备考表 (科技档案)

卷内备考表

说明：

本卷共有页，其中文字材料页，图纸页。

立卷人：__________

审核人：__________

立卷时间：2014年07 月28日

竣工资料封面、卷内目录、备考表样式

档号本处为四号字注：档号到公司办公室的档案室要，（电话：3990279），例如066-6-06003-06-001 档号的红字部分为流水号，在你编制的竣工资料中按照卷册号依次编写，无论第几卷，第几册，一直往下编。档案馆号注：不用编写本部分为三号字第一行为工程名称（按照合同名称编写），如一行写不下的可以两行编写例如：吉化集团公司丙烯腈项目第二行为资料名称，例如：监理依据性文件第三行为卷册号，例如：第1卷第1册只有一册的只编写卷号，如第1卷。（字号为小三号加粗）立卷单位填写：吉林工程建设监理公司起止日期填写该工程的实际开竣工日期：2006-05-01至2006-06-30 保管期限填写：长期密级填写：秘密横线上的文字为小四号

卷内目录为小二号加粗

卷内备考表小二号加粗

注意事项： 1、资料中需要盖章的，都要盖红章，并要盖全了，不能缺章，做资料过程中要详细检查。 2、资料中需要签字的，必须都要签字，不能以盖章代替。而且要求用不易褪色的笔签字。 3、每册资料不能超过20mm厚。如有超过，要进行分册。 4、每卷内有分册现象，册与册之间不连续编写页码。 5、页码必须按照要求编写。 6、资料中的项目名称一定要与合同对应。 7、在编制第五卷，时，资料名称要写全，如：格尔木项目格尔木项目 A类工程管理用表A类工程管理用表工程开工/复工报审表或土建工程施工组织设计（方案）报审表第5卷第1册第5卷第2册 8、监理日志，也要编写页码。 9、在监理总结前面不要忘记把监理服务验交证书放在上面。祝你工作顺利！技术部 2008年6月10日

文书档案归档操作指引

文书档案归档操作指引 1适用围本指引明确了文书档案整理的原则、方法；适用于中铁房地产集团（以下简称公司）各职能部门/项目，及下属公司的文书档案整理工作。 2 定义 2.1 归档文件立档单位在其职能活动形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质（电子档）文件材料。 2.2 归档文件整理 2.2.1整理是按照一定的原则对档案实体以件为单位进行系统分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。 2.2.2 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 3.整理方法 3.1件归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文、请示与批复为一件，没有批复的重要请示可单独为一件。 3.2 装订 3.2.1归档文件按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，

来文在后；批复在前，请示在后。 3.2.2装袋前去除金属物（回形针、大头针及普通订书针），可采用档案专用不锈钢钉进行装订，对超大纸进行折叠，对超小纸进行裱糊。 3.2.3归档文件的装订要求保持整齐、完整，便于保管，方便利用。 3.3分类 3.3.1归档文件统一采用年度—保管期限—机构·类别（类别参见档案管理制度附件1《档案归档目录》）分类法进行分类。 3.3.2归档文件的保管期限一般划分为永久、30年、10年三种。归档文件保管期限的鉴定与划分参照《档案管理制度》中附件1《档案归档目录》表。保管期限代号：1—永久，2—30年，3—10年。 3.3.3归档文件的年度。一般情况下，归档文件应归入文件的形成年度。跨年度形成的文件归入办结年；跨年度形成的会议文件归入闭幕年；跨年度形成的案件文件归入结案年；法规性文件归入公布(批准)年；年度工作计划、总结、报告及各种统计资料归入文件容针对年；长远规划及多年工作总结、报告、表彰等文件归入文件形成年；年度总结和第二年计划在一起的文件，归入文件形成年；会议记录不得跨年度归档；正本与定稿、来文与复文、请示与批复，文件的日期以正本和复文的日期为准。 3.3.4上级机关和企业所在省、市下发的文件及其他外来的文件材料，其容直接针对公司或公司需要贯彻执行、有保存价值的，应依照文书档案的管理办法进行分类、整理和归档。 3.4排列 3.4.1盒的排列。在一个全宗，文书档案采用“年度—保管期限”的盒排列方式。即，永久、30年、10年，排列顺序进行。 3.4.2盒归档文件的排列。应在分类方案的最低一级类目(部门)，按事由（问题）结合时间、重要程度排列。

文书档案案卷格式

文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式（GB/T 9705-88） 1、适用范围本标准适用于我国各级档案馆（室）和文书处理部门。、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸圭寸面尺寸规格采用300mm x220mm或280mm x210mm （长＞宽）。封底尺寸同封面尺寸。封底三边（上、下、翻口处）要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。

2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1.3 .1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如中国共产党中央委员会”简称为中共中央”；中华人民共和国外交部”简称为外交部”河北省人民政府人事局”简称为河北省人事局”不得简称为本部”本委”本省人事局” 2.1.3 .2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1.3 .3 案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1.3 .4 时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1.3 .5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1.3 .6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1.3 .7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。

文书与档案管理基础期中考试卷

文书与档案管理基础期中考试卷命题教教研室同科目教师签名使用班级开,闭卷总分为宜人。师签名(组)审核 10、卷内备考表的结构包括( )、( )、闭卷100分( )、( )。一、填空题，共10题，每空格1分。二、单项选择题，共20题，每小题1分。1、文书是人们在社会实践活动中为了凭证、记载、公布和传递1、我国现存最早的公务文书，是在( )安阳发现的甲骨文书。( )的需要，以( )的方式在一定书写材料上A陕西B河南C湖南D海南表达( )的一种书面记录。2、下列关于文书与档案的关系认识不正确的是( )。2、文书工作主要是文书的( )，以服务现行工作为主;档A文书是档案的基础，档案是文书的精华案工作主要是文书的( )，既要为现行工作服务，又要考B文书是档案的精华，档案是文书的基础虑( )。C 文书是档案的前身，档案是文书的归宿3、“三位一体”的模式采用( )的小卷方法，文件办毕即D文书是档案构成的要素，档案是文书的组合( )。使一个单位的文件、档案管理由原来相互独立、雷同走向3、文书经过( )转化成为档案。 ( )、统筹安排。A收集B整理C立卷归档D保管4、国家的各种法规都是以公文的形式制定和发布的，公文是各种法规赖以生4、( )地办理文书是文书工作最基本的原则之一。存的( )开式。法规文件内容包括( )、A高度保密B实事求是C及时迅速D精简优质 ( )、( )三部分，都具有法律依据作用。5、办公室的职能由办公室的( )来决定。 5、事务性公文的主要文种有( )、( )、( )、A性质和任务B人员与分工C规模和级别D性质和地位( )、( )等。 6、按照记录内容来划分，最常见的企事业单位的文书与档案有( )。6、文件标题一般由( )、( )和( )三A 7大类15种B 10大类15种C 4大类10种D 6大类10种部分构成;正文的内容一般要求做到( )，其结构通常包括 7、同级机关或不相隶属机关之间往来的公文是( )。( )、( )、( )三部分。A上行文B平行文C下行文7、公章是单位权威、责任和( )的标志，( )是证实公 8、( )是公文的基本作用，公文离开了此基本作用，也就不可能真正有文效力的一种标志。其他方面的作用。

文书与档案管理复习资料整理

文书与档案管理复习资料整理绪论第一章 1、文书是人们在生产和生活中为了记录事项，管理事务，交流情况，依照一泄体式制作的具有现实效用的文字材料。广义的文书既包括公务文书也包括私人文书；狭义的文书特指公务文书。 2、档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事各方而活动直接形成的历史记录。 3、文书是档案的重要来源，档案是文书的主要归宿。具体而言，有两层意思：一、文书和档案是同一文件在生命周期中不同阶段的不同称谓，具有相同的来源；二、文书有条件地转化为档案（对日后实际工作和科学研究有一泄查考利用价值的文件才有必要作为档案保存，另外要按照一左的规律集中保存起来） 4、文书和档案的作用可以概括为六个方而：规范作用、指导作用、联络作用，凭证作用、参考作用和教育作用。 5、文书、公文和文件之间的关系：广义文件〉文书〉公文〉狭义文件 6、档案的泄义包括要素：1）档案的本质属性；2）档案的来源；3）档案形式的多样性 7、公文的分类：第一，按作用可分为通用公文（可分为法左公文和非法泄公文）和专用公文：第二，按行文方向可分为下行文、平行文、上行文；第三，按来源和使用范围可以分为外发文件（发文）、收来文件（收文）和内部文件；第四，按功能性质分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、执照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文；第五，按时限要求可分为紧急公文和普通公文：第六，按机密程度可分为机密公文和普通公文 8、档案的种类：可以根据形成的历史时期、档案内容、载体形式、档案的所有者、内容体式进行分类 9、文书和档案的作用。基本功能是记载信息。具体作用：1）规范作用；2）指导作用：3）联络作用；4）凭证作用；5）参考作用：6）教冇作用第二章 1、文书工作是社会组织的文书工作机构和人员遵守相关法规制度的规左，通过一系列相互衔接的环节，完成文书的制作、办理和管理（文书的三项基本内容或基本任务），为组织工作服务的

文书档案的整理方法和步骤

第三部分文书档案的整理方法和步骤文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法立卷整理的方法和步骤一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况，设置分类方案。复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年：办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年：办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年：办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年：…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2010年：党群类……永久、30年、10年业务类……永久、30年、10年行政类……永久、30年、10年 2011年：…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法永久：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年：2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法永久：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年：2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法，同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，归类准确。二、鉴定 ◆确定文件是否留存，剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限：永久、30年、10年

文书档案案卷格式

文书档案案卷格式 1范围本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2 术语和定义下列术语和定义适用于本标准。 2.1 文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。 3 案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 3.1硬卷皮格式 3.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用310mm×220mm。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 3.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见附录B）。 3.1.3封面项目的填写方法 3.1.3.1全宗名称全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。 3.1.3.2类目名称类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

3.1.3.3案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。 3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。 3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 3.1.3.8档号的编制封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 3.1.4卷脊项目卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸（见附录C）。 3.2软卷皮格式使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 3.2.1软卷皮外形尺寸软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为310mm×220mm的规格（见附录D）。 3.2.2软卷皮封面项目软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置（见附录D）。 3.2.3软卷皮封二项目软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录E）。软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。 3.2.4软卷皮封三项目软卷皮封三项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置（见附录J）。软卷皮封三项目的填写方法同5.3卷内备考表填写方法。 3.3卷盒格式 3.3.1卷盒外形尺寸采用310mm×220mm(长×宽)，其高度可根据需要分别设置30、40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒（见附录F 图F.1、图F.2、图F.3）。 3.3.2卷盒封面和卷脊格式

文书档案整理主要标准规范

档案见证历史。近年来，国家档案局为规范档案工作，加快了档案标准制定步伐，截至2020年3月，已颁布的档案行业标准已达85项。这些标准涉及档案工作的各个方面，对文书档案整理来说，档案整理主要会用到以下两项标准规范。 1、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）《归档文件整理规则》适用于按“件”归档的文书档案整理。它于2000年12月6日首次发布，国家档案局对其进行了修改完善后，2015年10月25日再次发布，新标准于2016年6月1日开始实施。新发布的DA/T22-2015替代了原有的DA/T22-2000，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2009 进行了修改；（2）将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；（3）调整归档文件分类方法；（4）增加归档文件组件和纸质归档文件修整、装订、编页、排架要求；（5）增加归档文件档号结构和编制要求；（6）将室编件号、馆编件号统一为件号；（6）在附录中增加归档章示例、直角装订方法。《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）主要从组件、分

类、排列、编号、编目、修整、装订、编页、装盒、排架等档案整理工作环节规范档案管理。它是目前整理机关、事业单位等社会组织整理文书档案的主要标准之一。

2、《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）《文书档案案卷格式》适用于按“卷”归档的文书档案整理。它于1988年9月5日首次发布，2008年11月13日修改完善后再次发布，新标准于2009年5月1日开始实施。新发布的GB/T9705-2008替代了原有的GB/T9705-1988，相比于原有标准主要有以下变化：（1）标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-2000 进行了修改；（2）增加了前言；（3）修改了硬卷皮封面和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；（4）增加“归档号”为硬卷脊项目；（5）调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）主要规定了文书档案案卷硬卷皮、软卷皮、文件目录、卷内备考表的规格尺寸及相关类项的填写要求，并规范了案卷各部分的排列格式。《文书档案案卷格式》是整理按“卷”归档的文书档案的规范要求，目前仍在按“卷”整理的各类档案馆（室）和文书处理部门应按此标准进行整理文书档案。

文书档案整理的步骤(新)

港口区文书档案整理步骤和方法本标准规定了文书档案整理的步骤和方法，适用于我区各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会团体。一、文书档案整理的步骤 1、收集--- 2、分年度--- 3、确定归档范围---- 4、分类（归档方法）----5 、立卷（整理成件）---6、分保管期限---7、文件排列---8、装订---9、编号---10、数页码---11、装盒---12、编目---13、放置备考表---14、上架。二、文书档案整理的具体方法 1、收集。文件材料的收集对象：反映本单位主要职能活动的，应该立卷归档的文件材料，包括收、发文件、内部文件、电报、各种会议文件（包括会议记录），领导人讲话稿，电话记录、出版物原稿（附原本），各种统计表、照片、录音、录像带等文件材料。第一类：收来文件，指本机关收到的从外机关发送来，通常又叫收文。第二类：对外文件，指的是本机关(或本部门)对外发出的文件，通常又叫发文。第三类：内部文件，指的是本机关拟制的，并且是在本机关内部使用的文件。如：“白头文件”：（1）、会议文件，包括本机关召开各种会议文件材料，包括党组(党委)会议、行政领导办公会、全局性工作会议、专业会议以及外出参加针对本机关主管业务的会议，领导外出开会带回的会议文件材料。（2）、本机关拟写的各项工作计划、总结、报告、调查、统计、预算、决算报告、财务交接单，本单位制定的规章制度、以及下级机关报送的各项工作计划、总结及各种文件材料。（3）、合同、协议、出版物原稿（附原本）（4）、重要的来信来访、领导人批示、领导在公务活动形成的重要信件、电报。（5）、会议记录、会议纪要(包括党组和行政会议) （6）、本机关拟写的组织沿革、大事记、年鉴、重要的活动剪报等。 2、分年度。按文件所形成的年度归档，不同的年度的文件一般不得放在一起归档，但跨年度的请示与批复放在复文年归档，没有复文的放在请示年归档。 3、确定归档范围。（1）、文件材料归档范围（2）、不归档的文件材料的范围不归档范围文件材料主要有两部分：一是没有查考价值的文件;二是重复性文件。 4、分类 (归档方法)。

文书档案案卷格式

文书档案案卷格式 Document number：WTWYT-WYWY-BTGTT-YTTYU-2018GT

文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T9705-88) 1、适用范围本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1. 3.1全宗名称：

全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。 2.1. 3.2类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1. 3.3案卷题名：案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1. 3.4时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1. 3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1. 3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1. 3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 2.1. 3.8档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号. 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录第一章什么是档案一、什么是档案二、档案的形成者是谁三、档案的本质属性四、档案的形式多种多样五、档案的作用第二章归档文件整理规则一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位

3、确定装订顺序 4、装订方式和要求五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案一、什么是档案？档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录二、档案的形成者是谁？档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；

文书档案归档制度

文书档案归档制度一、文书档案归档原则本处在各项工作活动中，凡是已办理完毕的、具有保存价值的各种文件、材料，以及获得的各类证书、奖物等，均应及时按规定移交处综合档案室，归档保存。二、文书档案归档范围 1、凡是本处形成的正式文件（包括：正文、附件、底稿）和合同契约均应归档保存。 2、本处及各基层单位、机关科室的各项工作安排、计划、总结、规定、制度、调查研究材料等。 3、本处会议（包括：党委会、处务会、安全办公会、党政联席会；以及党代会、职代会、工会会员代表会、团代会等）材料（包括：会议记录、会议纪要、工作报告、领导讲话、各类材料和决议等）。 4、干部、党员、职工花名册及年报、工资年报、财务预决算等。 5、具有保存价值的收电和发电。 6、具有保存价值的上级来文（包括针对我处的或我处需要参照执行的）。 7、参加上级机关召开的会议人员带回的材料。 8、未经办公室收发文登记的其他具有保存价值的文件。

9、凡我处获得的上级颁发的各种证书和奖状、奖杯、锦旗等及外单位赠送的贵重礼物均应归档保存。 10、组织机构变更后作废的旧印章，也应归档保存。 11、在工作中形成的特殊载体（包括：录像带、录音带、底片、照片、磁盘、缩微胶片、光盘等）也应归档保存。三、归档时间一般在第二年1~3月份，由有关部门向处综合档案室办理归档移交手续，特殊情况可适当延期。四、归档要求 1、凡本处形成的文件，必须一式两份连同底稿一并归档。 2、凡需要归档的文件材料的底稿和签批一律用碳素墨水或黑墨水书写。 3、凡属于归档范围内的文件材料或实物，由承办人员书列清单送交综合档案室，经档案人员当面核对无误后，双方签字或盖章，各存一份清单。 4、档案管理人员要根据档案整理工作的原则和分类方法，对接收的文件材料或实物进行整理立卷归档，一般情况要在六月底前完成此项工作。

30462文书档案管理复习题整理高纲1405

30462 文书档案管理绪论 1．识记：（1）文档管理：社会组织的文书部门或业务部门，依据一定的原则和规范，通过一系列科学有效的方法对文书和档案实施的管理，包括文书的拟制、办理和管理，档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、提供利用、编研、统计等内容的环节，大致相当于秘书实务课程中的办文工作和档案管理工作。 2．领会：（1）秘书文档管理的研究对象文书、文书工作、档案、档案工作（2）秘书文档管理的主要内容基础知识和工作流程（3）“秘书文档管理”与相关课程的关系 3．掌握：（1）文档管理工作的重要性文书、档案工作是国家管理的重要手段文书、档案工作是秘书工作重要的组成部分文书、档案工作是其他秘书工作的重要辅助手段第一章文书和档案 1．识记：文书、档案、文件、科技档案、专门档案、人物档案的概念。 2．领会：（1）文书、公文和文件三个概念的外延大小广义文件>文书>公文>狭义文件（2）文书转化为档案需要具备的条件办理完毕的文书才能作为档案保存对日后实际工作和科学研究有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存按照一定的规律集中保存起来，才能最后成为档案（3）公文的种类按作用可将公文分为通用公文和专用公文两类。按行文方向可分为下行文、平行文、上行文三类。按来源和使用范围可分为外发文件、收来文件和内部文件三类。按功能性质可分为法规性公文、指挥性公文、部署性公文、知照性公文、报请性公文、批答性公文和奖惩性公文。按时限要求可分为紧急公文和普通公文。按机密程度可分为机密公文和普通公文。（4）档案的种类根据档案形成的历史时期，可将档案分为古代档案、近代档案和现代档案。根据档案内容，可分为文书档案、科技档案、专门档案和人物档案。按档案的载体形式分，有甲骨、金文、石刻、胶片、磁带等。按档案的所有者分，有国有档案、集体档案和个人档案。按档案的内容体式分，有公文、图纸、账簿、家谱、日记、电稿、照片、磁带、胶片、光盘等。 3．掌握：

文书档案管理考试试题

文书档案管理考试试题一、名词解释（每小题 4分，共16分） 1、科研档案 2、会计帐簿 3、备考表 4、档案的销毁二、填空题（每空1分，共20分） 1、档案的本质属性是。 2、公文处理分为，和三大部分。 3、党、政档案归档的主要内容包括、、和四个系统的内容。 4、人事档案一般有和两种形式。 5、会计报表中的年报，即，是年度国家预算、单位预算和企业财务收支计划和。 6、研究课题在鉴定验收后内归档。 7、档案检索工具的基本职能是和。 8、复制档案的方法有、和。 9、审计档案是在专业活动中形成的。三、判断题（每小题 2分，共20分）正确的在括号中打√，错误的在括号内打╳ １、档案是由公文的精华转化而来的。（）２、经批准公开发布的公文，同发文机关印发的公文不具有同等效力。（）３、党、政档案在分年度立卷时，跨年度的请示和批复，归入批复年度。（）４、干部、工人、学生三类档案之间，在内容、管理部门、管理方法上，是可以随时互相转化的。（） 5、每年形成的会计档案都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷、装订成册。（） 6、各级审计机关的审计档案工作受同级档案行政管理机关和上级审计机关的指导和监督。（） 7、取得负结果或应故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。（） 8、档案鉴定工作是指档案价值的鉴定。（） 9、从长远利用的观点考虑，保存期限采用“就低不就高”的原则。（） 10、档案检索工具主要是指三次文献的目录、索引。（）四、简答题（每小题5分，共20分）１、档案与资料的区别。

２、人事档案工作的基本原则。３、档案的保护工作的内容。 4、档案编研的主要内容。五、论述题（每小题12分，共24分） 1、试分析“利用档案”和“档案利用工作”的联系与区别。如何做好档案利用工作？ 2、科研档案的作用是什么？它是如何转化为生产力的？

档案资料整理、组卷要求

档案资料整理、组卷要求一、档案资料整理、组卷标准建设工程的档案资料进行整理、组卷要求按水利部水办【1997】275号文执行。二、档案资料排列顺序及组成内容 1．工程基建档案由五大部分组成（1）·建设单位组卷资料（2）·质量监督部门组卷资料（3）·监理公司组卷资料（4）·设计单位组卷资料（5）·施工单位组卷资料 2．英文大写字母排列顺序根据顺序，各单位资料第一个字母用英文大写字母作代表。例: ·A—建设单位组卷资料 ·B—质量监督部门组卷资料 ·C—监理单位资料 ·D—设计单位资料 ·E—施工单位资料三、该项目基建档案主要组成内容 1．可行性研究、任务书（由建设单位立卷汇总） 2．设计基础资料（由勘察单位立卷，建设单位汇总） 3．设计文件（由设计单位立卷，建设单位汇总） 4．工程管理文件（由建设单位立卷汇总） 5．施工文件（由施工单位立卷，建设单位汇总） 6．监理文件（由监理单位立卷，建设单位汇总） 7．竣工文件（由建设单位立卷、汇总） 8．财务器材管理（由建设单位、立卷）四、归档组卷整理工作包括组成案卷和编目两个过程。根据基建档案主要立卷内容，归档范围的顺序归档组卷；保管期限见附表。 1·组卷的要求组卷的必须遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系。由文件材料的主要形成单位负责立卷；组成的案卷要便于利用和保管。 2．组卷的步骤和方法归类、初排、补缺，保证文件齐全完整，缺少的应设法追回补齐、鉴别、挑选、补救；保证案卷质量。归挡的文件材料必须达到以下质量要求：（1）归档文件材料内容真实；必须是该项工程在建设过程中直接形成的。（2）归档文件材料准确、有效。文件材料记载的内容与实际相符、图物相符。按规定已通过了一定的审批、检查、验收程序，负有责任的各方在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期。（3）归档文件材料必须耐久、易读。所使用的笔墨纸张、胶片、相纸、磁带记录材料等必须质量优良。直接书写的文件；不得使用普通圆珠笔、各种铅笔、红色和纯蓝墨水等易退色的材料，文件材料中的字体端正、图像音质清晰易辩。

备考表填写要点

公示稿之三：备考表问题 zzia050406220：卷内备考表是为了说明卷内文件的整体状况的，新的整理规则施行以后，文书档案以件为单位进行整理，不再组卷。那么，卷内备考表是不是也随着卷的结束而不再存在了呢？那么它原来发挥的作用如今又通过什么来发挥呢？是不是有新的替代？临溪羡鱼：《归档文件整理规则》要求：备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明（填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人（填写负责整理归档文件的人员姓名）、检查人（填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名）和日期（填写归档文件整理完毕的日期）。在实践中，有的地方直接将备考表印在档案盒上的也有。 80新手：我认为盒内文件情况说明还包括对盒内所缺件号、两件合为一件（如转发文与被转发文、请示与批示等若组成一件）的情况进行说明备注。填写整理人是为了明确责任，在机关档案室进行集中整理的机关，此项一般由档案人员填写。检查人项目一般由机关档案人员填写，也可与机关内部负责人联署。日期可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。但是据我了解由于有些档案员对备考表的作用认识的不够，个别档案员不放备考表或填写备考表时填写的不全，造成档案利用不便。一井水：在归档文件整理系统中，选择打印备考表一项，对于有情况需要说明的，需要在打印之前，输入微机，然后选择打印备考表；如果没有需要说明的情况，填写上本盒共几件，从xxxx件至xxxx件，保管期限为xx，整理人xxx、检查人xxx、归档时间某年某月某日（用阿拉伯数字表示），选择打印，既可打印出备考表。 zzia050406220：在原来规则指导下整理的时候，组卷后要进行装订，卷内文件的次序是被固定的，或者说不容易被抽出或者替换。而在新规则指导下，不要装订，那么盒内文件的次序就很难保证，遗失或者其他情况的发生不会像以前那么容易发现。那么跟踪卷内或盒内文件的备考表的作用还能够继续起到其本身存在的作用么？备考表与文件的分离是不是还能够起到作用？ Longzhengyi：要解答备考表问题，我觉得要先回答这四个问题：其一，什么是备考表？备考表指放在每一盒所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明的文件材料。其二，备考表是否只存在于“卷”中？备考表实际上是放在“盒”中的，由于传统做法是将一卷装一盒，因此也称作卷内备考表。其三，备考表的作用是什么？备考表是机关档案室对归档文件进行动态管理的有效措施。其四，备考表是不是可有可无的？由于备考表对归档文件的管理有重要的作用，故不是可有可无的。从以上的问题回答中，我想大家基本上对备考表有了一个比较大概的了解。备考表在归档文件管理中有着重要的作用，如果没有备考表，可能导致档案的统计困难甚至丢失。由于备考表是在“盒”中的，跟“卷”没什么关系，所以一盒中放若干份文件，还是需要一个备考表来注明盒内文件的情况、整理人、检查人及日期等信息。这对档案的规范管理有着重要意义。追梦人：档案的统计我们还有归档文件目录呀，因为每个盒中都有归档文件目录，一看就知道有多少份档案，不知道是不是这个意思。 Longzhengyi：备考表的盒内文件情况说明部分，要填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（字迹模糊、缺损等）。整理工作完成后归档文件如果有修改、补充、

文书档案案卷格式

文书档案案卷格式 Document serial number【KK89K-LLS98YT-SS8CB-SSUT-SST108】

文书档案案卷格式（国家标准）文书档案案卷格式(GB/T9705-88) 1、适用范围本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。 2、案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。 2.1硬卷皮格式 2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mm×220mm或280mm×210mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌。本标准推荐使用250 克牛皮纸制作案卷硬卷皮。 2.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸。 2.1.3封面项目的填写方法 2.1. 3.1 全宗名称：全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”“简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。 2.1. 3.2 类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。 2.1. 3.3 案卷题名：

案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。 2.1. 3.4 时间：卷内文件所属的起止年月。 2.1. 3.5 保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。 2.1. 3.6 件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。 2.1. 3.7 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。 2.1. 3.8 档号的编制：封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号. 案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 2.1.4卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸。 2.2软卷皮格式使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。 2.2.1软卷皮外形尺寸：软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为297mm×210mm(供A4型纸用)或260mm×185mm(供16开型纸用)的规格。 2.2.2软卷皮封面项目：软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置。 2.2.3软卷皮封二项目：软卷皮封二印制项目包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、心寸。软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。 2.2.4软卷皮封三印制项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置软卷皮封三项目的填写方法同4.3卷内备考表填写方法。 2.3卷盒格式

竣工档案组卷及目录格式

贵州高速公路集团有限公司关于统一项目竣工文件组卷及目录格式有关事宜的通知各项目（总监）办：为进一步规范集团公司项目竣工文件组卷、目录编制方式，根据交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发〔2010〕382号）有关精神，现对集团公司新建项目竣工文件的编制要求作如下统一，请遵照执行。本通知自下发之日起执行，相关事宜由集团公司办公室负责督导、解释。附件：贵州高速公路集团有限公司项目竣工档案组卷及目录统一格式贵州高速公路集团有限公司 2015年5月27日

贵州高速公路集团有限公司项目竣工文件组卷及目录统一格式一、组卷按交通运输部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》(交办发﹝2010﹞382号)文件要求组卷。（一）“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”要求竣工图纸和变更文件里面各放一份，位置分别放于第一册图纸总说明(卷内目录后）后及第一册变更文件卷内目录后。（“设计变更文件与竣工图档号对照一览表”及“竣工数量对照表”表格格式见附表1）（二）综合文件：按问题结合时间组卷，按施工质量控制文件、施工安全及文明施工文件、施工进度控制文件、施工费用控制文件、综合文件等分别组卷。二、档号拟写例：GD·4·BT1一××。三、分隔符号统一为“～” 例：××年×月～××年×月，第×期～×期。四、案卷题目拟写格式统一如下：（案卷题目应能准确反映本案卷的基本内容）。（一）桩号：指本案卷的起止桩号。（二）质检资料：“项目名称+合同段+桩号+分部分项工程名称+

中间交工证书、检验申请批复令及附件”。例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段CK0+329.815～CK0+741.6路基填筑中间交工证书、检验申请批复令及附件。（三）变更令：“项目名称+合同段+桩号+第××～××＃工程变更令”。例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100第1～3#工程变更令。（四）计量资料：“项目名称+合同段+桩号+第××～××期中期支付报表、中间计量表”。例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100第26～30期中期支付报表、中间计量表。（五）工程月报：“项目名称+合同段+桩号+第××～××期工程月报”。例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100第1～8期工程月报。（六）日志：“项目名称+合同段+桩号+工程名称+××年×月～××年×月施工日志”。例：杭瑞高速公路贵州境遵义至毕节公路第5合同段K1620+600～K1626+100路基工程2010年6月～2010年12月施工日志。（七）照片：“项目名称+合同段+桩号+工程名称+施工照片”。

档案的整理方法与步骤

科技档案得整理方法与步骤科技档案得整理要经过分类、组合、案卷与卷内文件材料排列、编号、编制卷内目录与备考表、装订装盒、编制案卷封面与脊背、编制案卷目录、入库上架等九个步骤。第一步分类科技档案一般有产品、科研、基建、设备四大类,我们旗各单位得科技档案主要有基建、设备两大类,各单位先把科技文件材料按基建、设备两大类分开,然后在每个大类里将科技文件材料按项目归类。基建档案:一般先按工程性质或用途分类,之下按具体项目分类。如果项目不就是很多得单位,可直接按具体项目分类。设备档案:一般先按设备性质或用途分类,之下按设备型号分类。如果设备不就是很多得单位,可分到设备性质,不必再分下去。特别提示: 一个科技项目得文件材料具有成套性,其她项目得文件材料不能混入。科技项目得前期文件材料不能归入文书档案中,应归入所针对得项目科技文件材料中。第二步组合 1、基建档案按形成阶段与内容分别组卷。基建档案一般有依据性文件(可行性研究、立项)、基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)、设计文件、施工文件、监理文件、竣工验收文件、评奖创优文件与使用、维修、改建、扩建文件等不同阶段形成得文件。基建文件材料数量多,规格杂,组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式得材料组卷,如竣工图组一卷或若干卷。若项目较小,材料不就是很多,则可几个阶段得材料组成一卷,应视情况灵活掌握。组卷顺序:依据文件(可行性研究、立项、审批)→基础性文件(勘探、测绘、征迁工作、招投标)→设计文件→施工文件→监理文件→竣工验收文件→评奖创优文件→使用、维修、改建、扩建。 2、设备档案按形成阶段与文件内容分别组卷。设备档案一般有立项审批、购置合同、开箱验收(合格证、说明书、随机图纸、质保书等)、安装调试、使用维护、更新改造等阶段与内容。组卷时按文件形成阶段、文件内容,结合数量多少确定组合。小型设备材料少得,可将文字材料与随机文件材料组成一卷。这也应视情况灵活掌握。组卷顺序:市场调研→立项审批→购置合同→商务洽谈→开箱验收(合格证书、说明书、随机图纸、质保书等)→安装调试→验收→使用维护→更新改造。第三步案卷与卷内文件材料排列 1、基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。