行政工作流程表与规范20121214

行政部工作流程

行政部岗位设计图

人员编制

经理1人

主管1人 主任1人 文员2人 公关1人 网络1人

策划1人 保洁2人 门卫2人 厨师1人

值班1人

一、部门职责

（1）各职能部门的关系协调；

（2）建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理；

（3）负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系； （4）公司印章、公司证照监督管理；

（5）员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理； （6）公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等； （7）文件控制

1）发文制度及行文程序的拟定和实施； 2）公司文件发放；

3）文件与资料登记、编号 、发行、保管、维护等； （8）公司公共关系维护和改善工作 1）内部公共关系的建立和维护；

2）外部公共关系的建立和维护，包括政府、同行、社区、新闻等公共关系。 （9）行政稽查；

（10）行政开支预算的编制； （11）行政开支成本控制； （12）其他相关职责。 行政经理

行政主管 办公室主任

文员

公关

网络

策划

文员

保洁

门卫

厨师

保洁

值班

二、部门权限

（1）依照制度，对稽查中发现的问题实施处罚的权力；

（2）依照制度，按规定程序，实施其他单位提请的处罚建议；

（3）部门内部员工考核的权力；

（4）部门内部员工聘任、解聘的建议权；

（5）部门内部工作开展的自主权；

（6）要求相关部门配合相关工作的权力；

（7）权限额度内必要支出的审批权；

（8）其他相关权力。

三、办公用品领用流程与规范

流程

名称

办公用品领用流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1．提出申请

（1）详细填写办公用品领用申请表

办公用品领用申请

领用日期领用物品数量

领用人签字综合管理部

经理签字

年月日

综合管理部2．综合管理部审核标准

（1）办公用品实行分类管理，将办公用品分为消耗品、管理消耗品和管理品三

种，采用不同的办法管理。

（2）管理消耗品自第三次发放起，必须以旧替换，否则不予发放；管理品如有

故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿，工作调动或离职时应将

所领用的管理品办理移交或交换文具管理者。

（3）消耗品：铅笔、圆珠笔芯、水笔芯、胶水、大头针、回形针、订书钉、

拉杆夹、文件袋、档案袋、橡皮、打印纸、便利贴......

管理消耗品：笔记本、水笔、圆珠笔、白板笔、电池、签字笔......

管理品：文件夹、笔筒、剪刀、计算器、订书器、电话、电脑、起钉

器......

（4）新员工在办理入职手续后可根据岗位级别的不同，到综合管理部申请入职

人员办公用品一套，具体标准如下：

提出申请

综合管理部

审核

照单领用

岗位配置清单

部门主管级以上铅笔、圆珠笔、中性笔、笔记本、文件夹、订书器各一个

部门主管级以下中性笔、笔记本、文件夹各一个（有特殊需求可额外申请办公用品）

财务部主管以上加

计算器一个

其他岗位因工作需要领用

计算器的，需另行申请由

综合管理部酌情发放

（5）中性笔、圆珠笔等领用后，使用期内只能更换笔芯，不得重复领用。

3.管理员根据申请单申请物品进行发放

（1）领取人签字确认

四、档案管理流程与规范

流程

名称

存档管理流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1．核对存档清单与存档资料

（1）核对存档资料名称、页数、存档部门是否与存档清单相符。

2．登记存档

（1）档案员根据存档清单登记存档

流程

名称

部门内部借阅管理流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

部门提交登记存档档案室签收

1．申请人填写借阅申请单

（1）各部门经办人员因业务需要借阅/复印档案时，须填写《档案借阅/复印单》向档案员借阅。

注：须经过部门主管签字确认后，档案员方可为其办理借阅手续。 （2）明确填写借阅类别、借阅部门、借阅人、借阅用途、借阅期限。

（3）本单一式二联;第一联于案卷退还后由档案室退还借阅人;第二联留存档案

室备查。

2．部门主管审核

借阅申请人所在部门，部门主管审核此次借阅用途的必要性及借阅期限。 3．档案员凭单借阅

（1）档案员根据申请人填写的借阅申请单及所在部门主管的签字确认调档。

档案借阅/复印单

No. NO. １ 档案管理员：吕艳丽

类 别

合同

借阅部门

销售

借阅人

张三

文件内容

摘要 实际内容摘要 调阅用途 作为样本

调阅期限

自 ２０１２年10月１日起 至 ２０１２年10月５

日止 计５日

档案号 XXXX 借出日期

２０１２年10月１

日

备 注

归还日期 ２０１２年10月6日 保管人 签章

部门主管 XXXX

总经理

4.使用

（1）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画

线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 5.归还并消除借阅

（1）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，保

留借阅单存根。档案借出时借阅人、档案员需仔细核实档案的完好程度，如返还档案有损或丢失，公司可视情况对责任人进行处罚。

（2）到期未还者，档案管理员须催办，可通过邮件、OA 或其他书面形式发出

催办函。

（3）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登

记。

流程

名称

跨部门借阅管理流程与规范

文件受控状态

总经理

文件管理部门

金、东综管办

提出申请

档案管理员

凭单借阅

部门主管审核

使用

归还并消除借阅

程序

规范

1．申请人填写借阅申请单

（1）各部门因业务需要借阅/复印其他部门档案时，须填写《档案借阅/复印单》

向档案员借阅。 注：须经过部门主管签字确认后报总经理审批同意，档案员方可为其办理借阅手

续。

（2）明确填写借阅类别、借阅部门、被借阅部门、借阅人、借阅用途、借阅期

限。

（3）本单一式二联;第一联于案卷退还后由档案室退还借阅人;第二联留存档案

室备查。 2．被借阅部门主管审核

（1）审批被借阅文件是否属公司机密文件。 3．总经办审核

（1）总经理助理核实情况是否属实，分析此次借阅文件机密等级，如外借是否

会造成泄密。

（2）机密文件须经总经理批准后方可借阅。 4.使用

（1）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画

线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。

5.归还并消除借阅

（1）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，保

留借阅单存根。档案借出时借阅人、档案员需仔细核实档案的完好程度，如返还档案有损或丢失，公司可视情况对责任人进行处罚。

（2）到期未还者，档案管理员须催办，可通过邮件、OA 或其他书面形式发出

催办函。

（3）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登

记。

申请借阅部门（主管）提出申请

总经办审核

被借阅部门主管审核

使用

归还并消除借阅

五、印章、证照管理流程与规范

流程

名称

印章、证照管理流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1．填写使用申请

（1）各部门因业务需要使用公司证、章时，须填写《章、证使用登记表》。

章、照使用申请表

章照类型东青瑞仙营业执照备注：需将营业执照带出公司，

到税务办理。

章照用途办理营业执照年审

日期申请人部门经理审核

总经理助理审核总经理审核财务主管审核

2.主管签字确认

使用部门主管签字确认使用类型、用途，如需将章、证带出公司需如实填

写用期限。

3．总助审核

总经理助理核实情况是否属实，分析此次使用的必要性及合理性。

4．总经理审批

根据上述情况分析，决定是否批准使用。

5.管理员审核

（1）审核申请单据的真实有效性，合理安排使用时间。

（2）印章、营业执照不得转借，保管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，应授权他人代管印章，印章保管人员要向代保管人员交接工作，登记用印的

起止日期。

6.申请人使用

（1）妥善保管所借物品，避免丢失、遗漏、损坏。

（2）不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特

殊情况确需开具的必须向公司汇报，登记其介绍信的用途，必须经公司总

经理批准，档案管理员做特别登记、追踪管理，未使用的必须交回。

提出申请

主管签字确认总助审核

总经理审批管理员审核申请人使用归还

六、差旅管理流程及规范

流程

名称

差旅申请流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1．提出申请

（1）详细填写出差申请单

出差申请单

出差员工姓名部门领导审核

出差事由

为拓展销售业务，销售部本月到XX地开拓市场，已电

话联系客户方（XX铝业XX职务XX人、XX铝业XX

职务XX人），且客户方合作意向较大。（XX铝业、XX

铝业）本次出差目的1、拜访以上客户，了解客户具体

经营情；2、了解当地铝型材市场总体情况。3、达成合

作事实。

出差路线北京——乌兰察布——包头——北京

出发时间返回时间

总经理审批

备注

制表人：审核人：

2．部门主管审核

（1）审核出差必要性及确定预期目的；

（2）确定出差需要时限；

（3）合理规划出差行程。

3．总经办审批

（1）总经理助理审核出差申请的事由、预期目的及出差必要性。

（2）总经理根据上述情况进行分析，是否批准此次出差

部门主管审核总经办审批

人事部考勤登记

提出申请

出差

4.人事部审核

（1）确定出差日期，进行相应考勤管理流程

名称

差旅报销流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1．人事部报到

（1）恢复考勤

2．递交出差报告

（1）出差员工出差结束后应在二日内将“出差报告”、出差费用报销单一同报

总经理审批；

（2）出差报告需体现：（1、客户年需求量；2、客户规模；3、客户现用产品分

析；4、我公司产品优势；5、区域划分；6、是否可建立长期合作关系；）

出差报告

员工姓名职务

出发时间返回时间

本次费用元主管审核

出差情况汇报：

部门主管批注

总经理审批

制表人：审核人：

3．部门审核

（1）部门主管审核出差情况汇报是否达到预期目的。

4.总经办审核

（1）总经理助理审核此次出差成果是否达到公司要求，是否体现出出差意义。

（2）根据出差报告进行分析核实

5、总经理审批

（1）根据出差报告综合上述情况进行分析，决定此次出差费用是否给予报销。

6、财务审核单据、办理结算

（1）财务根据报销标准进行报销。

（2）审核出差费用单据是否真实有效。

备注：销售业务出差报销标准1、根据出差目的及订单合同为依据进行报销；

2、根据公司考察代理商合格后，签订的代理合同为依据进行报销。

3、根据公司发展规划指定公司人员进行市场开发，费用由公司承担。

递交出差报告部门审核

总经办审核

人事部报到

总经理审批

财务审核单据、办理结算

七、通讯补贴申报流程与规范

流程

名称

通讯补贴申报流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1．提交申请

（1）申请人提交通讯补贴申请表

通讯补贴申请表

姓名

部

门

岗

位

入职

日期

申请理由

描述

申请标准额

度（元/月）

通讯

号码

部门主管审批财务部审批

总经理审批

2．部门主管审核

（1）部门主管审核申请理由是否充分、属实；申请额度是否合理；

4.总经理审批

（1）总经理根据上述情况决定是否批准此申请。

5、财务执行

（1）总经理批准后，财务部主管签字确认，会计人员照单执行。

提交申请

主管审核

总经办审核总经理批示财务执行

八、公文呈报流程与规范

流程

名称

公文呈报流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1．主管提交公文

（1）公文处理工作的主管部门是综合管理部。综合管理部除负责本部门公文处理外，还负责指导其他部门的公文处理工作。

（2）公文主要种类分为“通知、通报、报告、请示、总结、会议纪要”

（3）公文格式一般由发文字号、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、附注、附件、主题词、抄发部门（抄送部门、抄报部门）等部分组成。

2．总经办审核

（1）总经理助理为公文处理第一关，除负责审核公文格式外，还需审核公文内容，并根据内容做出判断分析。

（2）总经理助理呈报总经理审批时，要针对公文内容给出解决方案或建议。

3．总经理批示

（1）总经理根据公文内容及总经理助理建议，进一步分析判断，决定是否签发文件。

4.相关部门执行

（1）执行部门根据总经理批示，进行落实。相关部门高度配合。

5.原件存档

总经理签发的原件公示后，执行部门留有复印件，呈报部门将原件进行存档。

主管提交公文总经办审核总经理批示相关部门执行原件存档

九、图册资质领用流程与规范

流程

名称

图册资质领用流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1．提交申请

（1）填写申请表

图册资质领用登记表

领用人领用部门主管签字项目名称

使用数量

是否归还/

归还时间

领用时间

2．主管审核

（1）部门主管审核图册资质用途，并了解使用项目详情。根据项目详情分析掌握项目进度。

3．综管部领用

（1）申请使用人经过部门主管签字批准后，到综合管理部凭单领取。

主管审核

提交申请

综管部领用

十、行政用车申请流程及规范

流程

名称

行政用车申请流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办程序规范

1.提出申请

（1）申请人应提前半天提出车辆申请使用。

（2）详细填写申请表

申请人所属部门填写日期

随车人数确认者

签字

综管部

经理签字

目

的

地

1 事

由

2

3

车辆起始

公里数

车辆终止

公里数

总公里数

2.主管审批

（1）部门主管审核此次申请用车的必要性，及是否可采取公交出行。

3.综管审批

（1）综合管理部经理根据路程、路况、事件急缓情况等合理安排用车，并结合

申请部门每月规定用车量进行必要的建议合理使用。

4.司机凭单出行

（1）司机详细填写车辆申请单部分内容。

（2）司机在规定时间范围内完成用车出行。

（3）司机根据路况选择最佳出行路线。

5.归还车辆

（1）司机按照实际使用公里数填写此次出车里程。

（2）司机出车完毕后应第一时间到综合管理部报到，等待下次出车安排。

提出申请

主管审核

综管审批司机凭单出行归还车辆

流程

名称

安保巡查流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门东综管办

服务程序服务规范

1.日常工作

（1）厂门、厂区监管：

⊙保安要严格职守工作岗位，严格遵守作息时间，上岗时间内不得窜岗、不得脱岗。

⊙对出入车辆、人员、物资进行检查登记。对人员出入手续把关检查，对来访客人进行登记，严防寻衅闹事者进入单位和盗窃事件的发生。

⊙员工上班时间严禁私自外出，因公外出需向值班保安提供部门主管签署的《因公外出登记单》，值班保安应在《上班时间外出登记表》上登记好员工进出公司时

间；

⊙非本公司员工未经许可不得进入公司。因公来访者必须出示有效身份证件，认真填写《来客来访登记表》后，由保安打内线告知被访者。

⊙为公司运送原料、产品的车辆认真检查并经登记后放可进入厂区。出门时保安人员必须再次认真检查车辆，确保没有带出公司任何物品方可放行。

⊙所有员工个人携带物品出门，必须持有综合部开据的出门条，保安人员必须严格检查，杜绝带出公司任何物品。

⊙夜班保安人员值班期间必须对工厂整体进行巡视，暂定巡视时间如下：

第01次巡视：22：00-22：30；第02次巡视：24：00-00：30；

第03次巡视：02：00-02：30；第04次巡视：04：00-04：00；

第05次巡视：06：00-06：30；第06次巡视：08：00-08：30；

（2）日常取暖

⊙晴天取暖时间如下：

早开炉时间：06:30-08:30；

晚开炉时间：18:30-22:00；

⊙阴天取暖时间如下：

早开炉时间：06:30-10:30；

晚开炉时间：16:30-22:00。

2.周末突发性简单维修

如遇周末发生需要维修事宜，首先了解故障所在，初步判断是否属于可自行修理范围，

然后上报部门主管说明情况并给出建议。如故障较小，安保人员有义务担当临时修理

工作。

日常工作

厂门厂区监管日常取暖

周末突发性简单维修

流程

名称

外来人员就餐流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门东综管办

服务程序服务规范

1.提交申请

（1）外来人员（包括：金诚恒远、销售人员）需在公司就餐，提前到综合管理部登

记并领取外来人员就餐条，经主管签字确认后方可到食堂就餐。

外来人员就餐条

就餐人员部门就餐时间综管部签字备注

收费□

不收费□

2.综管部审批

（1）综合管理部主管根据申请人填写的申请时间合理安排厨房用量。

（2）综合管理部主管根据申请人是否包含东青午餐福利决定此次用餐是否收费。

（每餐4元）

3.厨师收条放饭

（1）外来就餐人员打饭时必须到食堂售饭窗口交纳就餐条后方可就餐，否则打饭

师傅将有权不给打饭。

（2）每月25日，厨师将一月积攒的《外来人员就餐条》上交综合管理部便于合

算。

4.就餐结束

（1）就餐结束后必须将餐具清洗干净并交给食堂；就餐时应勤俭节约，避免浪费。

流程

名称

食堂采购流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门东综管办

服务程序服务规范

1.上报剩余物资

（1）厨师每月24日盘点厨房剩余物资，上报部门主管，以便合理制定下月采购计划。

（2）厨师上报剩余物资同时要结合季节性和青菜储备情况制定下月用餐食谱。

2.制定采买计划

（1）每月25日综合管理部主管根据就餐人数、剩余物资结合当前物价制定下月采买

计划。

（2）将采买计划呈报总经办审批。

3.进行采买

（1）厨师与采购共同进行食堂物资采买。

（2）厨师在采买过程中，可根据实际情况建议主管改变原计划采购菜品。由部门主

管根据分析决定是否改变原定采买计划。

4.物资核对

（1）采买结束进入厨房后由专员依据采买清单对物资进行核对，并在票据联签字认

可。

提交申请

综管部审批

厨师收条放饭

就餐结束

上报剩余物资

制定采买计划上报审批,

进行采买

物资核对

流程

名称

工装管理流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办服务程序服务规范

1.转正通知

（1）人事部通知员工转正

（2）试用期员工不予配发工装；转正后须根据公司要求，统一穿着相应的工装；

2.综管部登记

（1）综管部根据申请人进行身体测量、制作或购买工作，发放工装。

（2）详细填写领用登记表，综管部进行工装发放

工服领用登记表

姓名部门职位

入职时间领取时间领用签字

服装类别

及

服装数量

冬季

上装

冬季

下装

春夏季

上装

春夏季

下装

其他

3.着装上岗

（1）公司所有职员上班期间必须统一穿着公司工装。

（2）工装要干净、平整、整洁；勤换勤洗，无异味，无污渍；

（3）穿着工装时,不系怀前纽扣，不得对其添加任何装饰物品；配有工帽者，工作时

间必须佩带。

（4）怀孕三个月以上及哺乳期内的女士、工伤及在医疗期内的员工可酌情

放宽。

（5）周末加班情况下，可以着便装，但着装要整洁大方，不怪异、不另类；

（6）工人出外安装时必须着本厂工装；

4.离职通知

（1）人事部通知员工离职

（2）员工离职时，按下述标准执行：

⊙在工厂工作满一年，离职时无需扣除工装费用；

⊙在公司工作不满一年，离职时收回工装；

5.工装入库

（1）工作不满一年，离职时，综合管理部收回工装入库。

金诚恒远：员工离职时，以制作成本价格按下述标准扣除相关费用：

（1）在公司工作满二年，离职时无需扣除工装费用；

（2）在公司工作满一年半，离职时扣除30%工装费用；

（3）在公司工作满一年，离职时扣除60%工装费用：

（4）在公司工作满6个月，离职时扣除80%工装费用；

（5）在公司工作未满6个月，离职时扣除100%工装费用；

转正通知综管部登记着装上岗

离岗回收

工

装

入

库（

东

青

）扣除工装费（金诚）财务结算

流程

名称

宿舍管理流程与规范

文件受控状态总经理

文件管理部门东综管办

服务程序服务规范

1.提出申请

（1）人事部通知员工入职后，由员工提出住宿申请

（2）详细填写《食宿申请表》

食宿申请表

填表时间： ZG-05

申请人申请部门

申请时间

年月日至年

月日

申请类别住宿□早餐□午餐□晚餐□

申请理由

主管意见

综管部意见

总经办意见

总经理审批

2.综管部登记

（1）综管部根据现有宿舍进行酌情安排并登记

宿舍分配登记表

01宿舍床位现住人员所在部门备注

02宿舍

03宿舍

3.入住

（1）员工对所居住宿舍，保持原有结构的安全完整，不得随意改造或变更房舍。有

提出申请综管部登记

取消住宿

办理食宿

关宿舍现有的器具设备(如桌椅、玻璃、门窗、床铺等)公司以完好状态交与员工使用，如有疏于管理或恶意破坏，酌情由现住人员负担该项修理费或赔偿费，并视情节轻重论处；

（2）室内禁止烧煮、烹饪或私自接配电线及装接电器；

（3）室内不得使用或存放危险及违禁物品。

（4）个人棉被、垫被起床后须叠齐；

（5）烟灰、烟蒂不得丢弃地上；易燃物品不得放置寝室；

（6）换洗衣物不得堆积室内，洗晒衣物需按指定位置晾晒；

（7）电视、收音机的使用，声音不得放大，以免妨碍他人休息；

（8）宿舍不得留宿外人或亲友，如外人拜访应配合保安登记姓名、关系及进出时间；（9）夜间外出最迟应于23时前返回宿舍（注意关闭门窗），否则应向综合管理部报告；

（10）贵重物品遗失由员工自行负责；

（11）污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒；

（12）各房间的清洁由住宿人轮流清洁整理。轮值人员未按照规定清扫卫生。

4.离职办理。

（1）倘若员工离职时，对宿舍居住权自然终止，届时该员工应于离职日起一天内迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿费或搬家费用；迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净，由管理员负责检查，所携出的物品，应先经保安检查。

（2）住宿员工有下列情况之一者，取消其住宿资格：

1、不服从综合管理部的监督管理者。

2、在宿舍内赌博(打麻将)斗殴、及酗酒。

3、蓄意破坏公用物品或设施等。

4、擅自于宿舍内接待异性客人或留宿外人者。

5、经常妨碍宿舍安宁、屡教不改者。

6、违反宿舍安全规定者。

7、无正当理由经常在外住宿者。

8、有偷窃行为者（并交由公安机关处理）

十六、来访接待流程及规范流程

名称

客人来访接待流程及规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办服务程序服务规范

1.访客进门前台接待标准

⊙接待时热情周到，举止大方，不卑不亢，做到来有迎声、去有送语、有问必

答、百问不厌。

⊙手势：双手重叠放于小腹处，问好时略微弯一下腰，面带微笑；

⊙语言：您好，欢迎光临，请问有什么可以帮助您的。耐心倾听客人的来意，

并根据客人的需求积极予以帮助。

2.接待期间

⊙普通来访：陌生客人来访应热情接待，认真询问其办事意图，快速介绍或办

理相关事宜。对自己拿不准的问题，不回避，不否定，不急于下结论，及时向

领导汇报后再答复客人；

⊙对预约来访的重要客人，应主动迎领至会客地点，安排接待并通知相关人员。

⊙对于来找人办事的客人，前台与相关人员联系确认后将客人引领至会客室，

倒水后告诉客人稍等，关门离开并告知相关人员。

⊙总经理到公司：总秘应提前做好总经理到来前的一切准备，如（烧水、熏香、

及其他所需物品）前台应第一时间将门前地锁放下，总秘应等候在车位前，待

车停稳后开车门迎总经理下车，并将总经理随身物品一并拿上，引至办公室或

其他总经理要去的地方。

⊙总经理携重要客人到公司：总秘应提前一小时通知接待部门（综合管理部、

总经办）告知来访人数，接待地点，接待标准等相关信息；接待部门在接到通

知后有序的组织人力进行会客前场地布置（温度、茶水、果品、音乐等）；客

人到公司后，由前台为客人开车门并问好，总秘为总经理开门并问好，接下来

由总秘将所有人引领至会客室，交由相关人员进一步接待工作。

⊙用餐：由总秘将总经理及贵客引领至餐厅，由前台将菜品顺序上桌，最后一

个菜时，要报菜已上齐，退出餐厅关门，并在门口待命。待用餐结束后，将总

经理及贵客引领至会客室，进行下一步接待工作。

3.接待结束

客人离开时，前台、相关接待人将客人送至门口，打开车门让客人上车，微笑

送客，并使用礼貌用语如“请慢走，欢迎下次光临，再见”等。

客人到访

接待过程接待结束

十七、会议流程及规范流程

名称

会议流程及规范

文件受控状态总经理

文件管理部门金、东综管办

服务程序服务规范

1.会前准备

⊙公司中层例会原则上每周一上午10点，召开一次（必要时由公司总经办召集随时召开），公司中层成员参加。

⊙召开会议必须充分准备。会议召集和组织者应定好会议议程，与会人员应针对会议内容分别作好相关准备工作，如总结汇报材料、工作计划、发言要点等。

⊙会议组织者要做好会议通知，会议材料收集、整理、发放等工作。

⊙会场布置由综合管理部负责。

⊙参会人员必须按规定时间准时到达会场，不得迟到、早退或缺席；

⊙入会场前关闭通讯工具或改为振动方式；

2.会议召开

⊙迟到者应轻声入席，尽量不干扰会议进行；

⊙开会时应集中精力，认真记录，不得“开小会”，不得打盹、昏睡；

⊙发言要准备充分，力求简洁，切入主题，不可无故打断他人的发言，不允许向发言者恶语攻击；

⊙保持会场整洁，不随地吐痰、扔烟头、纸屑，会议结束后将座椅整理归位。

⊙会议期间二楼卫生间暂停使用；

⊙会议期间如无特殊事宜不要在二楼走动，如有特殊情况，应上下楼时放轻脚步。

⊙会议期间参会人员不得随便走动或发出声响，如有特殊事宜，需申报总经理，经过允许后方可轻声离开，不得干扰会议进行。

⊙会议期间，不能交头接耳窃窃私语，要注意听发言人的讲话，有问题要待报告完毕后再发问。

3.会议结束

⊙公司各种会议均要有会议记录，会议内容必须如实记载清楚，作为落实、查验的依据和备忘录。会议记录由会议组织部门安排专人负责，重要会议要形成会议纪要。

⊙对涉及到公司重大事项的会议，与会人员对会议内容负有保密的义务，谨防泄露；记录员应在指定场所整理会议资料，并且严格按照规定范围送达有关人员，对违

反规定泄露公司秘密的，将按公司《保密制度》对责任人予以严重处罚。

会前准备召开会议会议结束

十八、突发事件处理流程及规范流程

名称

突发事件处理流程及规范

文件受控状态总经理

文件管理部门东综管办

服务程序服务规范

一、发生事故

⊙电路方面（停电、漏电、短路等）

⊙漏水方面（水暖等、污水处理等）

⊙消防方面（火灾隐患、火灾）

⊙人身伤害方面（员工人身突发重大的病、伤、亡）

⊙其他

二、处理事故

⊙水电方面：

1. 接到维修通知后工程部夜班人员10分钟内到达现场

2. 迅速判断故障并通知部门主管

3. 电路方面问题处理方式按照不扩大故障影响范围为原则，但是必须断开故障

区域；漏水方面问题根据情况关闭漏水区域，避免事故扩大。

4. 向部门主管真实、详细汇报，并商议解决方法

5. 如可以在30分钟内处理好，及时修理；如处理比较麻烦，可向部门主管及时

汇报请求支援。

6. 完毕后按规定程序收尾

⊙消防方面：

1.火灾隐患，发现人员第一时间通知安保人员及部门主管，组织人员进行分析导

致问题原因，并有效治理，杜绝事态进一步恶化。

2.火灾（或隐患），发现人员第一时间报警，随后通知部门主管，救援人员到后，

侦查火情，抢救受困人员及物资疏散，运用消防器材进行灭火处理。

⊙员工事件：

1.突发重大事件一经发生，当事人或知情人同时向相关管理部及总经理报告。由

总经办、管理部协同解决。在解决的过程中，需要向公司有关部门求助时，有关部门

应主动配合与支持，不得延误和推诿。

2.在时间不允许的情况下，管理部可以采取边向总经理报告边自行处理的方法，

对事件直接进行处理。

3.管理部在紧急情况下，有权调动公司一切必要的资源。

4.突发重大事件处理过程中涉及公司以外的人和事统一由公司管理部和人事部

对外交涉。

发生事故处理事故分析总结