用友ERP-U8系统存货与库存管理研究

用友ERP-U8系统存货与库存管理研究

摘要:在ERP系统中如何将存货核算与库存管理有机结合起来，是财务部门和业务部门共同关心的问题。本文基于用友ERP-U8的存货核算、库存管理、销售管理等模块，对企业财务的存货核算和仓库的日常库存管理进行分析研究和总结，提出了通过批次跟踪存货，核算库存成本和出库成本的解决方案，以期实现财务和业务的一体化管理，提高公司整体运营效率。

关键词:用友ERP 存货核算库存管理

ERP—企业资源计划系统(Enterprise Resource Planning)，是指建立在日益发达的计算机信息及网络技术基础之上，以系统化的管理思想为目标，为企业决策层提供决策依据，同时为生产、销售和财务部门的运营提供实时数据的管理平台。国内企业实施ERP系统一般分为三个阶段，第一阶段是单纯的财务ERP；第二阶段是财务+供应链；第三阶段则再加上外围的生产管理、HR及CRM等，基本上形成较为完整的企业资源信息化管理。从上世纪90年代起我国企业开始实施会计电算化以来，目前很多企业已经开始由第一阶段向第二阶段转变，在此过程中首先需要解决的问题就是要实现财务部门的会计核算和业务部门的库存管理有效无缝链接，使财务和业务在符合各自管理重点的同时，保证系统数据整体的有效性。

一、存货业务数据流及核算方法

存货核算主要是以财务会计为中心，从资金的角度管理存货的出入库业务，侧重于按照发票和相关单据核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，反映和监督存货的资金占用情况。库存管理主要是指业务部门对原材料和产品实体的收发管理，侧重于对型号规格和数量进行管理，一般企业的存货业务数据流如下图所示：

原材料和产品实体是货币资金的载体，由仓储部门负责对实物和数量进行管理，定期与

财务部门存货核算的结果进行对账（财务部按照发票和入库单据记账），只有两个部门的数据完全一致才能实施有效管理。但在实际运用中财务部和仓库管理的结账时间不同，财务部门对各类存货出库所采用的计价方式不同，再加上用友ERP系统在存货核和库存两个模块之间的设置不同，经常会出现总账模块、存货模块和库存模块之间的余额很难保证完全一致，数据不统一，使ERP系统不能发挥应有的优势。

财务核算和供应链在用友ERP—U8系统中是相对独立的模块，其中财务模块包括总账模块、应收应付、固定资产、存货核算、工资模块等，供应链系统包括采购管理、销售管理和库存管理模块。如果单纯启用财务模块，存货核算的基础数据将完全依靠人工统计，无法实现账表和实物的在线监管，因此需要启用供应链中的库存管理模块。

用友ERP—U8系统中提供了三种存货核算方式，第一种是按仓库核算，按仓库设置计价方式，并且每个仓库单独核算出库成本，即允许不同仓库的相同存货按照不同的计价方式核算成本。第二种是按部门核算，按照仓库的所属部门设计计价方式核算出库成本。第三种是按照存货核算，无论部门或仓库所属，相同存货均按照相同的存货计价方式核算成本。

二、存货核算存在的问题及解决方案

存货核算的计价方式分为移动平均法、先进先出法和个别计价法。移动平均法和先进先出法适用于通用性产品和一般情况下价格不敏感的产品，个别计价法适用于对价格比较敏感的产品。对于一般按产品类别核算成本的企业来讲，这些教课书上的核算方法能够满足要求。但是笔者所在单位以工业自动化系统集成为主的业务，主要是对进口关键产品和国内产品进行组装，同时配以必要的设计和软件调试。核算要求进行项目管理，并且需要区分不同部门，不同业务员的具体项目成本。

笔者所在单位横河电机（中国）有限公司现有的业务模式对存货核算的要求有两个特点：第一是很多项目由于战略意义不同，采购价格也不尽相同。第二是由于市场变幻莫测，即使同一规格的产品在不同时期的采购成本也可能有差异，因此需要对每个项目的所有产品单独核算价格。

另一方面，由于存在货到发票未到的情况，采购模块中对于采购入库单审核后即认为是“暂估”，在采购模块的“暂估余额表”中就会体现，而存货核算对于未结算的采购入库单记账后才认为是“暂估”，这样由于产品入库和发票记账存在的时间性差异，会影响存货模块和库存模块的余额也产生差异。对“暂估”的存货如果进行了成本结转，等到次月入库单回冲后再与发票结算时将会影响存货余额，带来存货核算和库存管理的余额差异。

以用友U8-ERP系统为例在测试账套中我们按照工程师的建议，存货核算采用了个别计

价法，而且启用了财务模块里的项目核算功能，即把每一个销售订单视同是单独的项目，通过触发器使销售订单号自动匹配为存货的项目编码。经过测试我们发现，从库存管理到存货核算的数据结算非常麻烦，费时费力且容易出错，当采购入库单和采购发票结算完成后，出库单据的成本结转和匹配就成了孤立的数据，很快系统中会产生很多垃圾数据，而且存货核算的期末结存和库存管理中的差异也越来越多，很难查出是什么原因引起的数据差异。

经过研究我们发现用友U8系统存货档案中的批次管理能够实现按照销售订单管理存货的功能，即需要在建立存货档案的时候，首先录入基本存货信息，然后在控制功能一栏中选择批次管理和出库跟踪入库功能。

通过上面的存货档案控制设置，所有存货在系统单据中录入时需要输入批号，该批号对应销售订单号，也就是说每一个销售订单的所有存货对应相同的批号。这样就使存货在入库时有了一个识别码，在识别库存批次以后，就可以按照批次进行存货计价和统计库存成本了。成本结转通过出库跟踪入库就可以解决不同批号之间同种存货的价格不同的问题，保证不同销售订单成本的准确性。

三、优点及结论

库存批次管理的重点是识别产品的进货时间、供应商、采购进价等信息，这样就可以在以后查询库存时，明确其具体来源，销售出库时自动判断存货的价值。另外，利用库存批次跟踪可以查询不同产品和不同订单的在库情况。

存货核算和库存管理的对账工作可以利用批次账来检查，盘点时按照批次即项目明细帐进行，这样能够了解存货的属性，并且及时掌握存货是为哪个客户采购的，定位存货归属的客户有利于管理原材料和产成品的库龄，加速库存周转速度。

总之，通过对库存管理的批次管理和跟踪，使存货不仅仅是按照类别进行核算，同时也按照项目批次进行管理。企业只有在存货核算和库存管理两方面都按照类别和批次进行严格管控，才能使库存管理更加科学、准确、有效，才能为企业创造更大的效益。