会展项目时间管理方法及案例分析完整稿

会展项目时间管理方法及案例分析

摘要

会展业是以现代城市中以展览公司和展览场地为核心，以举办各种形式的会议，展览，奖励旅游和节庆活动为内容，通过大量的硬件基础设施建设和软性配套服务的投入，吸引与会者，参展商，贸易商和广大市民前来经贸洽谈，文化或旅游的一个综合性产业，其刺激并带动相关联产业的发展。会展业既是一个创造供给的产业，同时又是一个创造需求的产业，会展业带动了信息和知识的交流和沟通，同时也大大促进该区域的通信，物流，运输，旅游，酒店餐饮，商业服务和其他行业，创造大量就业机会，有着一个显著的“乘数效应”，成为城市经济发展的助推器之一。北京是中国主要的展览中心， 2006 年正式实施会展业战略发展，北京发起的一个旅游和展览业的发展计划，提出在北京加快会展业的发展，确定总体目标就是打造北京成为中国的政治，文化，科学的首位城市，集国际贸易和经济，社会环境，科技和文化，专业品牌展览展示为一体的亚洲主要城市，将会展业打造为北京现代服务业的支柱产业。

从我国目前的研究而言，会展业是一个新兴服务行业。现代化的展览作为一个跨区域之间的联系，城市展示的窗口，在区域经济发展的经济增长中起到发展“引擎”和重要的作用。但是随着越来越多的会展公司已经意识到，对市场变化和竞争形势作出快速反应、对客户需求作出迅速反馈，已成为展会获取竞争优势的重要手段。现代会展业的竞争已越来越成为基于时间要素的市场竞争。时间已经和成本、规模与品质一样，成为影响展会成功运营的基本要素。

国外一些较为成熟的会展业发展，相关的理论研究出现较早，但也更深入。他们的研究，一般有专业研究机构和行业协会两个主体。专业研究一般侧重于理论研究工作，为展览业收集数据与信息。行业协会，例如IAEM（国际展览管理美国协会），德国AUMA（德国展览委员会）等，不仅进行国内展览业市场研究项目的设计，同时也与进行市场调研和理论研究的研究机构或大学合作，提供会展认证服务和培训会展专业人员。国内由于现代会展行业在中国起步较晚，所以展览业研究刚刚开始。国内展览业研究始于在1990 年中国农业展览协会组织编写的《展览学概论》。近年来，随着中国的经济和文化的快速发展和国内的展览活动的交流日益频繁。2000 年以来，相关的实践总结和理论研究也逐渐增多，展

览理论研究也取得了很大进展。

关键词：会展；时间管理；案例分析

Abstract

Convention and Exhibition Industry in the modern city is an exhibition company and exhibition space at the core，holding all kinds of conferences，exhibitions，festivals and travel incentives to the content，using a large number of hardware infrastructure and soft companion service to attract participants， exhibitors， dealers and the general public to come and Trade Fair，cultural or tourist of a comprehensive industry，its stimulating and associated lead the development of the industry. Exhibition Industry as both a creation of the industrial supply， while at the same time is a creation of the industry， and demand will be driven by the industry at the exchange of information and knowledge and communication， at the same time the region will also greatly facilitate the communication， logistics， transport，tourism， the hotel food and beverage， commercial services and other industries，to create a lot of employment opportunities，with a significant "multiplier effect" in the city， and economic development of the booster. Beijing is China's major Exhibition Center，2006 exhibition will be officially implemented the strategy development，Beijing launched a tourism and development of the Convention and Exhibition Industry in Beijing plans and to make up the development of the Industry Exhibition will be to determine the overall goal is to build Beijing became China's political， cultural， scientific， and set the first city international trade and economic， and social environment，science and technology， and culture， and professional brand exhibition in the major Asian cities， will be built at the Beijing modern services for the industry.

From our current study， the convention and exhibition industry is an emerging service industries. The modern exhibition as a cross-links between the region and the city show window， development "engine" and the important role played in the economic growth of the regional economic development. However, with the growing number of exhibition companies have realized， to respond quickly to changes in the market and competitive situation， the customer needs to make a quick feedback has become an important means of exhibition to obtain a competitive advantage. Competition in the modern convention and exhibition industry has increasingly become the competition in the market based on the time factor. The time and cost, scale and quality, will to become the successful operation of the basic elements of the impact the show.

Overseas somewhat maturer can unfold industry the development, the correlation theories research appears early， but is also more thorough. Their research，has the specialized development facility and the profession association two main bodies generally. The specialized research stresses generally on the fundamental research work， for display industry collection data and information. The profession association，for example IAEM (international display manages American Association)，German AUMA (German Display Committee) and so on， not only carries on the domestic display industry marketing research project the design，simultaneously also with carries on the market investigation and study and the fundamental research development facility or the university cooperation， provides can unfold the authentication to serve and to train can unfold the specialist. Because the home the modern age can unfold the profession to start late in China, therefore the display industry research just started. The domestic display industry research began in 1990 Chinese Agriculture Display Association organizes to compile "Display Study Introduction". In recent years， was day by day frequent along with China's

economy and the cultural fast development and the domestic display exchange. Since 2000, the correlation practice summary and the fundamental research gradually have also increased, the display fundamental research has also made the very big progress.

Keywords: Exhibition; time management; case analysis

第1章绪论

1.1背景介绍

项目管理是第二次世界大战后期发展起来的重大新管理技术之一，是指运用各种方法、工具以及相关技能，为满足或超越项目有关各方对项目的期望及要求，所开展的各种领导、控制、计划以及组织等方面的活动。在现代市场经济中，项目已经成为组织经营活动的一种典型形式，其应用已从最初的建筑施工延展到科学研究、商业贸易、文化教育以及军事等各个领域。一个成功的项目能托起一个企业。因此，项目管理工作在全球得到了广泛重视。

会展业是以现代城市中以展览公司和展览场地为核心，以举办各种形式的会议，展览，奖励旅游和节庆活动为内容，通过大量的硬件基础设施建设和软性配套服务的投入，吸引与会者，参展商，贸易商和广大市民前来经贸洽谈，文化或旅游的一个综合性产业，其刺激并带动相关联产业的发展。会展业既是一个创造供给的产业，同时又是一个创造需求的产业，会展业带动了信息和知识的交流和沟通，同时也大大促进该区域的通信，物流，运输，旅游，酒店餐饮，商业服务和其他行业，创造大量就业机会，有着一个显著的“乘数效应”，成为城市经济发展的助推器之一，会展业以回忆和展览为中心展开各项工作。在这一过程中如果以项目管理的理念贯穿始终，能更好地实现时间、范围、成本和质量得有效成果，是会展组织者能最大限度地实现会展的目的。会展的总体方案是一个会展项目的纲领，能为整个会展项目指明方向，确立架构，它既是项目程度的总结，也是指导会展项目开始的基础，在会展项目中起着非常关键的作用，而会展作为一种涉及到多个行业的综合性大型活动，不论会展活动的哪个环节在时间安排上出现混乱，都会使会展整体组织的筹划进度受到很大影响。

从我国目前的研究而言，会展业是一个新兴服务行业。现代化的展览作为一个跨区域之间的联系，城市展示的窗口，在区域经济发展的经济增长中起到发展“引擎”和重要的作用。但是随着越来越多的会展公司已经意识到，对市场变化和竞争形势作出快速反应、对客户需求作出迅速反馈，已成为展会获取竞争优势的重要手段。现代会展业的竞争已越来越成为基于时间要素的市场竞争。时间已经和成本、规模与品质一样，成为影响展会成功运营的基本要素。所以，必须对会展进行有效的时间管理和动态控制，从而使我国的会展行业健康向上发展。

本文主要通过研究会展招展的时间管理、会展招商的时间管理、会展宣传推

广的时间管理、会展服务的时间管理以及会展布展和撤展的时间管理，从而找出能够更加高效完成会展（主要是会议项目）项目的方法。

1.2相关理论知识体系这部分内容可以在第二章写。这部分应写“国内外研究现状”

1.2.1会展理论研究的基本框架

国外一些较为成熟的会展业发展，相关的理论研究出现较早，但也更深入。他们的研究，一般有专业研究机构和行业协会两个主体。专业研究一般侧重于理论研究工作，为展览业收集数据与信息。行业协会，例如IAEM（国际展览管理美国协会），德国AUMA（德国展览委员会）等，不仅进行国内展览业市场研究项目的设计，同时也与进行市场调研和理论研究的研究机构或大学合作，提供会展认证服务和培训会展专业人员。国内由于现代会展行业在中国起步较晚，所以展览业研究刚刚开始。国内展览业研究始于在1990 年中国农业展览协会组织编写的《展览学概论》。近年来，随着中国的经济和文化的快速发展和国内的展览活动的交流日益频繁。2000 年以来，相关的实践总结和理论研究也逐渐增多，展览理论研究也取得了很大进展。有关会展的理论研究，其研究的对象无疑是中国会展经济活动中的各种现象和各个主体。

本人认为，在会展理论研究的主要范畴里，似可分成三个不同的研究领域。第二个研究领域是应用理论的研究。所谓应用理论或者称之务实理论的研究，主要是指将有关经营、管理等方面的成熟理论在会展活动中具体应用。譬如：市场营销、项目管理、客户关系、物流运输、信息系统、品牌发展、用户服务、企业战略等。这方面已经出版的书籍有：马勇、王春雷教授主编的《会展管理的理论、方法与案例》和刘大可主编的《21 世纪全国高等院校会展管理系列统编教材》一套共11 册等。此外，在中国展览馆协会与北京大学联合举办的“中国会展经济高级研讨班”上（已办三期），也进行过相关的讲授。此外，王晓鸣博士对于会展系统工程的理论也有比较深入的研究。

1.2.2会展活动系统的理论分析

从我国目前的研究而言，会展业是一个新兴服务行业。现代化的展览作为一个跨区域之间的联系，城市展示的窗口，在区域经济发展的经济增长中起到发展“引擎”和重要的作用。但是随着越来越多的会展公司已经意识到，对市场变化

和竞争形势作出快速反应、对客户需求作出迅速反馈，已成为展会获取竞争优势的重要手段。现代会展业的竞争已越来越成为基于时间要素的市场竞争。时间已经和成本、规模与品质一样，成为影响展会成功运营的基本要素。总的来说，会展活动系统的理论有以下几点内容：

第一，从宏观总体上观察，可以认为中国会展业还是处于一个“逐步清晰”、“逐步稳定”、“逐步理性”、“逐步有序”的状态。亦即其总体目标、发展战略、宏观分析、政策取向等“大事”还都在逐步明确和逐步落实的过程中。第二，从政治体制上观察，可以认为中国会展活动中的种种政府行为和党政领导人的具体参与，反映出其政治性、功利性的深层原因。对于这种现象和由此产生的相关影响，必须从政治体制上予以分析和解决。第三，从经济发展上观察，可以认为中国会展业无疑是新兴产业，但必须防止“升虚火”、“吹泡沫”、“造声势”。因为任何没有实体经济基础的服务经济必然是“无源之水”。第四，从利益格局上观察，可以认为目前各利益主体之间尚缺乏良性的互动的关系。由于总体上的规划设计没有制订出来，就无法求得整体利益最大化的最优解。实际上，最优解的模式应该是“合理调整利益格局，逐步走向规范有序”。第五，从系统结构上观察，可以认为在包括有关层面或称子系统的整个系统中，系统性和协调性还不够良好、高效。甚至可以说其内在的有序性、主次性都存在一定的问题。因此，该系统表现为其功效性还比较差。其发展的方向应当是，以追求系统效能最大化为目标，进行系统的优化设计，使其整体性、层次性、相关性和功效性都得到适当的调整，进而使整个系统处于良性的运行发展中。在以上分析的基础上，我们完全有理由相信，只要今后在和谐社会的指导思想指引下，按照社会系统工程的思路，不断促进会展经济和谐发展，中国的会展产业一定能够取得新的、更大的进步与发展。第二个是，关于对项目管理和展会评估的研究这一子系统的研究对象主要是展会项目。其研究的分层次可以包括：首先，国际展览会的评价标准、组织程序、质量控制、经营要点、技术诀窍等。其次，项目管理方面的理论和技巧。其六，关于对展会形式发展趋势的研究。据对现实情况的初步了解，关于对第一个分层次的研究，现在已有石尚平在《中外会展》杂志上连续发表的《如何成功组织国际展览会》的文章。林宁的《展览知识与实务》也对此有所介绍。关于对第二个分层次的研究，马勇、王春雷教授主编的《会展管理的理论、方法与案例》

一书中对此有专门章节讲述。关于对第六个分层次的研究，现有张振西的《主题会展初探》和梁文关于参加香港国际展盟（UFI）后的介绍文章和2006 年1 月第二届中国会展经济论坛上的一些演讲等。在以上四个分层次的课题中，除了关于“会展企业的国际化战略”的这一部分内容外，在马勇、王春雷教授主编的《会展管理的理论、方法与案例》一书中都有所涉及。此外，2005 年内若干中外合资会展企业的成立也为我们提供了良好的案例。

1.3论文组织架构及方法

1.3.1论文组织架构

论文主要分成五大部分：

第一部分是绪论，主要介绍了论文的研究背景、相关理论知识体系以及组织框架与主要研究方法。

第二部分主要从会展的项目特征、会展项目的管理知识领域对会展做了简单介绍，并阐述了会展项目管理现状及时间管理研究现状。

第三部分主要介绍了会展项目时间管理方案，在阐述了时间管理基本概念的基础上介绍了会展项目时间管理的特点。

第四部分主要结合具体案例进行会展项目案例分析，介绍了研讨会概况并对其进行进度管理优化。

第五部分是结论与展望部分，主要对全文通篇进行简单的总结诶，并对文章中的不足与今后研究的发展方向进行展望。

1.3.2论文研究方法

论文在研究过程中运用的研究方法主要有：

（1）文献研究法。通过对现有研究文献资料的阅读、整理，并通过对相关研究资料的分析得出研究结论的方法。

（2）案例研究法。在论文研究中，选择北京计算科学研究中心召开会议情况作为研究对象，进行了针对性的研究。

（3）分析研究法。运用该方法，分析北京计算科学研究中心召开会议情况及问题。

要看看北航学位论文写作规范，对每章的主要内容有详细要求。

第2章会展时间管理综述

2.1 会展简介

会展业是现代都市以完善的基础设施和健全的都市服务体系为支撑，通过举办各种不公形式的会议或者展览活动，吸引大批与会、参展人员及一般游客前来进行经贸洽谈、文化交流或者旅游观光，一次带动城市相关产业发展的一项综合性经济产业。会展项目作为一种新兴的项目形式，具有自身的项目特色，与其他项目存在着明显的差异。会展项目管理是一个综合性的业务过程，策划和计划阶段、执行阶段和收尾结束阶段，内容覆盖项目策划、启动、规划、实施、和收尾等管理过程。概括而言，会展项目管理即有明显的项目管理特点: 第一，顾客导向性。即会展项目是以提供令客户满意的服务为目标的。会展业属于第三产业，也是有着自身特点的服务业。从服务业的本质出发，要求会展的从业人员围绕人来工作，以人的需求为导向，最终实现顾客的满意。因此从目标上看，会展企业引进项目管理的运作方式可以企业最大限度地实现会展目的，服务号参展商及观众。第二，项目连带性。实施一个会展项目往往会涉及服务、交通、通讯、建筑、装饰等诸多部门，能直接或者间接地带动一系列相关产业的发展。因此以城市为依托的会展项目的开展，往往关联性地连带整个城市的治理与建设，提高城市的综合竞争力。第三，客户广泛性。即会展项目以客户群体而非个体为对象。会展项目的服务对象是以参展商和观展商为主的客户群，会展此项目的构思与启动要以充分调研两个客户需求市场为基础。一个成功的会展项目往往把会议、展览、和文化、旅游等活动有机结合起来，一方面吸引大量的参展商参展，丰富展会内容，另一方面也增强观众的吸引力，扩大参展规模。第四，效益整合性。会展项目的投资收益是整合的。这种整合性体现在：以使会展项目在取得经济效益的同时，也取得了巨大的社会效益；另一方面，项目的连带性也决定了项目收益由多方构成，具有整合性的特点，是高收益、高利润的项目。

2.1.1会展的项目特征

会展活动是指在一定的地点和一定的日期和期限里，通过展示达到产品、服务、信息交流的一种活动形式。它包括各种类型的会议、展览（包括交易会、博览会）、体育赛事、节庆等。因此，会展项目就是以各种会展活动为管理对象的新型项目的形式。从不同的角度出发，可以把会展项目分成不同的类型，不同类

型的会展项目又有不同的特征。

（1）按性质分类

按会展项目性质来分类，可以分为贸易类会展项目和消费类会展项目贸易类会展项目是为产业及制造业、商业等行业举办的展览活动，展出这和参展者主题都是商人，参展商可以使行业内的制造商、贸易商、批发商、经销商、代理商等等相关单位，参观者主要是经过筛选邀请来的采购商，一般的观众被排除在外。展览的最终目的为交易。消费类会展项目是为社会大众举办的展览活动，这类会展项目多具有地方性质，展出内容以消费品为主，通过大众媒介比如电视、电台、报刊、网络等吸引观众。观众主要是消费者，一般来说，消费者需要购买门票入场，这类项目非常重视观众的数量。区分展览项目是贸易性质还是消费性质，主要标准是观众的组成，即观众是贸易商还是一般消费者，而不是以展品，即工业品或消费品来反映。

（2）按内容分类

按会展项目内容来分类们可以分为综合类会展项目和专业类会展项目。综合展览是指包括全行业或数个行业的展览会，也被称作横向性展览会，比如重工业、轻工业展；专业展览指展示某以行业甚至某一项产品的展览会，比如钟表展。会展活动也包括会议，会议洽谈型会展项目主要是指以重要城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛活动等，如APEC会议、亚洲博鳌论坛等。这类会展项目具有以下特征。

第一，重复性强。会议洽谈型项目一般是定期举办的会展项目，重复性强，尤其是一些大型的国际会议，每年定期举行，但每届的举办地一般安排在不同的洲、不同的国家、不同的城市，在同一城市举办的可能性较小。

第二，服务全面。会议和展览不同，服务范围更加全面。一次大型的会议，从音响、通讯、信息系统、场地布置到会间服务都要全面到位。比如餐饮服务，一般的展览型项目要求比较简单，只提供基本餐饮，而会议洽谈型项目通常要提供包括早餐、午餐、晚餐等全方位服务，开会期间一般还有差点服务。

第三，参与人数少。会议洽谈型项目与前几种展览项目不同，与会人员一定的人数限制。一般的展览会都有上十万的人流量，而会议型项目有上千人就算很大规模了。同时，高规格的回忆对与会人员有较高的专业与其他条件要求。

2.1.2会展项目的管理知识领域

一般认为，项目是项目管理的核心概念。从最广义的角度来讲，项目是一个需要在特定时间完成的具体而又明确的任务，项目是作为系统地被管理对象的单次任务，是单次性活动的一种组织管理模式。美国项目管理协会将项目定义为“为创造独特的产品或服务而进行的一种临时性工作”。根据项目的特性可以给其下这样一个定义：项目是一项为了创造某种唯一性的产品或服务的时限性工作。所谓时限性是指每一个项目都要有明确的开端和明确的结束；所谓唯一，是指该项产品或服务与同类产品或服务相比，它是为了创造某种唯一的产品或者服务的时限性工作，该项产品或者服务必须与同类相比具有明显的差异性和独特性。

项目管理是指项目管理者为了实现其目标，按照客观规律的要求，运用系统工程的观点、理论和方法，对执行中项目的发展周期的各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，已取得良好效益的各项活动的总称。项目管理的含义主要包括以下五个方面:

第一，管理的主体。管理的主体是指项目管理者，即投资者或者经营者（项目业主）对项目发展周期全过程的管理。第二，管理的客体。项目发展过程中的全部工作。第三，管理的目标。在时间、成本和质量的要求下实现项目预期目标。第四，管理的职能。经典管理学中的计划、组织、控制、沟通与激励的职能在项目运转过程中的应用将会有效保证项目目标的实现。第五，管理的要求。管理过程中，我们需要在下面这些相互间有冲突的要求中寻求平衡：范围、时间、成本和质量；有不同需求和期望的项目设计人员；明确表示出来的要求（需求）和未明确表达的要求（期望）。

项目管理的要素主要包含以下四方面：第一，范围。也被称为工作范围，指为了实现项目目标必须完成的所有工作。一般是通过定义交付物和交付物标准来定义工作范围的。工作范围根据项目目标分解得到，它指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”。或者说“完成哪些工作项目就可以结束了”。后一点非常重要，如果没有工作范围的定义，项目就可能永远做不完。要严格控制工作范围的变化，一旦失控就出现“吃力不讨好”的尴尬局面：一方面做了许多与实现目标无关的额外的工作，另一方面也会因为额外工作影响了原定工作的实现，造成

商业和信誉的双重损失。第二，时间。项目时间用进度计划来描述，进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间，也规定了每个活动的具体开始和完成的时间。项目中的活动根据工作范围确定，在确定活动的开始和结束的时间时还要考虑它们之间的依赖性。第三，成本。成本是指完成项目所需要的所有款项，包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本以预算为基础，项目结束时的最终成本应控制在预算范围以内。特别值得注意的是，在会展项目中场租成本和营销成本占到很大比列，而工作量又难以估计，因而制定成本预算难度很大。第四，质量。质量是指项目满足明确或者英汉需求的程度。一般通过定义工作范围中的交付物来明确定义，这些标准包括各种特性及这些特性需要满足的要求，因此交付物在项目管理过程中有着重要的作用。另外，有时还可能对项目的过程有明确的要求，比如规定过程中应该遵循的规范和标准，并提供这些工程得以有效执行的证据。在展览项目中，会展量主要体现在展商，观众质量以及双方的互动情况。

对一个项目来说，最理想的情况就是多快好省。多指工作范围大，快指时间短，好指质量高，省指成本低。但是这四者之间是相互联系、相互依赖的，提高其中的一个指标会降低另一个指标，实际上这种理想的情况很难达到。这里指的是狭义的质量，如项目及项目成果的技术指标和性能指标等；为了区别于广义质量得概念，下文采用品质这一术语。在一定范围内，品质就、成本、进度三者是相互制约的：当进度要求不变时，品质要求越高，则成本越高；当成本不变时，品质要求越高，则进度越慢；当品质标准不变时，进度过快或者过慢都会导致成本的增加。通过管理谋求多快好省的有机统一和均衡。时间、质量、成本这三个要素简称TQC。一个项目的工作范围和TQC确定了，项目的目标就确定了。如果项目在TQC的约束内完成了工作范围内的工作，就可以说项目取得了成功。

2.2会展项目管理现状

目前项目管理方法主要应用在建筑工程行业，而会展领域涉及相对较少，但是会展行业有着特殊的时间周期性和典型的项目特征，时间管理在会展项目管理的实施中就显得尤其重要。在这一过程中如果通过科学有效的时间管理，能够提高会展的运作效率，降低项目风险和项目成本，取得有效的会展成果，无论从经济效益还是社会效应都有着极大的促进作用。

从最初的建筑施工延展到科学研究、商业贸易、文化教育以及军事等各个领域，项目已经成为组织经营活动的一种典型形式，而项目管理方法已渗透并应用到各行各业。随着项目的复杂度和规模的扩大，项目管理方法也在人们的工作生活中发挥着越来越重要的作用。通过科学的项目管理方法，使项目的启动，计划，执行等各个环节得到了有效的管理和控制，很大程度上促进了项目的运作成功率，提高了项目运行效果。

项目时间管理，是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程包括具体活动的界定，活动的排序，时间估计，进度安排以及时间控制等工作。项目时间管理又包括六大过程：活动定义、活动排序、活动资源估算、活动持续、时间估算、制定进度表、进度控制。

2.2.1会展项目管理中的时间管理

会展项目的时间管理是指办展机构对会展的各项筹备和组织工作在时间上进行通盘考虑，对会展的招展、招商、宣传推广、布展、撤展以及展会服务等各个环节在时间及工作进度上进行统筹安排，使各项工作在时间安排和进度上彼此协调，符合会展整体筹备和组织工作的需要，在时间上保证会展最终如期举行。会展项目时间管理的重点，是对项目各阶段的主要工作内容、工作程序、及其衔接关系编制计划，在实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施。

会展项目的时间管理一般分为三个基本步骤:第一，目标选择。就是确定在某段时间内计划要达到的目标，各目标最晚必须在什么时候达到，这些目标构成了办展机构在这段时间内的行动指南。第二，行动排序。就是按照计划目标，对在这段时间内将要采取的各种行动进行合理排序，分清主次，计划好哪些需要优先执行。第三，动态控制。就是对各行动的具体执行过程进行优化控制，尽量合理规划业务流程，使各执行过程流畅。

2.2.2时间管理中存在的问题

目前，由于中国展览业发展太快，展览市场广大，国内各行业公司的参展热情也随之提高。然而，新的竞争环境下，由于中小微型展览公司创业起点不高，数量上也过多，导致旧的“路径依赖”难以挣脱，加上缺乏优秀的项目经理，高素质管理人才短缺，给会展项目的时间管理中带来不少的问题：

2.2.3会展项目的阶段

会展项目的时间管理，按其主要阶段分析有如下的的基本内容：

第一，会展招展的时间管理。招展是展会策划和筹备的核心工作，能否在预定的时间里顺利完成招展任务是展会能否成功举办的关键，如果招展不成功，展会势必难以顺利地如期举行。然而，展会招展不是一蹴而就的，它是要经过多次反复、多次邀请才能完成的工作。主办者必须对招展工作在时间上进行合理安排，并在时间上对展会招展进度进行有效监督和控制，合理把握展会招展工作的启动时间、加大招展力度的时间和应该调整招展策略的时间，保证在展会预定的开幕时间之前圆满完成展会的招展任务。由于市场情况的不断变化，客户信息的不断更新，展会的招展工作一般很难像当初计划的那样顺利，因此，办展机构应该按目标参展商招展效果和展位划出数量对招展进行全程监控。招展方要将有关目标参展商的名单一一列出，将每次与各目标参展商的联系及对方的信息反馈情况记录在案；并绘制“展位分布平面图”，将已经被参展商租用的展位用不同的颜色标出，标明租用该展位参展商的名称。同时掌握目标参展商参展和展位划出情况，与招展进度计划对比，分析招展任务完成的情况，指定进一步的招展策略，以控制招展的时间。

第二，会展招商的时间管理。招商工作的成效直接关系到展会的整体展出效果，也关系到参展商参展的实现价值。招商工作的主要任务是吸引观众，并使展会开幕后有足够数量的目标观众到会参观。使目标观众能如期到会参观。面对数量庞大而且具有很大不确定性的专业观众，展会的招商很难像对招展那样进行控制。展会应根据实际情况选择合适的监控办法。以国际展会为例，由于国外观众对于参观异国展会有很多情况不熟悉，在很多方面需要展会的帮助，他们往往会提前进行参观申请登记，所以对于国外招商就可以按观众申请登记情况进行监控。而国内观众一般不习惯预先进行参观登记申请，所以展会还是应按照事先根据市场分析情况和已掌握的目标观众数据信息而制定的招商进度计划来对国内招展进行有效的监控。当然也可以将这两种方法结合起来使用。

第三，会展宣传推广的时间管理。会展宣传推广的三大主要任务是促进展会招展、促进展会招商和建立展会良好的品牌形象。因此，展会宣传推广工作不仅

在内容上要与展会招展、招商以及品牌建设相适应，还要在时间安排上与它们相协调。宣传推广工作是一项计划性和时间性都很强的工作，专业媒体推广、大众媒体推广、展会现场推广、公共关系推广等多种推广方式不仅要在口径上协调，还要在时间先后上有统一的规划。而且展会的宣传推广是一个长期的工作，它从展会的筹备期开始要一直延续到展会结束，不同阶段有各自的工作重点，如在筹展的启动阶段、宣传造势阶段、重点招展阶段、重点招商阶段、开幕筹备阶段、展会正式开幕阶段等，都要明确每一阶段宣传推广的重点。

第四，会展服务的时间管理。给客户提供高质量的服务是现代会展业取得竞争优势的重要手段之一。让客户久等是现代会展服务的大忌。所谓高质量的会展服务，即给客户提供及时、快速、高效和规范的服务。会展服务时间管理，就是要在时间上合理安排展会的展前、展中和展后各个环节的全过程服务，并在时间上对他们进行有效管理。值得注意的是，很多办展机构对展中的时间性理解深刻，但却忽视了展前、展后服务在时间性方面的要求。从而影响了客户对会展项目的整体评价效果。

第五，会展布展和撤展的时间管理。布展和撤展时间的长短直接关系到展会租用展览场地时间的长短，而这又关系到展会举办成本的高低。如果展会布展和撤展在时间上安排合理，那不仅可以大大缩减展会成本支出，还可以使展会的布展和撤展工作安排的井然有序，使参展商满意的同时也使展会满意。布展和撤展的时间管理可以从以下几个方面入手：

首先，为方便参展商进行布展准备和撤展规划，展会要将展会布展、撤展的确切起止时间准确地通知参展商和其展位承建商。还要尽快通知各参展商需要提交审查的展位搭建设计材料和应提交的时间，以备展会及有关安全和消防部门的审查。展会可以在《参展商手册》或布展（撤展）通知中注明，或用专函通知，还可以在展会现场以广播的形式对参展商加以提醒。

其次，让参展商理解布展和撤展时间的不可变更性，使他们在时间上科学规划自己的布撤展工作。很多展馆的展期安排都很紧，很难进行临时的调整，所以展会的布展时间一旦确定下来，一般就不再调整，对于布展的截止时间更是如此。

再次，加强布展和撤展的现场管理。如果展会现场秩序混乱，各参展商互相影响，他们的布、撤展工作进程必将受影响，整体进度必将被拖延。所以，展会

有必要维持良好的现场秩序，对现场进行有效的管理。

2.3时间管理研究现状

项目时间管理是为了确保项目最终的按时完成的一系列管理过程包括具体活动的界定，活动的排序，时间估计，进度安排以及时间控制等工作。项目时间管理又包括六大过程：活动定义、活动排序、活动资源估算、活动持续、时间估算、制定进度表、进度控制。通过合理地安排项目时间是项目管理中一项关键内容，它的目的是保证按时完成项目、合理分配资源、发挥最大工作效率。会展设计项目时间的管理的卞要工作是首先会展设计项目的任务和活动进行顺序组织和安排，然后对每项设计活动的合理完成的工期时间进行利一学估算和制定会展设计项目完整的进度计划，包括整个会展项目从策划、设计、制作、布展、展出、撤展的时间进度力一案，并且还需制定对设计项目完成的进度的有效监控计划等力一而的内容。从设计项目开始时，首先要有明确会展设计项目的目标、确定会展设计工作的任务范围，了解的设计任务书的要求，将会展设计项目的工作如策划创意、效果图制作、施工图绘制、平而设计、数码信息设计等等工作进行分解。然后根据经验和项目实际的情况制定可行的项目时间计划，安排会展项目设计进度表，进了于合理的时间管理。最后还必须进行有效的进度控制，跟踪会展设计项目的执行情况，及时做出反应。

2.4存在问题和改良方法

设计项目在时间上的延误是时间管理中的主要问题。这对设计品质影响较大，引起这一问题的主要因素有以下几点：设计、开发人员不足；对设计项目完成期没有足够的估计；由于技术上的不确定因素，造成返工等原因；设计者的设计能力不足，引起设计工程延误；第五，设计项目开始的前期工作不充分，导致设计的反复；由于临时插入其他新的业务引起管理上的混乱，比如外协给别的设计公司的业务之类的关联业务延误；关键设计人员中的人才流失，员工积极性不高。

2.5总结研究现状以及解决方法

第一，事先做好前期的准备工作，明确设计单位自身技术的优势和薄弱环节。充分了解和认识参展商会展设计项目的特点和性质，明确其设计难度和目标要

求，事先做到心中有数，及早防范。必须重视调研和策划工作，充分收集各力一而的信息和资料，制定详细的设计任务书。

第二，制定合理的项目时间进度控制计划，使设计能够在预定的时间内完成。根据设计单位实际情况和设计项目组的人员组织结构来安排完成项目的各项工作，制订一个合理确切的设计程序及设计计划表;重视对设计难点和重点问题的管理。重点难点的问题解决了，相应解决其他力一而的问题就比较顺利;将项目组人员与职责进行合理分配;及时了解设计计划推进的实际情况，对出现的一些问题及时做出对策;预留缓冲的时间，以防万一时间拖延。特别是对于木单位不能完成的外协设计工作，必须抓紧跟踪，确保按时保质的完成任务。

第二，制定对时间管理的监督计划，做好监督工作。会展项目时间紧张，任务繁琐，项目的执行过程中不会是一帆风顺，对项目的时间进度进行有效的监控是非常必要的。项目管理者应该安排专人监督项目的进度完成工作，对于发生的问题及时作出调整和应对。

第四，做好激励工作，充分发挥和调动设计者的积极性。在时间管理中，必须充分发挥和调动设计者的积极性以提高设计的效率。设计者看重归属感、被尊重和自我价值的实现。个人有了归属感刁-愿意为这个组织献计献策，被尊重才愿意表达自己的真实想法，而一旦设计者的创意被采纳则是对设计者最高的奖赏。会展设计项目的项目管理者要具备激励型的领导风格，通过激励成员完成项目工作。项目管理者应该充分考虑到这个特定的人群的需要，并因人而异地设计一些引导这种需求的激励力一式，从而使个人价值的实现与组织价值的实现统一起来，只有这种需要得到了满足，才能做好项目时间管理工作。激励因素是指诱使一个人做出成绩的任何事情或事物，可以是物质层而的，也可以是精神层而的，如高工资、舒适的工作环境、有声望的头衔，还可以是诱导某些需要的环境，并且管理人员的领导行为、组织的制度等都能对激励产生影响。

第四，通过一系列的力一法来达到加快设计进程。在设计项目开始前尽量解决在设计过程中将出现的一些关键技术问题。比如事先做好各种图块、模型库、设计大样图、设计资料库等等，加快设计制图的进度，加快整个设计项目的进程。设计管理者在明确设计项目的目标、技术要求之后对设计工作的安排要事先进行统筹计划，对可以平行同时做的工作可同时进行，这样可以节约时间，加快设计

项目的进展;集中力量攻克技术上难关;某一阶段工作即将完成前，就预先通知下阶段的参与人员，通过早期预告和早期参与以便尽早工作交接。比如在创意设计阶段就可以让绘图工作人员参与进来，以便绘图人员能尽量理解设计思路，加快完成图纸的制作工作。

第3章会展项目时间管理方案

3.1时间管理概述

“项目时间管理的主要任务就是合理地分配项目资源并保证项目进度能够按时完成”。会展项目由于其项目所具有的独特性及时间的重要性，它对时间的管理更为严格、细致。会展项目的时间管理，是指“办展机构对会展的各项筹备和组织工作在时间上进行通盘考虑，对会展的招展、招商、宣传推广、布展、撤展，以及展会服务等各个环节在时间及工作进度上进行统筹安排，使各项工作在时间安排和进度上彼此协调，符合会展整体筹备和组织工作的需要，在时间上保证会展最终如期举行”。

对参展企业而言，会展项目的时间管理范围更小，仅指会展活动的准备、宣传推广、布展以及展会服务、撤展等各个环节进行统筹安排，估算活动所需资源，制定进度计划及策略，从而保证项目按时完成的各项管理活动。参展企业会展项目时间管理的重点，是对会展各阶段的主要工作、工作程序及其衔接关系编制计划，在实际进度与计划进度出现偏差时进行纠正，并控制整个计划的实施。

3.2会展项目时间管理步骤

首先需要界定和确认会展项目中各项活动及活动内容。会展项目中的各项活动，是工期估算、编制进度计划以及后面各项工作的基础。其次要对该项目活动的具体内容进行排序。识别会展项目各项活动并记录整个活动间逻辑关系的过程，一般可采用箭线图法、网络模板等。再次需要估算工期(活动持续时间)。估计会展各项活动所需要的持续时间，在估算中也要考虑风险因素的影响。然后拟定项目进度计划。明确该项目活动的开始日期、结束日期，并依据项目重要事项确定相应的里程碑。最后控制项目具体进度。对项目的进展情况进行监督管控，及时发现问题并纠正，会展项目时间管理步骤如下所示：

（1）活动分解与界定

项目活动分解与界定是指通过对项目工作分解结构的进一步分解和细化，识别和界定为实现项目目标所必须开展的各种项目具体活动，并定义那些为生成项目产出物及其各组成部分而必须完成的具体任务或必须开展的具体活动。活动定义过程必须是项目时间管理的第一个过程。

（2）对项目活动进行排序

项目活动排序是指识别项目活动清单中各项活动的相互关联与依赖关系，并

据此对项目各项活动的先后顺序的安排和确定工作。在对项目活动进行排序这一工作中，非常重要的是明确项目各项活动间内在的逻辑关系，找出最为关键的活动并将其确立为该项目的里程碑。对项目活动进行排序需要了解项目活动清单及其支持细节、项目产出物描述、项目活动之间的必然依存关系、项目活动之间的人为依存关系、项目活动的外部依存关系以及项目的里程碑事件。

编排和描述项目活动顺序关系的方法和工具主要有顺序图法及箭线图法：

图2 用顺序图法绘制的项目网络图

图3 用箭线图法绘制的项目网络图

（3）活动工期估算

项目活动工期估算是根据WBS中定义的项目活动和项目活动清单来估计完成这些项目活动所需的工期。工期通常以小时或天表示，但大型项目也可能用周或者月作为表示工期的单位。根据项目资源分配情况、人员的能力因素以及活动的难易程度，可以对每个活动进行工期估算。一般说来，工期估算可采取专家判断、类比估算、参数估算、三点估算等几种方式。其中，三点估算在这几种工期估算方式中是较为科学准确的，它将时间分为最乐观时间、最悲观时间、最可能时间，并采用公式计算出具体活动持续时间。

（4）活动进度计划

为了确保会展项目按规定时间顺利完成，较为重要的部分是制定项目进度计划表。由于项目进展受内外因素影响较多，项目进度变化较大，所以，据项目进展情况不断修订项目进度计划表是不断重复的过程。其中最为关键的是明确某个活动开始及结束的时间。在开发进度表的过程中我们使用关键路径法，关键路径