文秘工作的现状和发展前景

文秘工作的现状和发展前景

随着高校大规模扩招和近年来高等职业教育的兴起，秘书专业在全国各高等院校中开设，秘书专业毕业生数量也呈不断上升之势，人才供求矛盾也逐渐激烈化，尤其是社会对秘书人才的需求已趋于饱和。秘书专业毕业生的就业形势非常紧迫，面临严峻的“就业寒冬”。本文主要对当前我国文秘工作的现状及产生这种现状的原因进行了初步的分析，进而提出一些改善的建议，最后展望了文秘工作的发展前景。

一、文秘专业学生的就业现状

文秘是一种综合性极强，涉及领域甚广的职业。大到国家机关、企事业单位，小到地方私营，一切企业机关的运行都离不开文秘工作。而文秘行业的发展依托于中高等院校对文秘专门人才的培养，其中高职文秘专业，是文秘专业的一个重要组成部分，它主要针对中小型企业培养能适应生产、建设、管理及服务一线需要的文秘人员。总而言之，它在管理人事、塑造形象、沟通内外、处理信息等方面发挥着越来越重要的作用。当今社会，市场经济日益变化且不断向前发展。虽然金融危机笼罩的迷雾仍未散尽，但从市场反映的情况看，并没有对高职文秘专业学生的就业形成明显的冲击。很大一部分原因是由于民营企业的迅速发展给高职文秘专业的学生提供了很大的就业几率。然而，就在这样一种就业的机遇下，供求关系错位依然是不争的事实，分析其深层原因：其一，高职文秘专业学生的整体素质现状与社会的用人要求之间产生了矛盾。随着信息化时代的到来，电脑技术已经在

绝大多数行业及领域普遍运用。文秘工作也从一支笔、一张纸的“手动”阶段逐步演变成自动化办公。新的办公手段提高了工作效率，对文秘工作人员的要求也在不断的提升，因而，传统的教学模式已不能适应社会发展的需要。其二，学生的就业期望与社会给予之间的矛盾。现在很多学生都是独生子女，在成长的过程没有经受过挫折，在没

有任何社会实践历练的情况下，往往自视过高，却不知如今的高等教育早已从“精英教育”转型为“大众教育”；其次，生活在象牙塔的学生往往在就业初期，对就业的期望带有理想色彩，一味地将自己的心理预期作为择业的唯一目标，只有当理想遭遇现实时才发现实际就业是受制于社会需求的。自20世纪80年代以来，我国很多院校纷纷创办文秘专业，就目前而言，文秘专业已经成为部分院校的传统专业，对学院的发展起着不可或缺的作用。但是传统专业在发展的过程中也必然会受到一些社会导向或传统习惯等诸多因素的制约。

1、文秘工作的现状表现

1.1教学手段及内容的滞后性

在很多高职院校，文秘专业是传统专业。在教学的过程中保留了很多宝贵的教学经验和教学手法。但是教学过程应该是一个动态的过程，应该随着社会需求的变化而不断做出调整。以前适用的做法不代表现在适用，以前好的教学模式不代表现在是好的。可在实际的教学过程，很多学校都缺乏创新意识，不仅沿袭了一些旧模式、旧知识，而且在课程的设置中也存在着很大的问题，比如重智育轻德育、重理论轻实践等。其次，文秘专业在实训方面投入不足，软硬件更新滞后。

1.2学生综合素质的局限性

针对高职学生的特点，从主客观因素分析主要表现在如下几个方面：1)专业能力薄弱。主要反映在专业知识不牢靠、知识结构不健全、综合能力水平较低。和其他本科院校的学生相比，高职学生文化功底较浅、人生目标不明确、学习动力不足、自律意识不强等。2)盲目自信，缺乏认识。很大一部分学生在成长的过程中，没有经受过挫折，往往自视过高，对自己的能力认识不清，并且缺乏品质的锻炼和经验的

积累。3)缺乏择业的主动性。很多同学在择业的过程中走马观花，随意性较强，一些大学生在社会为其提供的就业机会面前顾虑重重，不能主动地参与就业市场的竞争，向用人单位展示自我、推销自我，依赖自身的努力去赢得用人单位青睐，而是寄希望于学校或依靠家长去四处奔波，缺乏择业的主动性，“等、靠、要“的思想依赖性很强，使自己在就业中处于劣势。

1.3秘书行业存在“潜规则”

“潜规则”这一词近几年频繁出现在各大报纸杂志和互联网。据调查，“潜规则”已经存在于社会的各个行业，秘书行业也不例外。在用人单位招聘的过程中，我们不难发现：由于文秘职业的特殊性，用人单位在招文员时，在注重能力的同时，长相外貌也是不容忽视的因素之一。用人单位的理由是秘书形象直接与企业形象挂钩，具备所谓的“亲和力”，能力才能得到更充分的发挥。另外，传统的观念是文秘行业以女性为主，认为女孩子温柔、心细，公关能力较强。而男性更适合做一些重体力的或理性思维强，有闯劲的工作。局限在一个固定的空

间不适合男性对职业的追求，因而性别的偏重性在秘书行业是显而易见的。

2、现状出现的原因

对于文秘工作为什么会出现如今的现状，我对其原因做了简要的分析，具体因素如下：

2.1教材内容陈旧，课程体系不健全，造成学生某些方面能力欠缺。

文秘专业的专业教材有一些是传统的、过时的书本，书本中的有些内容些内容已经不适应时代的发展，而且大多数教材是由别的专业教材拼凑而成的，教材形式不一，如自考教材、本科教材、师范院校教材、高职高专教材等。目前，还没有系统的、成套的文秘专业的教材。

秘书人员要有一定的经济、金融、以及计算机编程方面的知识，没有一定的数学基础是很难学好的。法律课程的广度和深度不够，而仅停留在法律基础知识这一类公共课程上。秘书工作的重点是辅助管理，没有足够的法律知识是无法胜任的。此外，涉外文秘专业侧重于英语，适当时应通晓第二外语，对经贸、海关、投资方面知识要有比较深的了解，能够熟练写经济文书、协议书、备忘录、商务信函、考察报告、市场调查、中文秘书较强的中文功底，古文功底深，有一些具体工作部门对专业知识要求。军训和体育课、心理学等方面的课程对培养学生的意志，吃苦耐劳、团队合作精神，培养学生心理健康方面都有很强的作用，而这方面也是很多学校没有引起重视的，导致学生很多方面能力低下的现象。

2.2、社会用人单位不重视，“市场准入”制度没有得到真证实施，造成毕业生就业难的局面。

秘书职业资格证书考试，由于认证体系不够健全，考试不尽合理等各方面的不完善，受到了社会各界尤其是高校文秘专业师生的高度重视和普遍关注。秘书职业资格证书考试存在种种的弊病，诸如考试不具权威性，而且这种考试名不副实，把关不严，过于形式化，考核的知识内容，尤其是对职业道德和操作技能等的考核不合理，不能公正地考评出一个人的能力与水平等，此外它也没有得到社会用人单位的广泛认同和应有的重视，使“持证上岗”制度留于表面形式而末真正实施，加重了毕业生就业难度，据了解秘书职业资格证书考试从教材到考法正在改革，大家都拭目以待，热切期望上述状况能有所改观，希望能打造出真正的品牌。

3、我的建议

3.1、对秘书专业教学进行改革

（1）、加强培养目标的针对性

随着国家机构改革的深入，公务员制度的全面实施，以及高校扩招带来的高学历人才就业岗位的下移，高职秘书专业毕业生的就业岗位以民营企业为主，相应的，高职秘书教育的培养目标也应顺应市场变化，从以培养行政秘书为主，向以培养企业秘书为主转变，在课程设置、授课内容、实训基地建设、社会实践安排等方面突出企业特色，这样才能培养出“下得去、用得上”的受企业欢迎的秘书人才。

（2）、根据就业岗位特点设置课程和教学模块

中小型企业欢迎一专多能的综合型秘书人才，所以课程设置应突出“一专多能”。“一专”即明确并突出专业核心课程，如写作、沟通、会议组织、活动策划等。“多能”是指中小型企业秘书工作所需要的多方面能力，如会计、人力资源管理、商务活动策划等。具体来讲，就是在专业课程方面应设置不同的教学模块以培养不同的职业能力。教学计划主要由专业基础和专业核心、相关技能、素质拓展、综合实践技能等模块构成。

3.重视以学生发展为主线的软实力的培养

软实力很难靠证书、分数来衡量，其养成绝不是一朝一夕的事，学校也不是大学生软实力养成的唯一因素，家庭、社会等其他因素对大学生软实力的养成有着重要的影响。从学校方面来讲，应主要围绕教学活动、学生管理、校园文化三方面进行。在教学活动中，要改善教学设计，丰富教学环节，改进教学环境，注重专业实习和社会实践活动。学生管理应把学生基本文明的养成作为重点，在一点一滴的行为中帮助学生养成良好的行为操守。大学校园是培养学生职业素质的基地，可以通过校园文化景点设计、学术讲座、社团文化活动等营造校园文化，潜移默化地影响学生的工作态度、职业精神以及心理

素质，使其养成良好的职业习惯和团队精神。

3.2、学生自身的提高

（1）增强信心，提高思想认识水平。信心，是一个人成功的秘诀。不可轻视自我，或因自身学历层次低等缘故而对未来失去信心，产生自卑心理，否则非但对己无益，反而荒废了学业，失去了学习知识、

技能的机会，到头来一场空。要树立起这样的信念：只要自己有真本领，真正掌握了文化知识，也一样会受欢迎的。

（2）努力掌握必要的秘书专业相关知识与技能，摸索出一套适合自己的学习方法。把握好学习过程中的实训环节，培养各方面能力。作为领导的助手，秘书应当有较高的思想理论水平和政治修养，还要具备相当的谋略和辅助参与决策意识；根据兴趣，培养特长，扩大交往范围，增强处事能力，严格按照学校教学安排，积极投身于社会实践，增强动手能力，为就业增加砝码。

（3）转变以往认为“国有企业不如外企”的观念，认为国企腐败现象较严重，待遇不高，发展前途不好，没有发展空间等片面认识，树立正确、科学的求职观和价值观，切不可误入“非外企不嫁”的歧途，一味地追求物质利益，那样只会加大就业难度。要认清形势，稳定心态，无论在外企，还是在国企，只要是金子，在哪里都会发光，只要是英雄，就会有用武之地的，就能施展自己的才能，同样能受到组织的重视。

3.3 用人单位的改变

各企事业单位、劳动与社会保障部门要切实加强秘书的选拔录用、秘书资格的评估考试考核等工作，配合各高校切实做好毕业生的考核与录用工作。用人单位要改变以往在招聘录用环节上，缺乏专业针对性或从单位内其它部门调任不具备秘书资格的相来人员等态度，严把“持证上岗”关，落实秘书人才“市场准入”制度；各级劳动部门也要根据形势的变化适时做好秘书资格认证考试考核方式及内容

的改变调整，提高考试的含金量。某些用人单位在招聘、录用秘书人员时常常在本单位内部进行调节或到人才市场上招聘其它专业的人员，无疑减少了秘书专业毕业生的实际需求量。这种“不拘一格选秘书”的机制显然不符合“公平竞争、优胜劣汰”原则。要避免产生“招聘不当――秘书专业学生没有学习动力毕业生素质低、知识缺乏――单位效益不高――招聘不到好秘书人才”这样的恶性循环。在市场经济的今天，全社会都讲要追求效益，付出与收入要成正比，要留住人才，重用人才，秘书行业也一样，不能守着那些老观念不改，要招揽、留住秘书人才，就要重视秘书的任职资格鉴定、提高秘书的社会地位，拉开各层次水平秘书的薪水、待遇，“行不言之教”让秘书专业的学生看到真才实学的价值，看到职业发展的光明前景。

21世纪秘书工作发展趋势是身份职业化、服务多元化、参谋深层化、手段现代化、管理科学化。在这种新的形势下，只有知识结构合理的现代化复合型秘书人才，才是适应时代发展，满足市场需求的。

二、文秘工作的发展前景

目前，我国不少职高设立了文秘专业，所培养的学生虽然具备了一定的专业知识和专业技能，但在基础理论，文化素养、知识结构、外语能力、管理能力、文字信息处理能力、内外关系的协调能力等方面都有待加强与提高。高等教育自学考试高职文秘专业，正是适应二十一世纪社会经济高速发展对高级人才市场迫切的需求应运而生的。

1、人才需求预测

1.1、文秘专业的社会背景

人才市场对于文秘专业究竟都有哪些方面的具体要求呢？根据整个社会形势的现实状况和发展要求，发现各党政机关、各企事业团体所需要的文秘人才应当是现代意义上的复合型的文秘人才。这样的文秘人才既会直接动笔起草文件、撰写文章，也会运用电脑和其他办公自动化设备准确高效地处理各种文件资料；既能熟练地运用网络进行办公，也能运用网络进行信息的搜集、整理、加工、提炼等；既能熟练地使用各种办公自动化的设备，也能进行简单必要的维护甚至维修；既会独立而有序地处理各类办公事务，也能给主要负责人当参谋、搞策划；既能对内搞好组织协调、周到服务的工作，也能对外搞好社会交往、人际应酬的工作；既能完成领导交办的各项日常工作，也能完成一些特殊性质的任务（比如给领导开车、进行现场拍摄、进行危机处理、兼管某些财务工作等）。他们对于文秘人才提出如此多样的具体要求，既是社会形势发展的需要和工作手段变革的需要，也是用人单位一想提高办公效率，二想节约用人成本的需要。他们对于文秘人才所提出的要求既是合情合理的、可以理解的，也是必须接受的、应当研究的。

如果你的专业乃至学校能够紧跟市场、及时调整、不断改革，如果你的专业的培养目标、课程体系、教学内容、教学方法、仪器设备、师资力量、管理模式等各个方面能够受到广大学生和家长的认可和欢迎，那么你的生源就一定是充足的，生源的质量也一定是上乘的；反之，一切情况将都是不堪设想的。你这个专业还有什么存在的价值和

必要？不管哪一个专业，只要你能够通过不断的改革，紧跟时代的步伐，满足市场的需要，获得用人单位和广大学生及家长的由衷赞誉，那么你的工作就一定能够越做越顺心，越做越红火，你就一定能够使你的专业、你的学校兴旺发达起来。

1.2、文秘专业的职业背景

文秘专业不是仅仅根据哪一个行业或少数行业的需要而设置的，而是依托社会发展的大形势和科技进步的大背景，根据社会主义市场经济的具体要求，根据大多数党政团体、企事业单位在文秘工作方面的现实性需求而进行专业定位的。该专业毕业的学生不可能成批地输送到哪一个用人单位，而只能个别地逐一地输送给具体的用人单位。每一个党政团体、企事业单位都是需要文秘人才，尤其需要现代意义上的复合型的文秘人才的，然而由于每一个党政团体、每一个企事业单位的行业背景、工作重点都有所不同，所以他们对于文秘人才的具体要求也就可能各有特点。不过由于文秘工作具有许多共同而独特的职业特点，文秘工作的性质不会因为行业背景、工作重点的不同而有什么根本性的改变，所以各个用人单位对于文秘人才的具体要求又都是大同小异的。正鉴于此，我们对于文秘职业的背景特点完全可以通过科学分析而准确地加以把握，我们完全可以根据文秘职业的背景特点，有的放矢、事半功倍地进行专业建设和专业改革。

文书、秘书、办公实务操作员或其他的办公室文员，都属于管理人员，都需要较高的综合素质，非现代意义上的复合型人才便不能很好地履行其诸多的职责。故此，现代意义上的文秘人才，需要具备较

高的文化艺术修养和职业道德修养，需要具备健康良好的身体素质、心理素质和职业素质，需要掌握广博的社会知识并具备较强的应变能力，需要掌握丰富的生活知识并具有较强的生活能力，需要具备较为扎实的语言文字的基本功底，需要具备运用不同手段进行写作的能力以及其他相关的文字处理能力，需要具备独立搞好文秘工作尤其是运用办公自动化设备处理办公事务的能力以及其他相关的能力，需要具有较强的社会交往、人际应酬和组织协调的能力，需要具备能够较好管理现代企业、党政团体和其他公共事业的能力，需要具备对于社会信息和专业信息进行搜集整理、分析归纳、综合运用的能力等等。以上各方面的知识要求、素质要求和能力要求，就是现代文秘工作的职业背景对于文秘人才所提出的具体要求。就某位个体而言，他不可能同时具备以上各方面的要求，但就专业的建设者和改革者而言，他就不能不尽量全面地考虑以上各方面的现实需求。所以，文秘专业的具体改革必须紧紧围绕文秘职业的背景特点务求实效地有序进行。

2、专业人才的社会需求预测分析

目前阶段，我国正经历着一场前所未有的社会大变革，社会主义的市场经济将会逐步成熟起来，党政企事业单位的体制改革正在进一步深化，日新月异的科学技术又为各项事业的发展插上了竞飞争翔的翅膀；为适应新形势的需要，许多单位都非常需要用全新的知识、现代的技能和先进的思想武装起来的功底扎实、业务精湛、能力全面、道德高尚、综合素质优良、善于开拓创新的具有鲜明时代特色的复合型的文秘人才。

3、文秘专业的就业前景

3.1、内部环境分析。（1）优势：文秘的社会需求量大，不管是政府行政部门还是各企业事业单位都需要文秘帮助领导处理一些烦琐的事务，协会组领导处理好上下左右的关系，搜集整理信息，管理日常工作。相对于别的专业它的就业范围相对较宽，门路比较广。（2）劣势：文秘专业的起点较低，这个职位薪俸很低，且不容易作出成绩，升职的希望很渺茫。并且它对人的忍耐力、气度、胸襟要求很高，因为文秘要经常做夹心饼干，受气包、出气筒，并且不能有很大的野心与抱负，不甘寂寞与做配角的人是不适合做文秘的。

3.2、外部环境分析。（1）机遇：随着中国加入世界贸易组织，大批外国企业都看好中国的市场潜力，纷纷到这里投资，文秘的用武之地又有所扩大，我们不仅可以到国有大重型企业就业，也可到外企去实现自己的人生价值。（2）威胁：其他专业的学生也能做文秘，有些企业宁愿要中文或经商专业的学生也不要文秘专业的，因为他们认为文秘学生不懂企业日常工作路径，缺乏相关的经济商业知识，很长时间不能真正荣辱工作中去，还需要专门的培训。

21世纪的企业文秘不再是简单的行政事务人员，而是企业人力资源团队中十分重要的角色。企业拥有优秀的文秘人员，不仅可以提升组织的工作效能，还能大大增强文秘人员作为企业对外窗口的形象。然而，长期以来由于思想上的轻视，针对企业文秘的职业培训较少，许多文秘工作人员往往都是半路出家，摸着石头过河，极少参加专业化的系统培训。随着全方位竞争时代的来临，企业文秘人员的职业化

需求呼之欲出。文秘专业是一个传统的人文类基础性专业，随着市场经济的迅速发展，整个社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化。民营企业在不断崛起的过程中，急需中高级文秘人员。用一位民企老总的话说：像我们这样规模较大、发展较快的民营企业要选几名“像样”的文秘人员都很难，其他中小企业更难了。这说明许多民营企业都想拥有“像样”的文秘人才。那么，民营企业究竟需要什么样的文秘人才?他们急需的文秘人才应具备哪些素质和职业能力、知识结构? 通过调查得知：文秘人才的需求前景乐观，民营企业对文秘人才的需求十分注重素质和能力需要。

综合分析：通过上述分析可知，文秘专业的就业前景还是比较宽泛的。