文档结构图与目录生成

文档结构图与目录生成

该文介绍了文档结构图和自动生成目录的详细应用，可用于MS Word 各版本和 WPS 最新版什么是文档结构图?

文档结构图是 WPS 文字中十分有用的一个功能，它可以通过边栏以层级的形式对文档中的分级文字进行排列，方便用户浏览、查看、定位需要的部分。

文档结构图有什么用?

当您在使用 WPS 编辑文档时，可能会遇到多层级的文章，比如第一章、第二章，而每一章中又分为若干节，为了快速地找出并转到您所需要的某一位置，您会选择什么方式来操作呢？一页一页的向下翻动？还是通过某个关键字搜索那部分内容？若是几页可能还比较轻松，但有时您可能会碰到几百页，甚至上千万也的文档，这时上面的方法肯定不是明智之举。

如何使用文档结构图?

在编辑文档的时候，文档结构图默认是关闭的，您可以通过点击 WPS 文字菜单栏上的“视图（V）”｜“文档结构图（M）”来显示。

有没有方便的，像复制Ctrl+C 那样的快捷键?

当然，您可以使用快捷键来操作——Alt+V+M，如果您有需要，甚至可以把某个全局快捷键设置到文档结构图上来，具体方法可以参见教程区相应教程，这里不再赘述。

图1 图1 中显示的文档结构图，可以选择在“靠左（E）”显示或“靠右（R）”显示，默认为隐藏（V）。

图 2 单击“靠左”后，WPS 会根据当前文档现有的“大纲级别”设置文档结构图，并显示在左边，如图2 所示。如果文档中没有任何的大纲级别设置，打开文档结构图后即是空白的。

可以看到，通过浏览文档结构图，我们能够轻松地获知整篇文档的整体结构，而无需一页页的翻看，便于准确定位所需要的内容。因此，文档结构图在我们日常处理文档过程中有着重要的功能。

文档结构图的基本功能根据大纲级别，可以通过下方的“显示级别”来选择需要显示的标题级别，如图3，我们可以通过选择所需要显示的大纲级别来浏览对应的标题，甚至是内容提要。这个功能在文章排版时，非常有用。

图 3 在文档结构图中的任意一个标题上，您都可以通过单击的方式来选中这个标题，WPS 会将当前显示页面转到您所点击的标题在文档中的相应位置。

您也可以通过点击每个带有和标志的树形层级标志来打开、收回该层级的所有标题。

图4 图5 如何对一篇没有层级的文档加入结构?

当您在使用WPS 编辑文档时，根据需要，可能会分出若干段落，而这些段落之间又有着许多的上下级关系，比如第一级为章，分为第一章、第二章、第三章等等，每一章又分若干节，每一节又分若干目，这个的文档结构不但可以让作者在编写时方便构思、排版、布局，也利于看文档的人把握整体。

在任意文本上选中并单击鼠标右键，选择“段落”，在“缩进和间距”选项卡下的“大纲级别”，其中有正文文本和1 级至9 级的选项。其中，1 级级别最高，9 级最低。对选中文本所设置的级别，将会影响到之后文档结构图的显示和其他利用大纲级别的功能。一般来说，设置级别是按照从高到低的顺序，比如最高级是章，就是1 级，接着是节，作为2 级，以下的目为3 级，正文就默认选择为正文文本。

图6 能不能设置成不连续的级别?

当然可以。比如您可以把章设置为1 级（设置直接为2 级或更低），节设为5 级，以此类推。因此，级别可以是不连续。

但是，这样的设置是有隐患的。当您的文档内容多时，可能级别会不止5 级、6 级，如果跳跃式的设置级别，一旦新插入的某一级文字比本应是上段文字的子内容时，可能会导致文档结构的错乱，所以我们建议您按照标准的方式，按顺序编排级别，以免出错。

有没有其他简便的设置方式?

如果您对于复杂的设置有所厌烦，可以试试一下简便的方法：

连续段落的格式继承如果当前一段文字设置为某个级别了，这时想在下一行时自动带有本行的级别格式，只要通过回车换行的方式，WPS 会自动套用上一行的格式，包括其大纲级别。

利用这个功能，您可以方便、快速的设置多个同级别标题，之后再根据需要，移动到相应的部分即可。

格式刷方法格式刷可以根据选中文本的格式复制到需要的文本上。首先选中需要引用的格式的文本，之后单击工具栏上的格式刷工具，把需要刷格式的目标文本选中，松开鼠标后目标文本的格式就和之前引用文本的格式完全一致了。

图7 大纲级别的应用——生成目录单击“插入”｜“引用”｜“目录”，按照需要进行设置后，单击确定就会按照您所设置的大纲级别，自动生成目录了。