采购作业流程

1.0目的:

规范采购部作业流程，完善内部运作系统。

2.0范围：

本作业流程仅适用于本公司采购部门。

3.0权责：

3.1. 业务部：负责客户需求信息整理。如：提供新产品的规格要求资料（3D图档、《DWG》工艺文档或实物

样品），协助工程部相关人员与客户联络；负责成立新产品开发、验证小组并及时召开新产品内部

评审会议；负责对外工程资料的收发；负责联系客户、送样、客户确认、追踪、结果反馈。《外来

标准文件》，《客户变更通知或样品需改善问题点汇总表》或《客户沟通反馈记录表》《产品开发或

样品进度点检表》

3.2. 工程部：负责标准资料和各零件样品的提供。品质异常的分析。

3.2.1工程协理：负责对工程项目进行全面统筹和分工，培训，指导相关项目人员，并随时协调和处理工作

中出现的问题，直至工程项目完成。《样板物料清单》核准，《工艺流程图》核准；《工艺参数表》

核准，《培训考核》记录。

3.2.2.工程经理：负责组织相关技术人员对客户资料和工艺要求进行评审，对提出的变更进行变更，验证

或确认，《开发评审记录》，《样板物料请单》审核，《工艺流程图》审核；《工艺参数表》审核；

负责项目分工，培训相关人员，《产品开发或样品进度点检表》，《训记录表》。

3.2.3.工程项目负责人（PM）：负责主持整个新产品项目开发过程的统筹和分工、产品开发各节点的跟进追

踪《产品开发或样品进度点检表》；负责样品评审并填写《样板物料请单》和《样板物料申请单》、

《样品评审记录》；负责外协厂商的外协件、样品、图纸、标准等全程结果追踪；根据客户反馈，

对产品和过程的相关内容采取纠正和预防措施，修正设计后再次制样、送样确认或验证《客户变更

通知或样品需改善问题点汇总表》；负责对公司场地、生产设施、量检具实验设备进行设计和验证；

负责试模试产，并及时处理异常《试模试产分析报告》、《设计遗留问题报告》、《客户偏差沟通记

录表》；《工艺参数分析报告》量产有异常及时采取纠正措施，工程变更通知单《ECN》或工序改动

通知单《PCN》

3.2.4开发工程师（DE）（绘图设计）：负责新产品设计及提供所需的技术文件（如产品和工装夹具设计图纸、

产品规格、零件表），负责对产品、制造过程、辅助项目进行设计。《图纸》（DWG）

3.2.5。产品工程师（PE）：负责产品的实现。样品制作，产品的工装夹具制作和确认，记录各重点参数。《工

艺流程图》，《工艺参数表》

3.2.6 资料工程（IE）：负责各原始资料的收集，编制；成本核算（人工和物料）；《标准工时表》、《BOM》、

《工艺流程图》、《工艺参数表》、《SOP》、包装操作规范《POP》、《承认书》、《报价单》。

3.3.品管部：负责标准资料的收集和核对；将标准对供应商讲解或培训；对来料检验标识。

3.4 PMC：负责组织大家对订单评审。协调处理采购流程各环节的异常。

3.5采购部：负责采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、

交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。

4.0定义：

保证企业生产及经营活动正常开展，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。5.0依据：

5.1供应商管理程序

5.2 工程开发管理程序

5.3进料检验程序

6.0流程图：附件一

7.0作业流程：

7.1 业务收到客户需求信息，24H内召集相关人员进行可行性评审《产品/项目可行性评审清单》。

7.2 工程主导可行性评审，按《产品/项目可行性评审清单》进行。24H内起草《工艺流程图》，48H内订

出《样品物料清单和规格要求》及《产品或物料可靠性测试要求》《样品物料申请单》，72H内订出《样

品检验规范》初稿

7.3 涉外工艺，工程要24H内通知采购主导供应商评审。并要两家以上。

7.3.1采购汇同工程和品管对供应商评审。如：设备、人力、厂房、质量体系、现场管理水平，有哪些

客户，专业特点，样品制作周期，大货生产周期…

7.3.2 在供应商评审的同时，供方还要对样品制作和产品进行初步报价。

7.3.3报价要细，材料成本费用，机器设备损耗，人工成本，厂房费用，管理费用…格式由供方自己

定，不可先要求，但要问其报价的依据是什么，以利货比三家和探讨价格下调方向。

7.4 打样阶段，工程需现场收集或记录工艺参数和操作规范，样品OK后，48H内完善《工艺参数表》《SOP》

初稿.

7.5品管在24H内，根据样品检验规范对样品检验，测试并记录。在24H内，要书面通知到供应商并回签

确认。

7.6工程对样品检验结果，24H内组织大家检讨分析并提出改善对策做出相应处理。同时完善各材料的规

格要求，收集OK和限度样品。

7.7当客户签样OK后，（业务应以电话或邮件向客人咨询，提前知会工程结果，不可等收到样品时）工程

要在24H内提供标准资料。（《BOM》《工艺参数表》《SOP》《检验测试标准要求》各零件OK样品和限

度样品）（在客人确认样品过程中，就要开始）

7.8 OK样品要一式四份。（品管1份，工程留底1份，采购2份）。限度样至少两份，IQC和供方各一份。

7.9 PMC收到订单24H内组织大家评审，各单位该要的资料没有收到，在会上限定完成时间和对接方法。

各单位参会前准备好书面资料并过滤所需完成的事项，确保会议高效。

7.10采购部根据PMC部所提供的订购通知单，根据适时、适质、适地、适量适价的原则寻找供方,如若需

开发新的供应商,接到工程通知后，48H内对新供方进行评估验厂和初步报价议价。

7.11新产品需供应商送样于我公司工程部进行承认,合格后则确定报价,最终价格经部门主管审核无误后

方可进行订购。

7.12订购物料需以正式订购单的形式进行作业，订购单一定要注明订购单号、生产单号、物料名称及编号，

供方送货时也要要求在其《送货单》上注明订购单号、生产单号、物料名称及编号，以便仓库、财务记账。

7.13物料采购：采购向供应商发订购单后要求供方回复交货日期，同时采购要在两天之内回复PMC物料回

仓日期。物料采购分为现金购料和货款月结式订购物料：

7.13.1现金购料

①采购员必须了解现金所购物料的品质要求及标准，必要时可邀同IQC一起前往购料，以确保现金

购料品质符合要求。

②现金购料在选择卖家时在价格、品质上要货比三家。

③为确保所购物料数量准确，采购布料时要100%跑码。

④现金所购回物料经IQC判定不良需三天之内退回供方。

7.13.2订购物料（货款月结式）

①供应商开发。

②协同品管、工程验厂评估。评估内容：工程/生产技术、产能、品质保证、服务等。

⑤合格供应商资料建立：根据客户品质要求（考量生产成本、品质成本）将提供主料的供应商分为

A、B、C三级。

说明：供应商资料：《供应商调查资料卡》、《供应商验厂报告》、《合格供应商一览表》。

⑥供应商辅导：品管协助辅导供应商，让其明确本公司相应物料之品质标准。

⑦不良品处理：a.不良品直接退回供应商

b.经特采或全检物料所检出的不良品以扣数/扣款处理,或根据《IQC检验报告》检验

结果要求供应商补数。

⑧特殊物料退货期限：

a.化妆箱:一月之内;

b.PP彩盒:供应商每次送料时退回上次送料之不良品;

c.不织布、PP料：不良当场退回。

7.14订购物料要进行交期跟踪，在供应商回复交期的1/2时段开始追料，确认供应商现在的生产进度，在交期到来的前两天再次确认物料生产状况，（交货到）每天早上即上班时的第一件事就是追踪当天供应商所要送货的物料状况。如供应商物料交期确实不能保证，则要提前3-7天通知PMC，以方便生产调配及业务与客户再次确认交期。

7.15异常处理

7.15.1 IQC判退后，24H内采购要汇同品管、工程、PMC对不良品评审。由采购组织，品管主导；评审内容：标准的合理性，检验测试方法的正确性，限度样品的可行性，不良品的处理方法，协定完成时间，指定责任人。后续此类不良的预防方法。

7.15.2 当判定为要特采使用时，采购1H内申请，各部门会签注明处理方法和完成时间。

7.15.3 当判定为供方处理时，要在规定时间内处理。处理方法有：退供方，供方来人，请别人代加工。具体情况由采购与供方协商，由采购主导。

7.16物料回仓记录。

7.17帐务处理。

8.0参考文件

QP-P-001供应商管理程序

工程开发管理程序

进料检验程序

9.0表单记录

FM-QP-P-001-01-A4《供应商调查资料卡》FM-QP-P-001-02-A3《供应商验厂报告》FM-QP-P-001-03-A2《合格供应商一览表》FM-WI-P-001-01-A3《申购单》

附件一：采购作业流程图

作业流程责任部门/人完成期限相关单据

规定时间内