国内出差管理办法

修订状态

1.目的：

规范员工在大陆地区出差的申请和审批程序；本着“必要、合理、经济”的原则，确定出差费用的标准；保证大陆地区出差工作的正常进行。

2.范围：

江苏浩洋所有因公在大陆地区出差的员工均属之。

3.术语：

3.1特殊地区

北京、上海、天津、广州、深圳、厦门、珠海、汕头、杭州。

3.2一般地区

指除上述特殊地区以外的其他地区。

3.3公出

因工作需要，在一定时间期间内，该员工离开其被指定的日常工作区域履行职责的行为。3.4公司内公出

公出至本公司异地的兄弟单位，基本不需要与公司外部环境进行事务交涉的公出。

3.5公司外公出

公出至非本公司的异地区域，需要与公司外部环境进行事务交涉。

3.6短程公出

正常情况下，单趟车程在三小时以内，能在当天往返的公出；一般在单位所在地大市范围内的公出被认为是短程公出。

3.7出差费用

员工出差，按公司规定的标准，应予以报销的直接因出差而产生的交通、住宿、用餐等费用。

3.8出差补贴

指员工出差时，每天的用餐补贴。

4.职责：

4.1人力资源部负责本办法的制定、修改、监督和解释。

4.2财务部和人力资源职能部门负责代表公司监督和执行本办法。

4.3各部门的主管代表本单位和本部门执行本办法。

4.4公司内所有员工负责本办法的实施。

5.流程图

6.内容:

6.1员工大陆地区出差的申请和审批。

6.1.1员工因工作原因需要出差的，应该事先填写“出差申请单”，出差预算额度在部门借款限额以内，由常务副总经理批准；出差预算超过额度部门借款限额的，由总经理及以上主管批准。对于因故未能事先申请者，应在事后补办，补办手续由总经理最后予以批准。6.2员工出差费用的预支和报销。

6.2.1如果出差员工有预支差旅费的需要，员工可以凭批准过的“出差申请单”向财务部申请借款。

6.2.2对于实际出差费用超出预算出差费用20%以上的，在报销出差费用前，其预算批准主管必须在“出差申请单”上予以书面复核。

6.2.3出差员工返回后，必须在15天内报销出差费用；否则员工需要书面说明延迟报销的原因，并由总经理审批过后，财务部再予以报销。

6.2.4出差员工的预借款，必须于出差结束后20个工作日内还款结算，否则财务部可以在告知该员工并通报其上级主管后，直接从该员工薪资中以最少次数扣回。

6.3员工出差产生的交通、住宿、出差补贴的费用标准。

6.3.1因工作原因确需乘坐飞机的，出差员工可以在“差申请单”上注明，提出申请；并需要得到总经理以上主管批准；否则按火车标准报销，超出部分自理。

6.3.2乘坐飞机一般购买经济舱票，商务舱票及以上报总裁审批。

高于标准的，按标准额度予以报销。

6.3.5出差员工对于市内交通费的支出，主要用于乘坐公共汽车，非必要情况不允许乘坐出租车；如果在出差过程中确实需要，可按照各职级市内交通费标准的两倍以内报销，但必须在报销费用时附原因说明，且只能用实际当日出租车发票。

6.3.6对于出差中发生的交通保险费可以列支在交通费用中予以报销；对于公司已经统一办理交通意外保险的员工，不再另行报销其他的交通保险费用。

6.3.7出差中因工作发生的通讯费用可在出差归来后一个月内，查询话费清单并依据公务话费部分据实由部门主管审核后报销。

6.3.8公司公出出差补助标准按各职级集团外公出出差补助标准减半处理。

6.3.9 员工公司内公出，应该服从兄弟单位的交通、住宿和用餐安排；且所有费用由出差员工所属单位承担，其兄弟单位不得以签单、报销等方式为其承担费用。

6.3.10 总经理助理及以上级别员工出差用餐实报实销，不再另行给予出差补贴。

6.3.11随高阶人员出差的，如果食、宿、行与高阶人员共享的，不再另外报销出差费用。6.3.12短程公出无出差补贴，车费按实报销，市内交通费用比照出差标准按实报销，用餐以误餐补贴10元/餐的标准给予；短程公出申请误餐补贴的，需要填写“出差费用报销单”。6.3.12.1短程公出时间涵盖11：00—13：00的，给予午餐误餐补贴；涵盖16：00—18：00的，给予晚餐误餐补贴；在21：00—次日7：00期间涵盖1小时以上的，给予夜宵误餐补贴。

6.4 出差费用的计算方式。

6.4.1 两人或两人以上共同出差的（异性除外），其住宿费用按标准的80%执行。

6.4.2 如果出差时间大于3天，出差补贴按24小时为一天计算，但若出发时间(以报销的车票时间为准)为当天16：00以前，返回时间为当天16：00以后则按2天计算，其余情况出发和返回的两天算头不算尾，按1天计算。

6.4.3 夜间（指20：00点至次日晨7：00）在途时间6小时以上的每夜给予40元的夜间津贴，不足6小时但超过4小时的减半，不足4小时的不计。

6.4.4员工趁出差之便，事先请假并经部门经理批准探亲或回家，其因绕道而多支出的费用，不予报销，探亲或回家期间不享受补贴。

6.4.5 特殊情况下的出差（如陪同客人出差等），事先在“出差申请单”上进行说明和申请，由总经理批准，可按实报销出差费用。

6.4.6 出差费用（住宿费用、交通费用、用餐费用）凭实际出差期间所发生的发票报账。

6.4.7住宿费用凭住宿发票报账（无住宿发票或住宿发票上内容不齐的不予报账），住宿发票必须是合法发票且注明住宿天数、住宿日期，住宿费按实际住宿天数计算是否超支，不能按出差天数平均计算是否超支。

6.4.8如果有遗失发票或不能取得发票，则必须在“出差申请单”上附书面说明，由总经理批准，才予以报销。

6.4.10员工进修学习或参加培训，无出差补贴。

6.5如主管有要求，员工出差后应提交相应的出差报告，否则不予报销出差费用。

6.6在出差过程中，如有特殊情况需要发生超出标准的费用，出差员工需事前报请所属部门经理以上主管批准，同时在出差后费用报销时附上对超标费用的书面说明（由部门经理以上主管审核），对超标部分的费用可以予以报销。

6.7员工出差后通过填写“出差费用报销单”进行出差费用报销，如果有非出差费用（即不是因出差而产生的交通、住宿、用餐费用）的，一般不予以在出差费用中报销；特别情况下，可以列支在“其他费用”项目中，同时对其进行说明，由总经理批准后予以报销。

6.7.1“出差费用报销单”由部门经理及以上主管审核，总经理批准，财务部经理复核后予以报销。

6.8关于面试人员和新进人员车旅费报销的相关规定。

6.8.1对于来公司面试的技术、管理、专业类中高级人才，应视具体情况，报销其单程或双程车旅费。

6.8.2被录用后来公司报到的技术、管理、专业类中高级人才，视情况可报销其来公司报到的车旅费，但需在上班后30天内办理报销手续，逾期不再予以办理。

6.8.3此类车旅费的报销由本人或人力资源职能部门代为申请，人力资源职能部门经理审核，总经理批准。

6.8.4车旅费报销的具体标准，若有特别需要超出标准，须经总经理特别批准后方可执行。

7.附件：（参照公司现有表单）

7.1 出差申请单。

7.2 出差费用报销单。

8.相关文件：（在编制中，预计4月15日完成）8.1《江苏浩洋人事异动管理办法》

8.2《江苏浩洋考勤休假管理办法》

8.3《江苏浩洋组织编制管理办法》

8.4《江苏浩洋暂借款管理办法》

8.5《江苏浩洋费用报销管理办法》