采购业务内部控制制度设计探讨

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采购业务内部控制制度设计探讨

作者：张忠伟

来源：《现代商贸工业》2010年第06期

摘要:长期以来采购业务及管理倍受关注。完善的采购业务内部控制制度对降低产品成本、提高市场竞争力和阻塞管理漏洞具有很大促进作用。通过分析某公司现有的采购业务内控制度和执行情况,找出其不足,建议改进的方法、构想,提出在原有申请、计划、合同、验收、入库五大关键控制点的基础上增加市场调研和招投标、责任追究两个关键控制点能更好地促进采购业务内控制度的完善。

关键词:采购业务;内控制度;关键控制点

中图分类号:F2文献标识码:A 文章编号:1672-3198(2010)06-0057-02

内部控制制度,是企业为了保证业务活动的有序进行、确保资产的安全完整、防止欺诈和

舞弊行为、实现经营管理目标而制定和实施的一系列具有控制职能的方法、措施和程序,它涵

盖企业内部的各项经济业务、各个部门和各个岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,将内部控制工作落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。

采购业务的内部控制制度设计,就是依据采购业务的业务发生频繁、工作量大、运行环节多、货物流动带动资金流动、容易产生管理漏洞等工作特点,设计出规范整个业务流程和每个

关键控制点的规定、方法、措施等,并规范执行,严格监督,认真考核,使采购业务规范化、标准化、制度化。

采购业务流程一般包括:接受物资需求申请;编制物资采购计划;联系供应商;与供应商洽谈、成交、最后签订订货合同;到货验收、入库;支付货款;善后处理等工序,以确保物资符合质量安全可靠、价格合情合理、数量符合要求,及时准确到货,供方资质齐全,售后服务到位的要求。与之相对应的采购业务内控制度就应包括:职务分离制度、物资采购的请购单控制制度、订货控制制度、货物验收控制制度、仓储管理控制制度、入帐付款或应付帐款控制制度、会计稽核与对帐制度等。

为了设计好采购业务的内部控制制度,必须对公司采购业务的实际管理情况进行了调查。

例如某公司属煤矿企业,2004年由国企煤矿刚刚改制为公司制企业,初步建立起法人治理结构,首次以独立法人资格直接面对市场,实行自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的公司制运作,基本实现了职能和机制的转换,构建起以“两井区、一中心”为主体的生产组织框架。年原煤产量300万吨左右,年固定资产和流动资产投入达3亿元左右。其生产用物资包括设备、

备件、电力,主要材料、辅助材料、燃料、工具等,采购业务分别由机电部、供应部两个不同的