跟单员的日常工作准则

跟单日常工作准则

所谓跟单员：是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品或服务运作流向的专职人员，是企业内各部门之间及客户之间相互联系的中间枢纽，就好比人体内的运动神经一样，随时调度协调各器官之间的配合，以完成所下达的动作指令，一个优秀的跟单员必须具备全面的生产进度控制能力，要求具有严谨的思维、周密的计划，要求做到“一切尽在掌握之中”！所有工作均以最终结果为向导，一最终结果作为工作的目标并对最终结果负责。

一、目的：为明确跟单员工作职责和权限，并与其它部门得到有效的沟通。

二、适用范围：跟单员，销售内勤

三、定义：

1、跟单：从业务的起始一直到业务的结束。一般都是到财务做账结束、客户完成收货的整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据：各种证据、单据、报表等对业务流程进行重复模拟。

2、跟单员：跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作面对出货交期负责的人多时跟单员。

四、日常工作细则：

1、生产跟单：对部门领导下达的生产清单（订单）进行生产安排。对进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。

1.1 根据部门领导下达的生产清单（订单）内的要求，及时与原材料仓库、采购部、生产部等相关部门进行订单确定。

1.2 与原材料仓库确认配件库存情况，确认订单要求配件是否库存充足，同时对短缺的配件予以记录并通知采购部进行采购。

1.3 与采购部确认订单所需配件的采购进度和准确到货情况，同事对所购产品在到货后进行初步检验以确认是否符合订单要求。

1.4 与生产部确认具体生产期和跟踪生产进度，保证按时按量完成交付。

1.5 将以上确认的结果及时反馈部门领导处。

2、确认发货：

2.1 发货前工作：根据订单要求，在订单标明的发货期限之前确认生产情况，通常情况在发货前两个工作日，即应该和客户确认具体发货时间、发货方式、收货地址等信息，对于合同要求在发货前付清全部货款的应以并告知客户按时付款并确认到款情况。

2.2 发货：在确认客户货款全部到账后即按时进行发货，发货前应填写详细的发货通知单和发货清单，发货通知单上要求注明收货单位、收货地址、收货人姓名、联系电话、发货方式、货物名称、规格型号、适量等信息，发货清单上应填写货物名称、规格型号、数量及总件数等信息，填写完整后交由部门签字并将清单附联送到原材料仓库，由仓库按单包装发货；在发货单存根联上另注明货物的单价、总价以及到款时间和到款账户等信息以备日后查询核对。

2.3 货期延误处理：在跟单过程中，如因配件采购、生产延误等原因导致不能按期完成交货的，须在第一时间将具体情况上报部门，同事要求相应的采购、生产等部门负责人讲明原因并重新计算交期，同时立即向客户作出详尽解释并确认新交期，在同客户沟通后应将客户沟通过程中明确的信息（如从新确认的交期等）反馈给部门主管，并重新进行跟进。

3、确认、催收货款：

3.1 根据客户订单情况，对于订单写明款到发货的，应及时与财务部确认客户货款到账情况，货款如未按时到账的需及时与客户沟通，催收货款；货款到账后应予以明细记录（包括到账时间、金额、索道账户等）

3.2 如正式生产（发货）之前，财务部无法查询货款到账情况，应要求客户将汇款底单传真过来，以客户传真汇款底单为凭据，先行安排生产（发货），随后在第一时间内再与财务确认具体到账情况；如客户不能提供汇款底单，则暂缓生产（发货）。

3.3特殊情况按部门领导或总经理批示

4、到货确认，根据选择运输货物方式及距离的不同，在货物发出去后一定时间（快递2-3天，物流3-7天）内及时联系客户，确认获取到货情况（包括是否已经收货、收货数量、货品是否完好）

4.1如超出预期时间客户还未收到货品的，应及时联系货物承运商，问明延误原因并确认具体到货时间，然后将具体情况告知客户，以获得客户理解；

4.2如客户收到的货物数量与实发数量不符或有损坏，应问明客户在提货时的货物包装情况（如是否完好或破损）并与承运单位确认相应情况，如判定为物流原因造成的货品缺失或破损，则与偶求承运单位承担对缺失或损坏货品的赔偿责任，同事告知客户原因并及时补偿客户缺失或损坏的相应货物。

4.3为避免货物在运输过程中出现所怀或缺失而导致索赔困难的情况发生，在客户收货前，一定要告知客户：在签收前先查看货物的外包装是否完整、件数是否一致等，如发现货物包装皮损、污染、变形及数量不符等情况应立即与我们联系，在未沟通前不应签收货物，否则因草率签收导致的赔偿责任将于客户自行承担。

5、每天需整理记录当天的订单进度和完成情况，整理出订单的进度和完成情况表，并交至部门领导审核。

6、每日按时做好出库、入库记录，并于月底进行一次全面库存盘点；

7、分类客户资料，建立客户数据库

8、收集本部所有来往快递运单，以备货物发运查询和运费之用

9、学习并熟练掌握公司产品，提高自身的技术服务能力，加强业务知识、技能学习和锻炼，认真参加公司相关的每一项活动与会议

10、负责日常办公室内电话、传真收发及领导交付的其他事宜。