酒店管理系统操作手册

目录

第一章系统介绍 (2)

第一节系统特点简介 (2)

第二节系统功能简介 (3)

第三节系统运行 (4)

第四节系统退出 (5)

第二章客房预订 (6)

第一节个人预订 (6)

第二节团体预订 (9)

第三节预订信息 (9)

第三章入住登记 (10)

第一节床位入住 (10)

第二节套房入住 (11)

第三节团体入住 (11)

第四章交费退房 (12)

第一节床位退房 (12)

第二节套房退房 (14)

第三节团体退房 (15)

第四节转房 (15)

第五节收银记账 (16)

第六节催缴欠款 (17)

第七节夜间稽查 (17)

第五章信息查询 (17)

第一节团体信息 (17)

第二节旅客信息 (18)

第六章系统管理 (18)

第一节基础资料 (18)

第二节营业资料 (19)

第三节客房设置 (20)

第四节操作员管理 (21)

第五节系统口令 (22)

第六节操作日志 (22)

第七节房态管理 (23)

第八节交接班 (23)

第一章系统介绍

本章内容提要：

系统特点简介

系统功能简介

系统运行

系统退出

第一节系统特点简介

系统融合国内外先进的酒店管理思想，结合中国国情和管理基础，采用MS SQL Server 7.0大型数据库、组件式开发等先进技术，优化酒店管理流程，强化过程控制，构建企业数字神经系统，实现信息化管理。为企业管理层提供最佳的企业管理手段，使企业信息资源充分共享，能有效提高企业工作效率和节约资源。

系统实现了从客房预订、客人入住、退房、交费的酒店业务全过程进行管理，对所有客房的状态进行即时的更新和统计，对收费和欠费情况进行即时的统计、对欠费进行跟踪和及时追缴，从而有效地优化酒店资源配置，帮助酒店加速资金周转，降低成本，提高经济效益。

界面风格清新靓丽、简洁流畅，用户还可进行个性化设置，操作方便、快捷，具有Windows 风格。基础资料可扩展性强，对操作人员进行严格的口令管理、操作日志管理和交接班管理，保障系统在安全，受控的状态下运行。

采用大型数据库，实现真正的分布式网络计算。能够在大用户量和大数据量的情况下，保证应用的稳定性、数据的完整性和系统的可扩展性。

第二节系统功能简介

一、功能模块图

图1功能模块图

二、功能摘要

（一）客户预订

录入和查询个人和团体预订信息，包括预订房间的号码、房间名称、入住时间和预住天数以及定金交付情况。

（二）入住登记

分为三种入住方式：床位入住、套房入住、团体入住。分别进行管理，可录入和查询客人入住的基本信息。包括房间号、房租折扣、交付押金、客人姓名、证件类型、证件号码等。确认后系统自动更新已入住房间的状态。

（三）交费退房

既包括与入住对应的三种退房方式：床位退房、套房退房、团体退房，还可处理客户转房，收银记帐、催收欠款等业务。

（四）信息查询

可查询所有正在入住或曾经入住的团体和旅客的相关信息，包括团体名称、团体负责人、客人姓名、证件名称及号码等。

（五）系统管理

录入和查询酒店的基本信息、所有客房的基本信息，对操作员进行管理，还可修改客房

状态，处理操作人员交接班。所有基础资料一旦录入，即可在需要的地方以查找方式录入，充分共享。严格的口令管理保证了系统的安全运行。

第三节系统运行

运行Windows —>开始—>程序—>酒店管理系统—>酒店前台管理系统V1.0—>登录到建好的账套，系统登录界面如下图：

图2操作员登陆界面

录入用户名和密码后，点击确定，即可成功进入系统主界面：

图3系统主界面

第四节系统退出

在系统初始界面中，退出系统有三种方式：

点击”文件”菜单栏，按”退出”菜单项。

点击系统初始界面最右上角图符。

点击系统初始界面右上角命令按钮

执行以上三种方式之一，系统都出现以下提示：

用户如果确定要退出，按‘是’按钮，系统退出。否则，按‘否’按钮，系统回到主界面。

第二章客房预订

本章内容提要：

个人预订

团体预订

预订信息

第一节个人预订

在主界面点击客房预订模块的个人预订图标，系统弹出个人预订单过滤窗口：

可将过滤条件

保存为方案

图5过滤窗口

定义条件时，从“字段”、“条件”下拉列表中选择，有必要时在值中填列内容，组成一条过滤条件，点击“添至列表”按钮，则会将此条过滤条件添至列表中，作为当前的过滤条件，过滤条件可以有多条。点击“保存”可将常用过滤框中的组合条件保存为

方案，在下次进入只要从过滤条件下拉列表中找出此方案即可。

过滤条件编辑好后，单击“确定”按扭，序进薄中显示的是过滤出的单据列表：

图6个人预订单列表

双击光标所在行，可打开已录入的个人预订单：

图7个人预订单界面

也可点击工具条上的按钮，新增一张个人预订单，新增个人预订单时需录入预定客名，联系电话、房间号码、入住日期、预住天数等信息，录入房间号码时，应点击该栏右侧的按钮，会显示出系统已建好的客房资料：

图8查找客房资料界面

通过光标上下移动，选中某一房间，双击该行或点击‘返回’按钮，即可自动录入房间号码，并携带出该房间类型。若客人交付定金，还需录入定金金额和币别。在单据上还可录入备注信息。录入完毕后，点击确定按钮保存，系统会自动检查预订的房间在预订期间的是否为空，若为空则保存成功，若不为空，则会提示保存失败。

保存成功后，系统会自动将该房间的状态置为预订状态。

按钮介绍：

按钮：新增一张个人预订单。

修改：对已录入的个人预订单进行修改。

按钮：删除光标所在行对应的个人预订单，已入住后不能修改和删除。

按钮：重新过滤个人预订单。

按钮：对单据进行打印预览。

按钮：对当前单据进行打印。

按钮：刷新当前屏幕内容。

按钮：退出个人预订单模块。

第二节团体预订

点击团体预订图标，可处理团体预订业务。过滤框的使用以及界面操作与个人预订类似，对相同的操作不再赘述。团体预订业务与个人预订业务不同的是，团体预订业务可在同一单据上同时预订多个房间，应录入团体名称和联系人：

图9团体预订单界面

在查找录入预定房间时，可使用Shift键或Ctrl键进行多选。必要项目填列完整后，点击确定按钮可对单据进行保存。系统会自动将预定房间的状态由空房置为预定状态。

第三节预订信息

点击预订信息图标，可对所有的预订信息进行查询，通过该模块，可随时掌握客房的预订情况。录入过滤条件后，点击确定，进入预订信息综合查询界面：

图10预定信息查询

第三章入住登记

本章内容提要：

床位入住

套房入住

团体入住

第一节床位入住

客人入住的方式分为床位入住、套房入住和团体入住。采用床位入住时，同一房间中的剩余床位还可租给其他客人。在入住登记模块点击床位入住按钮，选择筛选条件后，进入床位入住列表界面：

图11床位入住列表

该列表显示了已入住房间和旅客的基本情况，双击光标所在行，可调出单据界面，点击新增按钮，可办理客人床位入住手续：

图12床位入住单

当查找录入房间号时，界面只会显示有空床位的房间信息，操作人员须录入房租折扣、选择付款方式，录入预住天数，交付押金数额及币别。客人信息项下应列入客人姓名、性别、证件类型、证件号码，入住原因等信息，客人也可隶属某个团体，由该团体统一结账。录入完整后，点击确定按钮，系统即保存了入住信息。该房间的状态变为入住状态。

第二节套房入住

点击套房入住按钮，处理套房入住业务，套房入住以整个房间为出租单元，而非以床位为出租单元。套房入住单的录入项目与床位入住略有不同，如下图：

图13套房入住单

只需录入房间号，不显示房位号。其他项目的录入参照床位入住单。

第三节团体入住

办理团体入住业务时，通过团体入住模块进行。点击团体入住图标，进入团体入住模块，以下显示的是团体入住单：

图14团体入住单

团体入住单须录入团体信息，包括团体名称、负责人、联系地址等。可选多个入住房间，每个房间须录入旅客姓名。录入完整后，点击确定按钮，即可完成团体入住业务。

第四章交费退房

本章内容提要：

床位退房

套房退房

团体退房

转房

收银记账

催缴欠款

夜间稽查

第一节床位退房

同入住对应，退房也分为床位退房、套房退房、团体退房，处理相应的退房和收费业务。在交费退房模块点击床位退房图标，选择过滤条件后进入床位退房列表界面：

图15床位退房列表

选定了需办理退房的账单后，打开编辑下拉菜单：

图16打开编辑下拉菜单

点击退房，出现退房处理界面：

图17床位退房单

用户可录入结算币别，选择付款方式，录入各费用项目的消费金额，系统自动计算出应收金额，若押金超过消费金额之和，则为找零金额。项目录入完毕，点击确认退房按钮后，完成床位退房业务。用户也可在此界面点击‘旅客信息’，查看相关的旅客信息，如下图：

图18旅客信息

退房业务完成后，系统会自动将此房间或引床位的状态置为待清洁。用户可在系统管理—房态管理中调整为空房。

用户还可利用编辑下拉菜单中的账单查询功能，来查询已办理完退房手续的账单的明细情况。

第二节套房退房

套房退房业务与床位退房略有不同，套房退房以房间为单元，如下图：

图19套房退房

项目录入完毕后，点击确认退房后，完成退房手续，系统自动记录收入的金额，并更改房间的状态。

第三节团体退房

团体退房往往涉及多个房间，且可能一次入住，分次退房和结账，比套房退房更为复杂，团体退房单包括需结账房间、未结账房间、团体信息三页：

图20团体退房单

用户可在‘需结账房间’页选择相应的房间进行退房或结账处理，在‘已结账房间’页查询已结账房间的账单，还可在‘团体信息’页查询该团体的信息。

第四节转房

客人入住后，因为种种原因可能需要转房，可点击转房图标办理客人的转房手续，选择一张入住单，在编辑下拉菜单中选择转房，出现以下界面：

图21转房单

以查找方式录入转往房间号，预住天数，若补交押金还需录入押金金额，币别，房租折价和付款方式。录入完毕后，点击确认转房，即可完成转房业务。系统会自动将原房间消费金额转到客人转到的房间下，并更新原房间的状态。

第五节收银记账

该模块处理入住客人的消费记账业务，点击收银记账图标，进行收银记账界面，选择入住信息行，在编辑下拉菜单中点击收银记账，出现以下单据界面：

图22收银记账单

选择收银项目，本例中为中餐，录入消费金额的币别后，点击记账，该收费即记入客人账单，可在退房与房费一起结算。

第六节催缴欠款

该模块可显示和打印入住客人未结算的消费账单，用户可利用该模块即时查询和打印催款单。点击催缴欠款图标，进入入住客人未结算消费账单列表：

图23入住旅客账单

第七节夜间稽查

第五章信息查询

本章内容提要：

团体信息

旅客信息

第一节团体信息

点击团体信息图标，可过滤和查看目前正入住或曾经入住的团体的信息，如下图：

图24团体信息

第二节旅客信息

点击旅客信息图标，可过滤和查看目前正入住或曾经入住的旅客的详细信息，如下图：

图25旅客信息

第六章系统管理

本章内容提要：

基础资料

营业资料

客房设置

操作员管理

系统口令

操作日志

房态管理

交接班

第一节基础资料

在系统管理模块点击基础资料图标，进行基础资料管理界面，系统基础资料包括性别资料、币别资料、房间状态、房间朝向、消费项目、客源资料、信用卡、挂帐单位、证件类型、旅客类型、订单执行状态、付款方式、住宿原因、入住类型等。

图26基础资料

房间类型、消费项目等资料可新增和删除，新增时可在资料行点击右键，出现以下界面：

图27新增基础资料

点击新增条目，出现条目录入界面，录入后点击保存按钮即可。以上建好的资料可供业务处理时查找，充分共享。

第二节营业资料

点击营业资料图标，出现系统设置界面，分为酒店资料、核算币别、营业资料、其他页，如下图所示：

图28营业资料

酒店资料录入酒店的基本信息，如酒店名称、电话、地址等。核算币别页录入结算的本位币及代码，本版本以单一币种核算，外币需折算为本位币录入。营业资料页录入酒店规定的加收半天房租和全天房租的时间，以及包房固定服务费，包房全房租服务费比率等资料，用于结算。其他项包括密码最短长度设置，操作日志文件大小设置等，只有系统管理员才有权限进行以上设置。

第三节客房设置

该模块用于建立详细的客房资料，供办理酒店日常业务时查询和引用，是系统最重要的基础资料之一，必须开始用本系统处理业务系统前完整录入。每一个房间的信息包括房间号码、房间名称、楼层、房间朝向、房间类型、床位数、套房价格、床位价格等，其中房间朝向、房间类型可从基础资料查找录入。若房间存有图片文件，还可指向该图片文件。