会计档案整理方法

会计档案整理方法

一、定义会计档案：是指会计凭证、会计账薄和财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映本单位经济业务的重要史料和证据。

二、整理原则会计档案整理归档时必须收集齐全完整（包括纸质及磁带、光盘等磁性介质材料），做到不隔年、不漏月、不短件。

三、会计档案的内容及其类别划分（板书：四大类）

㈠会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

㈡会计账薄类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账薄，其他会计账薄。

㈢财务报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务会计报告。

㈣其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

注：各单位的财务会计制度、预算、计划、总结等材料，不属于会计档案范围，应移交文书部门整理归档。

四、会计档案的整理与装订

㈠会计凭证：按照年、月顺序整理，整理每一个月的会计凭

证时可根据多少装订一本或几本，每本厚度以二公分左右为宜。在装订时，要去掉金属物，破损面要进行修补，对大小不一的凭证要折叠或裱贴成与记账凭证单大小一样的规格，左侧和上（或下）一边墩齐进行装订。

㈡会计账薄：按年度进行整理，有几本装几本。装订时，订本式账薄应保持原来面目贴封装盒；活页式或卡片式账薄应去掉账夹，抽出空白面，编写页号后进行装订。

㈢财务报告：会计报表按年报、季、月报分别装订。财务会计报告等材料视纸质规格装订。

㈣其他材料按纸质规格不同分别装订。如：对账单、会计档案移交清册、销毁清册等。

注：在整理会计档案时，使用的装具应做到整齐统一，类目醒目。记账凭证使用标准卷皮的不可装盒（袋）；会计账薄、财务会计报告以及其他材料必须装会计档案盒保管。会计档案卷皮、卷盒背脊要注明年月、类别、期限和卷号。

五、保管期限划分按照《会计档案管理办法》规定的保管期限执行（会计档案保管期限表附后）。简单说为永久和定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年共计5类。会计档案的保管期限是从会计年度终了后的第一天开始算起。

（板书：按照类别板书各类别的保管期限）

㈠凭证类：15年

㈡帐薄类：日记账、总账、明细账 15年

现金账、银行存款账 25年

㈢财务报告类：财政总预算永久

财政总预算会计月、季报表 5年㈣其他类：会计档案保管、销毁清册永久

会计档案移交清册 15年

六、会计档案的排列与编号（按照类别板书：1、编小流水号；2、编大流水号。）

㈠会计凭证按年、月顺序进行排列，编号时可视每年产生材料的多少，一年编一个连续号（卷号）或几年编一个连续号。

㈡会计账薄、财务报告和其他材料在保管期限相同情况下，按年代类别分别排列编号。

七、会计档案编目会计档案的封面填写要正确、美观，各项目均用钢笔填写，字迹要工整，用字号章盖的项目要用红色印油。样表：

会计档案案卷目录

八、会计档案移交当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案部门统一保管。基建会计档案在项目

建设竣工决算后移交建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。

单位之间交接会计档案时，交接双方必须办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

九、会计档案的销毁

保管期满的会计档案，应按照以下程序进行销毁：

㈠由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

㈡单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见；

㈢销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销；

㈣监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

注：保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了

事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

附表：

财政总预算、行政单位、事业单位

和税收会计档案保管期限表

注：税务机关的税务经费会计档案保管期限，按行政单位会计档案保管期限规定办理。