 2、职位信息问卷调查表

公司岗位分析调查问卷

姓名学历社会工龄

部门

所学专业

入司时间

现任岗位

直接上级

月平均收入

自参加工作以来从事本岗位工作时间

对本岗位工作内容的兴趣？无所谓□不好说□一般□还可以□很感兴趣□你对自己工作适应性如何？还可以□不好说□一般□还可以□很感兴趣□

工作概要（用一句简洁的话语描述本岗位的工作范围和内容）

岗位使命（用一句简洁的话语表达岗位使命）

1、

2、

3、

按重要程度

4、

依次填写你5、

工作的10大理由或目6、

标

7、

8、

9、

10、

估计占你全部权限

职责描述

承办需报审全责

时间的百分比

1

2

3

工作职责4

5

6

7

8

9

在你的岗位工作出现失误影响程度如何

产生的影响会涉及轻较轻一般较重重

1

失误的影响经济损失

2

3

1

有损公司形象

2

工作重要性

3

其它损害（如1

工期、质量安2

全、设备等）

3

1．不影响他人工作的正常进行。（）

2．只影响本部门内少数人。（）

3．影响整个部门。（）

4．影响其它几个部门。（）

5．影响整个公司。（）

如果出现多种

情况，请按影响

程度由高到低

依次写在下列

空白处：

工作创新领导风格内部沟通外部接触工作的联系1．一切工作已有明确的规定动作，不需要进行创造和改进。（）2．需要根据现行办法，进行一般性改进。（）3．需要根据公司的经验，创立新的方法和技术。（）4．需要根据行业的先进经验，创立新的方法和技术。（）5．没有可借鉴的经验，需要进行革新性的新发明。（）1．上级经常给予帮助，以保证自身工作的顺利进行。（）2．上级偶尔给予工作上的辅导，以有利于工作的进行。（）3．上级只是给予工作上的关心。（）4．上级只是给予生活上的关心。（）内容/ 频度沟通频度：

1．只与本部门内几个同事接触。（）

偶尔经常非常频繁2．需与其它部门的人员接触。（）

3．与其它公司人员和政府机构接触。（）

12345

4．与其它公司、政府机构、外商接触。（）

1．不与本公司以外的人员接触。（）沟通内容：

2．与其它公司人员接触。（） 1．一般信息交流

3．与其它公司人员和政府机构接触。（） 2．对他人施加影响的沟通4．与其它公司、政府机构、外商接触。（）3．事关重大决策的沟通

需要联系或接触的具体部门、单位联系或接触的目的

1

2

3

4

5

6

监

1．直接领导你的人员有（）人，职位为：

督

），职位为：

2．被你直接领导的下属人数（

1．每周平均加班时间为（）小时。

2．实际上下班时间是否随业务情况经常变化。（总是，有时是，偶尔是，否）。

3．所从事的工作是否是忙闲不均（是，否）。

工作的时间要求4．若工作忙闲不均，则最忙时间发生在哪段时间：

5．每周外出时间占正常工作时间的（） %。

6．外地出差情况每月平均（）次，每次平均需要（）时间。

7．本地外出情况平均每周（）次，每次平均需要（）时间。

1．工作的职责明确具体，时刻受到上司的控制。（）

2．根据常规的方法工作，每完成一步时受到上司的控制。（）工作独立性

（）3．根据既定的方案和程序工作，上司通过工作检查来控制。

4．根据战略目标工作，上司以工作的最终结果来控制。（）

你感觉到哪些方面工作感到棘手？

1

2

3

4

1．在每天工作中是否经常要迅速做出决定？（）

A．没有 B ．很少 C ．偶尔 D ．许多 E ．非常频繁

2．你手头的工作是否经常被打断？（）

A．没有 B ．很少 C ．偶尔 D ．许多 E ．非常频繁

3．在你的工作中是否需要运用不同方面的专业知识的技能？（）

A．否B．很少 C ．有一些 D．很多 E ．非常多

4．在你单位中你所做工作本身是否引起一些令人不愉快、不舒服的感觉？（）A．没有

B ．有一些

C ．能明显感觉到

D ．多

E ．非常多

5．在工作中是否需要灵活地处理问题？（）

综合

A．不需要 B ．很少 C ．有时 D ．较多 E ．非常多

6．你的工作是否需要创造性？（）

A．不需要 B ．很少 C ．有时需要 D ．很需要

7．你在履行职责时是否有与员工发生冲突的可能性？

A．否 B ．很少 C ．一般 D ．很有可能

8．你是否经常感到工作时间不够用？（）

A．否 B ．很少 C ．是

9．你感觉周围同事的竞争性怎么样？（）

A．没感觉 B ．还可以 C ．很强

任

1．你在起草或或撰写的文字资料有哪些？例：编写trade 核心编码、改写客户资料等。

职

资

格1）

要

求2）

3）

4）

5）

6）

2．你的岗位工作需要计算机处理水平：

专业要求：

3．从事本职工作应具备的

最低教育程度：

4．为顺利履行工作职责，应进行的培训

培训科目培训内容最短培训时间（月）1）

2）

3）

4）

5）

6）

5．需要多长时间的工作经验才能胜任本岗位的工作？（）

A．1 年以下 B．1年 C．3年 D．5年 E．8 年以上

6．胜任本岗位所需要的能力等级说明：需求程度

1）判断决策能力

2）领导能力

3）计划能力

4）分析能力低较低一般较高高5）组织人事

6）创新能力

7）内部协调能力 1 2345

）外部沟通能力

8

9）协作能力低较低一般较高高10）信息管理能力

7．从事本岗位工作所需要的知识

1）

2）

3）

4）

对于你所从事的工作，你认为：

考核要素具体考核标准1

2

考核

3

4

5

6

备注1．你认为本部门应设置哪些岗位，岗位名称为2．你还有哪些需要说明的问题？

直接主

管意见

签字：

日期：