XX集团岗位说明书编写规范

XX集团岗位说明书编写规范

一、基本资料部分

1.岗位名称：岗位名称会体现两方面的信息：

◆岗位层次

◆主要工作职能

例如：人力资源部部长，表示隶属人力资源部、岗位为部长；人力资源部绩效专员，表示隶属人力资源部、主要负责绩效管理方面的工作。

2.岗位编号：岗位编号应严格按照规范的要求填写，并由人力资源部（项目组）统一修改并解释。一般而言，岗位编号采用三级编号制，XX-YY-ZZZ，依据如下规则进行编制：

◆XX：二位大写字母，共有四种代码，分别为：集团公司，“JT”；铝轮事业部，“LL”；锯片事业

部，“JP”；机器事业部，“JQ”。

◆YY：二位大写字母，表示该岗位所属的部门，如人力资源部为RZ，供应部为GY等。

◆ZZZ：三位数字，表示该岗位说明书在该部门的编写序号，可参照岗位级别的高低进行排序。

例如：人力资源部部长的岗位编号为JT-RZ-001

3.岗位类别：此处空出不填，由人力资源部（项目组）对岗位体系梳理后统一填写。

4.所属部门：所属部门按照XX集团已公布的组织结构设置的规定进行填写。事业部副总所属部门为该事业部；部门负责人（部长）及以下岗位为对应的部门。

5.下属人数：下属人数即为岗位所属的直接下属和间接下属的人数的总和。直接下属人数是指该岗位直接指挥或者向该岗位进行直接汇报的岗位的任职者人数；间接下属是指该岗位直接下属的直接下属或间接下属的任职者人数的总和。需要注意的是，这里的下属人数是指具体的任职者的数量而不是岗位的数量。

6.修订版次：由人力资源部（项目组）统一填写。本次岗位说明书编写审批通过后的版本建议统一设定为V01.00-2007；岗位说明书版本编号规则按照如下原则进行设置：

VXX.XX-XXXX

◆V：表示version，即版本号的英文缩写；

◆XX.XX：表示版本编号，小数点前二位表示版本修订有较大变动，如XX集团组织结构进行较大

程度的调整，对所有岗位的岗位说明书统一进行修订时；小数点后两位表示版本修订发生较小变动，如仅对个别岗位的岗位说明书进行修订时的版本修改时，数字的自然数顺序编写。

◆－XXXX：表示版本修订时的年份。

7.编制者签名和编制日期：即岗位说明书编制者的签名和签名时的时间。

8.审核者签名和审核日期：即审核人的签名和审核时的时间，审核者为该岗位的直接上级。

9.审批者签名和审批日期：即审批人的签名和审批时的时间，审批者为集团人力资源部部长。

二、岗位体系部分

10.直接上级：是指本岗位直接进行汇报并受其日常领导的岗位。例如，人力资源部绩效专员的直接上级为人力资源部部长。

11.直接下属：是指该岗位直接指挥或者向该岗位进行直接汇报的岗位。需要强调的是，除了直接下属岗位的名称外，还需要填写直接下属岗位的任职人数。例如，人力资源部部长直接下属有培训招聘专员和绩效专员两个岗位，培训招聘专员和绩效专员各有1人，填写规范为：

◆培训招聘专员，1人

◆绩效专员，1人

间接下属：填写人数。

三、工作概要部分

12.工作概要：工作概要是岗位工作的概括性描述，要求简明扼要，说清楚岗位存在的目的。规范的工作概要编制要求遵循如下三段式描述：

“为了……结果（目标）”＋“在……的指导（约束）下”＋“做……工作”

◆例如，

◆要求用1－2句话概括性描述，简单扼要。是为了说明该岗位在整个组织中的地位和作用，以及

岗位存在的理由和目标。

◆切忌对工作内容事无巨细地简单罗列。所作的描述太空洞，与其他岗位相比没有显著区别，看不

出是什么岗位。

四、工作职责部分

13.工作职责：工作职责是岗位说明书中最重要的内容之一，它描述的是岗位主要的工作内容，对于指导任职者的工作有着非常重要的意义。工作职责描述的通用模式是：

“表达权限和参与方式的动词”＋“需要完成的工作或动词指向对象”＋“职责目标（可选择）”

◆例如，组织XX集团人力资源规划管理工作，建立完整的集团公司人力资源管理体系。

◆同时，工作职责部分的填写应该按照先重要、后次要的原则逐项分析。

◆另外，工作职责部分中时间权重应该根据每项工作职责所占用的时间多少分配权重，各项权重的

总和是100％。单项工作的权重数值本身没有意义，两项或多项权重数值的对比表示了不同的职责之间重要性程度的对比。

◆职责描述一般不超过10条。

◆职责描述根据《工作职责动词表》要求采用专门的动词，力求表达精确

◆需要特别强调的是，工作职责描述的是该岗位必须执行的工作要点，而不是当前或未来需要完成

的一项阶段性任务或目标。例如：“依据公司年度营销规划，完成公司年度销售目标”是一项职责，而“完成公司2005年度3000万的销售任务”则是一项具体的任务或者目标。

五、工作沟通部分

14.内部沟通：内部沟通关系中说明该岗位工作上需要接触的XX集团内部的单位或部门。内部沟通关系需要规范填写三部分的内容，沟通对象、沟通程度以及沟通频率，一般而言，该岗位与上级以及下属岗位的沟通或日常汇报不列入内部沟通中：

◆沟通对象：该岗位工作上需要接触的内部单位或部门名称，例如人力资源部，需要注意的是名称

统一、规范

◆沟通程度：是指该岗位工作上与内部单位或部门进行工作沟通时需要的程度上的要求，一般可以

把沟通程度分为三个层次：

①. 普通：是指沟通仅需要基本礼仪和交换信息

②. 重要：是指沟通有费力的性质，需要影响他人并与人合作（如谈判、面谈销售和采购决定等）

③. 极重要：是指对整个组织极重要的谈判和决定

◆沟通频率：是指该岗位针对同一沟通对象的每日/每周/每月的沟通次数，一般可以把沟通频率分

为三个层次：

①. 偶尔：一月几次

②. 经常：有规律但非每天

③. 持续：每天

15.外部沟通：外部沟通关系中说明该岗位工作上需要接触的XX集团外部的单位或机构，例如税务所等，需要强调的是需要将外部沟通对象的全称规范、统一的表述出来。同内部沟通一样，外部沟通需要规范填写三部分的内容，沟通对象、沟通程度以及沟通频率，其填写规范同内部沟通要求相同。

六、任职资格部分

16.任职资格：任职资格填写的是能够胜任该岗位工作的合格要求，作为该岗位进行人力资源招聘和配置的的标准和依据。需要特别注意的是，任职资格的标准要求并非任职者个人的履历，因此应如实进行填写而不是对个人情况的简单描述。

17.教育背景：教育背景是岗位任职资格的重要方面之一，主要是从学历、专业、培训等方面进行要求。

◆学历：初中及以下、高中（含高中、技校、中专等）、大专（含大专、高职）、本科、硕士及以上。

学历应该根据岗位的性质确定最符合的要求并如实填写，而不是一味追求高学历。

◆专业：是指该岗位工作要求的对口或相关专业。

◆培训：是指该岗位工作要求的、必须具备的专业或特殊技能性的培训。

18.工作经验：工作经验是最常见的岗位任职资格要求之一，一般而言是从以下三个方面的标准要求进行衡量：

◆总体工作经验：是对整体工作经验的要求，主要是以工作年限这个指标来衡量。年限确定的标准

是正常情况下任职者从参加工作开始到能够胜任目前工作岗位所需要的时间。

◆相关工作经验：是对与该岗位相关的工作经验的要求，这种相关从工作性质、工作内容、岗位层

级、所任职企业性质和规模等几个方面予以确定。

◆管理工作经验：是指针对中、高层管理岗位而言，相关或类似管理岗位工作经验的要求。

◆需要特别说明的是，相关工作经验、管理工作经验需要清晰具体的说明其内容和时间，例如：工

作经验10年，人力资源及相关管理工作经验5年，管理经验5年；6年以上本行业或相关行业大型国企（或外企或民企）从事产品销售的工作经历，有2年以上担任销售部经理的工作经验；4年以上从事外企人力资源管理的工作经历，有2年以上招聘工作的经验；8年以上从事企业人力资源管理的工作经历，有3年以上在外资企业从事薪酬管理的工作经验。

19.专业知识和技能

◆专业知识：专业知识是对任职者在与所担任的岗位相关的专业领域内的知识积累的要求。专业知

识是从胜任本岗位工作应必备的基本知识、外语水平（语种/4级、6级/听、读、写、说能力的具体要求）、计算机水平能力等方面来分析，并说明应具备专业技术资格证书（如：熟练掌握会计电算化财务系统，具有中级会计师资格）等。

◆专业技能：专业技能是对任职者为顺利履行该岗位职责而需要的各类技能的要求，如文字处理、

工具应用、会计核算、图纸绘制等技能。

①.专业技能应从胜任岗位工作所需要的知识、能力以及综合素质来分析，这些内容不是短期的

培训就能提高的，而是个人的能力、教育背景和经验所决定的。

②.在分析时，注意不应根据岗位的目前任职者水平进行判断，应根据岗位职责和其工作活动的

要求选择最基本的技能要求。

20.能力和素质：

◆能力的要求：如学习能力、创新能力、协调能力、沟通能力、分析判断能力、问题解决能力、适

应能力、培养指导下属能力、计划能力、组织能力、控制能力、执行能力等。其规范的写法是“程度”＋“能力”，例如：具有较强的组织能力。程度一般可以分为一般、较强、极强三个层次。

◆素质的要求：如心理承受力、忠诚、团队合作精神、全局意识、人际敏感性、责任心、原则性、

成就动机、主动性、自制力、自信心、服务意识、灵活性、认真细致等。其规范的写法是“程度”

＋“素质”，例如：有极强的责任感，认真细致。程度一般可以分为一般、较强、极强三个层次。

21.其他要求：是指对于该岗位的其他方面的任职资格要求，例如职称、个性特征、需要掌握的政策法规、规章制度等等。

◆需要掌握的政策法规。描写等级：了解、掌握、熟悉、精通，如：薪酬管理人员应该要求熟悉国

家级地方有关劳动法规及政策。

◆需要掌握的工作规章，如：技术规程、工作手册、业务流程、企业有关规章制度等。

22.工作时间：工作时间通过标志该岗位工作时间的长短，间接决定该岗位工作的辛苦程度。主要包括正常工作时间、平均加班时间、平均出差时间以及班制形式等四个方面的内容。

23.工作环境：工作环境主要用来描述该岗位所处的工作环境的艰苦程度。一般分为以下几种情况：

◆场地环境描述该岗位工作的主要位置的情况，例如高空作业的岗位、脏乱环境等就与其他工作环

境有显著的差异，按照岗位环境的艰苦程度分为普通、一般、艰苦等三个级别；

◆噪音环境主要描述工作中可能遭受的噪音侵害的情况，按照岗位环境的艰苦程度分为普通、一般、

艰苦等三个级别；

◆高温环境主要用来区别需要在高温环境中工作的岗位，按照岗位环境的艰苦程度分为普通、一般、

艰苦等三个级别；

◆尘毒环境主要用来描述工作环境中粉尘危害的程度，按照岗位环境的艰苦程度分为普通、一般、

艰苦等三个级别。

24.风险性描述：政策风险和工伤的风险，分为普通、一般、高。

◆工作所需设备工具：主要用来描述该岗位工作中需要接触的各种设备工具。