档案业务知识

1、档案是什么？怎样理解档案的定义？

《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）将档案的定义表述为：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”

对档案的定义可从四个方面加以理解：

（1）产生档案的主体和来源。产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人，表现出多元性的特点。从来源看，档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的广泛性。（2）档案的基本属性——原始记录性。原始性是指档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。记录性是指：从内容上看，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果；从形式上看，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。（3）档案的价值性。价值性即有用性。档案有两种基本价值：一是历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。二是情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。

体现档案基本价值的主要体现在六个方面，即：机关工作的查考凭据；生产建设的参考依据；政治斗争的必要手段；科学研究的

可靠资料；宣传教育、文化建设的生动素材；维护合法权益的法律证据。

（4）档案形式的多样化。从记录方式来看，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码；从阅读方式来看，有直读的、机读的；从载体形式来看，古今中外形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。

2、归档文件是什么？

归档文件是立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕、应作为文书档案保存的各种形式和载体的文件材料。

3、全宗是什么？

全宗是档案的基本分类和管理单位，指一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通常情况下，一个独立从事活动的单位，如一个机关、一个企业、一个学校所形成的全部档案应该组成一个全宗，某一个人形成的全部档案则可以构成个人全宗。全宗既是一定数量档案的实体概念，也是档案整理原则的重要体现和方法，在档案学中有时称为全宗原则和全宗理论。在档案的整理、流转和保管过程中，同一全宗的档案不得分散，不同全宗的档案不得混杂，这被称作全宗不可分散性原则。

4、全宗的构成条件是什么？

全宗从其形成者角度看，有组织和个人两大类。

组织全宗的构成条件是：

（1）可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；（2）设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；

（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。

这三个方面往往互相依存，有时也并不完全具备，其中以第一条作为最基本的标志和主要条件。

个人全宗又称人物全宗，其构成条件有：

（1）对档案馆而言，只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗，即只有名人的档案才可能成为个人全宗；

（2）这些名人的档案能否构成个人全宗还取决于其档案是否较为完整系统地留存下来，留存下来的档案材料是否较为全面地记录和反映了该名人社会活动的基本情况与过程，档案机构是否对其档案进行了实际的管理，是否将其作为个人全宗对待等诸多档案和档案管理方面的现实性因素。

5、立档单位是指什么？构成立档单位的条件是什么？

立档单位是与全宗相对应而言的，其档案能够构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人即称为一个立档单位。构成立档单位的

条件也就是构成全宗的条件。

6、档案工作的概念是什么？由哪些方面构成？

档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。

（1）档案事业管理：包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。

（2）档案资源管理：是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理。

档案实体管理，是指对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。

档案信息管理，是指对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查询和咨询服务。

档案资源管理工作由各机关、各单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。

7、科技档案的含义是什么？

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、

影片、录像、录音带等科技文件材料。

8、公共档案和私人档案分别是指什么？

公共档案是指国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为

社会所有的档案。

私人档案是指私人或私人组织在社会活动中形成的为私人所有

的档案。

9、“档案”一词最早出现于什么时间？有什么含义？

中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为“册”、“典”，西周为“中”，春秋、秦汉以后为“简”、“牍”、“简策”、“简牍”、“简书”、“帛书”、“薄书”、“案卷”、“文牍”、“案牍”等等。至于“档案”一词，最初可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。“档案”作为一个词语而出现，始见于《清太宗皇帝实录》崇德三年（1638年）正月甲午日记载中。对于“档案”一词的最早解释，其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边纪略》。从语义学意义上来看，“档案”一词具有形象的和内在的意义。“档”，《康熙字典》解释为“横木框档”，即木架框格的意思；“案”，《说文解字》解释为“几属”，即小桌一类的东西。由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”、“卷案”、“案卷”。“档”字和“案”字

连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。

10、我国现存最早的档案文字材料是什么？

我国现存最早的档案文字材料是甲骨档案。甲骨档案是以龟甲和兽骨为材料形成的古代档案，商代甲骨档案是我国现存最早的系统的官府文书。

11、我国有文献可考的最早的古代文书档案库是什么？

我国古代文书档案库至今有文献可考的以周代为最早。西周收藏档案的机构根据《周礼》记载称“天府”，是西周王朝宗庙保存重要档案正本的处所。

12、我国“石室金匮”保管档案的传统始于哪个朝代？

始于西周。从《尚书》的记载看，西周王朝的重要档案不但“登于天府”，而且严密藏于金匮，开启金匮还要举行隆重的仪式。

13、我国历史上最早的档案文件汇编是什么？

我国历史上最早的档案文件的汇编是《尚书》。《尚书》由孔子整理汇编，其内容大部分是古代帝王向臣下或民众发表的训令和向军队宣布的誓师词以及大臣向君王提出的建议和规劝，包括

典、谟、训、诰、誓、命等几种文书种类，所涉及的年代，上起于尧，下迄春秋前期，时间跨度1300多年（公元前2000年至公元前700年）。

14、“兰台”是指什么？

“兰台”是汉代中央档案典籍库，位于宫中，隶属于御史府，由御史中丞主管，置兰台史令。兰台典藏十分丰富，包括皇帝诏令、臣僚章奏、国家重要律令、地图和郡县计簿等。东汉时班固曾任兰台史令，奉诏修史，其时为兰台典藏最盛时期。今天，“兰台”成为档案和档案机构的代称。

15、我国史学界研究档案最早的刊物是什么？

我国史学界研究档案学最早的刊物是1935年10月故宫博物院文献馆出版的机关刊物《文献特刊》，后改为《文献论丛》。该刊物发表了不少有关研究我国档案管理的文章。

16、中国共产党成立后第一个保管文件的地方在哪里？党的第一个档案工作机构是什么？

党在建立起文书工作的同时，实际上就开展了档案工作。最初，由党的领导人亲自保管档案文件。中央局的办公地址——上海成都路辅德里625号，即李达同志的住处，就是我党第一个保管文件的地方。在秘书制建立以后，党的文件就集中由秘书（处）管

理。不久，中央秘书处下设立了我党第一个档案工作机构——文件保管处，使文书处理与档案保管有了一定的分工，档案开始有专门机构和人员来管理。

17、我党最早的关于档案工作的指导性文件是什么？

1931年春，由瞿秋白同志为党中央起草的《文件处置办法》是目前发现的党中央最早的关于档案工作的指导性文件。该办法是根据周恩来同志提出区别不同情况保存和整理文件的意见起草的，它充分体现出老一辈无产阶级革命家为了现实革命斗争利用的需要和将来总结经验研究党史的需要，对在革命斗争中形成的档案文件的珍惜之情。其中提出的关于档案文件的收集、整理和保管方面的规定，详细周密、科学实用。《文件处置办法》不仅是指导当时档案工作的重要文件，也是今天进行革命传统教育、研究党的档案事业史的宝贵材料。

18、新中国成立后关于文书和档案工作的第一个法规性文件是什么？

1951年9月29日，由中央人民政府政务院颁布施行的《公文处理暂行办法》是建国后第一个关于文书和档案工作的法规性文件。该办法中“档案”一章自27条至40条，计14条，占该办法四分之一的内容。《公文处理暂行办法》使各级党政机关及企事业单位的文书工作和档案工作有所依据和遵循，对于各级党政

机关档案工作的建立与健全起了重要的促进作用。

19、国家档案局是哪一年成立的？

1954年9月，第一届全国人民代表大会召开，《中华人民共和国宪法》的通过和国家机关的改组，为国家档案局的成立提供了有利时机。1954年10月31日，国务院第二次会议决定成立国家档案局；同年11月8日，第一届全国人民代表大会常务委员会第二次会议根据周恩来总理的提请批准了这一决定。11月20日，国务院总理周恩来任命曾三为国家档案局局长。

20、党的第一次全国档案工作会议是哪年召开的？主要内容是什么？

1954年12月，中共中央办公厅在北京召开了党的第一次全国档案工作会议。这次会议回顾了建国以来党的档案工作的一般情况，提出了党的档案工作的新任务，明确了“边做边学，稳步前进”的工作方针，讨论通过了《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理工作和档案工作暂行条例（草案）》（以下简称《暂行条例》）。这个《暂行条例》规定的档案工作的基本原则是：“集中统一地管理机关档案，维护档案的完整与安全，便利机关工作，反对分散保存。”这个基本原则的确定，对于全国档案工作的发展，具有重要的指导意义。1955年1月17日，中共中央政治局批准了这个《暂行条例》。

21、《国务院关于加强国家档案工作的决定》的发布有什么意义？1956年3月27日，在周恩来总理亲自主持下，国务院常务会议通过了《关于加强国家档案工作的决定》（以下简称《决定》），同年4月16日，国务院正式公布了这个《决定》。《决定》是国家档案工作的一个重要指导文件，它对档案工作的一系列重大问题作出了明确规定：一是划定了国家全部档案的范围，首次明确提出了档案是“国家的历史财富”的科学概念；二是明确了档案工作的任务，是“在统一管理国家档案的原则下建立国家档案制度，科学地管理这些档案，以便于国家机关和科学研究工作的利用”；三是确立了档案工作的基本原则，是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整和安全，便于国家各项工作的利用”。《决定》的发布，不仅有力地推动了当时档案事业的建设与发展，而且它规定的档案工作的性质、任务、基本原则和管理体制等都具有深远的历史意义。《决定》是建设社会主义档案事业的奠基石。

22、全国政府系统第一次档案工作会议是哪一年召开的？会议主要内容是什么？

1956年12月，国家档案局在北京召开全国政府系统第一次档案工作会议。会议贯彻国务院《关于加强国家档案工作的决定》精神，检查政府机关的档案工作，制定了积极稳步地发展档案工作

的方针，讨论通过了《国家机关文书立卷工作和档案室工作暂行通则》、《国家机关一般档案材料保管期限的暂行规定》（1957年2月经国务院批准公布施行）。这次会议明确了国家机关档案工作的任务，统一了国家机关档案工作的一些做法。

23、中共中央书记处于哪一年作出了开放历史档案的决定？开放历史档案有什么意义？

中共中央书记处于1980年5月作出了开放历史档案的决定。同年国家档案局召开的全国档案馆工作会议，确定了历史档案的开放范围和利用方法。

开放历史档案的意义在于：

（1）开放历史档案，为落实党的政策，平反冤假错案，提供了可靠证明，使大量历史遗留问题得到合理解决，促进了全国安定团结局面。

（2）开放历史档案，为调整国民经济、制定各种事业发展规划、进行编史修志等，提供了可靠的历史依据。

（3）开放历史档案，为社会主义物质文明建设和精神文明建设，特别是科学研究和经济建设，提供了重要依据和必要条件，促进了经济效益的提高，满足了中外学术交流的需要。

（4）开放历史档案，使档案馆本身各项工作更为活跃。各馆花大力气加强了接收、征集工作，馆藏量显著增长，整理和编目工作随之跟上，并开展了各种形式的编研工作。社会各界人士纷纷

到档案馆查阅档案，利用人数和提供档案的数量较“文革”前有了激增。开放历史档案，成为我国档案事业发展的新开端。

24、《中华人民共和国档案法》是哪一年颁布实施的？意义是什么？

《中华人民共和国档案法》自1980年开始起草，先后历时7年，于1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第十二次会议审议通过，中华人民共和国主席令第58号公布，自1988年1月1日起施行。1996年7月5日，第八届全国人民代表大会常务委员会第十二次会议通过决定，对1988年1月1日施行的《中华人民共和国档案法》作了修改，并以中华人民共和国主席令第71号公布施行。

《中华人民共和国档案法》的颁布实施，是档案工作诸多改革中最大最重要的事件，它标志着我国的档案工作从此走上了“以法治档”的轨道。《中华人民共和国档案法》明确了国家管理档案的范围，规定了我国档案工作的基本原则，确定了档案管理的内容和任务，具体规定了档案的利用和公布办法，规定了社会组织和公民对档案的权利和义务。

《中华人民共和国档案法》是我国法制建设取得的一项新的成果，它的颁布实施对我国档案事业的发展具有重要的现实意义和深远的历史意义。它是我国国家最高权力机关颁布的关于档案事业的第一部法律，是协调国家机关、集体单位和公民三者在档案

方面关系的法律准绳。它的问世，使档案事业的建设有了法律依据和保障，改变了过去仅靠政策、行政措施等手段来推动档案事业的做法，标志着档案和档案工作从此进入了法制管理的轨道，推动了国家档案事业的全面发展。同时，它又增强了全社会的档案意识，保证了档案财富的完整与安全，使档案资源得到有效利用，更有利于为社会主义现代化建设服务。

25、常用的公文分类方法有哪几种？

常用的公文分类方法主要有以下三种：

（1）从公文的形成与使用范围上划分，公文可分为通用公文与专用公文两大类。

（2）从公文的行文关系和运行方向上划分，公文可分为上行文、平行文、下行文三种。

（3）从公文的机密程度和阅读范围上划分，公文可为公布公文、内部公文、机密公文三大类。

26、常用的公文文种有哪些？

依据国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起正式实施的《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）的规定，行政机关的公文种类主要有13类，包括：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。依据中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中

国共产党机关公文处理条例》（中办发[1996]14号）规定：中国共产党机关现行公文文种14种，其中，决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要与行政机关通用公文名称相同，使用范围也基本相同。决议、公报、指示、条例、规定仅党的机关使用，命令（令）、公告、通告、议案仅行政机关使用，党的机关不使用。

27、公文处理工作包括哪些内容？

公文处理工作包括公文办理和公文管理两项内容。公文办理主要有收文的办理和发文的办理；公文的管理主要有立卷、归档、销毁等。收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；发文办理指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。

28、什么是文书立卷？它有什么意义？

文书处理部门将办理完毕、具有查考和保存价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系组成案卷，这项工作被称为文书立卷。

文书立卷工作是一项极其重要的工作，具有深远的意义：

（1）文书立卷保持了文件之间的历史联系，便于日后查找利用；（2）文书立卷有利于保证文件的完整与安全，便于文件的保管；（3）文书立卷有利于文件的积累，为档案工作奠定基础。

29、划分归档范围要防止哪两种倾向？

归档范围，就是归档文件整理的范围。确定归档的范围，是整理工作首先要解决的实际问题。一个机关单位在工作活动中形成和使用的文件材料数量有不断增多的趋势。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定机关文件材料的归档范围时，既要保证该归档的文件材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料不能归档，防止“有文必档”。

30、办理完毕的公文什么时间归档？

归档时间是办理文件材料归档交接手续的时间。归档时间是归档制度的重要内容之一。对于一般的公文通常是按年度接收归档，即在第二年的上半年，将上一年形成的文件经整理后，办理交接归档手续。

31、机关文书档案的保管期限有几种？

根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家

档案局令第8号），机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

32、归档文件的整理原则是什么？

归档文件的整理原则是：

（1）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。文件的形成有其自身的规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间必然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系既能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

（2）区分不同价值。不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照国家有关规定，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同保管期限。

（3）便于保管和利用。这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。“便于保管和利用”既是归档文件整理的出发点，也是最终目的。

33、怎样正确理解《归档文件整理规则》确定的归档文件整理单位“件”的概念？

《归档文件整理规则》规定：“件”即归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

34、什么是文档一体化？有什么意义？

文档一体化是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理的全过程控制。包括：文档实体生成一体化，文档管理一体化，文档信息利用一体化，文档规范一体化。

文档一体化的意义在于：

（1）使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全；

（2）文档超前控制；

（3）提高信息检索效率；

（4）有助于科学决策；

（5）提高行政效率；

（6）有利于人、财、物的合理利用。

35、档案工作的基本内容包括哪些方面？

通常所说的档案工作，是指档案室和档案馆所从事的档案业务工作，即用科学的原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。它的基本内容包括以下几项：档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统

计。也简称收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。

36、档案管理工作的性质是什么？

档案管理是一项专业性、服务性、机要性的工作。

（1）专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。

（2）服务性。档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展。（3）机要性。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系。

37、各种档案工作机构之间具有什么样的相互关系？

各种档案工作机构之间主要具有以下关系：

（1）国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导；

（2）上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系；

（3）各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系；

（4）各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工作具有执法监督和业务指导关系；

（5）同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具有依法移交和接收档案的关系；

（6）单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。

38、档案室的基本任务是什么？

档案室的基本任务是：集中统一地管理本机关各部门形成的各种门类和载体的全部档案，为本机关各项工作服务，为党和国家积累档案史料。具体包括：

（1）对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

（2）接收和保管本机关各部门交来的档案材料，进行必要的整理、鉴定、统计、编目和研究，积极开展利用工作，同时收藏和管理一些有关的内部书刊等资料，配合档案提供利用；

（3）定期把具有长远保存价值的档案向档案馆移交。

39、档案馆的基本任务是什么？

档案馆的基本任务是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和有关资料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。具体包括：

（1）接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；

（2）通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；

（3）参与编史修志的工作。

40、档案收集工作的内容是什么？

档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。档案接收，是指档案馆（室）收存档案的活动过程，它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道；档案征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动，它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。具体包括：

（1）机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的文件的接收；

（2）机关、企业、事业单位对那些未及时归档的文件的补充收集；

（3）档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；

（4）档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收和征集。

41、档案整理工作的内容是什么？

档案整理工作的基本任务是建立档案实体秩序，使所保存的档案有序化、条理化，为整个档案管理工作创建秩序化的管理对象基础。整理是档案实体管理的核心，对整个档案管理工作具有重要