3.建构access数据库表

3.建构access数据库表

3.1 Access数据库表的基本知识

表是Access数据库中存储数据的惟一数据库对象，是最基本、最重要的对象，它是构建数据库的基础。

简单地说，表就是“关于特定主题的数据集合”，将相同性质的数据存储在一起，以方便增减数据、查询数据或者进行各种应用。表是由一条条记录组成，记录是由一个个字段构成，因此表的设计就是要决定各个字段的名字和属性等内容。如图3-1所示就是表格式的存储结构。表是构成关系式数据库的基础。

一旦表建立起来，就可以对其进行各种的数据操作与应用，包括：

（1）存储各种数据。

（2）查询并提取所需数据。

（3）添加或更新数据。

（4）制作报表并进行布局设置，分析或打印报表。

（5）将数据作成网页，供上网浏览等。

3.1.1 表的组成

表的结构中包括字段名称、数据类型、字段属性和字段说明等几部分，图3-1所示为表的设计视图。

图3-1 表的设计视图

1．字段

字段的名称必须能直接、清楚地反映信息内容。一般字段名称尽可能取具有代表性的名称。如果字段名称模糊不清或模棱两可，就会导致数据库的不确定性。Access 2002对字段的命名有以下规定（也适用于控件和对象的命名）：

（1）长度不能超过64个西文字符（或32个汉字）。

（2）不能包含句号“。”、感叹号“！”、重音符号“`”和方括号“[]”，可以包含字母、数字、空格及其他特殊的字符的任意组合。

（3）不能以空格开头。

（4）不能包含控制字符（从0～31的ASCII值）。

（5）最好确保字段名称和Access中已有的属性和其他元素的名称不相同。

2．字段的数据类型

合适的数据类型能够反映字段所表示的信息选择。如果数据类型选取的不合适，会使数据库效率降低，并且容易引起错误。Access 2002可使用的数据类型、适用范围和所需存储空间见表3-1

3．字段的属性

字段的属性是指字段的大小、外观和其他的一些能够说明字段所表示的信息和数据类型的描述。

Access为大多数属性提供了默认设置，一般能够满足用户的需要。用户也可以改变默认设置或自行设置。常用的简单属性有如下几种：

（1）字段大小。可由用户设置此属性的数据类型有：文本型、数字型和自动编号型。

文本型的字段大小属性可设置为1～255之间的任何整数，从而决定文本字段最多可

存储的字符数。其默认值为50。

数字型字段大小属性的可选项有：字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID和小数，各选项所表示的数据范围及所占用的存储空间都不相同。其默认值为长整型。

自动编号型字段大小属性可选择长整型和同步复制型，其默认值为长整型。

（2）索引。具有此属性的数据类型有：文本型、数字型、货币型、日期/时间型。索引属性可有三个取值：无索引、有索引（有重复）和有索引（无重复）。如果某字段被设置为有索引属性，那么在显示表或查询时，将按照索引顺序排列记录。如果索引为“有（无重复）”，那么Access将不允许在两个记录中输入相同的该字段值。如果某字段被设置为“无索引”，则不对记录进行排序。

（3）格式。除了OLE对象外，可为任何数据类型的字段设置格式。使用格式属性可规定字段的数据显示格式。Access为自动编号、数字、货币、日期/时间等提供了预定义格式，用户可从列表中选择。

（4）小数位数。此属性要在设置格式属性之后定义才能生效。它提供了自动和1～15位的选项。其默认值为自动，此时格式属性为“货币”、“整型”、“标准”、“百分比”和“科学记数法”的字段，将显示2位小数。注意，此属性只影响显示的小数位数，而不影响保存的小数位数。（若需更改保存的小数位数，必须重新设置字段大小属性）

（5）默认值。使用此属性可以指定在添加新记录时自动输入的值。如果表中记录的某字段值大部分相同，即可为该字段设置一个默认值，可大大简化输入。添加新记录时可接受默认值，也可键入新值覆盖它。

（6）字段有效性规则。字段有效性规则用来控制数据输入的正确性和有效性。一旦输入字段的数据违反了有效性规则，Access将显示一个信息告诉用户哪些是允许的输入项目。大多数情况下，最好在表的设计视图中“有效性规则”中设置字段的属性，并定义数据验证和限制。

4．字段的说明

字段说明是指对每个字段一般有一个简短的说明性文字，用来说明这个字段所表示的具体信息，以及设计字段时的注释。此说明会在向该字段添加数据时出现在状态栏中。（此项设置可选）

3.1.2 表的视图

视图是Access数据库对象的外观表现形式，不同的视图具有不同的功能和作用范围。表有四种视图，即设计视图、数据表视图、数据透视表视图和数据透视图视图。

1．设计视图

表的设计视图用于设计表的结构。在表的设计视图中，既可以新创建整个表，也可以添加、删除或自定义已有表中的字段。

2．数据表视图

表的数据表视图以行列格式显示表，用于处理数据。在数据表视图中，可以添加、删除和修改数据。

表的设计视图和表的数据表视图可以通过在Access 2002工具栏中的如图4-2所示“视图”切换按钮，或Access 2002中“视图”中的选项来相互转换。

3．数据透视表视图和数据透视图视图

数据透视表视图和数据透视图视图是用所选格式和计算方法，汇总大量数据的表或图，其作用是以另一种格式查看数据。一般多用在查询或窗体中。

3.2 创建表

Access提供了多种建立表的方法，有通过表向导、通过输入数据创建表、表设计视图、导入和链接表等。

3.2.1 在设计视图中创建表

表的设计视图是一个功能强大的工具，它是惟一可用来对表的结构进行修改的工具，利用它不仅可以修改表的结构，还可以自行设计表。

3.2.2 利用向导创建表

Access 2002还提供了表向导，利用向导不仅可以快速、简洁地创建表，不用事先对表进行设计，而且能够帮助初学者掌握表的设计过程。

3.2.3 通过输入数据创建表

通过“输入数据创建表”的方法可一次性完成表的创建和数据的输入，适合把记录在纸上的数据直接建成数据库的形式。

3.2.4 通过获取外部数据创建表

Access 2002可以导入和链接的数据源有：Microsoft Access，Microsoft Excel，Exchange，Outlook，Lotus1-2-3，Lotus1-2-3/DOS，Paradox，Text Files，HTML Documents，dBASEⅢ，dBASEⅣ，dBASE5，ODBC Databases等。

在导入或链接数据之前，必须创建或打开Access 2002数据库，以包含导入或链接的表。在Access 2002数据库中，导入的数据将用新表创建导入数据的一个副本。同时，源表或源文件不会改变。

链接数据使得用户能够读取外部数据源中的数据，并且在多数情况下可以更新这些数据，但数据本身并不存储在Access 2002数据库中，外部数据源的格式也不改变。因此可以继续用创建文件的程序来使用它，同时也可以用Access 2002来编辑它的数据。

Access中，数据的导入是将其他文件格式转换成Access的数据和数据库对象。

数据的导出是一种将数据和数据库对象输出到其他数据库、电子表格或文件格式的方法，以便其他数据库、应用程序等可以使用这些数据。导出功能与复制和粘贴功能相似，可以将数据导出到各种支持的数据库、程序或文件格式中。

数据的链接是建立从另外一个应用程序的数据文件到Access之间的连接，以便在源应用程序和Access中都可以查看和编辑数据。

1．导入表

在Access数据库中，不仅可以导入原始表的结构，还可以导入其中的数据。

2．导出表

3．链接表

链接和导入表的区别在于数据所存储的位置不同。导入表是Access将原始表中的结构和数据复制到数据库中；链接表只是通过链接关系将原始表映射到数据库，其结构和数据仍保存在原始表中。在数据库中，链接表中的数据被修改时，原始表中的数据也被修改。而在使用导入表时，导入表中的数据被更改时，原始表中的数据不会受影响。其操作步骤与导入表相同。

3.3 表的编辑

如果要使一个好的数据库能够真实反映事物的特征，它的结构和记录就需要及时修改更新。因此，表的编辑是数据库维护人员的一项日常工作，可以使数据库更符合实际需求。

3.3.1 修改表的结构

在维护数据库工作中，经常会要修改已创建好的表的结构。Access 数据库允许用户通过表设计视图，对表的结构进行修改。

表是数据库的基础，对表结构的修改，会对整个数据库产生较大影响。例如，修改

字段，系统中与之相关的查询、窗体和报表就不能正常工作，从而产生错误。因此，对表结构的修改应该慎重，最好事先备份。

结构的修改，主要包括修改表的设计，更改字段名称，编辑字段及修改表的显示。1．修改表的设计

（1）重命名字段既可以在表设计视图中进行，也可以在数据表视图中进行。只要双击所要修改的字段，然后输入新的字段名称，再按回车键确认即可。

（2）修改字段的数据类型，即在表的设计视图中重新选择新的数据类型。

2．在设计视图中编辑字段

3．在数据表视图中编辑字段

4．移动字段

对表中字段的插入和删除，一般会影响到表中存储的数据，以及与表相关的查询、窗口和报表等数据库对象。而对在设计视图和数据表视图中的字段均可以进行移动，操作非常简单，而且一般不会有什么不良后果。方法是单击所要移动的字段，按下鼠标左键并拖动该字段到需要的位置，单击“保存”按钮即可。

5．修改字段的属性

字段属性包括常规和查阅属性。其中常规属性的修改包括设置字段的标题和大小，修改日期/时间类型字段的属性，修改数字类型字段的属性，设置默认值，设置有效性规则和有效性文本等。

查阅属性是指可用使用组合框或列表框代替文本框来显示或输入表中的数据，这样可以方便用户的输入，并防止字段中出现无效的数据，因为系统将会只接收列表框中的值。

3.3.2 修改表的外观显示

对表设计的修改，将导致表结构的变化，会对整个数据库产生影响。如果只是针对数据表视图进行修改，则只影响数据在数据表视图中的显示，而对表的结构没有任何改变。

3.4 表的关键字和记录

为了使Access能够快速地寻找和取得存储在不同表之中的数据，就需要有一个能惟一标记表的字段，这就是主关键字。

3.4.1 定义关键字

关键字是表中惟一标志一条记录的字段。通过它数据库管理系统可以快速准确地在各个表中收集和查找数据。因此，Access数据库系统要求每一个表中都必须要有一个能够确定表中记录的关键字字段，但是有些表中具有识别性的单一记录需要是多个字段的组合，这种字段称为“主关键字”。

就像每个人都有一个身份证号码一样，表中的每个记录必须要用类似身份证号码的字段来识别不同的记录。因此，主关键字必须具备惟一性。我们必须根据这个原则为表设置主关键字。

Access 2002中定义关键字的方法主要有两种。

1．系统自动定义关键字

自动生成的关键字是由系统维护的，用户无需对该字段进行输入，每次添加和删除记录时，系统都自动为其设置一个值，并保证它可以作为表中主关键字。如在4.2节中，不管用什么方法创建表，Access 2002都会询问是否需要建立一个关键字。如果选择“是”，系统将自动产生一个名为“ID”，数据类型为“自动编号”的字段自动作为该表的主关键字。2．用户自定义关键字

常用于将两个或更多的字段组合起来构成主关键字。这时用户可以直接指定表中某个字段为关键字。

4.4.2 创建索引

在表中关键字定义结束后，为了能高效地访问表中记录，系统会为表中关键字自动建立索引。通过索引系统可以快速地在表中定位记录，以较高的效率来管理数据库。所以在数据库中经常要为在查询中使用的字段建立索引。

3.5 建立表之间的关系

3.5.1 表的规范化

规范化是降低或消除数据库中冗余数据的过程。尽管在大多数的情况下，冗余数据不能被完全清除，但冗余数据降得越低，就越容易维护数据的完整性，并且可以避免非规范化的数据库中的数据更新异常。

规范化原则包括以下几点：

（1）字段的惟一性。在设计表时，所有字段内容一定要简单明确，每个字段只能存储一个数据。

（2）主关键字。在数据库中每一个表都应该具备一个字段，用来识别单一的记录。

（3）功能关系性。在设计时应该考虑表中的其他字段与主关键字是否有直接的相关性。如果该字段与主关键字段并不密切相关，就表示该字段的存放位置不适当，应当采取表的分割处理。

（4）字段的独立性。在修改某字段值时，其他的字段不应该受到影响，即字段与字段之间并不存在相依性。

3.5.2 关系的概念

通过规范化的方法，可以对表进行有效的分割，这些表虽然被分割成数个表，但它们之间是彼此关联的。通过建立表之间的参照关系，既能维持数据之间的联系，又可以避免不需要的数据重复。

这种表示两个表的共有字段之间的关联性就是关系。通过定义表之间的关系，可以将数据库中各个表中的信息联系起来。只有定义了关系以后，创建查询、窗体以及报表等才可以同时显示多个表的信息。

关系可以协调各个表中的字段，它是通过匹配各个表中的主关键字字段的数据来完成这种功能的。主关键字字段通常是两个表中名称相同的字段。而且一般情况下，这些相互匹配的字段往往是各表中的关键字。Access 数据库只有通过各个表中主关键字之间的关系，才能高效率地完成各种数据库的强大功能。

3.5.3 关系的创建

关系通过匹配字段的数据来执行。建立表之间的关系，必须满足以下条件：

（1）相关联的字段名称不一定相同，但字段类型必须相同。

（2）相关联的字段若为数字型，二者还必须具有相同的“字段大小”属性设置。

（3）特殊情况，自动编号型字段可以和数字型字段匹配，且要求二者必须具有相同的“字段大小”属性设置。

关系的创建关键是分析表之间的内在联系。Access数据库中表之间的关系可以根据两个表中记录的匹配情况分为三类。在创建关系之前一般应确保各表具有主关键字或惟一索引，应遵循以下原则：

（1）“一对多”关系，要求只有一个表的相关字段是主关键字或惟一索引。

（2）“一对一”关系，要求两个表的相关字段都是主关键字或惟一索引。

（3）“多对多”关系，通过使用第三个表来创建，第三个表至少包括两个部分（这两部分既可以是字段，也可以是字段组），一部分来自A表的主关键字或惟一索引字段（或字段组），另一部分来自B表的主关键字或惟一索引字段（或字段组），如果需要还可以增加其他字段。

3.5.4 关系的编辑

对于已建立好的关系，如果某一方面不符合需要，可以对其进行修改这些修改包括：重新选择关系两端的表及字段、关系的选项、联结类型或新建关系。

3.5.5 建立父子表

父子表是Microsoft Access 2000以上版本所提供的新功能，子表就是必须参考父表中的数据，才能表示完整的数据表。

父子表的创建使用户不必建立查询，就可以通过按下“+”按钮，而在同一窗口中直接显示子表的记录，前提是两者之间的关系必须已经建立。