技术文件管理标准
G
. Q/MMGS 某某有限公司企业标准
Q/MMGS G0212—2020
技术文件管理标准
2020-10-24发布2020-10-24实施
某某有限公司发布
前言
本标准由某某公司有限公司技研中心技术管理部提出。
本标准由某某公司有限公司技研中心技术管理部归口管理。本标准由某某公司有限公司技研中心技术管理部负责起草。本标准主要修订人：。
本标准为首次发布。
技术文件管理标准
1 范围
为规范公司技术文件的有效性、一致性和保密性，明确技术文件的签署、更改、归档、发放、使用、借阅、销毁等管理要求，特制定本标准。
本标准适用于某某公司有限公司受控技术文件的管理。
本标准所指受控技术文件包含：产品图纸、工装、模具图纸、技术标准、BOM、工艺文件、技术协议、技术更改通知、作业指导书、检验标准、检验指导书等。
2 规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
——Q/MMGS G0232 新产品设计A类开发管理标准
——Q/MMGS G1501 企业标准编号规则
——Q/MMGS G0203 设计文件规范化管理标准
——Q/MMGS G0206 技术协议管理标准
3 职责
3.1 技研中心技术管理部
3.1.1 负责制定技术文件资料管理规定、受控技术文件清单、技术文件发放明细，对技术文件管理规定的合理性负责。
3.1.2 负责归档技术文件的接收、建档、上传OA系统。
3.1.3 负责定期组织技术文件管理的检查、考核和落实。
3.1.4 负责组织作废技术文件的销毁。
3.1.5 负责电子档资料的存档、管理，确保电子档与纸质版文件一致，对其一致性负责。
3.1.6 负责产品设计BOM数据组建及维护。
3.1.7 负责技术文件编号的归口管理。
3.2 技研中心项目开发所属部门
3.2.1 负责图纸、设计文件、BOM、部件技术标准、整车技术标准等的设计（编制）、归档及更改。
3.2.2 负责技术文件更改通知的编制、归档及临时技术文件的设计编制，对技术文件的完整性、成套性和一致性负责，对技术文件签署的完整性负责，对技术文件更改通知发放的范围和技术文件更改的一致性负责，对技术文件复印、完整性、及时性负责；负责技术文件对涉及各相关部门的培训。
3.2.3 负责技术协议的编制与审核，到期技术协议的回收及重签。
3.3 技术文件使用部门
3.3.1 负责相关技术文件的会签。
3.3.2 负责本部门技术文件的接收、使用管理和回收，对本部门产品技术文件的有效性、完整性负责。
3.3.3 负责本部门技术文件的培训学习。
4 过程方法和要求
4.1 技术文件的编制
技术文件编制由各相关设计人员、工艺人员、标准化人员按照本标准的要求和《新产品设计A类开发管理标准》、《企业标准编号规则》、《设计文件规范化管理标准》、《技术协议管理标准》的要求执行。
所有技术文件的编制必须确保完整、正确、统一，应符合技术文件三性管理的要求。
4.2 技术文件的签署
4.2.1 技术文件的签字时间、OA上传时间不得超过一个工作日。
4.2.2 对于临时、急需图纸及物料BOM可校对、审核确认后下发，在要求期限内及时收回、销毁。如有保存价值，将图纸重新签署完善后，盖“保留”印章到技术档案室归档；OA同步执行。
4.3 技术文件复印件的发放和管理
4.3.1 技术文件原则上不发放纸质文件，需求部门需要纸质文件时，由部门提出需求，负责人审核，技研中心负责人批准，到技术管理部登记后领取。
4.3.2 技术文件发放到各个部门时，部门资料管理员接收资料时，需签字完整，若对资料有疑义时，可以向文件批准人提出意见或建议，但任何部门和个人无权拒收文件；OA同步执行。
4.3.3 复印图、物料BOM的发放（发OA的不需要复印）
a）复印图样及物料BOM必须完整和清晰。
b）技术管理部资料员负责图样复印、复印图、物料BOM的发放，并做好相关发放记录。
c）按规定范围内发放的复印图及物料BOM，应盖发专用章或标志。试制用图盖红色“试制用图”章，小批用图盖红色“小批验证”章，量产用图盖红色“生产用图”章，发放时应办理签收手续。
d）提供供应商的A版复制图由项目部转发，提供供应商的B版复制图由采购中心负责转发，外协图纸收回由采购中心负责。发给供应商的图纸应建立图纸登记表，以确保供应商物料的最新状态。
e）非生产用的复印图、复印稿发放，包括因用户需要、认证等原因对外发放的复制图，由提出部门填写R0202-02“技术文件复制/更换申请单”，经技研中心负责人批准后方可发放，更改时不予调换。
4.3.4 复制图、复印技术文件的管理由使用部门自行管理，但需保证与OA系统最新版本一致，并及时销毁自行复制已更改过的失效作废版本；技术管理部不定期对各技术文件使用部门进行监督抽查，如发现在生产现场有失效作废版本的技术文件，按100元/起对责任部门人员进行考核。
4.4 技术文件的归档及保存期限
4.4.1 项目负责人打印白图或技术文件后签署完整归档，资料管理员接收入库，同时将核对无误后的电子图档交资料管理员，由资料管理员上传至OA系统。
4.4.2 技术文件的归档人员和保管人员应做到：
a) 保证归档技术文件签署齐全、完整；
b) 项目负责人归档时应详细填写表单R0202-03“技术文件归档登记表”并签字。
c) 资料管理员应建立技术文件档案（含电子档案），随时备查；
d) 作废的文件及时从有效文件清单中删除，建立单独的电子版作废文件清单；
e) 作废的技术文件资料由项目负责人及时做出“作废”标识，资料管理员妥善保管；作废电子版文件建立单独的文
件夹存放，文件名称作“作废”标识，长期存放。
f) 技术文件管理人员岗位变动时，应当在岗位变动前办理各种相关文件的回收、交接手续。
g) 技术更改通知单及技术协议应在一周内归档，不能按期归档者，经项目开发总监批准，可延期一周。
4.5 技术文件的借阅
4.5.1 技研中心档案的技术文件，原则上不能拿出档案室使用，只提供给本部门因工作需要的在职技术人员使用。
4.5.2 所借阅的技术文件仅在公司内部使用，一旦发现技术文件外出现象，将严格追查借阅人及其部门领导责任。
4.5.3 技术人员由于工作需要借阅技术文件时，需填写表单R0202-04“技术文件借阅登记表”，原则上只能借一周，超过一周，须办理续借手续，原则上不能超过二周；因公出差、请假或法定节假日，不论到期与否，都须归还，假期过后可继续借用；确因节假日加班需使用的，经本部门领导同意，可在假期内借用。
4.5.4 本公司其它部门因工作需要查阅技术资料者，允许在技术档案室内查阅，不能借出。
4.5.5 技研中心资料室是对外服务的窗口，外单位（包括公司的一切用户）需要查阅公司技术资料者，经技研中心负责人批准，允许在技术档案室查阅技术资料，不允许借出和拷贝等。
4.6 技术文件的更改
4.6.1 技术文件的更改原则
4.6.1.1技术文件的更改不得降低产品质量，也不得违背有关标准的规定。
4.6.1.2更改后的产品技术文件质量达到正确、完整、统一、清晰。
4.6.2 更改方法
4.6.2.1技术文件的更改采用划改，对各部门复制、复印文件可采用更换和划改两种方法。划改时，将需要更改的尺寸、文字、符号、图形等，用细实线划掉，然后填注新的尺寸、文字、符号、图形等，只能用钢笔或签字笔更改。
4.6.2.2划改时在靠近图样或文件更改部位，写上更改标记，用加圈的小写英文字母表示。例如: a b c
更改前：
……，删改示例见图1。
更改前：
更改后： a
图1
6.6.2.3图样标题栏中更改栏的填写
更改栏中更改栏由更改人员负责填写更改标记——填上规定的更改标记，第一次更改填 a , 第二次更改填b ,以此类推。
a) 更改处数——相同标记下的更改处数。
b) 更改文件号——填更改通知单的编号。
c) 更改日期——实施更改的日期。
d) 更改人员签名——签上执行更改的人员姓名。
4.6.2.4 技术标准修改直接在文中修改，但在前言中必须说明修改的内容。
4.6.3 更改程序
4.6.3.1技术文件更改时，各使用部门将更改需求反馈到技研中心，由技研中心收集更改需求信息，并组织评审，填写表单R0232-42“设计更改通知单”，逐项填写。
4.6.3.2按技术责任制规定，更改通知单应经有关部门签字和技术负责人批准后方可进行更改。
4.6.3.3按签署程序办完签署手续的更改通知单更改有关的图样和文件。下列情况的更改可另行处理：
对于样车试制的产品图样及文件和一次性的产品图样及文件，有明显错误而妨碍正常生产时，允许直接在使用图样及文件上更改，由更改人签字，并作好记录，以便整理图样和文件时作为设计调整的依据，必要时通知有关部门。
4.6.3.4因设计更改的底图、底稿归档时，应在原归档登记表“备注栏”上填写更改记录。
4.6.3.5采用换图更改时,更改前的图样应加盖“作废”章和更改日期，注明更改单序号后集中存放。
4.6.3.6图样经多次使用而破损不能再用,或更改的内容较多时，可更换，但不得改变其图号。
4.6.3.7临时技术更改时，在“技术文件更改通知单”标题中标明“临时”字样，对图样及文件不做更改，但在“更改后”栏中需注明时间(临时期限)或适用于产品的批次(台套)。
4.6.3.8技术变更如涉及在制品和制成品的，技研中心需协助有关部门完成在制品和制成品统计工作及处理意见，以尽量杜绝和减少因技术更改造成的呆滞品。
4.6.3.9更改与通用互换的保证
a) 通（借）用件的图样更改，不得破坏通借用性质，否则按重新绘制图样办理。绘制新图样、编新图样代号，并更改相关的图样及文件，而原图样予以保留备查。
b) 更改后的图样及文件如破坏了互换性，亦应绘制新图样，编新图样代号或加尾注号，并更改与其相关的图样及文件。
4.6.3.10资料管理人员应将更改通知单归档登记表，妥善保管，以便事后有据可查。
4.6.4 废图和废稿的处理
4.6.4.1技研中心应定期组织人员对库存底图、底稿、CAD文件和立卷存档的复制图等进行清理与鉴定，对超过保管期限或失去利用价值，又无继续保存意义的底图、底稿和有关的设计文件列出清单，填写表单R0202-05“技术文件报废／销毁申请单”申请报废鉴定，通过鉴定，形成结论意见，包括：作废销毁、延长保管期、转换成缩微品和CAD文件介质保存、原图销毁等。经公司技研中心批准后，方可在帐册上注销。
4.6.4.2凡已批准注销的底图、底稿，应在标题栏处加盖“作废”印章。为备查用应妥善保存（暂规定2年）再行销毁。销毁底图、底稿时，同一代号的副底图、复印图、复印稿等应一并处理。
4.6.4.3重新复制及设计更改后已作废的底图、底稿，在超过规定的保存期限（主要零件及维修零件的底图，应较长时间保存，暂规定保存2年）后，填写销毁申请单并办理审批手续，由本公司技研中心负责人批准后予以销毁。
4.6.4.4所有废复印图、复印稿，必须在标题栏处盖“作废”章后方可作它用或销毁。
4.7 技术文件管理的检查与考核见下表
5 记录表单
——R0212-01 技术文件发放/回收登记表
——R0212-02 技术文件复制/更换申请单
——R0212-03 技术文件归档登记表
——R0212-04 借阅登记表
——R0232-42 设计更改通知单（借用）
——R0212-05 技术文件报废／销毁申请单
——R0212-06 技术文件发放明细表
Q/MMGS G0212-2017
技术文件发放/回收登记表 R0212-1
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技术文件复制/更换申请R0212-02
技术文件归档登记表R0212-03
借阅登记表R0212-04
Q/MMGS G0212-2017
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Q/MMGS G0212-2017 技术文件报废/销毁申请单R0212-05
Q/MMGS G0212-2017
技术文件发放明细表R0212-06
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Q/SDBS G0202-2017