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第三章职务分析与职务描述

【学习目标】

１.认识和了解工作分析的重要意义；

２.熟悉工作分析的基本程序；

３.掌握工作分析的基本技巧和方法。

第一节职务分析的概念

一、职务分析的含义

职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范（任职资格）的描述和研究的过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。

分析内容：工作内容（what)、责任者（who)、工作岗位（where)、工作时间（when)、怎样操作（how)、为何这么做（why)。

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二、职务分析的意义

（一）职务分析对组织的意义：

1、确保组织中的所有任务都得到明确安排；

2、为组织设计和结构建设提供基础；

3、促使工作的名称与含义在整个组织中表示特定而一致的意义，实现工作用语的标准化；

4、为组织绩效管理提供客观的评价标准；

5、为改进工作方法积累必要的资料，为组织的变革提供依据。

（二）工作分析对人力资源管理人员的意义：

1、是制定人力资源计划的依据；

2、使岗位评价和报酬达到公平和公正；

3、使招聘活动有明确的目标，提供有效的工作信息；

4、使员工培训和开发有合理的方向；

5、为业绩评价提供客观标准；

6、为职业生涯计划提出方向。

7、获得有关工作与环境的实际情况，利于发现导致员工不满、工作效率下降的原因。（三）工作分析对一般员工的意义：

1、使员工清晰了工作岗位的职责范围和需要完成的工作任务；

2、对员工尤其是新员工对工作形成了全面的了解，包括工作的目的、任务及需要处理的日常事务和各项工作应达到的结果；

3、为员工在组织内的发展指明了合适的职业发展路径。

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三、工作分析与人力资源管理各环节的关系

工作分析的结果

工作任务考核

人员能力素质考核

岗位性质分析

人员培训内容确定

岗位任务

岗位职责

岗位关系

工作说明书

岗位劳动强度

劳动环境条件

劳动资料和对象

岗位及其环境条件说明

岗位要求人员的资格说明

四、职务分析的基本术语

（一）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。

（二）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。

（三）工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。

（四）职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任，通常也称作工作岗位。（五）职务：一组重要责任相似或相同的职位。

（六）职位分类：是指将所有的工作岗位，按其业务性质分为若干职组、职系，然后按责任的大小，工作难易，所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等，对每一职位给予准确的定义和描述，制成职位说明书，以此作为对聘用人员的管理的依据。

职位分类：

职系：是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也不同的职位系列。

职级：指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。是分类结构中最重要的概念。

职等：工作性质不同或主要职务不同，但其困难程度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级的归纳称为职同。

职系、职组、织级、职等之间的关系与区别

职等

职级

职系

职组

（七）其他相关术语

1、职权：指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。

2、职业：职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。

3、工作族：又称工作类型，是指两个或两个以上的工作任务相似或人员特征要求相似的一组工作。

五、职务分析所需资料

1、背景资料

2、工作活动

3、工作行为

4、工作设备

5、有形和无形物质

6、绩效标准

7、工作条件

8、人员条件

六、职务分析的战略性决定

是否进行职务分析本身就是一个战略性决定。

有关职务分析的其他战略性决定包括：

（1）明确职务分析的目的

（2）界定职务分析的范围

（3）选择进行职务分析的人

（4）确定职务分析的时间

职务分析观察提纲（部分）

被观察者姓名：日期：

观察者姓名：观察时间：

工作类型：工作部门：

观察内容：

1、什么进修开始工作：

2、上午工作多少小时：

3、第一次休息时间：到

4、第二次休息时间：到

5、上午完成多少产品：

6、出了多少次品：

7、平均多长时间完成一件产品：

8、与同事交谈几次：

访谈记录表

姓名：日期：地点：任职时间：现时职位和级别：

部门：组别：主管姓名

1、工作目的：

2、主要职责：

3、次要职责：

“人员导向型”问卷（PAQ），强调工作本身的条件和结果。“工作导向型”问卷（MPDQ），集中了解员工的工作行为。

装满一辆10吨的货车，试验目的：多少人合作装卸货物效率最高。

试验步骤：先由2个人合作，再由3个人合作，最后由5个人合作，

任务都是装满一辆10吨的货车，看各用了多少分钟，哪一个组合效率

最高。其中合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。

资料分析法

资料分析法是指在进行工作分析时，为了尽可能的资料分析法降低成本，在工作分析中尽量采用现有的资料。

第三节职务分析的基本程序

一、准备阶段

二、调查阶段

三、分析阶段

第四节、职务描述书的编写

一、职务描述书内容

实战要点：

6W1H职务（工作）分析公式。

WHO：谁来完成这项职务（工作）；

WHA T：这项职务（工作）具体做什么事情；

WHEN：职务（工作）时间的安排；

WHERE：职务（工作）地点在哪里；

WHY：他为什么职务（工作）——（职务的意义是什么）；

For WHO：他在为谁职务（工作）；

HOW：它是如何职务（工作）的。

二、编写要求

第四节、职务描述书的编写

一、职务描述书内容

1、职务概要

2、责任范围

3、机器、设备及工具

4、工作条件与环境

5、任职资格

二、要求

1、清晰

2、具体

3、简明扼要

生产部经理职务说明书

工作名称：生产部经理部门生产部

工作代号：0031 工作地点：办公大楼

在职者：编写日期：2011年2月28

工作关系：

间接上级：总经理

直接上级：生产副总经理

直接下级：生产部副经理、机电班班长、车间主任、生产部统计。内部联系：各职能部门负责人

外部联系：政府相部部门、社会相关人士

工作概要：

在总经理、生产副总经理领导下，负责生产调度和生产管理

工作职责

1、生产管理

全面负责产品的生产、计划、组织与协调工作。

编制公司年、季、月生产计划，并监督实施。

配合质监部执行公司的质量监督与计量工作。

负责审批本部门低值易耗品、工位器具的领用申请

负责生产设备的购置申请

车间现场管理、优化配置

车间安全制度的制定并监督执行

……

2、内部管理

负责本部门相关规章制度的制定和执行

在人力部门协助下，组织本部门员工的招募、培训考核和奖励，拟定产品工资定额。

……

3、负责下属的培养

4、生产副总理与总经理交办的其他事项。

工作条件和环境

1、在部分时间在公司办公大楼和生产车间现场工作，极少有外出要求。

2、因工作需要配备计算机一台，电话一部。

调任、晋升与培训机会

本职位为公司中层管理职位，可能调任其他相关职位或晋升为生产副总、总经理。在公司内外有工商管理培训的机会。

任职资格书：

年龄：50岁以下

性别：不限

学历：本科以上

专业或相关培训：机械制造、工商管理

工作经验：相关基层工作5年以上。

体能要求

1、身体健康，体力充沛，行动敏捷

2、无严重疾病和传染病

知识与技能

熟悉生产流程、生产工艺及产品特性

具备生产管理专业知识及相关经验

有较强的计划、控制和协调能力

有良好的沟通能力

有独立工作的能力

具务一定计算机知识

其他特性

对企业忠诚，敬业，乐于奉献

严谨求实，责任心强，注重细节

有吃苦耐劳、精准求精的精神、

有强烈的进取和创新精神

一个机床操作工把大量的液体洒在他机床周围的地板上。车间主任叫操作工把洒掉的液体清扫干净，操作工拒绝执行，理由是职务描述书里并没有包括清扫的条文。车间主任顾不上去

查职务描述书上的原文，就找来一名服务工来做清扫工作。但服务工同样拒绝，他的理由是职务描述书里没有包括这一类工作，清扫工作是勤杂工的职责。车间主任威胁说要把他解雇，因为这名服务工是分配到车间来做杂务的临时工。服务工勉强同意，但是干完之后即向公司投诉。

有关人员看了投诉后，审阅了这三类人员的职务描述书：机床操作工、服务工和勤杂工。机床操作工的职务描述书规定：操作工有责任保持机床的清洁，使之处于可操作状态，但并未提及清扫地板。服务工的职务描述书规定：服务工有责任以各种方式协助操作工，如领取原料和工县，随叫随到，即时服务，但也没有包括清扫工作。勤杂工的职务描述书中确实包合了各种形式的清扫，但是他的工作时间是从正常工人下班后开始。

讨论题

1、对于服务工的投诉，你认为该如何解决?为什么？

2、如何防止类似意见分歧的重复发生？

3、你认为该公司在管理上有何需改进之处？