如何用数据库来实现对现实生活中各种纷繁复杂的数据进行管理已经成为时代发展的必然趋势

如何用数据库来实现对现实生活中各种纷繁复杂的数据进行管理已经成为时代发展的必然趋势，尤其是在目前网络时代飞速发展的今天。笔者利用业余时间研究了微软公司开发的数据库管理软件Access2003，微软Access2003作为数据库软件它具有良好的开发性。它是集成在微软公司的Microsoft office系列的软件包中同Word、Excel一样是Microsoft主导软件，由于微软公司在软件开发，尤其是在操作系统软件开发中所具有的巨大优势，微软的Access2003数据库软件一经推出，就受到了广大用户的青睐与好评，具体地说，该软件用户界面友好，操作简单，功能强大，而且由于微软的产品拥有众多的用户群，所以该公司编制的软件具有非常广泛的适用性。

充分发挥统计系统在计算机网络与应用方面的领先优势，提高操作人员的计算机应用水平，帮助用户赶上迅速发展的计算机发展潮流，要想使统计系统的计算机应用水平始终处于计算机事业发展的最前沿，这就要求统计系统的广大从事计算机工作的编程人员就要不断创新，开发出简单易用适合本部门应用的软件，微软开发的数据库管理软件Access2003，功能是非常强大的，是非常适合我们统计部门使用的。

一、操作简单，容易掌握

目前我们经常使用的Word、Excel等微软应用软件，操作是比较简单易学的，微软Access2003也是一样由于微软office系列组件中大部分操作系统都具有模块化功能，Access2003也不例外，使用Access2003联系人、客户管理、产品订单等模板可以快速地创建数据库，并可以根据自己的实际需要作适当的调整就可以设计出适合自己需要的Access2003数据库。

如果数据量很大，需要创建多个数据库或为了获得更好的安全性，可以应用其功能强大的宏功能，并可以随时随地的将Access2003数据库升级到SQL数据库或（PHP、IAP、MD 等），对于一些了解SQL的人员，还可以使用Access2003数据库的项目向导在SQL Server上创建SQL服务器数据库，这样就可以使用Access2003软件作为SQL Server的开发和应用客户端，并能利用其与Frontpage2000的有机结合创建动态的数据库网页，用户可以在客户端随时随地的查询和上报数据，你可能非常希望与别人分享你的数据，你可以将数据库文件放到服务器上供人拷贝或查询，Access2003提供了将数据库文件制作成WEB页面的功能，它能使你更加方便地发布数据，其它人也可以通过互联网十分方便的访问你的数据库。利用Frontpage2000的良好编辑功能和数据集成性及方便快捷的模板向导创建表单和ASP网页，充分实现Internet的数据采集、查询和在线发布数据，以便实现在线数据透视功能；Access2003数据库软件你可以用三种不同的格式发布自己的WEB页数据：静态HTML文件形式、动态的IDC╱HTX文件形式及ASP文件形式。可见Access2003具有良好的交流界面，

为我们节省了大量的时间，极大地提高了工作效率，充分发挥了Access2003在互联网上的优势，并且Access2003数据库软件具有很强的扩展性，当数据量增大时能及时地升迁到更高的数据库中如（IDC等），并可以根据实际需要对数据进行修改、排序等操作。

二、可在Microsoft office之间传递报表

尽管我们可以利用Access2003做大量的工作，而且Access2003作为数据库开发软件无凝是最好的，但是，有时需要我们把在Access2003数据库中查询的结果应用到不同的程序中，也就是说应用不同的程序可能会把工作干的更好、更符合我们的需要，使我们的工作更加轻松和愉快。微软的工程师们早就为我们考虑了这方面的问题，因此他们给Access2003提供了直接向其它程序发送信息的能力。都是哪些程序哪？当然是其它Microsoft系列程序，这样一来使Access2003具有了很强的兼容性，可以从Access2003向外发送的物质叫“office”链接，其位置在“工具”菜单上的“office”链接命令，“office”链接命令子菜单有二个非常重要的选项：

从Access2003向Word发送

ord是我们经常使用的办公软件，在“office”链接中你可以看到按照MS Word发送按钮，这个按钮不管你目前在处理什么样的文件，都会把它格式化为一个Word文档，当你单击这个按钮时，报表中的各个元素都格式化为一个新的Word文档，并用制表符将列隔开，而事实上Access2003甚至会自动地将这个文档打开在Word窗口内，当然这样做的前提是假设你已经拥有了自己的Word程序，也就是说你的计算机中装有“office”的全部或部分应用程序如：Word、Excel、Outlook等等，但是最关键的是你的计算机中要有足够的空间，可以同时运行这些程序。

从Access2003向Excel发送

Excel对我们从事统计工作的人来说是再熟悉不过了，它那方便易用的表单格式，是我们制作统计报表的首选，从“office”链接中你可以选择按照“Excel分析”抽取你的报表或者你在Access2003中处理的无论是其它什么样的文件，创建一个数据表格，然后将数据格式化为Excel表格，这个报表的每一行，都放在Excel自己的行上，在Access2003报表中构成列的哪些信息变成Excel工作表格上的不同的列。接着你的系统将运行Excel，并将你最新

创建的表式显示在屏幕上，然后你可以使用任何Excel工具来分析解释，十分方便灵活地使用你的数据，并可以根据需要打出你满意的统计报表资料。

Access2003还具有根据多张表创建报表的功能，有时我们需要将多张报表组合成一张报表，这在SARP2000、FOXPRO、VF等软件中是很难办到的，而在Access2003中我们就可以很方便地增加行或列，不像FOXPRO、VF那样需要修改数据库。

Access2003的文件存储和打印功能，同Word、Excel操作一样也是十分方便的。

三、具有整块操作功能

在Access2003中你可以根据需要整行整列或多行多列地复制或删除相关数据，相关指标的行或列的移动也是十分方便快捷的，它支持冻结窗格在保留标题行或列可见的情况下滚动数据，它还支持单元格内编辑及可调整行与列，这就大大地提高了我们的工作效率，节省了宝贵的时间从事其它工作。

而我们统计系统内部目前使用的SARP2000、FOXPRO、VF等软件都不具备块操作的功能，运行不稳定，兼容性也比较差，没有网上查询和上报的功能等。用FOXPRO、VF编写的基本单位年报名录库适应不了各专业应用的SARP2000年报或定期报表的单位字典库的属性指标，SARP2000的数据存盘、数据显示操作比较繁锁，多表处理功能不强，打印功能不完善有待进一步改善。

四、具有数据录入有效性规则

在我们日常统计工作中，数据录入是一个十分重要的环节，录入的数据准确与否直接关系到我们统计的数字质量，如何控制好数字质量，严把数据录入的质量关，一直是我们统计系统亟待解决的问题，而正是Access2003数据库软件帮助我们解决了这个难题。

Access2003的一个十分强有力的武器就是有效性原则，有了有效性这个武器，Access2003就确实要测试我们输入的每一笔数据，确保输入的数据就是我们希望存放在表中的数据，如果输入的数据有误，那么Access2003的有效性就会显示出一个出错的提示信息，并让你核实一下这个数据是否正确，再重新输入一次这个数据项，直到你输入的数据符合规则；有效性规则对数字、货币、日期字段的作用最大它可以杜绝人为的再生性差错。

由此可以看出Access2003的统计工作中可以发挥出它巨大的潜能，具有非常好的应用前景，它所具有的优势是SARP2000、FOXPRO、VF等软件所不具备的，是无法与之相比的，统计部门应尽早地适应信息时代发展的需要，推广和使用Access2003，掌握与使用Access2003是统计事业发展的需要，Access2003数据库软件发展很快，目前最新板本已经是Access XP，所以统计部门应尽早地在统计系统中推广和使用Access2003。