基于部门职能梳理的工作分析法

为了提高职位说明书的科学性和系统性，使职位说明书真正建立在不同组织的不同业务流程基础上，从而更符合组织需要。在人力资源管理咨询实践中，笔者尝试了一种首先进行部门职能的梳理，然后生成真正基于部门职能的职位说明书的新方法。这种方法的基础是一张“部门职能职责一览表”。

在编制“部门职能职责一览表”之前，首先要进行组织业务流程和各部门职能的整体梳理。与组织高层领导、部门负责人深入沟通，详细分析各部门现有资料，进行业务流程的梳理。对于业务流程梳理中发现的问题，及时与组织领导层沟通，确认是否要进行业务流程的重构。在对组织业务流程有了全面把握之后，在观察实际作业情况的基础上，准确描述各部门职能，并及时与各部门负责人沟通，听取反馈意见。然后需要对部门内部职能职责进行分配。要综合各方面的信息，了解部门内各职位目前的职责承担情况，包括搜集部门现有的岗位职责分配的书面材料，与部门负责人深入沟通，对任职者进行访谈调查，并详细记录。

在以上组织业务流程梳理、部门职能职责梳理工作完成之后，综合各种材料和访谈记录，编制部门职能职责一览表。表1是一张以某超市商品组为例的部门职能职责一览表，编制表格的步骤可以分为以下五步。

■ 第一步准确描述职能与职责

在以上职能梳理的基础上，将部门职能职责按照一定规律描述清楚，业务部门按照业务流程进行描述，职能部门按照职能模块进行描述，可以将部门职能先化为大的核心职能模块，然后再将核心职能分解为更小的职能模块。例如超市商品组的职能可以包括营业管理、服务管理、商品管理、销售统计与分析、部门管理等大的核心职能模块，每一个核模块又可以进一步细化为更小的模块，如商品管理，又可以分为商品引进、商品调整、商品检查、验货提货等。在对部门职能做了全面分析和概括之后，再将每个职能模块具体包含哪些职责描述清楚，职能模块内部的职责也按照作业流程逐条描述。部门职能与职责描述完成之后，要与部门负责人沟通，核实修正所描述内容。

■ 第二步划分职位权限

不同的权限决定了不同职位在组织和部门业务流程中的相对地位和重要性。可以将所有职位的权限概括为批准、审查、监督、计划、执行、协助六种。某些职位在某条职责上的权限可能不只一种，不同权限可以写在一起，重要的是将各条职责涉及的权限都列举出来。各职位对应在每一项职责上的权限为职位评估提供了客观而翔实的依据，即使对于同一条职责，对于审查者、执行者和监督者工作完成情况的考核指标都会有所不同，不同角色在履行职责过程中发生的内外部沟通不同，所需的知识和技能也不同。以超市商品组为例，本组商品促销计划的制定可以由组长“执行”，由超市副经理“监督”和“审核”，最后由经理“批准”。这些区别只有建立在每一条职责基础上才能更加明确，并为科学的职位评估奠定更好的基础。

■ 第三步描述内外部沟通

不同职位的任职者因为在业务流程中承担的角色不同，与组织内部其他职位以及组织外部机构也就有着不同的工作联系。传统方法做出的职位说明书中虽然通常也包括内外部沟通，但是由于不是同时建立在职责与权限基础之上的，难免有模糊和遗漏之处，不能直观地看出沟通的原因、内容和类型。在部门职能职责表中描述的内外部沟通，由于区分了不同职责在同一条职责上的沟通，既可以看出沟通的原因、内容和类型，也可以看出这种沟通发生在部门作业流程的哪个环节，发挥着怎样的作用。例如在上表中，销售计划的制定必然主要与业务部发生联系，一般不需要进行组织外沟通；营业现场的管理必然与服务管理部发生联系，外部则主要与顾客和厂家发生沟通和联系。

■ 第四步，找出绩效指标

在这张表中做出来的绩效指标准确对应于职责，使绩效指标的建立真正有了客观的基础。能够减少被考评者对于绩效指标的怀疑和抵触，从而为绩效考评制度的顺利实施铺平道路。例如，对“销售计划制定”的考核指标可以是计划的可行性、销售促进率等；“营业现场管理” 的考核指标可以是服务规范性、顾客投诉率、商品缺货率等。但值得强调的是，并不是每一个岗位对应于每一条职责都可以或一定要做出一个绩效指标。当职责非常具体和细致时，有的岗位对于某

条职责的履行可能是无法考核的，也可能是无需考核的。只需保证这里写出的绩效指标是对应于前面的某条职责就可以。

■ 第五步，描述任职资格

一个公司各层、各类职位的通用知识和技能，可以通过各层、各类职位任职资格库的形式建立，专业知识和技能应该对应于其具体履行的职责。传统方法产生的职位说明书只能说明任职者需要哪些知识和技能，却不能说明为什么需要这些知识和技能，在履行哪些职责时需要用到这些知识和技能。通过将知识和技能对应于每条职责，职位说明书中所要求的职位所需的任职资格将更有说服力。例如在上表中，“销售计划制定”的知识要求必然要有“熟悉本组商品各种促销形式”。

在完成了以上五个步骤之后，将形成的部门职能职责一览表交给各部门负责人进行审阅，提出修改意见，职位说明书编制人员与部门负责人就其中的问题进行沟通，必要时请示主管该部门的高层领导。正常程序下，在部门负责人无异议之后，即可交给主管高层领导最后审核。

完成这张部门职能职责一览表后，实际上也就相当于完成了整个部门的职位说明书。做每个职位的说明书时，可以直接从该职位权限对应的列中读出该职位涉及哪些部门职能职责，再从这些职责对应的行中读出相应的内外部沟通、绩效指标和任职条件。这样的合成说明书的工作实际上已经可以通过设计一个小程序来实现，而无需手工粘贴。第五步，描述任职资格

相对于传统方法的优势

通过以上完成部门职能一览表的过程也可以看出，这种方法由于建立在部门业务流程分析和职能梳理的基础上，形成的各部门所有职位说明书都在一个完整的体系之中，能够较好地弥补职位说明书传统编制方法的缺陷。

■ 职责清晰合理

这种方法首先进行流程和职能职责的梳理，然后着手进行职位说明书的编写，职能与职责清晰化的过程可以有效解决本部门职位与其他部门职位之间、本部门不同职位之间职责重叠和职责冲突的问题，也不会出现职责的遗漏，而且还能发现组织业务流程和各部门职能职责分配现状中存在的问题。

■ 职责描述不失真

由于要进行部门职能职责的整体梳理，从而获得部门内所有职位说明书所需信息，而不是简单依赖个体调查得到的片面信息，就能够避免出现因为某些被调查者提供的信息不准确而夸大某部分职责重要性的说明书。职位职责的准确描述也为后续的任职资格描述提供了良好基础，同时也为从众多绩效指标中找出职位的关键绩效指标提供了条件。

■ 寻找客观依据

这种方法编制的职位说明书中任职资格、绩效指标、内外部沟通等内容均来自于、且对应于职位应承担的职责，形成的职位说明书更加客观。对于任职者的任职资格要求更有说服力。对任职者的任职资格要求全部来自于需要在部门业务流程中履行的职责，也为人尽其才打下了良好的基础。绩效指标与职责的对应避免了无效考核、过分考核、考核不全面的现象，更加有利于通过考核促进个人绩效的改进和部门业绩的提高。

■ 便于更新和管理

如果在以上部门职能职责一览表的基础上，通过编程实现了职位说明书的自动生成，这种生成职位说明书的过程将非常有利于职位说明书的管理和维护。当部门职能职责发生变化，或者职位权限发生变化时，只需在部门职能职责一览表中作统一的修改，涉及的每一份职位说明书就可以通过重新运行程序而自动重新生成，无需逐份进行手工修改，解决了传统方法下职能职责变动时，职位说明书更新和修改困难的问题。

作为人力资源管理各模块的基础，基于流程分析的、科学的职位说明书的建立，将能够使以此为基础的招聘、职位评估、绩效考核、薪酬体系等方面的工作更加系统，更加科学。但是，职位说明书的编制与其他人力资源管理活动一样，没有一成不变的模式，不同的组织完全可以根据自身实际情况尝试不同的方法，只要是对本组织有效的方法，就是好方法。