办公室会议管理办法

会议管理办法

为使公司的会议管理规范化，提高会议组织工作质量，特制定本办法。

一、会议分类

公司会议为定期会议和不定期会议两个种类。

（一）定期会议包括

1、总经理办公会议

2、部门（分公司）工作会议

3、公司总结工作会议

（二）不定期会议包括

1、工作研讨会

2、决策审议会议

3、工作汇报会

4、鉴定、评定、论证会

5、新闻发布会

6、座谈与交流会

7、现场工作会

二、会议管理

（一）公司办公室是公司会议组织工作归口管理部门。

（二）会议召开实行备案登记制度，所有会议均须在办公室进行

登记。

（三）公司定期会议及以公司名义召集的不定期会议，由办公室负责会务组织工作。

（四）由主管部门主持召开或召集的不定期会议，由主管部门负责会务组织工作，办公室协助。

（五）加强会议开支预算审核人，减少不合理费用，力行节约。

（六）会议资料由会议主办单位负责整理、立卷、存档。

三、会务准备要求

会议主办单位应根据会议的主题、性质、规模等情况，切实做好会务筹备与组织工作。

（一）会议名称：根据会议性质需要，确定是否使用并悬挂会标或宣传提示。

（二）会议事项：会议的主要议题与要求。

（三）会议时间：会期及是否住宿。

（四）会议地点：明确标明并告之与会人员行车路线，确定是否需要工作人员在相关地点接站（车）。

（五）会议议程：明确会议进程的时间安排。

（六）会议日程：做好会议报到、签到、会议、就餐、娱乐等日程安排。

（七）参与人员：应明确是否有重要嘉宾出席，如有出席，在接待工作上有无特殊要求，如是否准备单独休息室或接待间。

（八）会议主持人：明确会议主持人并确认会议主持议程。

（九）会议现场：

1、确认参会人员的桌牌是否准备。

2、确认会议音响是否完好，效果是否达到会议需求，对主持人及重点发言对象须确保其发言。

3、确认会议场灯光是否要求。

4、确认会议记录资料如笔、纸、录音机等是否准备到位。

5、确认饮水、水果是否需要并准备完毕。

（十）会议通知：根据会议要求，拟订会议通知，并提前张贴或发送。出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并作出相应安排。

（十一）会议资料：应确认会议是否发放会议资料，是否须参会人准备相应资料，如确认须提前作好相应安排。