公司文书签呈处理办法

文书签呈管理制度

内外公文签呈处理办法

1.总则

1.1.目的

(1)建立各部门良好沟通作业模式，培养共同的工作理念以提升作

业效率。

(2)将本公司内各种公文签呈之分类处理予以明确化、具体化、效

率化。

(3)促使本公司内各单位之文书业务推行顺畅。

1.2.范围

本公司各部门对内及对外之公文签呈处理。

1.3.权责单位

(1)总经办负责本办法制定、修改、废止之起草工作。

(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

2.处理方法

公文签呈之分类

(1)急件

指紧急文件，收文者与受文者皆须于2小时内内完成送、批示或复文者。

(2)一般件

指一般文件收文者与受文者皆须于当日下班前内完成送、批示或复文者。

(3)普通件

指普通文件收文者与受文者皆须于2日内完成送、批示或复文者。

2.2.文件夹颜色管理

2.2.1.红色卷宗夹为专属急件公文签呈用：2小时内需签订。

2.2.2.黄色卷宗夹为专属一般公文签呈用：当日下班前需签订。

2.2.

3.绿色卷宗夹为专属普通公文签呈用：2日内需签订。

2.3.文件处理时效

2.3.1.红色卷宗夹

受文者接到公文后应立即处理，并在不超过2小时内回复。

必要时可延长规定时效，但须先知会发文者，以防耽误大事，但时限只能以延长至当日下班前为准。

2.3.2.黄色卷宗夹

受文者接到公文后应当天处理，最慢不得超过1日为准。

2.3.3.绿色卷宗夹

受文者接到公文后应在2日内处理，最慢不得超过2日为准2.4.注意事项

(1)遇红色卷宗，当事人出差或请假请假时得由代理人立即处理，

若一定需要当事人签核，可视情况延长规定时效，但须先知会发文单位，以保证不致产生积压或搁置情形。

(2)遇各部门会签意见时，若涉及复杂性事项需时日考虑，应先行

注明处理原则、日后结论及复文时间后转送次签部门，避免延积时效。

2.5.文件处理规则

文件收发人：

每一部门应由部门主管指定助理或专人负责文件收发，并向管理部报备人选。

文件跟催人：

每一部门文件收发人亦为文件跟催人，负责跟催协调工作，以确切掌握文件动向及处理时效。跟催状况及文件返回时间须加以登记。

2.6.作业异常处理

(1)为确保公文签呈颜色管理实施应用能落实目不被滥用，各部门

主管应负责督导，若未能遵守且督导无效仍继续犯错者，应予

以口头惩诫警告，并列入考核参考资料内。

(2)发文单位可依全月统计异常处理发生件数回报管理部，或知会

过失单位以改进。

(3)未依本办法规定办理而导致工作延误并产生重大问题时，行政

部应签报《奖惩报告单》，并于将惩会议中计论处理。