最新行政秘书管理制度及岗位职责

致To 各分行及驻点组抄报Cc 陈总、于总

由From 财务部日期Date 2015-3-12

编号No. CW-2015-02 页数Pages 1

主题Subject 行政秘书管理制度及岗位职责

为充分、有效、合理地利用、发挥和管理公司的行政秘书岗位，根据公司发展规划和人力成本控制目标，保证人员选聘和录用的质量，合理发挥行政秘书岗位功效并使之适合业务发展的需要，选聘和录用过程遵循公平、公正、平等的竞争原则。

一、行政秘书配备标准：

1、行政秘书以铺位划分，在同一工作地点（以铺位为准）配备部门行政秘书一名。

注：按一铺两组配备秘书一名。

2、行政秘书如身兼多组行政秘书职务，则每多兼一组，获得￥200元/月的额外津贴。

二、行政秘书薪金待遇：

行政秘书属职能部门员工，薪金待遇按照公司规定执行。

三、聘用

根据公司业务发展需要或职位空缺，由用人部门提前十五天提出用人申请，总部安排统一招聘，收集资料后由财务经理进行初审，由总经理复审决定聘用后，由财务部安排新员工参加常规培训及实习地点。招聘标准：女，中专以上学历，1.55M以上，22岁以上，2年以上工作经验，懂粤语，略懂财务，能熟练操作日常办公软件，打字50字/分钟，熟悉行政办公流程，有深户及深户房产担保。

四、培训

目的：明确培训工作目标，提高员工的培训意识，明确公司培训工作的管理程序。

培训职责：财务经理负责行政秘书培训的组织和管理，对培训工作进行全面监督、检查及指导。

培训程序：

（一）岗前培训

正式办理入职手序的行政秘书上岗前必须经过岗前业务知识培训，培训后由总部安排培训考核，成绩不合格者给予辞退。

1、培训时间：2天；

2、培训内容包括公司制度、岗位工作职责及要求、岗位基础知识；

3、了解和各部门的办事程序（财务部、行政人事部）；

4、试用期时间为3个月。

（二）在岗培训

培训内容包括：公司制度、岗位工作要求及近期公司要求学习的各项制度等。

每月组织一次秘书交流。

五、降职、辞退

为保障公司业务的良性发展，对违反公司制度，给公司经济利益带来损失人员，予以降职或辞退处理。

1、由于合同等重要资料或文件的保管不当，造成公司重要文件的丢失而给公司带来经济损失者，视情节严重情况予以降职或辞退处理；试用期人员当即辞退；

2、不维护公司商业机密，泄露公司重要信息而造成公司资源流失或带来经济损失者，视情节严重情况予以降职或辞退处理；试用期人员当即辞退；

3、未征得上级领导同意，私自挪用公款；未征得相关部门领导及分行经理同意，私自将各类款项放给客户、业主，视情节严重情况予以降职或辞退处理；试用期人员当即辞退；

4、收到警告信达三次者，职务将由正式降为试用，试用的作辞退处理；

5、严重违反公司其它规章制度，屡次不改者，视情节严重情况予以降职或辞退处理。

六、行政秘书相关奖惩制度规定：

1、秘书凡外出办事、请假，QQ上未注明外出地点，手机也联系不到者，罚款20元/次；

2、秘书在分行必须严格按公司规定要求着装，凡检查发现未按要求着装者，罚款20元/次；

3、财务部将不定期下分行检查，对违反公司制度、本职工作没做到位的行政秘书予以口头警告或发警告信，并根据情况严重性予以严肃处理；

4、对于没有及时上报或漏报考勤及业绩的行政秘书，财务部都会记录在案，达三次以上（含三次）将以警告信的形式予以警告；

5、公司将于每半年对全体行政秘书进行一次评优选举，选出的优秀秘书除获公司颁发的奖金外，将有机会参加公司组织的免费旅游活动；荣获年度服务明星的行政秘书，将获得公司颁发的奖金；

6、公司将每年举行一次高级财务秘书评选，凡符合高级财务秘书入选条件的将获得高级财务秘书的荣誉称号，同时享有高级财务秘书待遇；

7、不定期组织行政秘书户外集体活动，以此加强团结，增强团队凝聚力，打造强势的团队。

行政秘书是公司下派至各分行的制度监督执行者。行政秘书与职能部门有着密切的工作关系，所涉及范围如下：

（一）行政人事部

1、负责公司各项制度、文件的传达，保证信息传达的准确、及时；

2、严格监督员工执行公司的各项行政规章制度，并协助制度的实施；

3、对所在部门办公环境的整理、使部门的办公环境整洁有序；

4、负责所在部门办公用品有计划的申购；

5、负责电话等固定资产的日常保养、管理及维护；

6、负责所在部门的文档整理、归档、打印工作；

7、负责安排业务人员的轮班表、及时更新橱窗广告；

8、分行钥匙箱的保管，水机、水票的管理；

9、严格监督长途电话的使用、登记工作；

10、监督所在部门员工着装规范、整洁、统一及工卡的配戴；

11、监督部门所有员工的考勤并及时、准确上交分行考勤表；

12、负责公司各类合同的领用、收回、上交及归档工作。

13、检查员工每周update、盘源跟进、客源录入、钥匙、搜房帮发布量等日常工作；

14、负责部门员工办理社保资料的递交；

15、指导员工正确办理入职；

16、根据公司要求收集、上报各类资料；

（二）财务部

1、负责各种收据、票据的正确开具及管理；

2、负责现金、分行存折的管理；

3、负责佣金、保证金的收付、上交工作，做到日清月结；

4、负责代收代付表的录入、规定的各类票据、成交报告等资料的递交；

5、负责定额备用金的领用、补款，日常开销的报销；

6、负责统计、核对部门员工业绩及单数；

7、负责分行水电费、管理费等费用的支付及报销；

8、负责房友系统成交报告、合同及收佣记录的正确录入；

9、负责分行结算报告的及时上交，分行业务员提成的核对；

10、配合完成财务部安排的其他工作。

（三）按揭部

1、负责买卖合同、房地产证等相关资料的递交；

2、掌握分行与按揭部之间的业务操作流程；

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