关于成立信息中心的建议

通过几次起草公司年度工作报告，在收集资料过程中遇到一些问题，引起本人思考：

一、问题：

1、公司的许多资料、文件保留在部门和个人手中，公司没有要求统一归档。如每年的生产经营大检查资料、目标责任制资料、资产管理台帐、招投标资料、项目管理资料、循环经济工程资料、证券市场资料等没有集中管理；

2、公司的外部来文没有扫描成电子文档；

3、公司成长发展的各个阶段的各类信息没有规范的记录；

4、公司没有综合档案管理部门，信息归集管理缺失。

二、造成的弊端

1、容易造成文件丢失、损坏。如果发生人事变动、机构变动时，文件就随之不知去向（公司的重要文件LOGO的设计电子版已无从查找，前几届经营班子的管理情况没有完整记录）。

2、公司的行业跨度大、产业分散，下属单位的经营管理情况没有要求其将重要档案归集的股份公司备案，不利于公司对其管控的延续性；

3、没有综合档案室，无法发挥档案的综合利用功能，查找文件极为困难；

4、作为上市公司许多成长的经历没有记录。

三、建议

进入21世纪后，信息已成为第一生产要素，同时将构成信息化社会的重要技术物质基础，一些大型企业无不在追求拥有一个理想的信息资源库。信息的检索随着互联网的出现越来越便利，我们在百度中打入一个关键词，各类信息随之出现。电脑广泛普及，这就给形成全球性的信息库和信息交换中心奠定了可靠和重要的技术物质基础。

信息化也是基础管理工作之一，公司也将基础管理作为今后几年的重要工作，因此，我认为应尽快成立公司信息中心，加强信息化管理，形成企业的内部信息网络，为公司的发展做好基础工作。我建议信息中心的主要工作范围为：负责公司的OA、绩效考核网络维护，各类信息的归集、筛选；负责公司综合档案的归档、管理；图书及资料的收集。可以将信息中心归在办公室管理。

以上建议妥否，仅供领导参考。

二〇〇九年十一月十八日