第七章 通用会务礼仪

一、工作会议礼仪
对象主要是本单位、本行业或本系统的人员
（一）纪律要求
1、遵守时间
树立正确的时间观念
比开会时间早到5~10分钟
2、注意形象
工作装或者正装出席
3、维护会场秩序
认真听讲，避免小动

（二）端正会风
简捷、高效

1、控制会议长度
明确规定会议的数量、规模、经费、时间、地点
2、改进会风
摒弃形式主义
控制会议数量

（三）提高效率
1、改进会议方式
电视、电话、互联网会议
2、集中主题
明确主题，具有针对性的解决问题
3、控制时间和内容
明确规定、严格执行
4、领导示范
与自己无关的会议不参加、严格遵守会议礼仪等

（四）明确分工

组织者——反映问题、提出方案、确认参会人员、会议主持、决议责任落实
参会者——参会之前充分了解背景，了解问题的核心，带着自己的意见参会
会务人员——辅助组织者组织筹备会议，确定会议时间、地点、参会人员等，做好会议记录

（五）会前准备

1、确定名单，协调时间，预定会议室
2、发会议通知
3、打电话确认
4、适当时间提醒参会者
5、摆放好名签，以便对号入座
6、发放会议材料，调整设备
7、确认人员是否到齐，及时电话催促

二、洽谈会礼仪
商务活动中所进行的洽谈，又称商务谈判，是有关各方为了争取或维护自己的切身利益而进行的争取各方多赢的博弈。

（一）洽谈会的准备
1、洽谈时应遵循的原则
客观的原则
反复推敲的原则
自主的原则
多赢的原则
2、洽谈的策略
知己知彼
熟悉程序
熟悉洽策略

（二）洽谈会的组织
1、商务洽谈会的地点
客座洽谈
主座洽谈
客主座轮流洽谈 比较常见
第三地点洽谈
2、商务洽谈会的礼仪策划
主随客便、主应客求、主顺客俗
3、商务洽谈人员的座次安排
面门为上、居中为上、以右为上、
以远为上、前排为上

（三）洽谈的方针
1、要真诚待人
2、要遵章守纪
3、要平等相待
4、要求同存异
5、要争取双赢甚至多赢
6、要公私分明

三、新闻发布会礼仪
新闻发布会亦称记者招待会，是一种主动传播各类有关信息，谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。

（一）新闻发布会的准备
1、会议的筹备
主题的确定、时空的选择、
人员的安排、材料的准备
2、媒体的邀请
新闻记者是主要参与者
邀请媒体时，根据发布会的主题有所选择和侧重
3、现场的应对
齐心

协力、密切合作、沉着应变、把握全局
4、善后事宜
认真评估，总结经验，找出不足

（二）新闻发布会的进行

一般新闻发布会的步骤：
1、主持人宣布开会
2、介绍应邀参加会议的领导和主要发言人
3、说明记者提问时间、提问规则等
4、宣布提问开始，幷指定记者提问
5、宣布提问时间到，提问结束
6、组织参观或宴请

应对状况注意的几个要点：
1、要注意外表的修饰
淡妆、正装、举止大方
2、要注意相互的配合
统一口径，分工明确、彼此支持
3、要注意恰当地运用语言艺术
简明扼要、提供新闻、生动灵活
4、要文雅周到
能答则答、避实就虚

四、茶话会礼仪
为了联络老朋友、结交新朋友而具有对外联络和招待性质的社交性集会。
社交色彩较浓，重点在“话”

（一）茶话会的主题
1、以联谊为主题
最常见
2、以娱乐为主题
安排一些文娱节目或活动
3、以专题为主题
在某一特定的时刻或为了某些特定的问题而
召开的茶话会

(二）与会者的邀请
1、本单位人员
内部茶话会
主要目的是沟通信息、通报情况、听取建议、
奖励先进
2、本单位所聘的专家顾问
表达敬意和谢意，就存在问题进一步咨询
3、合作伙伴
商务往来中与本单位存在一定联系的单位或个人

（三）时空的选择
召开茶话会的良机：辞旧迎新、周年庆典、重大决策前后、遭遇危难挫折的时候
最佳时间一般是下午四点或上午十点左右
时间长度由主办方灵活控制
适合的场地：1、主办单位的会议厅
2、宾馆的多功能厅
3、主办单位负责人的私家客厅
4、包场营业性茶楼或茶室

（四）茶点的准备
茶话会不上主食，只提供茶点和饮料
尽量准备好的品牌，兼顾口味
品种要适合、数量要充足

（五）座次的安排
1、环绕式
不设立主席台，不明确座次的具体尊卑
2、自由式
常见于在室外举行的茶话会
3、 圆桌式
一张大型的椭圆形会议桌或者数张圆桌

（六）茶话会的基本议程
1、主持人宣布开始
2、主办单位的主要负责人讲话
3、与会者发言
4、主持人总结

（七）茶话会的发言
1、主持人要引导得体
2、与会者发言时必须得体

五、展览会礼仪
展览会是指为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式所组织的宣传性聚会。

（一）展览会的分类

1、展览会的目的
宣传型展览会 销售型展览会
2、展览品的种类
单一型展览会 综合型展览会
3、展览会的规模
大型展览会、小型展览会、微型展览会
4、参展者的区域
国际性、洲际性、全国性、全省性展览会

5、展览会的场地
室内展览会、露天展览会
6、展览会的时间
长期展览会、定期展览会、临时展览会
7、展览会的组织
参展单位自行组织，社会上的专门机构出面组织

（二）展览会的筹备
1、参展单位的确定
刊登广告，寄发邀请函，召开新闻发布会
2、展览内容的宣传
单一方式或多种方式并用
3、展示位置的分配
对展位进行拍卖，对展位进行投标
对展位进行抽签，按“先来后到”分配
4、安全保卫的事项
5、辅助的服务项目

（三）参展单位的注意事项
1、要努力维护整体形象
展示之物的形象、工作人员的形象
2、要时时注意恰当的待人接物
提供热情周到的服务
3、要善于运用解说技巧

六、庆典活动礼仪
庆典活动是围绕重大事件或重大节日而举行的庆祝活动仪式。
（一）庆典礼仪的类型
1、节庆典礼 5、竣工典礼
2、庆功典礼 6、通车典礼
3、开业典礼 7、通航典礼
4、奠基典礼

（二）庆典活动的组织
1、制订庆典活动方案
2、确定参加活动的人员
3、安排庆典活动程序
4、现场布置和准备
5、落实致辞人和剪彩人
6、撰写宣传材料和新闻通讯材料
7、安排接待工作

（三）组织庆典的注意事项
1、选择恰当的时机
2、形式既隆重又简朴