备用金及个人借款管理办法

备用金及个人借款管理办法

第一章总则

第一条为了加强资金管理，提高资金使用效果，确保资金安全完整，根据公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法中的备用金，是指财务部门按规定借支给各部门工作人员用于零星开支、零星采购、差旅费等支出的款项。

第二章管理原则

第三条备用金管理原则：限额拨付、专人负责、及时报销、定期清理。

第四条个人借款管理原则：临时借支、及时报销、前账未清后账不借。

第三章备用金的管理

第五条日常现金使用较频繁的部门或人员，经批准可申请领取保证工作需要的一定限额的备用金。备用金应指定专人负责管理，按照规定用途使用，不得转借他人挪作他用。

日常使用现金较频繁的部门或人员是指：后勤采购人员、司乘人员、办公室主办人员以及其他确实需拨付备用金的部门或人员。

第六条借支人按要求如实、规范填写由公司财务部门统一印制的借款单，按借款单格式准确填列借款日期、借款人、所属部门、借款用途、借款金额（大小写）、货币种类。对于未按要求填写的借款单，财务管理部有权不予受理，第七条备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。

第八条备用金未使用完，要按规定及时到财务部门报账冲销，不能挪做其它用途。

第九条备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由代办人办理的，须由借支人本人在备用金借款单上亲自签名，否则视为代办人借支

的备用金，由此产生的责任由代办人承担。

第十条备用金的审批程序。

借支人填写借款单→部门主管签字→财务审核签字→分管领导签字→总会计师签字→总经理审批。

部门正职不在岗时可由部门副职签字。

第十一条备用金实行定额管理制度

各类人员备用金核定金额不超过如下标准：后勤采购人员2000元、司乘人员2000元、办公室经办人员等3000元、其他人员根据实际情况限额借支。

部门备用金原则上不超过1万元。对已拨付备用金的部门员工，不得另拨付个人备用金。部门备用金应指定专人妥善管理，日常使用时记录明细开支以备核查。借款人应于备用金开支后15个工作日内办理报销，财务部门按报销金额补足备用金。

第十二条财务部门应按季度复核备用金，对不再需要用的备用金及时收回；每年末对备用金进行清理，在12月31日前收回全部备用金；对于仍需要使用备用金的，重新办理备用金借支手续。

第四章个人借款的管理

第十三条员工因差旅费支出、零星采购、零星开支等临时需要，可以申请个人借款，其他因私一律不允许个人借款。

第十四条借款人应填写《借款单》，注明借款的性质及用途。个人借款原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由代办人办理的，须由借支人本人在借款单上亲自签名，否则视为代办人借支的备用金，由此产生的责任由代办人承担。

第十五条公司领导借款，遵循相互审批的原则。

第十六条个人借款的审批程序。

借款人填写借款单→部门主管签字→财务审核签字→分管领导签字→总会计师签字→总经理审批。

第十七条借款人应在取得报销凭证后15个工作日内办理报销手续，财务部门应督促借款人及时报销，归还借款。原则上在已有借款未结清前，不得新借。对于无故长期拖欠不还的借款，财务部有权从工资中扣还。

第十八条原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，需由借支人在报销凭证“备注”栏上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样。否则由此产生误冲抵借支款的，责任由借支人承担。

第五章其他事项规定

第十九条禁止员工个人因私借支备用金。严禁向外单位和外单位人员借支备用金。

第二十条借支人应保证备用金的使用安全，丢失备用金应由本人承担赔偿责任。

第二十一条劳资部门办理人员调动、离职、内退或退休手续，应经财务部门确认，凡个人借款或备用金借款尚未结清的人员，在办理相关手续前应足额归还个人借款和备用金借款。

第二十二条跨年使用的借款须重新办理借款手续。借款人应按规定主动到财务管理部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以借支人的工资冲抵个人备用金。当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到结清备用金余款为止。

第六章附则

第二十四条本办法由公司财务部负责解释和修订。

第二十五条本办法自下发之日起开始执行。