(档案管理)档案管理

档案管理学

第一部份档案

一、档案的起源：

我国最早的档案是甲骨档案，产生于公元前３５００年前的殷商时期，是我国考古工作者在河南安阳小屯村发掘的。

甲骨文是指刻在龟甲和兽骨上的文字，是迄今为止发现的我国历史上最早的文字记录，内容多是商王室占卜的记录。

占卜虽然是一种迷信，但在当时的历史条件下，却是商王朝的一种重要活动，凡祭祀、军事、农耕、狩猎或者关于风雨、年成、疾病等，都要占卜，记载在龟甲或兽骨上，集中保存起来，通常说中国有几千年文字可考的历史，主要是以这些甲骨档案为信证，因而它是我们的国宝。

甲骨档案的发现是偶然的，发现者是王懿荣先生，傅斯年１９２８年组织挖掘了安阳殷墟，此前有些散存在社会上。

商、周时期，还有铸在青铜器上的铭文，记载王族恩赐、征战经过、划定疆界等。春秋战国时期，冶炼技术有很大大发展，郑国大夫子产首先将刑书铸于鼎上，叫做刑鼎，历史上成文法的公布，大致上始于这一时期。还有些是将文告之类的刻在石头上。金文档案和金石档案统称为金石档案。

此外还有简牍档案，即书写在竹片和木牍上的文字，事情简单、字数不多，写在狭长的单片竹简或较方的木牍上即可；事情重大，字

数很多，则简片连起来，汇集成册，“造册上报”这个词，就是那时传下来的。

“馨竹难书”这个成语，也是那时流传下来的。馨：用尽的意思，即用尽所有的竹简也难书写完。

秦汉以后，一些重要文件用丝织品书写，称缣帛档案。缣帛档案可以卷成一卷、一轴，所以量词用卷、卷轴。

西汉时期，蔡伦在公元１０５年发明纸张，导致了档案制成材料的第一次革命。（造价低，体积小，便于交流）。

档案制成材料的第二次革命是现代照片的诞生（１８２８年）及计算机的出现。

１９９６年９月２日――７日在北京召开了第十三届国际档案大会，为庆祝这次大会的召开，邮电部发行了一套邮票，名为《中国古代档案珍藏》，共四枚。

１、甲骨档案――商代龟甲（商代出士的刻辞卜甲）

２、简牍档案――汉代木牍（中国最早的郡级档案）

３、金石档案――明代铁券

４、纸质档案――清代图书（清帝向比利时国君递送的国书）这套照片记载着档案的发展历程。

二、档案的定义：

各国对档案一词下的定义有所不同。

如：美国《大百科全书》（１９７５）“档案，是在执行法律和处理事务中制成或收到的因具有永久价值而保存起来的文件的有机体，

包括文稿、簿册、地图、录音带和其他文献材料在内。”

《法兰西共和国档案法》（１９７９）：“任何自然人和法人、任何国家机关或组织、任何机构和部门，在自身活动中产生或收到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。”

构成比较科学的档案定义，应该包括四个要素：１、来源，２、属性，３、形态，４、特点。

档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件。

《档案法》第二条：档案是指过去和现在的国家机构，社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。

含义：１、来源：由文件转化来的。文件转化成档案应具备三个条件，①办理完毕的文件。办理完毕是指文书处理程序上告一段落。正在承办中的文件不是档案。文件是档案的前身，档案是文件的归宿，但不是所有文件的归宿。②有查考利用价值的文件，文件是档案的基础，档案是文件的精华。③按一定规律保存起来的文件。经过分类、立卷集中保存起来的文件。

２、属性：是各种组织和个人在其特定的社会活动中形成的。

①形成者：官方性质的各种机关单位；半官方性质的或非官方性质的社团组织，某些个人。

②特定的社会活动：机关，依法行政；社团，行使权利和承担义

务；个人，手稿、信件、家谱等。

３、形式：一是指档案信息的记录方式：文字、图表、声音、图像。二是指档案载体的形式，比如甲骨、简牍、纸张、照片、磁带等。

４、特征：是历史的原始记录，是特定的形成者在当时、当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或随意收集的材料，具有原始性的特点。

三、档案的作用：

档案的作用是多方面的，概括起来有两个基本方面：即凭证作用和参考作用。

凭证作用：落实政策，法律诉讼等

参考作用：制定计划，组织生产，编写史料、水利设施等。

四、档案的种类：

按内容分有文书、人事、会计、科技、户籍、婚姻、房地产等

第二部份档案管理体制

我国档案管理的基本原则是，集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整与安全，便于党和国家各项工作的利用。

如何体现和贯彻这一原则？成立机构

档案机构：①档案事业管理机构

②档案馆国家综合档案馆、国家专业档案馆、部门档案馆、厂矿、学校档案馆等。

③档案室

关系：上级档案事业管理机构对下级档案事业管理机构具有业务指导和监督的关系，档案事业管理机构对档案馆、档案室具有业务指导和监督关系；机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系，各级各类档案馆室之间均无隶属关系，但有协作关系。

第三部份机关档案与机关档案工作

１、机关：泛指国家、政党和人民团体为实现其职能而组织的某些固定的能独立行使职权的机构。根据职能性质的不同，我国现行机关大致分为：①国家权力机关②行政机关③党务机关④司法机关⑤军事机关

２、机关档案：是各种类型的机关在履行职能的活动中形成的、保存备查的文字、图像、声音及其他各种原始记录。有文书档案和专门档案（如诉讼、婚姻、审计档案等）之分。

３、机关档案工作

机关档案工作有三项内容：①对本机关的档案进行管理②对本系统及其下属单位的档案进行监督指导③对本单位文书处理部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。

档案管理工作可归纳为：

①对本机关的档案进行管理。档案管理可归纳为两个方面，八个环节，一是档案实体管理，即：收集、整理、鉴定、保管、统计，信息管理，即：检索、编研、利用。

②对本系统及直属单位档案进行监督、指导。以国家关于档案工作的原则、方针、法规、制度、规范、标准等为依据，对本系统所属单位的档案业务进行规划、指导、监督、检查。

③对本单位文书处理部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导。对机关各部门的文件从形成、积累到立卷归档的全过程进行指导，包括归档时间、归档范围、归档质量，即归档制度。

第四部分：各工作环节

一、收集

１、内容：档案馆、室保存的大量档案，不是自身形成的，而是向各机关、机关各部门以及个人接收或征集来的，此环节称收集。

收集工作有以下三方面的内容：①本机关文书部门和业务部门移交的档案。②收集与本机关业务工作有关的资料，如业务刊物、文件汇编等。③接收撤销机关的档案。

２、意义：

①收集收集工作是贯彻档案工作基本原则的重要内容和具体措施。②收集工作为档案工作提供物质前提。③收集工作的好坏关系到档案工作的其他环节，尤其影响档案的开发利用。

３、要求：

①注意档案的形成特点：处理完毕、有查考价值、规律、避免“有文必档”。②必须注意系统性、完整性，能反映本单位的历史面貌和工作特色。③加强与各部门联系、掌握机关活动情况。

４、措施：

确保齐全完整。①注意归档外的收集：结合节日前的保密检查收集。结合机构的调整与人员的调动收集。结合工作的阶段性收集（重要会议的结束、案件处理完毕等）。②增加机关工作人员的归档意识：宣传内容主要是档案法，方式有会议、展览、陈列等。③列入机关管理制度和目标考核内容。

二、征集：

特色档案：突出反映本地自然地貌、疆域沿革、历史发展、风土人情，名人轶事，典籍掌故、物产资源等。

做到以下几个方面：一是广泛深入地进行调查研究，明确本地区地方特色，制定规划、明确内容、要求、方法、步骤等。二是加强业务指导。三是注意收集与之相关的资料。本馆有：名优特产，四特酒、丰城冻米糖，高安大观楼腐竹等的资料、获奖证书、照片。

名人：胡桔根，全省玉茗花戏剧节获一、二、三、四届编剧一等奖，《木乡长》等的手高、评价文章等。清江中学的剪纸、体育获奖照片。

二、整理

１、意义

①档案的整理工作是档案利用的前提。②档案整理促进档案的

收集。③档案的整理便于档案的鉴定、保管、统计和检索。

２、内容

就是对档案进行分类、组合、排列、编目，使档案由无序变有序。具体内容，区分全宗、全宗内档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录

的的编制等等。

３、原则：

①保持文件之间的历史联系（来源、时间、内容、形式），如

请求和批复、底稿和正稿、正文与附表。特殊的如房地产档案地契房契及买卖情况、房籍档案、婚姻档案等。②整理档案必须利用原有基础。③整理档案必须便于保管利用。

４、全宗与全宗划分

（一）全宗：

①全宗就是一个独立的机关或者人物在社会活动中形成的档

案的整体。是组成部分国家档案的基本单位。档案必须按全宗来整理，同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。这样才能科学地保持文件之间的历史联系，全面地反映机关活动的历史面貌，便于档案的保管利用。全宗不仅是个整理方法问题也是一条原则，一条理论，称为全宗原则或全宗理论。全宗理论的形成和发展，对整个档案工作产生的巨大影响，全宗理论的确定，对档案馆（室）的档案管理，有阗重要的指导和组织作用。

②全宗理论的形成和发展：十八世纪欧洲一些国家采用的是

事由原则，即按照事由（问题）来整理档案，而不管是由哪个机关形成的档案。是图书的分类模式。缺点是混淆了档案的来龙去脉，模糊了档案形成的具体的历史背景，给档案的查找利用造成了很大的困难。十九世纪中叶，1841年，法国人提出“尊重全宗”的原则。

1881年，普鲁士人提出“登记室原则”，即不要打乱机关机关室整

理的形态。1989年，荷兰人提出来源原则，即维护档案在机关形成时的本来面貌和有机联系。我国古代虽然没有全宗理论，但管理档案是按各关、衙署来分别保管的，即近似于全宗思想，如宋代，全国从中央到地方都建立了各级档案库存——架阁库，吏、户、礼、兵、刑、工六部的档案，在部里存三年后送架阁库，在那里是各自分开保存的。明清两代，后湖黄册库、皇史宬、内阁大库等，都是具有国家规模的档案馆，保存的多为皇家御用档案文册，在管理上是分开朝代，分开形成机关的，如明代的六部，清代的内阁，军机处，内务府等，无具有按“全宗”管理档案的朴素思想。中华人民共和国成立以后，我国实行档案集中统一管理，使全宗理论有了发展和完善，如全宗构成的条件，如何区分全宗、人物全宗、全宗的补充形式、判定档案所属全宗。

③全宗构成的条件，立档单位，一个机关、社会团体必须在行政上、财务上和组织人事上具有一定的独立，具体说：第一，可以独立行使职权，并能以自己的名义对外行文。第二，是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位，第三，设有管理人事的机构和人员，并有一定的人事任免权（第一条为主）

④人物全宗，社会知名人士，如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家在其一生活动中形成的档案整体。包括：著作、手稿、日记、信件、遗嘱经及记载个人家族或家庭社会活动的全部材料及社会给予的有关材料（报道、评价等）

⑤立档单位的变化和全宗的划分

由于社会实践活动的发展变化和工作的需要，经常会出现一些机关单位的撤销、合并、增设以及名称的变化、职权范围和隶属关系的调整等，有些会影响全宗的划分，有的不影响，主要应辨别哪些是根本性变化，哪些是非根本性的。如：旧政权机关与解放后人民政府机关，其政治性质根本不同，应该将档案分开，各自构成全宗。

机关工作地点、名称、领导关系的变更，职能的扩大、内部组织机构的调整等，不属根本性变化，不产生新的立档单位，变化前后同属于一个全宗。

5分类

分类就是在区分全宗的基础上，对立档单位所形成的档案按其来源、产生的时间、内容和形式上的异同，分成若干层次和类型，构成有机体系。各种分类方法：①年度分类法：每一年分一个类。优点，简便易行，能保持文件之间在时间方面的联系。注意跨年度文件的处理，计划、总结应按落款日期归档，涉及到几个年度的，如五年规划、十年规划，规划放在针对的第一年，总结放在针对的最后一年，会议如跨年度，文件不能拆散，放入会议开幕的一年。②组织机构分类法，按立档单位内部组织机构分类，优点，反映文件之间在来源方面的联系，标准明确，简单易行。③问题分类法，又称事由分类法，优点，保持文件在内容方面的联系，便于按专题查找，提供利用。

各种分类方法的联合使用：因为立档单位存在时间长，档案数量多，在实际实际工作中很少单纯使用一种分类法，一般都是分层分类，几种方法结合使用。比如：

年度――组织机构分类法

优点：与文书部门和业务部门立卷归档结合起来，每年归档的案卷依次排架，不必留空，不需倒架。

组织机构――年度分类法

适用于内部机构比较稳定的立档单位或撤销单位，但要预留空架，否则第年要倒架。

年度――问题分类法

适用于内部机构变化比较多的全宗，便于按问题查找。

问题――年度分类法

适用于撤销单位和历史档案，《机关档案工作业务建设规范》（１９８７年国家档案局颁布）一般应采用年度――组织机构（问题）进行分类。

各机关应按照档案内容和载体的不同，制定统一的分类方案，又称分类大纲。

６：立卷

一个全宗的文件经过分类以后，各类内还要进一步系统化，将将文件组成案卷，称立卷（组卷）。

程序：组成案卷单位——拟写案卷标题——卷内文件的排列与编号——填写卷内文件目录与备考表——案卷封面的编目与案卷的装订。

①案卷的组合方法及拟写案卷标题：６个方法，即按六个特

征立卷：问题特征。如人事任免、机构调整等。作者特征。即文

件制发机关，如中共某某县委、某某省委组织部等。文种特征。如各项工作计划、各种会议记录、通知、报告等。时间特征。地区特征。下发机关来文或向下的行文。收发文机关特征，６种特征的联合使用，如某某市委组织部部务会议记录，包括作者、问题文种。又如某某市委组织部关于某某县干部任免的通知，包括了作者地区、问题、文种。。页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面左上角填写页号。

②卷内文件的排列与编号：卷内文件一般按时间排列，也可按文号、问题、地区、作者等顺序排列，但请示与批复、正文与附件，同一份文件的正稿与底稿、草案等不得分离，排好之后再编号，固定次序，批复在前、请示在后，正稿在前、底稿在后。。页号，统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面左上角填写页号。

③填写卷内文件目录和备考表。卷内目录：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。备考表，需要说明的问题、立卷进人、检查人、时间。

④案卷封面的填写与装订，封面内容：立档单位名称、类目名称、案卷标题、卷内文件起止日期、总页数、保管期限、档号等