三级秘书工作实务题

（—）工作实务题示例：

背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条

钟苗：

为规范公司对于文件的收集和整理的行为，公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。

谢谢。

行政经理苏明

2007年3月15日

参考答案：

备忘录

发自：秘书钟苗

发给：行政经理苏明

日期：2007年3月15日

主题：会议文件收集整理的要求和内容，会议文件立卷归档的意义

内容：

1、收集会议文件资料的要求

（1）确定会议文件资料的收集范围

（2）收集会议文件资料要及时，确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。

（3）选择收集文件资料的渠道，运用收集文件资料的不同方式方法。（4）与分发文件资料一样，收集会议文件也要履行严格的登记手续；及时采取措施补救毁损的文件资料。

（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的文件资料

（1）会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。

（2）会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。

（3）会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。

3、会议文件的立卷归档

会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点：

第一，保持会议文件之间的历史联系，便于查找利用。

第二，保持历史的真实面貌，反映工作的客观进程。

第三，保护会议文件的完整与安全，便于保存和保管。

第四，保证会议秘书工作的联系性，为档案工作奠定基础。

（二）工作实务题示例

背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。

便条

高叶：

为开源节流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。

总经理苏明

2007年3月5日

参考答案：

1、在家工作模式优缺点

（1）在家工作模式含义：指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在在的工作时数，而增加在家里的工作时数。（2）优点：节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。

（3）缺点：需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同

事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。

2、其他工作模式

（1）弹性时间工作模式：在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。

（2）远程工作模式：指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。（3）虚拟办公模式：通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。

（4）兼职工作：是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。

（5）定期合同制工作模式：是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同时确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。有的还采用承包一项特定任务的形式。

（6）交替工作模式：常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。

（7）临时办公桌形式：由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安

排空闲的工作位置办公。工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。

（三）工作实务题

背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条

钟苗：

公司新成立的产品推广部的人员及办公用房都已确定下来，你需要尽快布置他们的办公室。请你向我说明如何完成这项工作。

行政经理苏明

2007年3月5日

参考答案

布置办公室的程序如下：

1、对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。

2、列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需要的空间，设定其空间大小。

3、根据工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表分别详细记载。

4、绘制办公室座位布置图，然后依图布置。

5、对设备的安放提出合理建议。

（四）工作实务题示例

背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是总经理苏明需要你完成的任务。

便条

高叶：

从你昨天反映的情况来看，最近公司有的部门内部成员之间、部门之间的协作确实出现了一些问题。为加强内部管理，我拟组织一次部门主要负责人的面对面沟通会。请你就以下问题给我提些建议，并以备忘录形式发给我。谢谢。

1、提高团队士气的方法。

2、团队任务的分配方法。

3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径。

总经理：苏明

2007年2月12日

参考答案：

备忘录

发给：苏明

发自：高叶

日期：2007年2月12日

主题：关于团队工作

1、提高团队士气的方法

（1）有一个良好的工作环境

（2）让队员了解团队的使命

（3）努力的目标相同

（4）记住每个队员是独立的个体

（5）创立团队识别系统

（6）分享成果

（7）确保团队正面气氛

2、团队任务的分配方法

认真筹划确定团队工作所需的资源、重要的阶段点、计划时间表，以及团队中每个成员的个人任务和责任。公平分配每个成员工作。分配工作时，应考虑下列因素：

（1）团队成员工作经验的多少

（2）每人承担的工作总量

（3）尽可能变化着平均分配任务

（4）应考虑团队成员的特长爱好，发挥每个人的积极性

（5）组织团队会议，公开化讨论

（6）在实施执行中要有灵活性，随时重新调整工作任务

3、上级管理部门与团队之间的信息沟通交流途径

（1）定期向上级主管部门提交书面报告

（2）由团队领导定期向上级主管口头汇报团队的简要情况，保持团队领导与上级主管的个人接触

（3）上级管理部门的领导亲自参加团队的有关会议

（4）通过举办团队工作进展情况的展览等途径实现管理部门和团队之间的沟通

管理部门与团队之间信息沟通通常是上述这些交流方法的组合。

（五）工作实务题

背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条

钟苗：

以下是我下星期一（3月19日）要参加的一系列活动：

上午如开董事会议，所有的经理都参加；

上午给参加员工培训课的新员工讲话；

中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐；

下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原；

下午会见丽康公司销售部经理张建。

请你抓紧时间为我作一合理安排并将其填入工作日志中。

谢谢

行政经理：苏明

2007年3月15日

参考答案：

苏明经理下星期一工作安排及工作日志见下表：

经理工作日志

2007/3/19星期一

时间内容地点

9：00~10：00 处理日常事务：如阅读文件、处理信件等办公室

10：15~11：15 经理主管会议董事会会议室

11：30~12：00 给参加员工培训课的员工讲话员工培训中心

12：30 与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐王朝酒店2

楼西域厅

14：00~15：00 下行会见丽康公司的销售部经理张建会客室

15：45 下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原阳光公司

（六）工作实务题示例

背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。

便条

钟苗：

安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台。请你介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明刻录机使用的注意事项。

行政经理苏明

2007年3月2日

参考答案：

1、刻录机的主要性能指标

（1）数据传输速度。

（2）缓存容量

（3）兼容性

2、刻录机使用注意事项

（1）安装时要注意散热。

（2）保持清洁。

（3）避免记得录机长时间工作。

（4）刻录过程中要注意不执行其他程序、不对刻录机面板按键进行任何操作、不随意关闭刻录软件。

（5）及时取出盘片。

（七）工作实务题

背景说明：你是宏远公司行政秘书高叶，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条

高叶：

公司目前需要编制下一年采购预算，请你介绍一下编制采购预算的一般程序。

行政经理苏明

2007年2月6日

参考答案：

1、确定预算的核算基数。

2、进行市场调研。

3、确定采购产品的种类及型号价格。

4、编写预算方案。

5、征求意见，完善方案。

（八）工作实务题示例

背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。

便条

钟苗：

公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。

谢谢！

行政经理苏明

2006年12月6日

参考答案：

1、观察法的优点

方法简单、灵活，获得信息较为客观，适于对环境情况的了解，适于对人物、事件实际状况的了解。

2、观察法的缺点

不易收集到深层次信息，获得信息量有限，效果受观察能力影响。

3、询问法的优点

灵活、实用；直接交流、沟通；能获得有价值信息；能获得语言或非语言信息。

4、询问法的缺点

信息收集者要有一定能力；获取信息的质量受询问技巧的影响；费用高、时间较长、规模小，书面询问复杂、难掌握。