提高档案实际利用效益是做好档案工作的关键和目标

提高档案实际利用效益是做好档案工作的关键和目标

摘要随着我国经济的迅猛发展，档案已经成为社会、企业发展不可缺少的一部分，人们对档案工作特别是档案利用关注程度不断加大。随着档案信息化、数字化建设，借助新的技术设备，档案有了更快捷的利用途径和更加广阔的利用空间，这为档案工作发展带来了更多机遇，但是实际利用效益低下，也是档案事业发展不容忽视的阻力。之所以出现这种状况，必定是存在着其主要原因，同时也存在着切实可行的改进措施。当今时代，挑战与机遇并存，如何顺应时代潮流，提高档案实际利用效益，更好地服务与社会和企业发展，是做好档案工作的关键和目标。

关键词档案工作利用效益

一、档案利用是档案工作的中心任务和目标

档案利用在档案工作中是处在一个中心任务和最终目标的地位，提供利用是档案为社会、企业服务的手段，是档案实现价值的必要条件；同时也是衡量档案工作水平的重要标志，是推动档案事业发展的关键。通过实际利用效益的检验，发现问题和不足，有针对性地进行改进和完善，不断提高利用率，更有效地服务于社会和企业，促进档案事业更好更快的发展。

二、影响档案利用效益的几个主要原因

1.档案利用注重数据统计，轻视实际效益。档案部门普遍存在这样一个问题，在统计档案利用情况时，只统计利用的卷次和利用人次等，而不了解通过档案的开发利用，获得的社会效益和经济效益。也就是说，统计只是从表面上统计数据，只能反映表面现象，而不能揭示档案利用的实际效益。

2.库藏单一，多元化利用难实现。随着社会和企业和发展和公众文化水平的提高，用户对档案的需求也多元化，档案收集不齐全、不完整、不准确，档案资源不充足，载体形式单一。档案收集工作滞后，库藏档案数量及内容的有限和单一，造成了无法满足多元化需求的现象。

3.档案利用注重第一阶段，忽视更深层次。档案开发利用分为两个阶段：第一阶段，为初级阶段，即档案部门查（借）阅档案为利用者提供档案；第二阶段，称为高级阶段，即档案为利用者在工作、学习、生活中所利用，不同程度地产生的社会效益和经济效益。档案利用现普遍存在着只注重初级阶段的利用，不求深层了解，失去了档案利用信息反馈的机会，同时也失去了发挥好档案利用开发高级阶段的基础。

4.档案信息编研工作薄弱，影响了档案利用效果。对档案信息编研工作的重要性认识不足，不重视，利用者不了解馆藏信息情况，不清楚馆藏中有些什么样的资料可供利用，使很多有价值的档案没有发挥应有的作用，因而影响了档案利用效果。

二、提高实际利用效益的措施

提高实际利用效益，不仅需要对档案查阅利用情况进行了解、统计，更需要了解和掌握查阅利用目的和产生的社会效益与经济效益，要想取得相应的成果，不但需要调查收集利用者的反馈信息，更需要进行跟踪调查，采取相应措施，才能达到提高实际利用效益的结果。

1.丰富馆藏，了解档案保存价值，充分发挥利用价值。档案馆藏是提高利用效率的基础，在库藏档案数量增长的同时，构建一个合理的馆藏是很有必要的，首先是注重档案的收集，以求馆藏的齐全，但是馆藏并不是多多益善，而是要质量优良，保存的档案是否有价值，最重要的是看是否提供利用，档案利用可以减少劳动消耗，节省费用，有保存价值的档案，一般都具有利用价值，其价值的大小，必须通过利用才能实现。如果档案不再被利用，再有价值的档案也失去了保存意义。只有通过档案的利用和开发，充分发挥利用价值，才能有效提高实际利用效益。

2.减少利用限制，安全、广泛地利用档案资源。档案利用中的保密与开发利用的矛盾长期存

在，保密是维护国家、企业、个人的利益，开放是他们的权利，两者之间的理想状态是在合理的范围内最大限度地利用档案，但是，对于这一点的现状往往是“重藏轻用”，档案得不到及时而充分的利用，要想提高实际利用效益，就必须更新观念，在技术保护上多下工夫，从而减少档案利用限制，为用户提供广泛、安全、快捷的利用，实现资源共享。

3.收集、分析反馈信息，加强利用效益编研工作。收集利用信息的反馈工作，是对用户利用档案后基本情况进行调查和研究，分析总结出用户利用规律和需求动态，其目的是为更好地跟踪服务，同时也可以对用户利用档案后产生的实际效益进行全面的了解，掌握第一手资料，编写有代表性的利用实例，体现档案的保存价值和利用价值，使公众充分了解了档案的重要作用，通过利用实例的编写和宣传，会大大提高公众的档案意识，支持档案工作，使其又好又快地健康发展。

三、结束语

当今社会飞速发展，档案利用越来越受到高度关注，如何安全、有效地利用好档案，使其产生最大最好的社会效益和经济效益，是档案工作的重中之重，了解、分析档案利用数据，采取有效的方法，提高档案实际利用效益，是档案工作最终的目标。

参考资料

[1]兰台世界.总第317期.

[2]兰台世界.总第307期.