发票交接程序

发票管理相关规定

（试行）

为加强发票管理，规范发票交接程序，自2009年1月份起，设立发票管理员，由电煤结算员兼任。具体发票管理程序如下：

一、采购员负责从供应商处收回采购物资发票，电煤发票由发票管理员负责收回，同时建立发票接收登记簿，对发票的接收时间、开票日期、发票数量或重量、单价、金额等信息进行详细登记。原则上发票的开具日期不能超过合同的有效期限。当月发生采购行为产生的采购发票原则上当月开至我公司，当月不能开具的，次月必须开至我公司。至第三个月开至我公司的发票，采购员有权拒收。

二、采购员收到发票后进行审查，对于出现下列情况的发票拒收并退回供应商，同时通知供应商及时更换。

1、发票自开票日算起超过60天的。

2、发票购货单位资料开具错误的。

3、发票单价、金额、税率及数量（或重量）不正确的。

三、采购员审核后，于收到发票后的2个工作日（含接收发票当日）内将核对无误采购物资发票及该项（或该批）采购物资的采购合同或订单、采购审批单、入库通知单等全套资料一起交发票管理员，并签字交接。零散采购物资发票可随时交接，常用物资或长期供应商的发票最迟于每月18日（含18日）前交给发票管理员。每月18日以后再送交的发票，发票管理员有权拒收，同时对相关采购员进行考核。

四、发票管理员收到全套资料后，于2工作日（含接收发票当日）内审核完毕，审核内容包括：发票是否在认证期内，资料是否齐全，票

面资料是否清晰、正确，合同或订单、采购审批单、入库通知单中的单价和数量（或重量）是否一致，质检是否合格，电煤发票是否与结算单中的金额、单价、重量等一致，过磅单是否齐全等，上述任何一项不符合条件的不予接收。主管副总批准的除外。

五、发票管理员将审核后符合条件的发票送交相关仓库，与仓库保管员建立书面交接记录。

六、仓库保管员收到发票后，正常情况下，每天发票数量在5笔（含5笔）以内的于2个工作日（上午收到发票当日算1个工作日）内办理完入库手续。每天发票数量在5笔以上的，仓库保管员于3个工作日（上午收到发票当日算1个工作日）内办理完入库手续。每月15日至19日收到的发票，仓库保管员于3个工作日（上午收到发票当日算1个工作日）内办理完入库手续。仓库保管员办理完入库手续后当日通知发票管理员。发票管理员可以代替采购员签字办理入库。

七、发票管理员从相关仓库取回发票，并同仓库保管员进行书面交接。发票管理员将发票先后交处长和主管副总签批后，于1个工作日内送交财务部，最迟于每月23日（含23日）前送交财务部，并同财务部建立书面交接记录。电煤发票可随时送交财务部。

八、对于采购员预付货款的，来发票后，由发票管理员负责在财务部核销其记录。

本规定自公布之日起实施。

二00九年一月十五日