公司工程部档案管理制度

工程部档案管控管理管控规章制度

规章

目录

第一章总则 (2)

第二章档案归档 (3)

第三章档案整理 (4)

第四章档案保管 (4)

第五章档案借阅 (4)

第六章附则 (5)

档案管控管理管控规章制度规章

第一章总则

第一条目的

为加强公司工程部档案管控管理管控工作，有效的保护及利用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本规章制度规章。

第二条释义

本规章制度规章所称档案包括公司对外签订的业主协议合同协议、材料协议合同协议、施工队协议合同协议、经营部中标相关本次项目的招标文件、投标文件、中标通知书、图纸、各个相关本次项目竣工后的建设资料等。

第三条管控管理管控原则

（一）集中统一管控管理管控原则。

（二）维护档案完整与安全原则。

（三）便于利用原则。

第四条适用范围：本规章制度规章适用于公司工程部的档案管控管理管控。

第五条管控管理管控职责

1. 及时做好各个相关本次项目资料文件的整理及归档工作；

2.督促各个相关本次项目部移交相关资料；

3. 定期完成与经营部的档案移交工作；

4 档案管控管理管控体系的建设与完善。

第一条档案归档范围

公司各个相关本次项目具有保存、利用价值的各种形式的文件资料协议合同协议均须归档。

第二条归档规定时间

招投标文件、图纸、中标通知书等文件应在经营机构部门机构接到中标通知后及时进行交接；业主、施工、材料协议合同协议应在协议合同协议签订后即刻归档存档；基本建设类文件应在相关本次项目竣工后1个月内归档；相关本次项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。

其他未特别说明的文件材料，应随时归档。

第三条归档相关要求

（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确。

（三）归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法确认。移交清单一式二份，双方本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法后各执一份。

具体见附件《档案整理细则》。

第四章档案保管

第一条档案保管规定

（一）各类档案均须按规章制度规章向档案管控管理管控相关相关本次项目人移交，集中保管。不得私自留存档案。

（二）具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。

（三）电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。

（四）图纸须平放在专用柜内保存。

（五）密级档案须存放在加锁档案柜中保管。

第五章档案借阅

（一）借阅档案要认真执行档案管控管理管控办法和保密规章制度规章的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人相关相关本次项目。

（二）借阅档案电子扫描件及原件需申请OA相关相关流程，待相关相关流程通过后扫描件由档案管控管理管控员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管控管理管控员填写《档案借出登记表》。

（三）企业企业有关员工可直接查阅属本机构部门机构业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填写《密级档案查借阅审批表》，经档案归档机构部门机构分管相关领导人批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。

（四）档案借阅期限一般不得超过 7个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过 30个工作日。

（五）档案使用者须按照档案密级对档案有关内容保密，并对档案安全、完整相关相关本次项目，不得标记、污损、涂改、转借档案。

（六）档案归还时，经档案管控管理管控员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

（七）企业有关员工调动、离职时，须将所借阅的档案全部归还档案室，方可办理相应手续。

第六章附则

附件：

附件1：档案整理细则

附件2：档案整理相关相关流程

附件3：档案室管控管理管控规定

附件4：档案移交表

附件5：档案借阅登记表

附件6：密级档案查借阅审批表

附件1:档案整理细则

档案按有关内容分为3个一级类目，即：经营管控管理管控类、基本建设类、协议合

同协议类。

（一）全宗内档案分类

一般按“年度—类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按一级类目分类、排列。

（二）不同类别档案的分类

经营管控管理管控类、协议合同协议类按有关内容结合形成规定时间、重要程度进行分类；基本建设类档案按工程相关本次项目分类。

（三）须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类规则的一致性。

附件2:档案整理相关相关流程

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附件3：档案室管控管理管控规定

第一条 档案室实行专人管控管理管控，非管控管理管控相关有关人员未经许可不得入内。如工作确实需要其他相关有关人员进入库房时，必须有档案管控管理管控员陪同并

始终相伴。

第二条

保管档案必须设置坚固适用的专用档案室，配备专业档案保管设备。库房应做到“八防”即：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗，保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三条 档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善的保管。

第四条 档案室建立档案登记、统计规章制度规章，设置登记本、统计薄，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案管控管理管控员应认真完成档案统计表填报任务。

第五条 在整理、搬移、上架和提供利用档案过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁。认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。案卷归还后，及时放回原处。

第六条 档案管控管理管控相关有关人员须每年对库藏档案进行检查核对，掌握档案保管情况，做到帐物相符。对破损和变质的档案，要及时进行修补和复制。

附件4：档案移交表

片区、机构部门机构：

档案移交表

移交人本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法：接收人本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法：

移交日期：机构部门机构相关相关本次项目人本相关本次项目联系相关公司正式正式合约生效方法：

附件5：

档案借阅登记表

附件6：

密级档案查借阅审批表

注：1.借阅绝密资料需经所相关领导人批准 2.使用正式正式合

约生效有(1)查阅； (2)摘抄； (3)外借。