教学档案管理规定

教学档案管理规定

第一章总则

第一条目的及依据

为规范和加强单位（以下简称“学院”）教学档案在教学管理、教学改革与建设中的作用，实现学院教学管理规范化，切实提高管理水平、教学质量和办学效益，根据国家《档案法》，以及《单位档案管理规章制度》要求，结合学院教学工作实际，制订本规定。

第二条适用范围

本规定适用于教学档案的管理。具体涉及教学档案业务的管理。

第三条定义

教学档案是指学院在教学活动中形成的有保存价值的档案资料，如：教学文件、教务档案、教师业务档案、学生学习档案和各种教学资料等。

第二章职责与权限

第四条分管教学工作副院长的职责

（一）组织学习贯彻《档案法》及有关方针、政策、法规，把教学档案工作列入学院工作计划，在经费、用房、设备、人员配备及档案管理人员的各项待遇方面提供条件。

（二）定期检查和研究解决教学档案工作中存在的实际问题。

第五条教务处职责

（一）制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案管理全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行；

（二）加强与学院档案部门联系，共同做好有关基层单位教学档案归档的业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量；

（三）院级档案管理，主要收集和保存院级教学档案（如：下发的教学文件、校历、专业人才培养方案、教学进程表、学生成绩档案等）；

（四）督促各系上报教学文件和教学资料。

第六条各系的职责

（一）主要收集和保存与本系有关的各种教学文件和教学资料，如：教师业务档案、专业人才培养方案、教学进程计划、课程标准、教师教学进度计划、教学活动记录等；

（二）督促教师向系归档移交各种教学业务档案。

第三章归档范围的确定

第七条上级教育主管部门下达的政策性、指导性教学文件及有关规定。第八条学院制订的各项教学文件和教学规章制度。

第九条教学基本建设的各种规划和计划、师资培训计划和实施情况、教育资源（含教学设施及仪器设备等）统计材料。

第十条学院、系和教研室的学期（或学年）教学工作计划和总结。

第十一条校历、教学进程表、课程安排表、教师教学任务书、学期授课计划、考试安排表、课程教学总结、实验、实训计划及总结、学生学业成绩、学生成绩统计分析等。

第十二条课程设计任务书、毕业设计(论文)任务书、优秀毕业设计(论文)。

第十三条教学研究计划、教学改革实施方案及总结、典型经验材料和教学研究刊物、学报、简报等。

第十四条使用教材目录、自编教材（或讲义）、教学参考资料、实验（实习）指导书、习题集、试题库(试卷库)、试卷分析以及各种声像资料等。

第十五条教师业务档案，包括教师基本情况登记表、教案及教学工作小结、教师考核资料、教学工作和工作量统计表、论文论著及成果、进修（培训）登记及考核材料等。

第十六条教学检查统计分析材料、教学工作评价（估）材料、教学工作量统计分析材料、教学工作会议纪要、教学管理成果及各种奖惩材料等。

第十七条其它有必要立档的教学文件和资料。

第四章教学档案的归档程序

第十八条形成与积累

（一）新学年开始后，由分管教学的副院长向各系布置形成积累教学文件材料的任务，由学院领导落实到各系工作中。各系的档案员自觉地做好新一年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理；

（二）教学部门向各系发放各种统一的教学文件材料表格等；

（三）院(处)档案员按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料，并定期整理。教务处督促、检查、指导专 (兼)职档案员做好文件材料的积累工作；

（四）归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

第十九条整理组卷

（一）坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。由各系、各部门的档案员负责将积累的教学文件材料整理后向院档案部门移交；

（二）根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一，文件较少者按不同内容组成薄卷；

（三）案卷内密不可分的文件材料按正件在前、附件在后；印件在前、定稿在后；批复在前、请示在后的要求排列；

（四）案卷内材料一律拆除金属物，右边、下边、整齐后分别用线

绳装订，对破损的材料应进行修补；

（五）各种材料大小均为A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；

（六）按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位，并在右上角加盖有单位名称、档号、件号的印章，按顺序填上件号；

（七）填写案卷内目录及备考表；

（八）填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确；

（九）归档的教学材料必须字迹工整 (严禁圆珠笔、复写字迹)，格式统一，签字盖章手续完备。

第二十条归档验收

（一）由归档人员填写归档说明书；

（二）移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切；凡不符合要求者，接受人应拒绝接收，并限期改正补交；

（三）移交时双方填写移交目录，下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月，双方各执一份；

（四）教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。其他各类文件材料均在当年寒假前一次性归档。有其它问题的可适当延缓归档。

第二十一条教学档案的管理

（一）学院档案部门负责教学档案的接收、分类、整理、登记和提供利用；

（二）保管期限和保密期限已满的教学档案经鉴定小组鉴定，做出处理决定；

（三）教学档案保管期限分为永久、长期和短期；

（四）教学档案的补充和修改；

1.各学院和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理

后，向校档案部门补充归档；

2.凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准，

未经批准，不得修改任何文件材料。

第五章教学档案的借阅和查阅

第二十二条借阅教学档案，须经档案管理部门负责人同意，并填写《教学档案借阅登记表》，说明借阅的事由和借、还日期。借阅人员对借出的档案应妥善保管，不得折页、涂改、画线、圈点、剪贴。

第二十三条查阅教学档案资料，须经档案管理部门负责人同意，并由档案管理人员下架、开卷。

第二十四条借阅和查阅过程中，造成档案损坏，损失等情况，应立即报告档案管理人员。

第六章附则

第二十五条本办法自院长办公会会议审议通过，院长签发之日起生效。第二十六条本办法委托教务处负责解释。

附件1：权责清单

附件2：教学档案归档流程

附件1

权责清单

附件2

教学档案归档流程图1.控制目标

为规范教学档案管理

3.流程说明

第7页（共8页）

4.风险控制矩阵

第8页（共8页）