行政文秘与写作

行政文秘与写作重点

名词解释：

1、公文办理：包括发文办理和收文办理。发文办理是指以党委或者行政机关的

名义制发党委公文或者行政公文的过程，包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。（草拟注意结构层次序数）收文办理是指收到公文的办理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

2、行文关系。是指发文机关与受文机关之间的公文往来关系。机关与机关之间

的行文，是根据组织系统和本机关的职权所处的地位及与其他机关之间的工作关系而进行的，主要是以机关或部门为单位的立体交叉行文关系。在特殊情况下，领导者个人与机关、部门之间也可以形成行文关系。行文关系具有双向性的特点。具有行文关系的双方一般可以相互行文。

3、行文方式包括上行文、下行文和平行文。上行文是下级机关向具有隶属关系

的上级机关的行文，其行文方式有逐级行文、多级行文、越级行文三种。下行文是上级机关向所属下级机关的行文，其行文方式有逐级行文、多级行文和直达基层行文三种。平行文是相互没有隶属关系的同级机关或不属同一系统的机关之间的行文。这是不分系统、级别、地区、性质的机关之间的行文。

机关之间需要彼此联系工作、沟通情况时，可以通过使用函、知照性通知等文种。

4、越级行文：即下级机关在必要时，越过有隶属关系的上一级机关而向更高级

的上级机关行文。这种方式只有在以下特殊情况下采用：

由于发生紧急情况，如严重自然灾害等，逐级上报会延误时机，造成更大的损失的问题。

向具有隶属关系的上一级机关请示多次，长期未能解决的问题。

隶属下级机关和上级机关之间有争议而无法解决的问题。

上级机关交办的并指定越级上报的事项

对上一级机关进行检举、揭发的问题

询问与请示极个别的、必要的具体问题。

5、直达基层行文：即上级机关直接向最基层机关行文。采用这种方式行文的多

是无须保密的普通文书。

6、法定公文：是指党和国家机关在公文管理法规中明确规定的18种文种。其

中9个相同的：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。不同的也有9个，党的机关特有的五个：公报、指示、决议、条例、规定。国家行政机关独有的四个：命令、议案、通告、公告。

特点：1、制发主体的法定性。只能由法定的社会组织制成和发布，具有职述和专任的特征。2、内容效应的权威性，一经制发即具有法定权威性和效力。

3、结构模式的程式性。法定公文必须依照特定模式进行。

4、语言表达的特

定性。语言表达要准确、明白、简洁、庄重、生动。

功能：规范约束作用；知照联系作用；领导指导作用；宣传教育作用；记载凭证作用。

7、主送机关：是指法定公文的主要受理机关，它负有办文的职责，要对公文所

涉及的内容进行办理和答复。主送机关确定要注意一下三点：

1、主送机关只能一个。如果需要同时送其他机关，应当采用抄送的形式。

2、只能主送上级机关，不能送领导者个人。

3、一般不得越级请示。

8、主题词：又称叙词，是确切表达出公文主旨的规范化名词或名词性词组，用

于法定公文的主体标引和检索。

编制主题词的原则与做法：

1)标引时应该根据主题词的含义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。

2)一份公文一般不超过七个主题词，而最后一个主题词一般都是表示文种

的。

3)标引主题词要准确、全面。

4)标引地名、人名时，尽量使用全称。

5)标引出的主题词前面要居左顶格冠以“主题词”3个3号黑体字，后加冒

号，各主题词之间要空一个字格的距离，用3号小标宋体字。

6)最后，还要注意选词的一致性。

如：关键词：干部教育党政机关决定

（3号黑体）（内容）（形式）（文种）（3号小标宋体）

简答：

一、公文写作的性质

公文写作是一种特殊的行为活动，具有与一般文章写作以及文学创作明显不同的内在本质属性。归结起来，主要体现在以下两点：

（一）公文写作是一种综合性的研究工作

这种综合性的研究工作突出表现为公文写作必须站在理论高度，持续、全面地认识和把握国家建设的情况和进程、本质和规律、问题和经验，为党和国家的事业不断提供系统的、全面的、切实有效的理论产品。因此、公文写作是理论与实际相结合的工作，又是年年月月持续不断的、长期的、艰苦的、创造性的工作。在这种综合性研究活动过程中，“写作”只是其中的一个重要环节。没有这种持续不断的研究，公文写作便无法进行，公文的质量也无法保证。

（二）公文写作是领导决策过程中意一项重要的参谋工作

《中国共产党机关公文处理条例》中指出：“起草文件，是领导决策过程中一项重要的参谋工作。”这就说明了公文写作是机关决策的重要参谋工作，它参与领导的决策和指挥活动，参与制定工作计划。这种参与，主要是指它一方面要掌握全面情况，做领导的耳目，使领导能够通观全局、审时度势，作出科学的决策；另一方面，它还必须通过综合研究，提出完整的、具体的、经过论证的决策或指挥方案，供领导决策参考；再一方面，它要通过出创造性的劳动，把领导的决策思想和决策的内容用公文表达出来，并给予论证，使决策内容具有严密性和科学性。应当注意的是，尽管公文写作在整个决策过程中发挥着重要的参谋作用，但只有参谋职责，没有决策性质。

二、公文结构的内在规律

在公文写作中，作者要通过对公务活动的观察认识，依照一定的逻辑关系理出一个表达顺序，也就是说公文的开头和结尾、层次与段落之间要通过一种内在关系把它们有机地联系起来。尽管公文的外形结构多种多样，但其内在结构却万变不离其宗，存在着一条固有的基本规律，这就是“提出问题—分析问题—解决

问题”。这是由党和国家公务活动的客观实践所决定的。因为我们党和国家完成公务活动的客观运动过程基本上表现为发现（提出）问题、分析认识与解决问题，而作为党和国家完成公务活动的重要工具之一的公文，其内在结构必须与党和国家公务活动的客观运动形式保持一致。具体的讲，公文的内在结构表现形式大体有以下五种：

1.对解决问题的结果予以答复或表态的单一结构形式。如批复、指示、命令等。

2.侧重于提出问题、分析问题，但不去具体解决问题的单纯结构形式。如情况简报、情况通报等

3.先提出问题，然后把解决问题的结果或意见表达出来，即“提出问题—解决问题”的简单结构形式。诸如公告、函、转发（包括批转）性通知及内容简单的决定、决议、通知、议案等。

4.“提出问题—分析问题—解决问题”的完整形式。如指示、指示性通知、指导性通报、指挥型会议纪要、工作报告、调查报告以及专门性的决定、决议等。

5.边摆问题，边分析与解决问题的特殊结构形式。此种结构形式不是按照先提出、后分析、再解决问题的逻辑次序，而是将其糅合在一起，分列几个专门问题来安排结构，每个问题中既包括问题的提出，又有对问题的分析与解决。综合性的工作总结、调查报告、工作计划以及会议纪要，内容比较复杂的决定、决议，对重大问题所作出具有指挥性的意见及条例、规定等法规性文件通常采用这种形式。