公文写作格式

各类公文格式

令

（一）令的写作格式

命令(或令,下同)是国家行政机关及其领导人发布的带有强制性、领导性、指挥性要求的公文文种。主要用于发布重要的行政法规和规章,采取重大的强制性的行政措施,任免、奖惩有关人员,撤销下级机关不适当的决定等。

从性质和内容上划分,命令大体可分为:

①发布性命令。是国家权力机关、行政机关和国家领导人发布法律、法规或重大行政措施的指令性公文。发布性命令一般由发布性命令正文和发布性命令附件组成。附件为所发布的法律、法规或重大行政措施。

②行政令(指挥令)。主要用于国家行政机关及领导人颁布行政规章或重大行政措施。发布行政令的国家机关及其领导人必须是宪法和法律赋予其职权的特殊的法定作者。除此之外,负有特殊使命的机构,经政府授权,也可适用此文种。

③任免令。主要是用于任命或免去(撤销)机关、单位、组织有关人员职务的公文。

④嘉奖令。是国家行政机关嘉奖作出突出贡献的机关领导、人员的公文。

指示

（一）指示的写作格式

指示是上级领导机关对下级机关部署工作时经常使用的一种公文，它是领导机关阐明工作原理和基本要求的具有指导意义的文件。

从内容来讲，指示与决议、决定有明显的不同。对于特殊重大的方针、政策问题，对于重大的工作任务问题，就使用决议或决定；而对于贯彻方针、政策所作的工作部署，对下级机关阐明工作活动的指导原则，则使用指示。

常见的指示包括指示的因由，指示的内容，对下级执行指示提出的要求等内容。

公告

（一）公告的写作格式

公告适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。属于公开宣布的告晓性公文，它与其它告晓一般事件的"通知"和用于表扬、批评和传达重要情况的"通报"不同，它具有高度的庄严性和权威性。

公告分发布性公告、告知性公告、关涉国内外有关方面的公告。

公告包括标题、正文、签署和日期等。

（1）标题

①发文机关加事由加文种。如《中共中央、全国人大常委会、国务院关于宋庆龄副委员长病情的公告》；②发文机关名称加文种，如《中华人民共和国国务院公告》；③事由加文种，前加"关于"；④只写"公告"。

（2）正文

直述公告缘由，宣布事项。内容必须是真正的要事，要高度概括；大多是消息性，一般不提出执行要求。

（3）签署

写明公告发布机关全称。公告标题系发文机关名称加文种的，也可不写公告发布机关名称。

（4）日期

公告的年月日一般标在签署下一行。

决议

（一）决议的写作格式

决议是经过会议讨论通过，对某些重大事项、重大问题作出决策、并要求贯彻执行的公文文件。它体现了集体或集团的意志，具有无可辩驳的集体性，以及权威性、规范性。

决议由标题、通过日期、正文三部分组成。

（1）标题

由发文机关(或会议名称)、事由、文种类型组成，也可由事由和文种组成。

通过日期一般写在标题下，在小括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日。

（2）正文

正文因类型差异略有不同。公布性决议先写通过决定的那次会议及其作出公布议案的简单理由，次写公布内容，最后写注意事项及处理办法。批准性决议先写什么会议审议了某个议案，依据什么理由，决定批准否，再写对被审议案的具体评价，最后以"指出"、"认为"之语引出号召。阐述性决议则先概述某一事实，然后加以理论分析，最后是评断。

议案

（一）议案的写作格式

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项时,所使用的公文。法定人数的人大代表及人大有关机构也可提出议案。

议案的开头部份可简明扼要地阐述提出议案的目的或原因,也可直截了当地提

出需要审议的事项。

函

（一）函的写作格式

函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

公函包括标题、主送机关、正文、发文机关、日期等。

①标题

一般由发文机关、事由、文种或者事由、文种组成。一般发函为《关于**（事由）的函》；复函为《关于**（答复事项）的复函》。

②正文

一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如："务希研究承复"，敬请大力支持为盼"等。

决定

决定是党政机关及其他部门对某些重大问题或重要事项，经过一定会议讨论研究表决通过后要求贯彻执行的文体。决定除会议作出外，也可以由领导机关制发。决定一般由标题和日期、正文、结尾三个部分组成。

(1) 标题和日期

决定的标题要完整地写出发文机关、决定事由和文种三项内容。在决定事由前一般以"关于"连结。决定的日期即会议通过或领导签发此项决定的日期。它写在标题之下，外用括号。重大法规性的决定，还需注明通过该决定的机关、日期和生效日期。文末不再注明。

(2) 正文

决定的主体部分也就是正文。其篇幅长短，由内容多少决定。一个篇幅较长的决定，其内容通常包括两层意思：一层是说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；另一层是说明决定的具体事项，落实决定的政策、措施和要求等等。

篇幅较长的决定，正文在结构上可分为开头、主体、结语三部分。

开头。这一部分一般用一个自然段落，用"特决定如下"或"特做如下决定"与主体部分衔接。"开头"主要用以说明目前形势，分析或阐述做此决定的原因目的及意义。其语言要求简洁、概括性强。

主体。表达决定的具体内容。因为它是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体、详尽。这一部分的表达方式常采用条文式写法，在这些表现具体内容的"条"、"项"之间可以是明显的并列关系，也可以是明显的递进关系，无论何种关系，都一定要形成完整、严谨、清晰的整体。主体部分也可用简述式写法，对所决定的事项作出直接公布。

结语。在这一部分中提出希望、号召和要求。

(3) 结尾

在决定的正文之后，可写"本决定自发布之日起施行"，通常不写成文日期和发文单位。见诸报刊时，可在文末署发文机关名。

通告

（一）通告的写作格式

通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

通告由标题、正文、发文机关和日期等部分组成。

1、标题

由发文机关、事由、文种构成。

根据具体情况，也可使用发文机关加文种、事由加文种或只写"通告"二字。

2、正文

由缘由和通告事项两部分组成。缘由为发布通告的原因和根据，事项为须知和遵守的内容。用"特通告如下"转承连接。通告事项是面对大众的，应简洁明了，叙述清楚，通俗易懂，便于掌握。结尾部分可提出要求、希望，并用"特此通告"作结。有时也可不写，形式比较灵活。

3、署名和日期

正文后签署发布通告的机关名称和日期。

规定

规定是企业机关或部门对于某项工作或活动作出原则性的规范或约束的一种常用文体。规定是一种法规性文件，用以制定某项工作的实施细则或具体管理措施，属于下行公文。

规定由标题、日期、主送单位、正文、发文单位几部分构成。

(1) 标题

与大多数公文的标题写法相同，由发文单位、事由和文种三部分组成。如《××市人民政府关于组织职工技术比赛的规定》。

(2) 发文日期

可以放在标题的下面，也可以置于正文之后。经一定会议批准的重要规定，日期在标题之下；基层单位和机关制定的，日期写在正文之后。

(3) 主送机关

普发性规定，通常不写主送机关，而且常采取"通知"转发的形式。如《中共××市委办公厅关于印发督促检查、信息、文件处理工作三个暂行规定的通知》。

只在某些范围内实行的规定，可以按一般文件的格式注明主送机关。

(4) 正文

正文一般分为开头、主体、结语三部分。

开头。规定是对某项工作的管理措施，可以是全面的，也可以是专项的。开头部分总述制定本规定的目的、依据，有针对性，必要时也可叙述制定原因。

主体。通常采用条目式写法，一项内容为一条，简明、准确、具体。内容简单的就直接写出，不必分条，写作时要灵活掌握。

结语。一般用"本规定自发布之日起施行"或"本规定自××××年×月×日起施行"表述。除此之外，也可写出该规定的解释权所属者。

(5) 发文单位

发文日期置于标题之下的，正文后可不写发文单位名称；发文日期写在正文之后，应注明发文单位名称。

意见

（一）意见的写作格式

意见是上级领导机关对下级机关部署工作，指导下级机关工作活动的原则、步骤和方法的一种文体。意见的指导性很强，有时是针对当时带有普遍性的问题发布的，有时是针对局部性的问题而发布的，意见往往在特定的时间内发生效力。

意见的格式包括：

(1)标题。标题必须把发文机关、事由、文种写清楚。

(2)发文时间。一般以定稿时间为准。

(3)正文。

通报

（一）通报的写作格式

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。

通报由标题、文号、密级、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

（1）标题

由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。标题有两种写法:一是公文式标题;二是新闻式双标题,多为正题加副题,也可是眉题加正题。如果内容有所专指,要写明主送机关;普发性的通报则可不写主送机关,或在正文中、发至范围中注明。

（2）正文

包括原因、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。

表彰性通报和批评性通报一般分为三部分：

①主要事实

表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实。

②分析指出事例的教育意义

表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等。

③提出要求

情况通报有两种形式：一种只对有关事实作客观叙述；另一种还对有关情况加以分析说明，有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

（3）尾部

由落款、发文范围、抄送、附件等组成。

通知

（一）通知的写作格式

通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免或聘用干部。通知大多属下行公文。

1、印发、批转、转发性通知的写法

标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如"同意"、"原则同意"、"要认真贯彻执行"、"望遵照执行"、"参照执行"等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。

2、批示性通知的写法

标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。要求要切实可行，便于受文单位具体操作。

3、知照性通知的写法

这种通知使用广泛，体式多样，主要是根据通知的内容，交代清楚知照事项。

4、事务性通知的写法

通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等。

5、任免、聘用通知的写法

一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用人员的具体职务即可。

会议纪要

（一）会议纪要的写作格式

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。

会议纪要根据适用范围、内容和作用，分为两种类型：(1)工作会议纪要。(2)协商交流性会议纪要。

会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

(1) 标题

由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。

(2) 文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

(3) 正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

①在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

②主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

一般有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。

③结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

办法

（一）办法的写作格式

办法是国家机关、社会团体、企事业单位用于对某项工作或活动的进行作出具体规定的文件。其目的明确，要求具体，具有较强的行政约束力。

办法在写作格式上，多用条款式行文。一般是先把某个机关或某个会议所决定的事项和内容了解清楚，抓住其主要问题和基本精神，用简洁明晰的文字，采取分段分条分析的形式，对内容进行分析，条款较多时，还可以细分章节。因为办法的内容是经过有关部门或会议作出的决定，取得了一致的意见，所以，写作中，应遵照原意，不能有含糊不清、似是而非的提法。未经决定或有分歧的意见，不要写入其中。

章程

（一）章程的写作格式

章程是规定某一政党、组织、团体或企业的性质、宗旨、任务、成员、机构和活动规则及要求等的文体，具有法规性和约束力，对特定的工作起规范和协调的作用。

章程的写作，必须注意其严肃性，务必使每章每条都合理，规范和完备。所涉及的内容，要根据现有可能条件，尽量做到周到细致，完备无缺，同时又要考虑在一定时间内的稳定性。条文要明确、具体、通俗易懂，措词规范，不使用抽象笼统的文句，条文要前后贯通，不能前后矛盾或解释不一。撰写章程还要广泛征求专家意见，多次讨论，逐步完善定稿。为了确定章程的效力，也可标明批准、公布机关，及生效时间、修改权、解释权等。