第八篇 公文写作与处理

第八篇公文写作与处理

第一章公文概述

一、公文的概念

公文，即公务文书，是指国家机构、企事业单位和其他社会组织在公务活动中，为行使职权、实施管理所形成和使用的具有特定效力和规范体式的文书。党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

二、公文的特点

（一）鲜明的政治性

行政公文作为公务活动的重要工具，直接体现了国家的政治意志和根本利益。因为国家行政管理机关进行的公务活动不是盲目的，而是有计划有组织地进行的。行政公文实施公务活动体现着国家机关的指挥意志、行动意图，因而具有鲜明的政治色彩。

（二）法定的效力性

行政公文体现着国家的意志和意图，是公务活动的直接产物，因而它受国家法律保护。各种行政公文传达着国家行政管理机关的决策意图和工作重点，对不同的受文者都会产生强制性影响，都具有约束力。它要求受文者必须严格遵照、认真照办和认真处理，不能有丝毫怠慢。这种效力是任何其他应用文体无法比拟的。

（三）作者的特定性

公文的作者是指依法成立并能以自己的名义行使职权和承担义务的机关或组织。党政机关、企事业单位、人民团体等都是依据法律、条例、章程等合法建立并存在的，它们都是法定的作者。公文以机关领导人的名义发布，其实质是机关领导人，依据法律行使自己的法定职权，代表的仍是国家或机关的一种职能或利益。这也是公文与其他文书的本质区别。

（四）制发程序的严格性

行政公文不同于其他文体，它的制作和签发都有严格的程序这样做的目的，一是体现公文的严肃性和权威性，二是保证公文质量的需要。

（五）体式的规范性

按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政公文都具有一定的规范体式，即格式。这是行政公文区别于其他文章的重要标志。任何行政机关和企事业单位、人民团体在制发行政公文时，必经严格依照《国家行政机关公文处理办法》中规定的行政公文的规范格式，不得别出心裁、自行其是。坚持格式的规范性，一是为了维护公文的权威性，二是保证公文在制发和处理中的及时、准确、安全和高效。

（六）走向的明确性

公文是在行政管理中产生的，它根据行政管理工作需要而制发，在发布公文时，都有明确的主送机关或受文者，要解决什么问题，要达到什么目的等都要交代清楚。这种明确的走向，只有公文这种文种才具备。公文的明确性也便于各级机关明确关系、分清责任、各司其职，切实提高办事水平和工作效率。

三、公文的文种

根据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）规定，党政机关公文种类有15种，分别为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

四、公文的分类

（一）根据形成和使用的具体公务活动领域的不同，公文可分为：

1.通用公文，是指党政机关、社会团体和企事业单位及其他社会组织在公务活动中普遍形成和使用的公文。2012年《党政机关公文处理工作条例》中规定了通用公文文种包括15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要。

2.专用公文，是指在一定的专业机关或专门的业务活动领域内，因特殊需要而专门形成和使用的公文。像照会、国书等就属于专用公文，是由有外交权的机关在外交领域专门形成、专门使用的。

（二）根据行文关系不同，公文可分为：

行文关系，简而言之，是指发文机关同收文机关之间的公文往来关系。这种关系是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围确定的。从一个单位的对外文件来说，可以按照它们的行文关系、文件的去向，划分为上行文、下行文和平行文。1.上行文：下级机关向所属上级机关行文。如请示、报告等。 2.下行文：上级机关向所属下级机关行文。如命令（令）、决定、决议、公报、公告、通知、通报、批复等。3.平行文：是指向所属同级机关以及向非同一组织系统或专业系统中不相隶属的任何级别的机关行文。如：函。

（三）根据内容性质的不同，公文可分为：

1.规范性公文。是指具有法定效力和规范体式的文书。这类公文在颁发程序、执行落实上比较规范，约束力强，下级机关必须贯彻执行。2012年《党政机关公文处理工作条例》中的公文就属于规范性公文。除此之外，与其处于同一层次的规范性公文，还有法律法规性公文和专用公文，如宪法、条例、办法、国书等。

2.领导指导性公文。是指向所属机关传达、贯彻党和国家领导机关的方针政策，体现领导意图，实施工作指挥的公文。如命令、决定、指示等。

3.公布性公文。是指向受文机关

通报情况，知照事项，要求遵守或办理的公文。如通告、公告等。4.陈述呈请性公文。是指下级机关向上级机关报告工作，反映情况，提出建议，请示问题的公文。如请示、报告等。5.记录性公文。是指用以记载公务活动，归纳会议精神，记录议定事项等情况的公文，主要有纪要。6.商洽性公文。是指作者与受文者之间均以平等的身份和态度商洽、讨论或转达有关问题及意见的公文；商洽性公文主要包括各种函，其特点是：公文是作者意愿的一种郑重、正式的表示，内容涉及一般的具体事项；作者对受文者的强制约束作用的成立一般不以自身的权威为依据或条件，请对方遵行有关要求时，须指明作者的意见和要求均以授权机关的意见或有关法律法规为依据。7.证明性公文。一般特点是：公文的制发目的就在于形成法律意义上的凭证依据；公文的传递方向不受严格限制，既可以上行、下行，也可以平行；与商洽性公文相似，其有关强制约束力的存在更直接地源于有关法律法规的力量。如介绍信、证明信等。

（四）根据涉及秘密的程度的不同，公文可分为：

1.对外公开的公文。不涉密，可对国内外公布的公文。

2.限国内公开的公文。不涉密，只在国内公开发布的公文。

3.内部使用的公文。不涉密，只限于本机关或组织系统或专业系统内部使用的公文。

4.秘密公文。指含有一般的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受损害的公文。

5.机密公文。指含有重要的秘密，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受严重损害的公文。

6.绝密公文。指含有最重要的秘密，或者在一定的时间内，必须绝对地将知情人限定在极小范围内，泄露会使国家或团体的安全和利益遭受特别严重损害的公文。

（五）根据对处理时间方面的限制和要求的不同，公文可分为：

1.平件。无特殊时间要求，按工作常规依次传递处理。

2.加急件。内容重要、紧急而需要优先传递处理的文件。

3.特急件。内容非常重要并特别紧急，需立即优先迅速传递处理的文件。

（六）根据来源的不同，公文可分为：

1.收文。指本机关收到的来自外部的公文。

2.发文。指由本机关制作发往外部的或只供内部使用的公文。

（七）根据载体的不同，公文可分为：

1.纸本公文，是外在形式以各种纸张、纸板为载体的文书，是沿用时间最长、使用最普遍的文书。

2.电子公文，是指运用计算机在网络系统中形成、处理、传输和存储的电子文书。

五、公文的行文方式和行文规则

（一）公文的行文方式

1.逐级行文。即下级机关向所属的上一级机关行文或领导机关向所属的下一级机关行文。公文行文一般以逐级行文为宜。

2.多级行文。即下级机关同时向自己的直接上级机关和更高一级的上级领导机关行文或领导机关同时向所属的两个或两个以上的下级机关行文。多级行文省略了逐级转发的时间与手续，可以使文件精神及时得到传达贯彻，有利于提高工作效率。

3.越级行文。即下级机关在特殊情况下，越过自己的直属上级向更高一级的领导机关直至中央行文。因特殊情况必须越级行文的，应当抄送被越过的上级机关。

4.直达行文。又称直贯到底行文。即领导机关将文件发至基层组织或直接传达给人民群众。直达行文常通过广播、电视、报纸等新闻媒体或张贴发布等形式直接与群众见面。

（二）公文的行文规则

行文规则，是制发、办理公文中必须遵循的基本准则。《党政机关公文处理工作条例》第四章规定的“行文规则”，共5大条。主要是从一般规则、上行文规则、下行文规则三个方面确立了党政机关公文的行文规则。1.一般规则（1）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。（2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。 2.上行文规则向上级机关行文，应当遵循以下规则：（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（4）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。 3.下行文规则向下级机关行文，应当遵循以下规则：（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。4.其他行文规则同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

六、公文文体与结构

（一）公文的文体

应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。公文属于特殊应用文，其区别

于一般应用文的特殊性特征表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方法。

（二）公文的结构（格式）

《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）第九条规定：公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。现将公文的各构成要素按照《格式》划分的版头、主体、版记三个部分，公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于版心外。现按照《格式》划分的版头、主体、版记的顺序分述于下：1.版头部分（1）份号份号是指公文印制份数的顺序号。是将同一文稿印制若干份时每份的顺序编号。并不是所有的公文都需要编制份数序号。《条例》规定：“涉密公文应当标注份号。”编制份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象。当文件需要收回保管或销毁时，就可以对照份号掌握其是否有遗漏或丢失。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。（2）密级和保密期限秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。《条例》规定：“涉密公文应当根据涉密程度分别标注绝密、机密、秘密和保密期限。” 如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。如“保密★1年”。（3）紧急程度紧急程度是公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注特急、加急，电报应当分别标注特提、特急、加急、平急。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（4）发文机关标志

发文机关标志是公文版头部分的核心，用套红大字居中印在公文首页上半部，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。字体要庄重、规范、美观、大小适度（一般应小于上级机关的字体大小）。主要有两种形式：一是由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成；二是也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。（5）发文字号发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。如“国发〔2012〕12号”，“国发”是国务院机关代字，“〔2012〕”代表年份，“12号”是文件的发文序号。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号中的机关代字应由机关的办公厅（室）统一编排，从机关和单位名称中选取最有代表性的字，并注意名称相近的单位机关代字不能重复或雷同。（6）签发人上行文应当标注签发人姓名。在上报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为了上级单位的领导人了解下级单位谁对上报的公文内容负责。同样，也是下级单位表示谁可以对上报的公文负责，以保证上报公文的及时办理。签发人，由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并距红色分割线4mm。（7）版头中的分隔线发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。 2.主体公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。（1）标题公文标题是对公文主要内容准确、简要的概括和提示，由发文机关名称、事由和文种组成。例如：《国务院关于进一步加强证券市场宏观管理的通知》，其中，“国务院”是发文机关名称，“进一步加强证券市场宏观管理”是公文的主体，即事由，“通知”是文种。公文标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（2）主送机关《条例》规定：“主送机关指的是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。”也就是说，主送机关是发文机关要求对公文予以办理或答复的对方机关。主送机关又称主送单位或行文对象。主送机关编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。公文的主送机关一定要选准，这是公文发出去以后能否得到及时处理的一个关键问题。公文的主送机关一般有以下三种情况：（1）下级机关向上级领导机关发出的请示或报告等上行文，在一般情况下都只有一个具体的主送机关，不要多头主送。（2）上级领导机关对下级发出的公文，一般的下行公文都有两个以上的主送机关。而且级别越高的机关的发文，其主送机关的覆盖面愈大。在这种情况下，公文的主送机关多是使用统称。如，县一级人民政府的下行文，其覆盖面是在本县的管辖范围之内，它的主送机关的统称一般是：“各乡、镇人民政府，县政府各部门”。（3）直接向社会公众发布的公文，如通告、公告等告知性公文，以及一些章程、条例、规定等规范性公文，它的承办或者贯彻、执行、落实、知照的对象是全社会或者全体人民群众，在这种情况下，公文的主送机关就没有必要再写了。（3）正文公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（4）附件说明如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（5）发文机关署名、成文日期和印章发文

机关署名应当用发文机关全称或者规范化简称。成文日期指会议通过或者发文机关负责人签发的日期，是公文的生效日期，也即党政机关公文生效的重要标志。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据之一。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。发文机关署名、成文日期和印章格式具体为以下三种情况：加盖印章的公文公文加盖印章时，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。加盖签发人签名章的公文单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务、签名章，签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。（6）附注：附注是公文印发传达范围等需要说明的事项加以说明，主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（7）附件附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。附件说明中附件的序号和名称应与附件的序号和名称一致，以显示附件与正文不可分割的关系。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。3.版记置于公文末页首条分割线和末条分割线之间的各要素为版记部分，由抄送机关、印发机关和印发时间等要素组成。版记部分各要素格式如下：（1）抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关上一行，之间不加分隔线。（2）印发机关和印发日期印发机关和印发日期即公文的送印机关和送印日期。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各党政机关办公厅（室）或文秘部门。发文机关没有专门的办公厅（室）或文秘部门的，发文机关就是印发机关。公文的印发日期区别于公文的成文日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

七、公文语言规范

公文语体与其他各类文章的语体相比，风格迥异、个性特点十分鲜明，其特点和要求概括起来主要有八个字：准确、简明、朴实、庄重。

（一）准确

准确，是公文语言的第一要素、基本特点和本质要求，公文语言的其他三个特点是以它为前提和条件的。公文语言的准确具体表现为用词准确、造句恰当，句与句之间逻辑联系紧密，能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。

（二）简明

指公文的语言应简洁、明快、浅显易懂。

（三）朴实

指公文的语言应平易、朴素、实在。要求叙述不花哨、说明要浅显、议论求精当。

（四）庄重

所谓庄重，就是指公文的语言要端庄、郑重、严肃、认真。要求不用戏谑语，不追求诙谐与幽默，一般不用口语和方言土语。应当使用公文专用语公文专用语是人们在长期公文写作实践中形成和使用的相对固定、十分简洁的语言，它既保留了某些古汉语的特色，又使公文获得言简意赅的效果，因此长期沿用经久不衰。这些公文专用语主要有以下四类：（1）称谓用语。自称用语：我省、我地、我局、本公司、本企业等；对称用语：贵市、贵公司、你厂、你校等；他称用语：该市、该地区、该局、该厂等。（2）领起用语。这类用语在公文分层次、分段落阐述不同内容时，居于各段之首，起带出主要内容的作用。常用的有：全会认为、大会审议了、会议强调指出、代表们一致认为、国务院要求、党中央号召等，常用于公报、决定、决议、纪要等公文中。（3）承启用语。这类用语通常出现在公文的缘由（开头、前言、导语）部分结束，内容事项（主体、中间）部分开始的中间，承接前面的事由，带出后面事项，起承上启下的作用，是全文上下衔接的过渡性语言。如“为此，

特作如下通知”、“现就这项工作的开展提出如下建议”、“特此命令你们”、“现将情况报告如下”等。（4）结尾用语。是各类公文正文结尾时表收束、祈请、指示、强调性的结语。如：“以上各项望各地遵照执行”、“以上规定希各有关方面切实贯彻”、“当否，请批复”、“以上意见如无不妥，请批转各地执行”、“特此通知”等。除以上四类公文专用浯外，公文中还有“批转”、“转发”、“印发”、“发布”、“颁布”、“拟请”等多种专用语。

八、公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

（一）起草

公文起草应当做到：1.符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。2.一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。3.内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。 4.文种正确，格式规范。 5.深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 6.公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。7.机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。（二）审核

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是： 1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。 2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。 3.涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。 4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。 5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

（三）签发

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第二章常用法定公文的写作

一、命令

（一）命令的适用范围

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（二）命令的种类

命令有公布令、任免令、授勋令、嘉奖令、指挥令、否决令、通缉令、特赦令、戒严令、动员令、通令、手令等。

（三）命令的写作

命令（令）一般由标题（包括发文机关、事由、文种）、发文字号、正文、签发人、日期等几个主要部分。

二、决定

（一）决定的适用范围

决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）决定的特点

1.规定性。决定对受文单位和全体下属人员都具有规范行为的作用，并具有法定的约束力，要求受文对象必须遵照执行。

2.指导性。决定作出的决策，具有较强的政策性，是下级机关开展工作的依据，有明显的指导性。

3.稳定性。决定对重要事项作出的规定，一般都要在相当长的时期内贯彻执行。

（三）决定的写作

决定一般由标题（包括发文机关、事由、文种）、受文单位、正文、发文机关、日期等几个主要部分。

三、公告

（一）公告的适用范围

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

（二）公告的分类

公告可以分为三种类型。第一类是向国内外宣布重大事项的公告。它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项。如宣布国家领导人的选举结果、出访、颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等。第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告，是由有关职能部门，按法定程序发布的，有的也因涉外工作的需要而发布。如按《商标法》规定的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。第三类是向特定对象发布的公告。

（三）公告的写作

在公告的正文中，要简明扼要地写出公告依据、公告事项。结尾一般以“现予公告”、“特此公告”作结语。

四、通知

（一）通知的适用范围

通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（二）通知的特点

1.应用范围的广泛性。在所有公文中，通知的应用范围最为广泛，无论哪一级别党政机关、社会团体、企事业单位都可以使用该种公文。其内容上至国家政令，下至百姓生活，均可涉及。

2.较强的时效性。通知的事项都是要求在一定时期内应知或应办的，具有较强的时效性。

3.告知性。通知的主要作用在于告知主送机关有关事项并按照内容去办理具体事务。

4.写作内容的灵活性。它既可以长篇大论，也可以简明扼要；既可以内部发文，也可以张贴公开。

（三）通知的类别和写作要领

按照内容和用途，可分为发布性通知、指示性通知、知照性通知和转发性通知。不同类型的通知，其正文写法有所不同。1.发布性通知。这种通知用于发布规范性文件、下达计划和印发领导讲话等。标题有时使用“发布”字样，有时用“印发”字样。发布性通知的正文结构简单，篇幅短，一般只写明发布对象名称及执行要求，如“现发布《XXXX》，自XXXX年XX月X 日起施行”或“现将《XXXX》印发给你们，请认真贯彻执行”。正文后直接附以印发和发布对象，不必标注“附件”字样。范例：陕西省人民政府关于印发城镇社区专职工作人员管理暂行办法的通知陕政发…2012?XX号各市、县、区人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：《陕西省城镇社区专职工作人员管理暂行办法》已经2012年第9次省政府常务会议审议通过，现印发你们，请认真贯彻执行。陕西省人民政府（印章）XXXX年X月XXX日陕西省城镇社区专职工作人员管理暂行办法第一条为规范对城镇社区专职工作人员的管理，保障其合法权益，发挥他们在构建和谐社会中的积极作用，制定本办法。第二条城镇社区专职工作人员是指经过市级社区建设指导委员会办公室统一公开招聘、专门从事社区管理和服务的社区服务站工作人员。根据社区人口规模，一般配臵5-9人，规模特大的可适当增加……2.指示性通知。这类通知用于向下级机关指示、部署工作任务。正文的结构包括通知缘由、通知事项和执行要求三部分。开头要明确交代制发通知的政策法规依据或事实依据，以概括简练的语言，说明行文的必要性。主体部分写指导思想、任务、要求、方法和步骤等，一般采用并列式结构，分条列项写，可以列小标题，也可以每段第一句作为中心句，概括该项的内容。结尾对通知精神加以强调，提出贯彻实施要求。3.知照性通知。这类通知用于一些不需要直接执行或办理的事项。如节假日安排、人事任免、机构设置或调整、印章启用或更换以及召开会议等，主要起交流情况、传递信息的作用，发送对象较广泛，对下级、平级机关均可发送。这种通知内容单一，篇幅简短，一般不需对事项加以评论，文中一般也不涉及直接的执行要求。 4.转发性通知。这类通知适用于转发上级机关或不相隶属机关的公文或批转下级机关的公文。

这种通知的正文都比较简短，是针对被批转、转发公文所加的按语。其结构有两种形式：一种与发布性通知相似，只需写明被转发文件名称和执行要求即可，如“现将XXXX转发给你们，请结合实际情况，认真贯彻执行。”另一种篇幅较长，除上述内容外，还要再加上转发批示，批示要紧扣被转发文件内容，作出分析评价，强调意义，提出执行要求和注意事项。撰写转发性通知还应注意以下几点：（1）此类通知正文后不必标注“附件”说明。（2）行政公文中被转发批转的公文不添加书名号。（3）为避免标题出现“关于的关于”，“通知的通知”之类的赘语，可将“批转”、“转发”前面的介词“关于”省略，也可以另拟摘要，不出现被转发文件名称，只标明其文号，如：《陕西省人民政府办公厅关于转发国办发明电〔2007〕20号文件的通知》。

五、通告

（一）通告的适用范围及特点

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。1.广泛性。一是使用面广，各级行政机关和企事业单位均可使用；二是涉及内容广，可用以宣布行政措施，也可用以告知社会生活中的一些具体事项；三是行文对象广，它采取张贴、登报或广播等方式公开告知一定范围内的群众。2.规定性。通告大多用于针对某些事项作出规定或限制，要求告知对象支持、协助或遵照执行，所以具有法规性和约束力。3.专业性。通告的内容多涉及公安、交通、邮电、税务、市政建设、工商管理等方面的公务活动，带有专门性质，行文中常使用一些行业术语。

（二）通告的分类

周知性通告：传达告知业务性、事务性事项，一般没有执行要求，仅供人们知晓。

规定性通告：公布国家有关政策、法规或要求遵守的约束事项，告知对象必须严格遵照执行，用于公布带有强制性的行政措施。为确保某一事项的执行与处理，它将提出具体规定，以要求相关单位与个人遵守。

（三）通告的写作要求

1.标题使用发文机关名称、事由、文种的标题。

2.正文由通告缘由、通告事项和结尾三部分构成。

缘由部分阐明发布原因、目的和依据，要力求简洁，可用“特通告如下”领起下文。通告事项部分是通告的主体，写通告的有关事项或有关规定。周知性通告应写明具体的通告事项，规定性通告应写明具体规定、执行要求及贯彻执行的时期。这些事项和规定是要有关范围知道和遵守的，内容要具体，措辞要准确。专业性强的通告在使用行业术语时，要注意适度不宜过多过滥，要通俗易懂，便于群众理解和执行。结尾可以提希望要求，也可使用“特此通告”等尾语，还可以避写结束语而自然结束，这根据行文情况酌定。 3.落款和日期

范例：X市人民政府关于禁止销售和使用含磷洗涤剂的通告X府发[2002]74号为了保护和改善三峡库区的水环境质量，保障人民身体健康，防止含磷洗涤剂对水体的污染，根据《X市长江三峡库区流域水污染防治条例》及相关的法律法规，市

政府决定在全市范围内禁止销售和使用含磷洗涤剂。现将有关事项通告如下：一、自2003年1月1日起，禁止在本市行政区内销售含磷洗涤剂；本市企业和经营性单位禁止使用含磷洗涤剂，改用无磷洗涤剂。二、本通告所称无磷洗涤剂，是指织物洗涤剂…… 三、在本市销售的无磷洗涤剂，必须在其产品包装的显著的位臵标注“无磷”字样；未按规定标注的，视为含磷洗涤剂。四、禁止本市广告经营者在本市辖区内发布含磷洗涤剂的广告，新闻媒体不得承接发布含磷洗涤剂的广告。五、各级工商、质量技术监督行政管理部门根据职责对洗涤剂市场事实监督管理。六、对违反本通告规定的行为，由环境保护、工商、质量技术监督行政管理部门根据职责，依据《X市长江三峡库区流域水污染防治条例》或有关法律法规规定分别予以处罚。X市人民政府（印）二○○五年X月X日

六、报告

（一）报告的概念和特点

报告：“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。1.陈述性。报告用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，主要是为了让上级了解情况。所以报告大都采用叙述、说明的表达方式，一般不要求上级批示答复，因而具有明显的陈述性。2.沟通性。对下级来说，报告是“下情上达”的主要手段，以此取得上级机关的理解、支持、指导，减少和避免工作上得失误。对上级来说，通过报告获得信息，了解情况，得到合理建议，可以作为决策、指导和协调工作的重要依据。3.单向性。报告向上级行文，不需要任何相对应的文件，即具有单向性。在这一点上报告与请示有明显的不同：请示具有双向性的特点，必须有批复与之相对应。鉴于报告单向性的特点，应避免使用“以上报告妥否，请批示”之类的结尾语言。

（二）报告的分类

报告的种类很多，可以从不同角度将之划分为不同的类型。按内容性质，可分为工作报告、情况报告、答复报告和呈送报告。需要说明的是，有些专业部门或个人使用的报告，如“审计报告”、“立案报告”、“调查报告”等，虽然标题也有报告二字，但其概念、写作要求与行政公文中的报告不同，不属于通用公文范畴。1.工作报告，是向上级机关汇报本部门、本单位工作情况的报告。主要用于总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。有时是全面报告工作情况，有时就某件事或某项工作做专题汇报。2.情况报告，是向上级机关汇报工作中出现的新情况、新问题、新动向，特别是突发事件、重大事故、特殊情况、重要问题时使用的一种报告。这种报告便于上级机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。

3.答复报告，是下级机关对上级机关询问作出回答的报告。

4.呈送报告，是向上级机关报送材料、物件时所作的简要报告。（三）不同类别报告的写作要领

各类报告在格式上差别不大，但在正文写法上有较大不同，下面分别具体说明。1.工作报告导语。简要揭示出报告的基本内容。用“现将有关情况报告如下”引起下文。工作情况和成绩。汇报工作的基本情况和主要成绩。可以按时间顺序写，即采用纵式结构；也可以分成几个方面写，即采用横式结构；还可以兼用这两种结构方式。工作经验。说明工作取得成绩的原因，往往是介绍若干条行之有效的做法。这是从工作中总结出来的带有规律性的东西，对今后的工作乃至其他单位的工作都有指导或参考价值，因此是工作报告的重点内容，要分条开列，每条都应写得有理有据，令人信服，防止抽象、空洞。有的工作报告可不必写这一部分。存在问题。工作报告还应找出工作中存在的问题，对大多数工作报告来说，这部分内容往往写得比较简单，不作为重点内容。今后打算。针对存在问题提出今后工作的打算。结尾。可以“特此报告，请审阅”或“以上报告，当否，请审核”等为结尾语，有时也可以不用。范例：定远县2012年度依法行政工作报告市政府：今年以来，县政府继续深入贯彻国务院《关于加强市县政府依法行政的决定》（以下简称《决定》），坚持把依法行政作为政府工作的基本准则，转变政府职能，加强政府自身建设，依法决策、依法管理、依法办事的水平和能力有了明显提高，为全县的改革开放、经济发展和社会全面进步作出了积极贡献。现将有关情况汇报如下。一、统筹谋划，部署年度依法行政重点工作1月19日，县政府制定了《定远县人民政府2012年度依法行政重点工作安排》，就推进依法行政组织领导体制、完善行政决策机制、把好规范性文件制定程序关、强化行政执法队伍建设、规范行政执法行为、加强监督、完善依法行政考核和法制宣传培训制度等8大项共23小项工作作了明确规定，做到早谋划、早部署。二、健全体制，充分发挥依法行政领导小组职能作用由政府主要领导任县依法行政领导小组组长，今年以来，县依法行政领导小组已多次召开专题会议，研究、解决政府依法行政工作中出现的相关问题，如研讨依法行政考核机制，行政处罚、行政许可案卷评查及规范性文件备案检查，征地拆迁补偿，集体土地上违法建设专项整治，土地承包经营权规范流转，集体土地确权登记和林权制度改革等问题，充分发挥领导小组就依法行政工作开展的议事协调和组织领导功能。三、深入推进，全面落实依法行政1、落实重大行政决策制定的规则和程序。（略）2、严格规范性文件制定权限和发布程序。（略）3、完善规范性文件备案制度。（略）4、严格行政执法人员资格管理。（略）5、加强行政执法人员执法能力建设。（略）6、完善执法程序。（略）7、改进执法方式。（略）8、加强监督，自觉接受人大监督和政协的民主监督。（略）9、认真做好行政诉讼、行政复议案件的应诉和答复工作。（略）10、大力推进政府信息公开。（略）四、积极探索，创新管理机制（略）在2011年的全市依法行政工作考核中，我县取得了蝉联第一的好名次，为保障和促进全县经济社会各项事业的又好又快发展发挥了积极作用。今后，我县将继续以制度建设为核心，以强化行政执法监督为抓手，进一步抓好落实，全力推进我县依法行政工作再上新台阶。定远县人民政府（印章）2012年12月10日 2.情况报告汇报和分析情况。这是情况报告的主要内容，应当把情况或问题的性质、时间、地点、经过、原委结果等写清楚、写准确。分析情况是说明其原因、性质和影响等。情况介绍和情况分析可以分开写，先摆情况，后作分析，也可以结合起来写。报告处理结果或处理打算。已经做了处理，应报告处理结果；还未及时处理，应报告打算如何处理。3.

答复报告答复依据。即写明制发报告的起因或根据，简要叙述在什么时候、对什么事项、以什么方式做了布置或交办，或上级查询什么问题，以便上级机关能够了解报告主旨。办理情况及结果。这是报告的重点，写明上级布置或查询问题的办理情况及结果。这部分要围绕上级指示精神和要求来叙述，有针对性地将上级询问的问题答复清楚，不能避而不答或答非所问。写明存在的问题或要求。有就写没有就不写。不少答复上级的报告没有这一项。结语多用“专此报告”之类的惯用语作结。4.呈送报告写法较为简单，正文用一两句话说明报送什么文件或物品，有多少份多少种。例如：“现将我单位《XXXX 年工作总结》报上，请审阅”。

七、请示

（一）请示的适用范围及特点

请示适用于向上级机关请求指示、批准。1.单一性。《党政机关公文处理工作条例》规定：“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”这条规定强调了请示主题单一和主送机关单一的显著特点。把握这一特点对于正确运用请示文种尤为重要。2.期复性。请示是下级机关为请求上级机关批准某一事项或解决某个问题而制发的，目的是为了得到反馈即期待上级明确表态予以答复。3.时效性。一般来说，请示的事项是亟待明确或继续解决的问题，时效性很强，上级机关受文后应及时研究，无论同意与否，都应尽快做出批复，不宜久拖不复。否则，便会影响下级机关正常开展工作。

（二）请示的分类

1.请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级机关需请示要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。

2.请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。

3.请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。

（三）请示的写法

请示由标题、发文字号、主送机关、正文、发文机关和成文日期组成。发文字号、发文机关和成文日期写作要求与其他通用公文相同。1.标题有两种：一是写明发文机关、发文事由和文种；二是写明发文事由和文种，省去发文机关。2.主送机关请示一般只写一个主送机关。3.正文请示的正文，一般由请示缘由、请示事项、请示要求组成。请示缘由：交代背景，说明请示的原因和理由，这一部分是能否得到上级机关认可批准的关键，用语要简要，说理要充分，有理有据。如果有些问题难以扼要说明，可将有关详细材料作为附件随文上报，使正文篇幅简短，主旨突出。请示事项：就某一事项或问题提出看法、建议或处理方案。这一部分要写得明确具体，所提解决办法要符合政策法规，实事求是，切实可行。如有两种以上处理方案也可同时提出，但必须说明本机关的倾向性意见与理由，以供上级权衡。 4.尾语以请求语作结，语气中肯地再次提出请求，常用“特此请示，请批复”、“妥否，请批示”、“以上请示，请予批准”等惯用语。请示写作要注意以下几点：一要坚持一文一事。一般来说，一份请示只能提出一件请求指示、批准的事项，或提出一个请求解决的问题。二要逐级请示。请示一般不得越级行文，如遇非常特殊的情况，涉及重大紧急事项，不越级就会延误工作，或被直接上级机关搁置而又急于处理的事项，确需越级行文时，应将请示同时抄送给越过的上级机关。三要把握必要性。请示问题，必须是工作中亟待解决的重要问题，确有必要提出请示，理由必须充足，不要把一般化问题或矛盾上交。在写请示事项时，应根据本地区或本单位的实际情况，提出执行或办理的方案，以供上级机关在批复时参考，切忌只摆问题，不提方案（请求答疑的例外），忌模棱两可，含糊其辞。

八、批复

（一）批复的适用范围及特点

批复适用于答复下级机关请示事项。法定的权威性与执行性、行文的被动性是批复的主要特征。

（二）批复的写作要求

1.针对性要强批复是针对下级机关的请示行文的，批复事项必须紧扣请示的事项，有问有答，回复清楚，不能答非所问。

2.观点要明确对请示中所要求答复的问题都要有所交代，不能回避某些问题、不予作答或含糊其辞。

3.表达要准确对部分同意请示或完全不同意请示的批复，在引述来文、表明态度之后，还需要有说理分析，说理要力求简洁，分析不要求详尽，点到为止即可。文字表达要准确、简要，措辞严密，用语准确，以免产生歧义和疏漏，影响工作。

4.批复应讲究时效，及时作出答复，以免影响工作。

（三）批复的写法

1.标题批复由于具有通知和指示的性质，所以其标题（除非发文机关名称较长可以不写以外）一般都是规范的“三要素”写法，即由发文机关名称、事由和文种三部分组成。

2.主送机关批复的主送机关同请示一样只有一个，而且与请示的主送机关互为相反，即只写请示的机关名称。

3.正文批复的正文一般都很简短，一般由批复对象、批复内容和批复结语三部分组成。批复对象是指批复所针对的请示事项，也是向受文单位告知情况。批复对象作为正文的开头语，必须在正文开头引述来文的标题和文号。其表达形式是：“你单位《关于XXX请示》（发文字号）收悉。批复内容，即对请示来文所做的答复或具体指示，是批复的主要部分。批复内容若涉及其他部门，起草时应同有关部门商量或会签，取得一致意见后方可答复，但不能相互推诿或推卸责任。批复内容一般也应一文一事，应紧扣请示事项给予明确答复。批复结语。批复有时在正文文末写上“此批”或“此复”等词语。

九、通报

（一）通报的适用范围及特点

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。其特点为：1.教育性通报需要运用具有代表性、倾向性的事实（事例、新颖的典型经验以及重大情况）教育干部和群众，通过表扬、批评、倡导或强调，唤起人们的警觉与注意，阐明自己的观点和意图，指导和推动工作。

2.说理性通报目的在于发扬正气，打击歪风邪气，指导和推动工作，因果的分析、实质的揭示、意义的阐发是通报的核心与重点。

3.时效性通报主要用于反映新情况、新问题、新经验、新的苗头与趋向，强调及时快捷。

（二）通报的类别

通报按内容分为以下三类：

1.表彰性通报这类通报用于表扬先进人物和先进集体的事迹，树立榜样，宣传典型，总结成功经验。

2.批评性通报这类通报用于批评错误，通报事故或反面典型，总结教训，防止类似问题发生。

3.情况通报这类通报用于将全局或某一方面的信息、动向或其他情况传达给下级机关，旨在引起重视，采取相应措施，以掌握工作的主动权。

（三）通报的结构和写作要领

通报由标题、主送机关、正文、落款和日期组成，这里主要介绍正文的写法。通报正文的写法比较灵活，一般要把通报情况的缘由、时间、地点、经过、结果等及时交代清楚，并分析所陈述内容的性质、意义等。由于不同通报的内容、性质、功能等方面各有差异，所以正文的写法也有所区别。

1.表彰性通报正文应写清以下三层内容。首先概述先进事迹，即简要写出何人或何单位，在何时何地何背景下，有何先进事迹；然后简要评价，分析评议，归纳其积极意义，以利于人们学习借鉴；最后提出表彰，发出号召，有的以“特予以通报表扬，以资鼓励”之类的惯用语作结。

2.批评性通报首先概述典型事故或错误行为的主要事实，注意把人物、时间、地点、事件和结果写清楚；其次对所通报错误、问题或事故进行分析评议，说明产生的原因和造成的危害，并提出处理意见和决定；最后提出要求，指出要从中吸取教训，以防止类似事情再度发生。

3.情况通报情况通报的正文，关键在于对情况的掌握要确切、全面、充分。首先交代制发通报的原因和目的，其次对所出现的事情予以说明，阐明道理，最后提出指导性意见和解决问题的措施和办法。写通报需强调两点：一是材料要真实可靠。通报事实中的时间、地点、细节、数据等均应反复核对，做到准确无误。哪怕是一点差错，都会影响通报的严肃性和权威性。二是用语要掌握分寸。通报涉及人和事的定性问题，叙议语言应十分审慎，合情合理。表扬先进，批评错误，要坚持实事求是，一切从实际出发。

十、议案

（一）议案的适用范围

议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（二）议案的特点

1.涉及内容重要。议案一般是针对现实中存在较重要问题，这些问题是政府无权决定，需提请人大或人大委员会审议的事项，一经审议通过，即产生法律效力。

2.行文定向流动，议案不是普发公文，其制发有明显的特定性。如行文机关是某级政府，那么主送机关就一定是同级人大或人大常委会，行文关系十分确定。

3.时限性极强。议案是一种特殊的公文，需专门的会议机构才能处理。议案提出后，经会议审议讨论，或通过，或修正，或否决。只有获得通过的议案，才能付诸实施。没有获得通过的议案，没有任何法定效力。另外，它必须在某次人大或人大常委会开会前送达，才能及时审议，可见其效能局限于会议期间。

（三）写作

格式包括标题（发文机关、事由、文种都不能省略）、原由、事项、结语（用“提请审议”字样结尾）。如：国务院关于提请审议《中华人民共和国劳动法（草案）》的议案。

十一、函

（一）函的适用范围及特点

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。特点：

1.行文方向的多样性在行文方向上，函以平行为主，即用于不相隶属机关之间，其中包括平行机关。有时也可用于上行或下行文。

2.使用的广泛性作为公务信件的函，任何一级机关、团体、企事业单位均可使用。

3.写作灵活简便性函的内容可以写大问题，也可以写小问题，开门见山，直接入题。

（二）函的类别

根据内容和作用，可分为商洽函、询问答复函和求批审批函。

1.商洽函用于不相隶属机关之间商谈人事调动、联系参观学习、邀请讲学或指导业务等事宜。

2.询问答复函用于对处理公务中不明确的问题提出咨询和给予答复，没有固定的行文方向，有无隶属关系均可使用。

3.求批审批函用于向无隶属关系的主管部门提出请求批准的事项或者主管部门答复审批事项。从当前公文实践看，还有一些函是用来答复请示的，这主要指收到请示的上级机关授权办公部门，以复函的形式答复报送请示的机关。例如国务院授权国务院办公厅函复一些省市或部委的请示。

（三）函的结构和写作要领

函头通常使用只标识发文机关名称而不标“文件”二字的信函式格式，写明发文机关、事由和文种，其中文种要注明是函还是复函。正文一般由函请（复）缘由、函请（复）事项和尾语三部分组成。发函的开头简述原因和目的，复函则以引述来函的日期、文号或标题为起首语。事项部分，发函是写告知、询问、商洽或请求的内容，事项要明确具体，语气要委婉恳切，提出要求应给对方留有余地，不要强人所难，有时可写出自己的看法、打算，以供对方选择参考；复函则针对来函提出的问题明确作答，切忌模棱两可，答非所问。结尾部分，发函一般用“盼复”、“即请函复”、“请研究函复为盼”等作结；复函多用“特此函复”等结语，也可以不写尾语。值得注意的是，公函结语一般不用“此致敬礼”、“祝工作顺利”等祝颂语。范例：陕西省人民政府关于申请发行2011西安世界园艺博览会纪念邮票的函陕政函…2010?xxx号国家邮政局：经国务院批准，由陕西省人民政府、国家林业局、中国国际贸易促进委员会、中国花卉协会共同主办，西安市人民政府承办的2011西安世界园艺博览会将于201 1年4月28日至10月22日在西安浐灞生态区隆重举办，会期178天。本届世园会是建国以来在我省乃至西北地区举办的规格最高、规模最大的世界性展会，以“天人长安〃创意自然——城市与自然和谐共生”为主题，营造以植物为主体的园林建筑景观，彰显富有地域特色和历史文化底蕴的绿色时尚，探索人类与自然、城市与自然和谐共生的发展模式。届时，将有100多个国内、外机构参展，预计参观人数超过1200万人次。为了更好地做好宣传工作，特申请于2011年4月28日西安世园会开幕当日发行一套2011西安世界园艺博览会纪念邮票，请予审核批准。同时，为使邮票突显西安世园会特色，恳请贵局派员前来西安世园会会址考察指导。专此函商。陕西省人民政府（印章）2010年7月9日

十二、纪要

（一）纪要的适用范围及特点

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。其特点为：

1.反映会议情况与传达贯彻会议的议定事项

2.具有约束执行效用会议纪要中所记载与传达的会议议定事项，反映了主持单位和与会单位的共同意志与法定的权威性，对有关的与会单位或下属单位具有约束力，受文单位应遵守和执行。

（二）纪要的结构和写作要求

1.标题由机关名称加会议名称加文种组成。

2.时间即领导人签发的时间。置标题下居中排列，要写年月日并加圆括号。

3.正文正文由会议概况和议定事项组成。会议概况首先写明会议的议题、宗旨，其次写明会议召集的单位、会议的时间与地点、会议主持人、与会人员等，要写得简明概括。议定事项分为对议题的讨论研究和作出的决定，这一部分是会议纪要的核心，需要高度概括和提炼会议的内容，全面准确反映会议议定的事项和主要精神。这部分可用一些承启性的称谓用语，如“与会同志认为”、“会议强调”、“会议要求”等。这些称谓用语作用很多，一方面使会议纪要除了陈述性语言外，增加了具体描述的意味，使表述内容更具真实性。另一方面，如作为段落开头，它很自然地承启上下文，使纪要眉目清楚，如用在段落中间，则起到突出、强调的作用。

4.结尾一种设结束语，可用具有号召力的语言结尾，也可向有关单位提出贯彻执行会议精神的要求作为结尾。另一种是不设结尾，正文写完，全文就自然结束。

十三、决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。为2012年4月16日，中办、国办联合印发了《党政机关公文处理工作条例》中新增的正式公文文种。决议是指党政领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文，也是应用写作重点研究的文体之一。决议一般分为公布性决议、批准性决议和阐述性决议三种类型。公布性决议是为公布某种法规、提案而写作的决议；批准性决议系为肯定或否定某种议案的文件；阐述性决议是对某些重大结论的具体内容加以展开阐述的文件。

（一）决议的写法

决议由首部和正文两部分组成 1.首部。包括标题和成文时间两个项目。（1）标题。决议的标题有两种形式：一种是由发文机关（或会议名称）、事由和文种构成；另一种是事由和文种构成。（2）成文时间。即决议正式通过的日期。一般放在标题下，在小括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日。 2.正文。由决议根据、决议事项和结语三部分组成。（1）决议缘由：一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况，陈述作出决议的原因、根据、背景、目的或意义。（2）决议事项：写明会议通过的决议事项，或会议对有关文件、事项作出的评价、决定，或对有关工作做出的部署安排和要求、措施。（3）结语：一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。有的决议可不单列这部分。

（二）决议与决定的区分

1.从制作程序上区分“决议”须经某一级机关或组织机构的法定会议对某一议题进行集体讨论，由法定多数表决通过，然后形成正式文件，并以会议的名义公布。而“决定”却不一定经过法定会议讨论通过的程序。它既可以是某种会议讨论研究的成果，形成正式文件予以公布，也可由各级领导机关直接制作并予以公布。因此，可以认定，凡未经有关法定会议讨论通过这一程序，而是以领导机关的名义发布的议决性文件，就只能使用“决定”。

2.从作用上区分“决议”一律要求下级机关执行。而“决

定”只有“部署性决定”才要求下级机关执行，“宣告性决定”只起知照性作用，一般不要求下级机关执行。3.从内容上区分授予荣誉称号或给予处分，用“决定”。审议机构成立或撤销，用“决议”。由会议或领导机关直接制定发布行政法规，用“决定”。由会议审议批准某项议案、重要报告、法规，用“决议”，所审议批准的条文作为“决议”的附件。

十四、公报

公报也称新闻公报，是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。公报是应用写作的重要文体之一。（一）公报的分类

1.会议公报是用以报道重要会议或会谈的决定和情报的公报。这种公报一般用于党中央召开的会议。

2.事项公报党的高级领导机关用以发布重大情况、重要事件的文件。高层行政机关、部门向人民群众公布重大决策、重要事项或重大措施时有时也沿用此类公报。

3.联合公报这是一种特殊用途的公报，用以发布国家之间、政党之间、团体之间经过会议达成的某种协议，如《中俄联合公报》。

（二）公报的结构

公报包括首部、正文和尾部三部分。1.首部包括标题和成文时间。标题。公报的标题常见的有三种形式。一种是直写文种《新闻公报》；第二种是由会议名称和文种构成；第三种是联合公报，由发表公报的双方或多方国家的简称、事由、文种构成。成文时间。用括号在标题之下正中位置注明公报发布的年、月、日期。2.正文包括开头、主体两部分。开头。即前言部分。事件性公报要求用最鲜明，最精炼的语言概述事件的核心内容，即何时、何地、发生了什么重大事件；会议性公报要求概述会议的名称、时间、地点、参加人员等；联合公报要求概述公报的来由，即在何时、何地、谁与谁、举行了什么会谈或谁对谁进行了什么性质的访问等。主体。是公报的核心内容，要求把公报的内容完整、系统、有序地表达清楚。常见的有三种写作：一种是分段式，即每段说明一层意思或一项决定；第二种是序号式，多用于内容复杂、问题问绪较多的公报；第三种是条款式，多用于联合公报。 3.尾部事件性公报和会议性公报一般没有尾部；联合公报要在正文之后写明双方签署人的身份、姓名、年、月、日期、并写明签署地点。

十五、意见

（一）意见的适用范围

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（二）意见的特点

1.灵活性。对某些情况和问题，原有的政策规定或没有明确，或不相适应，需要上级机关进行及时的指导，提出措施，规范行为，又可以为下一步完善和制定有关的法律法规做出必要的准备，这就需要“意见”这一文种，向上级建议，或者对下级指导。

2.建议性。所谓意见，就是有一定的建议、参谋和指导作用的看法。意见中所表达的态度是诚恳的，即使是下行文中的意见也没有决定或者通知等文种的强制性，作为上行文的意见，更要抱着“知无不言，言无不尽”的态度，对上级提交本机关单位的建设性认识，起到参谋的作用。

3.多向性。意见可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有部门协商，取得一致意见后方可行文；作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应当遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出意见供对方参考。

（三）意见的写作

意见的结构由标题、主送机关、正文、落款几部分构成。

第三章公文处理

《党政机关公文处理工作条例》第5条规定，“公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。”

一、公文的拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

（一）公文起草应当做到

第一，符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。第二，一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。第三，内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。第四，文种正确，格式规范。第五，深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。第六，公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。第七，机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（二）公文的审核应当做到

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：第一，行文理由是否充分，行文依据是否准确。第二，内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。第三，涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。第四，文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。第五，其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文

机关办公厅（室）进行初核。

（三）公文的签发应当做到

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

二、公文的办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

（一）发文办理的主要程序

1.复核：已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

2.登记：对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

3.印制：公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

4.核发：公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

（二）收文办理的主要程序

1.签收：对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

2.登记：对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

3.初审：对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

4.承办：阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

5.传阅：根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

6.催办：及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

7.答复：公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（三）办毕公文的整理归档

1.清退：经过清理将有关办毕的收文按期返归原发文机关或其指定的有关单位。公文清退工作的目的在于保证重要公文或机密公文的安全。

2.销毁

3.暂存：公文的暂存，是指对既不应立卷归档或清退，又暂不宜销毁的公文，仍需再留存一定时期以备查用。暂存公文的范围：（1）频繁查阅的已整理归档公文的重份文本与复印本；（2）具有参考价值的公文、简报等；（3）一时难以准确判定是否留存或销毁的公文；（4）反映一般情况的公文、报表等。

4.立卷：将办理完毕且有查考利用价值的公文编立成为案卷。

5.归档：需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

三、公文的管理

各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。要更加注重保密性。具体来说有四个注意事项：

（一）公文确定密级前后

公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

（二）公文的印刷传达范围

公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。（三）公文的复制、汇编

复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

（四）公文的撤销、废止

公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。

（五）机关变动后公文的处理

机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。【课堂练习】1.（判断）【2013-陕西】公文的文种表明公文的性质、范围、制发公文的目的。（）2.【2013-陕西】公文的密级需要变更或解除的由（）决定。A.原确定密级的机关或上级机关B.原接收公文的机关或其上级机关C.原制发公文机关的上级主

管部门 D.原保密公文所涉及机关的负责人 3.【2013-陕西】有关公文行文正确的是（）。 A.政府与同级党委可联合行文 B.机关的内设结构不得对外正式发文 C.公文的行文方式按传递途径分为逐级行文和多级 D.以某个上级机关为主送机关的公文可以同时抄送发文机关的下设机关4.【2013-陕西】关于几种公文说法正确的（）。A.决定是一种平行文种B.通告适于公布社会各方面应当遵守或周知的事项 C.通报适用于变更或撤销下级机关不适当的决定事项 D.议案的主送机关仅为与发文机关同级的人民代表大会5.【2013-陕西】（）是根据正文的需要附加的公文或材料。A.标题B.印章C.附件D.附注6.【2013-陕西】为了维护正常的领导关系具有隶属关系或业务指导关系的机关之间应基本使用（）。A.直接行文B.执行行文C.逐级行文D.多级行文

附录一：事务性公文

一、计划

（一）概念及分类

计划是机关、团体、企事业单位对一定时期的工作预先作出安排时使用的一种公文，计划主要用于对未来的工作任务预先拟定目标，设想步骤、方法等，做到事先心中有数，减少盲目性。计划根据内容分，有生产计划、工作计划、教学计划、财务计划、学习计划、科研计划等；还有年度计划、季度计划、月份计划和个人计划等，这里主要介绍党政机关的行政工作计划。

（二）写作要点

计划这一文体结构通常由标题、正文、落款三部分构成: 1.标题：计划的标题应包括制发单位、时间限断语、事由和文种类别（计划）四部分，一般四者要齐全。事由要标明是“工作计划”，还是“生产计划”或其它计划；时间限断语是计划适用的时限范围。但有时因制订者认为计划的执行范围仅在本单位，已很明显，在标题中将其省略；比较规范的计划仍要标明制文单位。

2.正文：计划的正文，一般先扼要说明制订该计划的缘由、根据，对完成任务的主客观条件作些分析，说明完成该计划的必要性与可能性。其次是计划的具体内容，即在多长时间完成哪些任务，并设计完成任务的步骤和方法等。最后是结尾语，提出重点或强调有关事项，做出简短号召。

3.制文机关、日期：高级机关制定的计划，也有在正文后不另署制文单位和制文日期的，此时制文单位名称应于标题，制文日期往往在标题下括号内注明。计划的正文通常采用分条列述式，结尾语视情况决定其长短与去留。事先认真调查研究，具体内容切实可行是计划写作的主要之点。

二、总结

（一）总结的概念

总结是国家机关、社会团体、企事业单位等通过对过去一阶段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的一种常用文书。总结可以使本系统、本地区、本单位、本部门某一项工作的实践活动由感性认识上升到理性认识，以便发扬成绩，克服缺点，吸取经验教训，使今后的工作少走弯路，多出成果。它可以为各级领导和机关提供基层工作的情况和经验，以便加强科学管理和指导。它还可以用于表彰先进，树立典型、交流推广先进经验，指导和推动面上的工作，促进两个文明建设的发展。

（二）总结的特点

1.内容的自我性

总结是自身活动实践的产物。它以客观评价自身工作活动的经验教训为目的，以回顾自身工作情况为基本内容，以自身工作实践的事实为材料，其所总结出来的理性认识也应该反映自身工作实践的规律。所以内容的自我性是总结的本质特点。 2.回顾的理论性总结应当忠实于自身工作实践活动，但是，总结不是工作实践活动的记录，不能完全照搬工作实践活动的全过程。它是对工作实践活动的本质概括，要在回顾工作实践活动全过程的基础上，进行分析研究，归纳出能够反映事物本质的规律，把感性认识上升到理性认识，这正是总结的价值所在。

（三）总结的分类

1.根据内容的不同，可以把总结分为工作总结、生产总结、学习总结、教学总结、会议总结等等。

2.根据范围的不同，可以分为全国性总结、地区性总结、部门性总结、本单位总结、班组总结等。

3.根据时间的不同，可以分为月总结、季总结、年度总结、阶段性总结等。

4.根据内容和性质的不同，可以分为全面总结和专题总结两类。

（四）总结的结构、内容和写法

总结一般由标题、正文和尾部三部分组成。1.标题：总结的标题大体上有两类构成形式：一类是公文式标题；一类是非公文式标题。公文式标题由单位名称、时间、事由、文种组成，如《××集团公司2000年度思想政治工作总结》、《××县2000年普法工作总结》，有的只写《工作总结》等。非公文式标题则比较灵活，有的为双行标题，如《增强体质，全面贯彻执行教育方针——开展多种形式的体育活动》，有的为单行标题，如《推动人才交流，培植人才资源》等。 2.正文：总结正文的结构由前言、主体、结尾组成。前言。即正文的开头，一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主体内容的展开做必要的铺垫。主体。这是总结的核心部分，其内容包括做法和体会，成绩和问题，经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法，以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。回顾要全面，分析要透彻。总结正文的结构，主要采用逻辑结构形式。全面性总结根据过去一段工作中的成绩和问题，或者经验和教训的内在联系去组织材料。专题性总结以经验为轴心去组织材料。结尾。可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后努力方向或改进意见。3.落款：包括署名和时间两项内容。如果标题中已

有署名，这里可不再写。

三、简报

（一）简报的性质和作用

简报是机关、团体、企事业单位内部简明扼要地反映情况、报道工作、交流经验、揭露问题的报道性文书。常用“××简报”、“内部参考”、“快报”、“××情报”、“情况反映”等名称。简报只是对本地区、本部门、本单位的某项工作进展情况、某种开会问题，或会议概况等简要地加以总结，报上级主管机关，发下级单位，起传递信息、交流情况作用的一般性文件，只有参阅性，没有规定性。

（二）简报的分类

简报的分类方法较多，根据简报所反映的内容范围和所起的作用，将其分为工作情况简报、专题简报和会议简报三种。 1.工作情况简报：主要是反映本单位、本地区、本部门日常工作中的重要情况，突出典型事例、经验教训、意见和建议等；以此推动日常工作的开展。这是一种最常见的常规性简报，这种简报，一般都有相对稳定的期数。2.专题简报：是为推动某项重大工作或中心工作而专门编发的临时性简报。这种简报主要是反映开展某项重大工作或中心工作的动态、进展情况、工作中的具体做法、经验、问题等，及时提请上级或有关单位领导注意和重视，以便采取相应的措施，推动工作进展。此项工作一结束，简报也就停办。3.会议简报：这是用于反映重要会议情况的简报，通常由会议秘书组编发。一次重要会议，如果会期较长，人数较多，往往印发多期会议简报；如果会期不长，人数也不多，一般发一期简报。会议简报用于反映会议进展情况，与会人员讨论中发表的重要意见，提出的重要建议、批评意见，领导人的重要讲话等。

（三）简报的格式写法

1.报头：报头位于首页的上方，约占一页版面的二分之一。它包括报名、期号、编号、编写单位、印发日期、密级等内容。

2.报文：一般包括标题、导语、主体、结尾等项内容。如有必要，在标题前可加一段按语。

3.报尾：报尾一般由“发送范围”、“印发份数”两项构成。“发送范围”在左，用“送”、“发”等词语注明；“印发份数”在右，用“共印××份”注明。报尾与报文之间用横线隔开，或用两条平行横线将报尾框起来。简报也可以不带报尾，写完报文自然结束。

四、启事

（一）启事的适用范围

启事是机关、企事业单位及个人在一定范围内公开说明情况，提请公众注意，请求他人支援、帮助时所写的一种说明事项的事务性文体。启事一般张贴在公共场所，或在大众媒体上刊播。

（二）启事的分类

启事的种类很多。从作者（启事人）来看，可以分为单位启事和私人启事。启事可分为征召类启事（如招聘、招生、征稿、招标等启事）、声明类启事（如遗失、搬迁、开业、竞赛等启事）和寻找类启事（如寻人、寻事等启事）。不同的启事，其正文内容有所差别，下面介绍几种常用的启事

（三）启事的结构和写作要领

1.标题可直接写“启事”，也可以加启事单位+事由+启事，如“招生启事”、“征稿启事”、“招聘中学教师启事”等。还有一种写明启事单位名称加内容、文种，如“东师理想招聘技术支持工程师启事”等。

2.正文书写启事的内容应另起一行，开头空两格。启事内容要具体，语言要简明扼要，使人一读就懂。（1）招聘启事。要写清楚招聘方的情况，包括招聘方的业务、工作范围及地理位置等；对招聘对象的具体要求，包括招募人员的工作性质、业务类型，以及招募人员的年龄、性别、文化程度、工作经历、技术特长、科技成果等；招聘人员受聘后的待遇；应聘的手续、具体时间、联系地点、联系人及联系电话等。（2）征稿启事。写明征文的单位、缘由、目的等；征文的具体要求，如作者的条件、征文的内容范围、体裁、字数等；征文的评选、评奖办法等；对投递稿件的具体要求及方法等。（3）寻物启事。要写清楚丢失物件的时间、地点、数量、颜色、外形、品牌等，同时写明丢失的时间和地点；交代拾物者送还的具体方式，或注明发问者的详细地址、联络方式等，最后也可写上表示谢意等。而招领启事，只要写明拣到物品的时间地点就可以，不必写出数量和其他特征，让失主前来认领时自己说出来，以防别人冒领。正文后可以写上“此启”或“特此启事”的结束语，现在一般启事都不写这些套话了。正文末尾可以写“此启”、“特此启事”，也可以略而不写。

3.结尾在正文的右下方，写上单位名称或启事人的姓名以及启事的日期。如果在标题或正文中已经写明启事单位或个人姓名，此处可以不写，只写联系地址、电话号码、邮政编码、联系人等。以机关、团体名义张贴的启事，则应加盖公章，以示负责。

4.各类启事的具体要求（1）寻物（人）启事：要将物品的特征、数量、种类，人的特征，丢失的时间、具体地点和联系方式写清楚，用语要有礼貌。（2）征文启事：要写明征文的目的和意义、征文的体裁和内容、评选办法、截止日期、注意事项等。（3）招聘启事：要写招聘的目的、对象、条件、待遇、联系方式等内容，用语要诚恳。（4）招领启事：只写捡到的物品名称，不要涉及具体的样式和数量，以防冒领，捡到物品的时间地点要写清楚。

五、倡议书

（一）倡议书的适用范围及特点

1.倡议书的概念倡议书是国家机关企事业单位社会组织或者个人向社会有关方面，倡导某种活动或者某种做法的文书。倡议书是把重要的建议或者号召，变为群众自觉行动的有力途径。

2.倡议书的特点倡议书是发动群众开展竞赛的一种手段，倡议书的特点具体来讲具有以下几个方面。（1）倡议书的群众性倡议书不是对某个人、某一集体、或某一单位而言的，它往往面向广大群众，或对一个部门的所有人发出，或对一个地区的所有人发出，甚至向全国发出。所以其对象广泛的群众性

是倡议书的根本特征。（2）倡议书对象的不确定性倡议书是要求广大群众响应的，然而其对象范围往往是不定的。它即便是在文中明确了自己的具体对象，但实际上有关人员可以表示响应，也可以不表示响应，它本身不具有很强的约束力。而与此无关的别的群众团体却可以有所响应。（3）倡议书的公开性倡议书就是一种广而告之的书信。它就是要让广大的人民群众知道了解，从而激起更多的人响应，以期在最大的范围内引起共鸣。

（二）倡议书的结构和写作要领

1.标题居中写“倡议书”，或在“倡议书”前加些倡议内容或倡议对象，如“开展绿化活动的倡议”、“致首都大学生的倡议书”。倡议书标题一般由文种名单独组成，即在第一行正中用较大的字体写“倡议书”三个字。另外，标题还可以由倡议内容和文种名共同组成。如“把遗体交给医学界利用的倡议书”。

2.正文前段说明倡议的背景、理由或条件以及完成倡议内容的意义等，后段写倡议的具体内容和要求做到的具体事项。两段之间常以“我们提出以下倡议”或“为此，我们倡议如下”作为承启语。一般在第三行空两格写正文。倡议书的内容需要包括以下一些方面：（1）写倡议书的背景原因和目的倡议书的发出贵在引起广泛的响应，只有交待清楚倡议活动的原因，以及当时的各种背景事实，并申明发布倡议的目的，人们才会理解和信服，才会自觉的行动。这些因素交待不清就会使人觉得莫名其妙，难以响应。（2）写明倡议的具体内容和要求这是正文的重点部分。倡议的内容一定要具体化。开展怎样的活动，都做哪些事情，具体要求是什么，它的价值和意义都有哪些均需——写明。倡议的具体内容一般是分条开列的，这样写会清晰明确，一目了然。（3）落款落款写明倡议者的名称和日期。即在右下方写明倡议者的单位、集体或个人的名称或姓名，署上发倡议的日期。“倡议书”在写法上有如下要求：在正文部分要写清发倡议的根据、原因和目的，否则响应者无所适从，会造成盲目的行动。在结尾要写上倡议者的希望和建议，最后是署名和日期。（4）结尾结尾要表示倡议者的决心和希望或者写出某种建议。倡议书一般不在结尾写表示敬意或祝愿的话。

3.写作要求为动员吸引广大群众积极参与，倡议书应该有较强的说服力，语言富有鼓动性，内容应实事求是，切实可行，切记空话大话。

附录二：2012年党政机关公文处理工作条例

2012年党政机关公文处理工作条例中办发…2012?14号第一章总则第一条为了适应中国共产党机关和国家行政机关（以下简称党政机关）工作需要，推进党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，制定本条例。第二条本条例适用于各级党政机关公文处理工作。第三条党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。第六条各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。第七条各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第二章公文种类第八条公文种类主要有：（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（八）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。（十三）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第三章公文格式第九条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。（十七）印发机关和印发日期。公文的送印

机关和送印日期。第十条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。第十一条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。民族自治地方的公文，可以并用汉字和当地通用的少数民族文字。第十二条公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。第四章行文规则第十三条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。第十五条向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。（四）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。（五）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。第十六条向下级机关行文，应当遵循以下规则：（一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（二）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。（三）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。（四）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。（五）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。第十七条同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。党委、政府的部门依据职权可以相互行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。第五章公文拟制第十八条公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。第十九条公文起草应当做到：（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。（四）文种正确，格式规范。（五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（六）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。（七）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。第二十条公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（三）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。第二十一条经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。第二十二条公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。第六章公文办理第二十三条公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。第二十四条收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。（四）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。（五）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。（六）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。（七）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。第二十五条发文办理主要程序是：（一）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（四）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。第二十六条涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。第二十七条需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。第七章公文管理第二十八条各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。第二十九条党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立

机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。第三十条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。第三十一条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应当经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。第三十二条复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。第三十三条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。第三十四条涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或者销毁。第三十五条不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。第三十六条机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。第三十七条新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。第八章附则第三十八条党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。第三十九条法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，依照外事主管部门的有关规定处理。第四十条其他机关和单位的公文处理工作，可以参照本条例执行。第四十一条本条例由中共中央办公厅、国务院办公厅负责解释。第四十二条本条例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。二○一二年四月十二日附录三：学术论文

一、学术论文的概念与特点

学术论文是用来表示科学研究成果的一种文章体裁，是以论文的形式对某一学科领域中的科学规律的探讨和揭示，是对某一科学真理的发现和阐述。学术论文属于议论文（简称论文），它与其他文体的区别在于“论”，即论述、论证、论说。学术论文具有以下特点：

（一）学术性

学术性是指专门的、有系统性的学问，它往往以学科的形式体现出来。学术论文就是学术成果的载体，反映的是某专业领域最新的学术研究成果，论文的价值体现在学术性上，论文的学术性又突出地体现在学科性、专业性方面。

（二）科学性

科学性是学术论文的前提，也是学术论文的灵魂，学术论文的科学性主要是指作者能用科学的思想方法进行论述，并得出科学的结论。

（三）理论性

理论性对于学术论文至关重要，学术论文在形式上属于议论文，但它与一般议论文不同，它必须有自己的理论系统，不能只是材料的罗列，应对大量的事实、材料进行分析、研究，揭示事物的本质，反映客观规律，使感性认识上升到理性认识。（四）独创性

科学研究是对新知识的探求，独创性是科学研究的生命。学术论文的独创性主要表现在选择的课题新、研究的方法新、展开的角度新、取得的成果新，学术论文的创造性在于作者要有自己独到的见解，能提出新的观点、新的理论。

（五）规范性

论文不同于一般性的文章和行政公文，它要求作者必须运用规范的语言文字系统和符号系统进行表述，以便于交流和应用，因此，在论文的写作中应完全杜绝作者随意性较强的表达和发挥，比如在学位论文、科技报告的撰写格式方面，国家就制定了统一的标准。

（六）易读性

学术论文要用通俗易懂的语言表述科学道理，不仅要做到文从字顺，而且要准确、鲜明、和谐，力求生动。

二、学术论文的基本格式

为了规范论文的编写格式，便于信息系统的搜集、整理、加工、存储及检索、利用、交流、、传播，1987年国家标准局颁布了《科学技术报告、学位论文和学术论文的编写格式》（GB7713-87）、《文后参考文献著录规则》（GB7741-87），使论文的写作格式趋向标准化。根据上述国家标准的规定，论文的前置部分主要包含题目、署名、摘要、关键词等项目；论文的主体部分主要包括引言、征文、结论、致谢、参考文献等项目。

（一）前置部分

题目题目又称标题，是以最恰当、最简明的词语反映论文中最重要的特定内容的逻辑组合。署名论文公开发表要签署作者的姓名及其工作单位，以表示此科研成果的所有者，并表示论文的所有者对此论文负责。论文作者的署名一般写在题目之下，署名下面再用括号表明作者的工作单位全称、单位所在省份和城市、邮政编码。作者如果是多位，各个姓名之间用逗

号隔开。摘要摘要是不加注释和评论，简明、确切地记述文献重要内容的短文，目的在于使读者可以在短时间内对论文有一个真实、概括的了解，并供文摘等二次文献采用。摘要应具有独立性和自含性，即摘要应该是一篇可以独立使用、引用的完整的短文，其内容应包含于论文同等量的主要信息，使读者即使没有阅读全文也能获得必要的信息，并据此确定有无必要阅读全文。关键词关键词是为了文献标引工作，从论文中选取出来，用以表示全文主题内容信息的单词或术语。另外，论文的前置部分还包括序或前言、目录等。序或前言非必须，一般是对论文基础特征的概括，或者对相关问题的研究进行述评。这些内容也可在正文部分的引言中加以说明。目录也称目次页，为了使读者在阅读论文以前对全文的内容和结构有一个大致的印象，通常在篇幅较长的论文之前应编制目录。它由论文的篇、章、节、小标题、附录等的序号、名称和页码组成，另页排列在序或前言之后。目录要求清楚无误、完整准确，与全文的纲目相一致。

（二）主体部分

引言引言也称绪论、导论、引论，用来简要地说明研究工作的目的、范围、相关领域的前提工作和理论基础与分析，以及自己的研究设想、研究方法、预期的结果和意义。目的是为了引导读者进入对论文整体的关注，以显示论文的价值。正文正文是论文的主体、核心部分，是作者理论水平和创作能力的集中体现。论文的价值主要在这部分得到体现。由于研究工作涉及的学科、选题、研究方法、工作进程、结果表达方式等有很大的差异，正文的内容无法作统一的规定。但是，正文内容必须实事求是，合乎逻辑，结构严谨，层次分明，论证充分，表达规范，行文流畅。结论结论是论文全文最终的、总体的归结。结论不是正文中各段小结的简单重复，应该是反映作者经过高度的理论概括之后完整的综合的研究成果。结论的语言应该准确、完整、明确、精炼。引文撰写论文常常要引用他人著作和论文中的重要观点、理论、数据等资料作为自己的论据，这些被引用的文章材料统称为引文。注释注释是对论文中引文的出处以及对读者难以理解的词语、概念或相关事物作的说明。参考文献参考文献又称参考书目，是作者在撰写论文过程中曾经借鉴、引用过的重要文章和著作，它是构成论文不可缺少的组成部分。三、学术论文提纲的拟制

拟制论文写作提纲的目的是形成论文的写作框架，一篇论文的写作主要有四个方面：观点、材料、结构和文字，通过写作提纲确立论文框架时对这四个方面都要有一个基本考虑。从观点出发考虑三方面的问题三方面的问题是：本文的中心论点；如何对中心论点分而论之，确立分论点；中心论点和分论点之间、分论点与分论点之间的内在关系。中心论点是论文的“纲”，分论点是论文的“目”，纲举目张就是中心论点要能够统率各个分论点，分论点要能够有秩序、有层次、有步骤地表现中心论点，从而形成一个严密的论点体系。论文提纲从表达方式和详略程度不同可以分为列项式和陈述式两种，列项式提纲较为简单，主要提示论文的主要论点。它通过写标题和主题句的方式对各个部分的内容、中心论点、分论点加以高度概括，用序号标示，粗线条搭起全文的骨架，以显示论文的结构脉络。列项式提纲对于材料不展开，仅仅用编号或材料标题予以标注。其优点是大线条清晰、简明扼要、一目了然、制作方便，是论文写作的首选。陈述式提纲较为详细，不仅提示论文的要点，还涉及如何展开，如何运用主要材料、如何衔接，等等。它通过写层次大意、段落大意的方式概括地把总论点、分论点、材料、分层、分段表述出来，显示论文的主要骨架和梗概。其优点是详细、具体、成熟。陈述式提纲的编写较为费时费力，需要对全篇的观点、材料、结构都了然于心。陈述式提纲事实上就是论文的概述，是论文的缩影。

四、学术论文的逻辑结构

学术论文的逻辑结构是指隐含在文章语言中用以论证论题的逻辑形式。学术论文须用清晰的逻辑表明观点，所有论文的结构要特别强调逻辑性。论文布局谋篇的目标是既要形成一个完整连贯的外在的篇章结构系统，又要形成一个严密的有内在联系的逻辑结构系统。学术论文逻辑结构的特点学术论文的逻辑结构具有三个特点：学术论文的逻辑结构是隐蔽的而非显性的，需要运用分析的方法才能正确地加以认识；学术论文的逻辑结构是多层次的而非单层次的，其论证结构总是由若干个论证部分组成；学术论文的逻辑结构是网络状态的而非单层的，论题与论证层次之间、各个论证层次彼此之间、每一个论证层次内部段落之间形成纵横交错的网络状关系。学术论文逻辑结构的建构学术论文的逻辑结构主要通过三个方面来建构：从全文整体而言，逻辑结构体现为开头、中间、结尾三个基本部分，三个基本部分必须形成具有内在联系的有机整体；从学术论文的中间部分而言，逻辑结构体现为本论文各个层次之间必须形成一定的逻辑关系；从上下文、前后文、题文的关系而言，逻辑结构体系为句子、段落、层次、标题这些具体结构单位之间形成具有内在联系的有机组合。学术论文的基本逻辑形式按照人们在科学研究时对研究对象客观发展的这种内在必然性的认识规律，在长期的写作实践中形成了论文正文结构的基本逻辑形式，即绪论、本论、结论。绪论部分是论文的开头部分，也称前言、引言、导言、引论、导论。绪论的主要任务是对论题的内涵和外延做一个高屋建瓴式的概述，说明本论题研究的目的、意义、范同、现状等。本论部分是论文的中间部分、主体部分。本论的主要任务是提出基本观点，并以此为中心运用科学的方法展开深入的分析和严密的论证。结论部分是论文的结尾部分。作者在绪论中提出的问题，经过本论的分析论证，到结尾时要作出总结。总结的主要任务是对本论文的研究结果作理论性的归纳、强调。为了确保绪论、本论、结论三者之间在内容上有严密的逻辑性，在论文写作过程中要注意两点：一是绪论、结论的内容应该都是从本论中概括出来的，绪论、结论是对本论主要内容的综述、总结、提炼、归纳，这样，论文的开头、结尾和中间部分就有了内容上内在的关联性；二是绪论、本论、结论体现了一种因果逻辑关系，本论是对绪论提出的“为什么”问题的回答，是对结论“是什么”问题的解释。这样，论文的开头、结尾和中间部分又有了形式上的内在关联性。

五、学术论文语言的特点

1.用语专业性学术论文不是教科书，也不是科普文章，论文的阅读对象是专业工作者，因此大量使用专业语言，是学术论文语言的显著特征。

2.务求精确性写作学术论文就要把作者所达到的认识用恰当的语言文字确切地表述出来。用词准确，词

语相符。学术论文的语言是非常规范的书面语言。规范使用数字、符号、图标等语言。 3.讲究简明性学术论文虽然要有一定的篇幅，但并非以文字的多寡来衡量价值。思维清晰。使用概述性的语言进行论述。节约用字，删繁就简。4.注重庄重性学术论文语言用来表述高度科学化、理论化内容的用语要庄重、典雅、严谨，凡有损语言庄重感的词语，都要避免使用。口头语言和口语色彩过于浓重的日常生活用语、方言、土语、歇后语以及粗俗语，都要坚决不用。感情色彩过于浓烈的形容词、副词、叹词及象声词要严格控制使用。过多的短句、单句、非主谓语、省略语等都会破坏论文的庄重性，要尽量用合乎语法规则的、严整的句式。5.适当的文采学术论文的语言在具备了准确、简明、庄重的条件下，也可以适当地讲究文采修辞，以增强论文的说服力和感染力。在不损害论文内容的科学性和表述的准确性的前提下，力求精美、生动，可提高论文的可读性。

六、逻辑论证

论证是指确定某个命题真实性的思维过程。逻辑论证是根据已知为真的命题，通过逻辑推理来确定某个命题的真实性。逻辑论证可以通过推理活动，从已知推测未知，从现在推测未来，较之实现的实践活动具有某种超前性、预见性；逻辑论证是揭示客观规律，论证和传播真理，建立科学的理论体系的重要工具。逻辑论证由论题、论据和论证方式三个要素构成。它的思维过程是提出论题，运用论据证明论题，归结论题，得出结论。在论文中论题就是真实性需要加以确定学术见解、观点，成为论点。论点的要求可用六个字概括：正确、独到、鲜明。

论据是用来论证论题真实性的根据。论据主要有事实性论据和理论性论据两大类，用客观事实作为论据，论证论点的真实性具有无可辩驳的力量，科学的定义、公理、原理、定理、政策法令、经典言论、箴言格言、谚语典故、生活常理等理论性论据是对客观事物本质和规律的反映，是经过严格的科学论证体现出来的，论文研究的重点就是要通过严密的逻辑论证手段，深刻地分析，揭示论点与论据之间的必然联系。论证方式是指依据论据证实论题的过程所运用的推理形式。

七、行文技巧

掌握好、运用好学术论文的行文技巧，对于论文的行文至关重大。学术论文的行文技巧应当从以下几方面把握：

（一）周密思考，慎重落笔

学术论文是一项“系统工程”，在正式动笔之前，要对文章进行通盘思考，检查一下各项准备工作是否已完全就绪。首先要明确主题。其次要理清思路。再次要立定格局。最后把需要的材料准备好，将各种事实、数据、引文等找来放在手头，以免到用时再去寻找，打断思路。

（二）一气呵成，不重“小节”

初稿不妨粗一些，材料或文字方面存在某些缺陷，只要无关大局。暂时不必去改动它，等到全部初稿写成后，再来加工不迟。（三）行于所当行，止于所当止

这是指作者在行文时，该说的一定要说清楚，不惜笔墨。如果是读者所不熟悉的，就应该在文章中讲清楚，交代明白，不能任意苟简，而使文义受到损害，以致出现不周密、不翔实的缺陷。不该写的，一字也不可多写，要“惜墨如金”。

（四）写不出来的时候不要硬写

“写不出”正好暴露出自己写作中存在的问题，并不一定是坏事。它说明准备工作还没有做好，写作时机还不成熟。这时候，应该明智地停下来，细心地分析写不出来的原因，回顾写作的各个环节，找出问题的症结所在。

八、学术论文的修改

（一）学术论文修改的两个原则

立足全篇学术论文修改要从大处着手，统筹安排，不能津津乐道于局部细节的雕琢，否则，其结果必然是事倍功半。符合程序学术论文安排程序的原则是先整体后局部，先大处后细节，先内容后形式。一般按照论点、结构、材料、语言的顺序，由主到次，从大到小地进行修改。

（二）学术论文修改的五项内容

1.修正论点论点是论文的统帅，论点的改动“牵一发而动全身”，结构、材料语言都将随之变动。因此，修改论文首先要从审查、修正论点入手。只有观点校正后，各步的修改才有准绳。因此，初稿完成后，就应该重新考虑，确定一个更合适的题目。

2.调整结构修改论文的结构即是对论文行文顺序的调整，包括总体的顺序，每一部分的层次顺序，每一层次中的段落顺序.目的是进一步理顺作者的思路，使全文各部分脉络清晰，布局合理。

3.增删材料材料的增删环节应注意：引用的材料是否真实、准确、有出处；材料是否充分、恰当、确凿有力、合乎逻辑；材料问题是否能够相互配合，有无自相矛盾之处。论文修改对材料增删时，多余的删除，薄弱的补充，分散的集中，脱节的连贯，空泛的变实在，陈旧的换新颜。

4.锤炼语句学术论文在表达上要求用词精确、句法严整，因此论文语句包括字、词、句、标点符号的检查、校订也必不可少。字词的选择反复推敲。标点符号及书写格式是否正确。论文修改要认真检查标点符号是否准确无误地体现了语句、段落、层次、篇章的秩序和逻辑，有无使用不当的标点。论文书写是否符合特定的格式与规范。

5.订正注释论文的注释是论文科学价值的重要体现，是论点及论证过程正确的保证。修改时，一定要对照原文，逐字核对，并按照论文的引文规范作出准确注释。要注意检查正文中参考文献的顺序号是否与文后参考文献表中的序号一致。