简述高校档案信息化建设的内容及模式

简述高校档案信息化建设的内容及模式

发表时间：2012-12-13T16:22:21.577Z 来源：《赤子》2012年第19期供稿作者：纪少玲

[导读] 高校档案信息化建设是信息化社会发展的必然选择，是高校档案事业发展的主要趋势。

纪少玲（深圳技师学院，广东深圳 518045）

摘要：高校档案信息化建设是信息化社会发展的必然选择，是高校档案事业发展的主要趋势。高校档案信息化建设模式的研究是实现高校档案信息化共享的主要渠道，是解决高校档案事业不断发展的有效途径。本文从高校档案信息化建设目标出发，对高校档案信息化建设模式、功能设置、内容影响因素等方面进行分析，提出了解决高校档案信息化建设的主要方法。

关键词：高校档案；信息化建设；档案信息化；计算机软件

利用现代化信息技术对档案资源进行处置、管理和提供利用服务，是实现档案信息化建设的基础，是解决档案事业发展的有效途径。对档案信息资源档案信息化可以称之为“三化”，一是档案信息的数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息的网络化。加强高校档案信息化建设，是高校档案事业发展的必然选择，是档案管理现代化的客观要求，是提高高校档案管理和服务水平的必由之路。

1 高校档案建设的内容

随着信息时代的迅速发展，档案信息资源在作用显得格外重要，是国民经济发展的战略资源之一，有着不可替代的重要作用。加强高校档案信息化建设是实现资源共享时代发展的必然，在现阶段社会技术的不断发展中，以知识经济和信息经济为主的新的管理方法和管理措施逐步涌现，各种现先进科学技术的应用为各行各业的工作方式提出了更高要求。信息化建设是现阶段各行业发展的必然要求，高校档案信息化建设是利用现代化信息技术对档案资源进行进行处置、管理和提供利用服务，是实现档案信息化建设的基础，是解决档案事业发展的有效途径。

2 档案信息化建设的意义

2.1 高校信息化档案建设的含义

在社会发展的今天，我们处在一个以信息技术为主的知识经济时代，在这个时期，如何做到合理利用经济和知识来提高生产力和生产方式是人们研究的重点。档案作为社会发展的记录载体，在管理工作中管理方式的创新与改建有着重要的作用与意义，从档案的保管、利用职能向信息采集以及档案信息资源的配置、管理和服务都需要进行合理转变，能够适应时代和社会的发展要求。

2.2 资源共享方面

如何共享、发挥这些学术研究、科研成果的作用，使之转化为成果，为社会发展服务，是高校应具备的社会责任，能提高档案管理工作的服务水平和利用效率。“科学技术是第一生产力”，高校集中了大量的学术前沿信息，是知识创新、增长的基地。而高校档案部门作为这些资源的管理保存部门，必须加强建设，特别是信息化、网络化建设，使其成为高校信息输出和社会采集信息的重要媒介和平台，发挥高校科研先导作用。高校档案信息化，采用档案信息管理系统管理，其最大优点就是功能强大、效率高。

2.3 工作效率方面

高校档案工作是学校管理工作的重要组成部分，在学校建设发展中具有重要作用。在高校档案工作中，实现档案信息化建设后，工作模式逐步实现了自动化和系统化监控要求，同时改变了传统的人工搜集和整理资料的流程，使得档案和电子问价得到了及时的更改。整个工作流程都是通过电脑自动完成的，这样使得管理工作人员从繁重的手工操作中逐步的解脱出来，档案工作也不再是过去忙碌的打字工作和保管工作。由于信息化档案工作不受空间和时间的限制，能够在任何地方，任何时间段为合法用户提供便捷合理的服务，因此在工作中能够极大的提高工作效率，为工作人员提供便捷高速的服务要求。由于信息化档案管理是一种利用计算机系统为主的系统模式，其在应用的过程中能够方便各个用户进行检索和查询，避免了通过纸张档案目录来进行所需要档案搜索的过程，这样不但减少了时间和人力的浪费，还避免了在工作中档案的污损和破坏，更是提高了保管的质量和效率要求。

2.4 人工成本方面

传统档案工作会产生大量的纸质文件，要利用人工进行收集、整理、保管、利用等，需投入大量人力物力及手工劳动来整理操作。实现信息化后，实行办公自动化，多校区办公开销特别是纸质开销大大减少，而且实行了电脑自动化归档、利用管理，由计算机代替人力进行操作，减少了人员开支，特别是大大减少了兼职档案员的人数，有力地促进了节约型社会的建设。

3 高校档案信息化建设模式

3.1 档案信息化模式

信息技术是高校档案信息化建设的基本推动力量，由于信息技术在不断变化更新，档案信息化水平也要进行动态调整。档案信息化基础设施建设是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息纯的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。

3.2 数字化档案模式

高校档案信息化建设，是高校档案传统管理到档案信息管理的一场革命，实际上是以转变观念为前提的档案工作创新。从根本上来说，信息化对高校档案工作的最大挑战不是技术和设备，而是人的观念，对高校档案工作而言是对高校档案管理理念的挑战。随着数字技术的高速发展，人们对各类工作方法逐步改变，数字化工作流程已成为社会发展中不容忽视的一部分。

3.2.1建立高质量信息档案数据库。

把馆藏档案的文件录入数据库，采用扫描仪、数码相机等传输设备，实现原文件信息数字化。

3.2.2档案信息数据库必须达到质量标准。

一是数据准确性；二是数据内容的完整性；三是数据的规范性：四是数据的稳定性。

3.2.3档案信息数字化的转换。

针对一些利用频率高、利用面广、重要的、珍贵的、容易受损的纸质档案，要有计划、有步骤地开展档案数字化处理。馆藏纸质档案并不是都有进行数字化转换的必要，对档案信息进行数字转换，要分揽、分类有选择的进行。