软件视频会议系统的优缺点及应用分析
题目：软件视频会议系统优缺点，在企业实际工作中的应用
摘要：本文通过对视频会议系统的概述进行梳理，由此引出软件视频会议系统。并以邮政县分公司对软件视频会议系统的使用为个案，分析了软件视频会议系统的优势，重点分析了仍然存在的如管理、配套设备不完善等问题，最后针对这些问题提出了应对之策。
关键词：视频会议，软件，稳定，管理
1.软件视频会议系统的背景及发展
1.1 软件视频会议的发展背景
视频会议系统又被称作会议电视、视讯会议，是利用电视和通信网召开会议的一种通信方式1。会议电视系统的目的是把相隔多个地点的视频会议设备连接在一起，使各方与会人员有如身临现场一起开会，进行面对面对话的感觉。
最早的视频会议设备出是美国贝尔实验室研制出可视电话机PICTURE PHONE MOD-1，并在1964年的纽约国际博览会上进行展示。此后，美国BT公司研制出了IMHZ带宽黑白会议电视系统，成为会议电视最早的雏形。
我国关于视频会议方面的研究和开发始于七十年代初，由黑白模拟机视频会议开始，1978年北京和广州之间开通的视频会议实验业务是我国对于视频会议业务的首次尝试。1994年，国家公众会议电视骨干网开通，在这之后，真正实际应用与会议的电视业务才得以开展。
采用视频会议系统，能够有效降低出差开支，出差的时间也相应减少，出差过程中附带的危险性也得以降低，同时视频会议的使用条件相对简单，通信的效率和质量就非常高。将视频会议用于新产品的宣传介绍、销售非常便捷高效，在新员工培训以及信息管理中，视频会议都成为了一种有效的工具。
而硬件视频会议系统能够满足大型企业在远程通讯方面的部分需求。但相对来说，硬件视频会议系统成本较高，对使用条件、网络信号的质量都有较高的要求，一些中小企业难以达到这些要求。在这样的情况下，软件视频会议能够提供多种功能，而且更加便捷，可以以更低的成本完成视频会议的需求。随着网络技术和计算机技术的普及，软件视频会议成为大多数企业都青睐的视频会议系统。
随着技术的不断完善和经济水平的不断提升，软件视频会议得到了更加多元化的发展，1付裕峰. 软件视频会议系统的实现与应用[J]. 科技情报开发与经济,2008,02:161-163.
用户不断增加，整个软件视频会议系统市场不断发展壮大，其中的优缺点都被放大，如何是软件视频会议系统发挥更大的价值，需要软件视频会议的生产者和使用者都深入思考。1.2 软件视频会议系统的广泛应用
软件软件视频会议系统具有真实、高效、实时的特点，是一种简便而有效的用于管理、指挥以及协同决策的技术手段。其自身具备的诸多优势使其在众多行业中的都有广泛应用，并且表现出色。
在政府行政部门中，软件视频会议使得政府领导之间的工作交流更加便捷，并可以迅速地处理突发事件，比如紧急救援、防洪抢险的现场指挥等。
在教育中，可以通过软件视频会议系统,实现以远程教育网络为依托，为各类社会成员提供多层次、多样化的教育服务2。这样能够实现基础教育、职业教育、成人教育和高等教育相互之间的衔接与沟通，为学习者提供多种多次受教育的机会。
在商业中，软件视频会议系统的应用可加强管理，提高生产率，降低成本。高质量的电视会议，使在地理上分散的部门可以更迅速的处理问题，不但省时、省钱，还能迅速、准确的把握决策机会，使更多的人加入到重要决策之中，并形成一个更加开放、更加协作的工作环境。
会议电视系统可以满足用户一般会议电视的要求，同时可提供数据通信的加密接口。具有功能多、通信可靠、保密传输、价位低的特点。通过选用通信加密机可以为会议电视及数据通信提供保密通信方式，以保证公司机密不被泄漏。
2.软件视频会议系统的优势及问题分析
软件视频会议主要通过PC架构，利用视频进行通信。其视频、音频的编解码要依靠CPU 进行。软件视频会议系统主要采用服务器+PC的架构，在中心点部署MCU服务器、多画面处理服务器和流媒体服务器；如果使用普通桌面PC，需要配置USB摄像头、耳机和会议终端软件；如果在会议室使用，则需要配置较高性能的PC、视频采集卡、摄像头以及终端软件。操作界面则多采用Windows界面。
软件视频会议系统产品基本上都是基于IP网络开发，但同时也有自己独特的体系结构（即自己私有的协议标准）。这种软件系统按C/S或B/S模式，基本上由Client/Browser端和Server端和网络传输三部分组成3。
2苏一丹. 视频会议系统及在远程教育中的应用[J]. 广州航海高等专科学校学报,2010,04:33-35.
3冷云华. 软件视频会议系统技术方案与故障维护[J]. 长沙通信职业技术学院学报,2013,02:31-34.
2.1 软件视频会议系统的优势
软件视频会议系统最大的特点是廉价，且开放性好，软件集成方便。
在音频效果方面，软件视频会议系统一般采用MPEG-4软件编码器，宽带水平不高的情况下也能保证一定的图像和声音效果。
在网络要求方面，在用户日常使用的网络条件下，软件视频会议系统即可以正常使用。56kb/s的拨号、ADSL和专线网络等环境都可以接入，对于代理服务器和防火墙也没有特殊要求。
在灵活性方面，软件视频会议系统能够在不同场合使用，在移动环境中也能够使用，非常方面。
在功能方面，软件视频会议在满足视频要求之外，还可以进行数据操作，非常全面。
在维护费用方面，由于其一般采用采用Windows操作系统，技术人员比较熟悉，方便日后的维护安装工作，如果不是服务器硬件出问题，如果有视频会议服务端软件，信息局技术人员可以自行安装配置，降低了维修费用。
2.2 软件视频会议实践中的问题分析
软件视频会议系统在成本、操作建议程度等方面存在明显的优势，但是在实践的过程中还是存在一定的问题，只有解决了这些问题，才能提升视频会议的质量。
2.2.1 稳定性、可靠性存在缺陷
基于windwows系统的操作虽然简便易行，但是潜在的问题也很多，稳定性较差是其中最明显的一项，在日常使用中非常容易发生问题。而要解决这些问题一方面要从提升软件系统稳定性的角度努力，另一方面，人员的管理和日常的维护以及备用线路也非常重要。
2.2.2 相关配套设施不完善，视频会议效果有待提升
视频会议的质量不仅与系统本身有关，相应的配套设施也与其有巨大关联。灯光、音响、摄像头等都是重要的影响因素，供电也是影响视频会议质量的重要因素。
在视频方面，视频输出一般是从pc机vga输出到液晶电视机或投影机上，在基层企业中，利用视频会议系统传达省市对县的培训较多，投影机投影面积大，比较适合作为视频会议的视频输出设备。但投影机亮度偏低，清晰度不够，如果光线较强，投影就会不清楚。一旦会议室没有窗帘，视频会议的效果很难得到保障。在视频输入方面，如果是用于向外传播信息，就需要配备分辨率较高的摄像机。
在音频设备方面，一般需要调音台加pc音箱和麦克风配置，即pc机扬声器把输入到调音台一路输入，并关闭调音台此路声音辅助输出，再从调音台把声音输出到pc音响，麦克
风是把声音输入调音台，再有调音台的声音辅助输出到pc机的声卡话筒中。如果需要进行互动，就需要良好的回音控制功能。与硬件视频会议系统，软件视频会议系统的效果较差。
3.邮政县分公司对于软件视频会议系统的应用
3.1 邮政县分公司对于软件视频会议系统的应用概况
邮政系统也是比较早使用软件视频会议系统的企业之一。省市公司视频会议系统建成并投入使用后，省公司开始着手建设县分公司视频会议系统，从2008年省公司统一采购北京博雅全公司的一套会议系统。与省市的硬件视频会议系统不同，博雅全公司的会议系统是一套软件视频会议系统。
这套软件会议视频会议系统的服务器放置于市公司机房内，市公司和各县分公司会议室安装装有视频会议客户端软件的pc机，并通过网络，连接到市公司机房服务器上。在服务器的操作系统方面，博雅全所提供是Windows Server 2003 ，后来省公司统一采购的威速公司的V2视频会议系统安装的操作系统是Windows Server 2008，这两款服务器其实核心技术区别不是很大。
3.2 使用过程中的问题分析
3.2.1 视频会议管理制度不明晰
使用软件视频会议系统需要有专门的技术人员负责，否则在管理上会出现问题，在软件视频会议系统的使用过程中也可能会因此而产生诸多问题。但是在邮政县分公司的使用过程中，软件视频会议系统的管理还比较混乱，没有做到专人专管，有些直接交给办公室进行管理，有些则由会议室人员负责。在需要使用软件视频会议系统时很容易因为管理不清造成混乱，影响会议正常召开。
3.2.2 配套设备限制视频会议效果
在邮政县分公司的使用实践中，配套设备的不完善是限制视频会议效果的一个重要因素。邮政县分公司大多使用投影仪用作视频输出设备，这样在光线充足的条件下，由于投影屏幕较暗会导致画面不清晰，在没有窗帘的会议室尤为明显。在音频方面，由于回音控制功能效果不佳，在需要互动时很容易混乱，浪费时间。
3.3 提升软件视频会议软件使用效率的策略
4.3.1 规范视频会议系统管理制度
制度是软件视频会议系统得以高效使用的重要保障4。要做到这一点，首先要求各县分
4徐志宏. 软件视频会议系统在专网中的应用[J]. 电力系统通信,2004,12:60-61.
公司领导层对视频会议足够重视。
还要设立视频会议管理人员的规章制度，在做好维护工作，要在使用时按规定操作，不得私自使用。设备方面的备份机制也要不断地建立健全。最好配备两名信息技术人员，熟悉服务器上的操作，避免有人不在出现问题处理不了，延误会议进行。
3.3.2 从细节出发及时解决突发情况
目前邮政县分公司使用的软件视频会议系统有两种，博雅全和威速两家公司的产品有所不同，一旦面临突发事故，处理方式也有所不同。
不论何种产品，都要做好软件备份，通过ghost软件为整个C盘做一个镜像文件。这样在服务器软件系统出现问题时，可以用U盘启动，通过以前备份的镜像文件进行恢复，以节省重新安装配置的时间。也可以利用装双硬盘的方法进行备份。主硬盘出现问题可以及时切换都备份硬盘上。
相关技术文档也能在问题发生时提供解决方案。安装服务器的详细操作步骤，以及备用硬盘和U盘启动盘放置固定位置等都可以技术文档的方式进行陈列。
同时，线路备份也非常重要，一旦出现网络问题能及时切换
3.3.3 完善配套设施，提升视频会议效果
完善的配套设施是高质量视频会议的保障，对于邮政县分公司来说，选用流明高一些的投影机，保证亮度，选用增益高一点的幕布，比如玻珠材质的幕布。通过这些方式可以有效提高投影效果，提升视频会议的质量。
在音频设备方面，要尽量选用质量好一些的麦克风、音响和调音台，这样才能在召开视频会议时保证会议的音频质量。
尽管在邮政县分公司使用软件视频会议系统的过程中还存在许多问题，然而随着技术的发展和相关管理制度的不断完善，软件视频会议能够给邮政县分公司带来的益处将会越来越明显。
参考文献：
[1]付裕峰. 软件视频会议系统的实现与应用[J]. 科技情报开发与经济,2008,02:161-163.
[2]孙水发. 软件视频会议系统的设计与实现[D].浙江工业大学,2002.
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[4]言文. 软件视频会议系统在电信运营中的应用[J]. 通信世界,2004,36:32.
[5]邓燕萍. 视频会议系统的应用思考[J]. 科技展望,2015,09:144.
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