普通发票操作详细说明

第一章系统简介

1.1概况

1.1.1 原理

纳税人可以直接使用本软件开发票、打印发票，填写完毕后将发票信息生成电子数据，通过互联网络（网上申报）将发票信息上传到税务机关，税务机关接

收数据并进行审核。“普通发票管理系统（客户端）”是申报多元化的重要手段，

具有传统手工申报所不具有的优越性——效率高、成本低、时间省、无纸化。1.2应用前准备

1.2.1环境要求

1.2.1.1 硬件要求

●一台可以支持上网的电脑

●用户的计算机上支持安装操作系统：

Windows 98/me/2000/Windows XP

1.2.1.2 网络要求

可以通过电话拨号、DDN 专线、ADSL等各种方式登录到网上申报受理平台。

1.2.2 操作人员要求

报税企业可在页面上直接填写发票数据，操作人员只需了解以下操作：

●熟悉Windows操作环境的基本操作。

●熟练运用鼠标、键盘、打印机等设备。

第二章系统安装

2.1 安装流程

●双击该软件安装程序。

●第一步，弹出一个欢迎窗口（如下图）。

●根据窗口中的提示选择按“取消”按钮或“下一步>”按钮，按“取消”按钮将

退出安装，一直按“下一步>”按钮完成安装。

●安装完成，将弹出安装完成窗口（如下）。

●按“完成”按钮，整个安装过程即全部完成。

第三章使用说明

注意：

●在运行本软件时会同时运行一个名称为“PTFP”的数据库。如下图

，请不要关闭！！，否则将不能正常使用本软件！

3.1登录

●以超级用户身份登录。

●在用户名代码中输入“1”，在用户密码中输入“000000”即可进入本普通发

票管理系统如图3.1.1

图3.1.1

3.2 主窗口

●（如图3.2.1）最上面的一排是菜单栏，包括：选择发票类型、抵扣清单、申报数据、

作废发票、数据备份、数据查询、数据补录、打印设置、初始化设置、系统表维护和退出这几栏。详细内容将在后面的小节中介绍

图3.2.1

3.3 初始化设置

●在菜单栏上点击“初始化设置”

3.3.1、初始化企业信息

●选择“初始化企业信息”。

●点击列表框下面的“新增”按钮，在列表框中添加纳税人信息，每项必填，在完

成填写后点击“保存”按钮将信息保存。如图3.3.1.2

图3.3.1.2

3.3.2初始化一本发票本

●a、选择“初始化发票本”按钮。

●b、从“发票种类”下拉框中选取所要录入的发票种类。在“发票代码”、“起始发

票号”、“末尾发票号”这几栏中添入所要初始化的发票本的信息。想要修改录入日期可以选中想要修改的部分，然后点击边上的小箭头即可。如图3.3.1.2

图3.3.2.2

c、点击“确定”，这时在边上的数据列表框中就会显示刚才所录入的发票本的信

息。这样一本发票本就录入完成了。如3.3.2.2

图3.3.2.3

3.3.3 用户/密码设置

选择“用户信息修改”,显示窗口如图3.3.3。

图

3.3.3

3.3.3.1 修改超级用户密码

在图3.3.3 中，依次输入“旧密码”、“新密码”、“确认密码”后，点击“确认”按钮即可。如图3.3.3.1.1

3.3.3.2用户管理

在图3.3.3 中，点击“超级用户选项”，窗口显示如图3.3.3.2.1

图3.3.3.2.1

●添加操作人员。点击“添加操作员”按钮，输入操作人员信息后，点击保存按钮

即可。如图3.3.3.2.2

图3.3.3.2.2

●修改操作人员信息。在图3.3.3 中，选中某操作人员，点击“修改信息”，修改操

作人员姓名、密码，点击“确定”按钮保存。

●删除用户。在图3.3.3 中，选中某操作人员，点击“删除用户”。

打印设置

●点击主菜单上的“打印设置”，在下拉菜单中选择所需设置的发票界面。发票界面中数

据仅仅是为了测试用。不同的打印机可能会有不同的打印初始位置。

●通过调横向、纵向坐标测试打印效果。

●点击“设置”按钮保存设置

●点击“打印”按钮看测试效果

图3.7.1

3.3.4 开票

●在初始化了发票本信息和纳税人的基本信息后就可以正式开票了。点击主窗口上

的“选择发票类型”这项就会发现下面已经多了一个分项，这里显示的就是刚才

所添加的发票本的类型，点击分项就可以正式进入开票了。

在填完所有必须的信息后点击“保存/打印”按钮，这时会跳出一个对话框“是否打印”，选择“是”就可以完成开票。同时此张发票的信息也同时保存到数据库中，

以备以后的查询和生成上传文件。如图3.3.4.1

图3.3.4.1

3.4数据库查询

当我们在使用软件一定时间后可能会想查询以前的数据，这个就需要用到数据查询。

点击主菜单上的数据管理这项，进入数据管理的窗口，此窗口由4大块组成。

3.4.1数据查询

●选择“数据查询”页，在这个版块中可以进行数据的查询，

●设定查询条件和条件的内容，

●按“查询”按钮我们就可以按自己的设定得到相应的数据。（如图3.4.1.1）

查看明细

●在列表框中选中该记录，然后再点击“查看明细”就可以查看此条记录的详细信

息了。（如图3.4.1.2）

打印发票和作废发票

●同样只要先在数据列表框中选取一条数据，然后再点击相应的按钮就可以进行操

作了。

图3.4.1.1

图3.4.1.2

3.4.2、数据上传

●在主菜单中点击“数据上传”就可以进入此窗口。在发票所属月份中选定好所需上传

的年月。

●选择生成数据报文的方式

●然后点击“显示所属时期发票”就可以查看到所属月份的总发票数。

●最后再点击“生成上传文件按钮”就可以生成所需的上传文件。在进行网上申报税务

业务时，只需要将此生成的文件上传，就可以完成所属月份的税务申报。如图3.4.2.1

图3.4.2.1

●注：如所属期中无作废发票或红字发票则无需生成验旧文件。要保存到软盘中则点击

“保存到软盘”按钮。

3.4.3、数据导入/导出

导出步骤

●点击“数据备份”然后选择“数据导入/导出”

●选择所需导出的时间段，然后点击“显示数据”按钮。

●在所需数据全部显示在数据列表框后，点击“导出数据”确定好生成的文件名

后就完成数据导出的过程。

导入步骤

●点击“选择数据源”后选择所需导入的数据文件。

●然后点击“导入数据”按钮即可。在完成数据导入后，在数据导入的数据列表

框中就能看到所导入的数据。如图3.4.3.1

图3.4.3.1

3.4.4、数据的补录

数据补录是为了方便手工开的发票的补录操作。

步骤

●在下拉框中选择发票种类。

●在确定好发票种类后，在输入补录发票的发票代码，此时发票号码就能自动显

示，下面本来灰掉的栏也进入可编辑状态。

●填完期于发票所需内容

●按下“确定”按钮就完成了操作。如图3.4.4.1

图3.4.4.1

3.4.5 手工版发票信息修改

●点击“手工版发票信息修改”进入

●输入所需修改的手工版发票的代码和号码，点击查询

●修改完成后点击“保存修改”

3.5抵扣清单录入和申报

●在主菜单中点击“抵扣清单”，然后按需要选择相应选项。如图

3.6 连续打印

●点击“连续打印”

●输入发票代码、起始号码和终止号码

●点击“打印”

3.7 系统表的维护

此栏是对一些相关的表的维护，这些系统表是记录在开票过程中的一些常用的单位、等级、规格、货物代码等。可以选择相应的表进行添加，删除等操作。如图3.5.1，3.5.2

图3.5.2

第四章卸载普通发票管理系统

4.1卸载流程

方法一：

●选择“Uninstall 普通发票管理系统”如图（4.1.1）

●在弹出的对话框中选择“是”。

●最后点击“CLOSE”按钮即可完成删除。如图（4.1.2）

图4.1.2

第五章相关说明

5.1数据管理

●在数据查询页中，如果不选任何条件查询将得到所有的信息。

●数据导出只是备份发票的几项主要信息数据。

●数据导入的过程中假如数据不符合要求则将不能导入到数据库中

●数据补录中假如是非企业的，请选择所属行政区域

5.2 初始化设置

●首先要输入本企业信息，假如信息不全则不能进行开票操作

●选用发票本请在数据列表框中选择一本发票本，然后点击“选择发票本”按钮

●取消选用（同上）

●使用超级用户登录后，要修改用户信息，请先点击“修改信息”按钮，在修改完成后

点“确定”保存。

●删除用户则需先选中一条记录，然后进行删除。如果不选则删除当前行记录。

5.3 系统表维护

●系统表是保存开票时的一些如单位、等级、品名等信息。企业用户可以在开票之前把

相应的数据录入到所对应的表中，也可以在开票的同时添入。

●删除如单位、等级、品名等信息则需进入所对应的表中进行删除。

普通发票V1.02版升级说明

一、录入发票本：在发票本时按所需添加的发票本选择种类，并输入相应的发票代码。升级

后程序添加了货物销售（新版3联）、货物销售（新版5联）和收购统一

发票3种。具体操作步骤不变。

注：手工版发票也在此窗口中添加，步骤一样。

二、正常开票：升级后系统自动检索已录入过购货方信息。例如：假设已在上张发票中录入过购货方名称为“张三”，电话“2101454”的信息，则在开下张发票时只需选择“张三”

系统会自动取出张三的相关信息。

三、系统表维护：对一些基本的信息可以进行添加删除。例如：上例中“张三”还有其他信息需要添加，则可在“系统表维护”---- “购货方代码表”中补全其他相关信息，如地

址等等。

四、工具栏上增加“数据查询”，“作废发票”的快捷键。