浅论委婉语在外贸函电中的应用

浅论委婉语在外贸函电中的应用

摘要：英语委婉语与委婉表达的应用是人际交流中的一个重要策略，具有良好的交际功能。而外贸英语函电作为一种国际间经济贸易联系的桥梁，委婉语的使用必不可少。为了建立、维持双方友好的贸易合作关系，我们必须在外贸英语函电中注重委婉语的应用。

关键词：外贸函电委婉语功能应用

引言

随着中国对外经济贸易往来日益扩大，外贸英语函电的应用也日趋频繁。外贸英语信函具有很强的目的性，它们不仅具有传递信息的功能，还担负着表达意向、建立友好合作关系、开展业务，达成交易的重任。外贸英语函电的目的和功能决定了其言语的表达方式。而这种语言表达方式不仅反映出进出口商双方的态度，影响到双方的企业形象，更直接关系到商务交际的成功与否。语言礼貌、得体的信函能够促进贸易活动，帮助建立友好的合作关系；反之，就可能影响业务往来，导致交易失败。运用委婉语和委婉表达方式的修辞手段，能够礼貌、含蓄、委婉、得体地表达自己的观点或愿望，提出请求或建议，以利于创建一个良好的商务环境，达到交易双方各自预期的目的。因此,对委婉语的重要性不可忽视,就委婉语的表达与应用进行研究对外贸活动的开展有一定的现实意义。

一．委婉语的定义

委婉语(euphemism),就其字面的意思为“说话委婉不直接”。而其对应的英语单词euphemism源于希腊语,“意为好听的话”(good/ pleasant speech)或“以好听的言辞或令人愉快的方式说话”（to

speak with good words or in a pleasant manner）。Neaman(1990:1)解释道：“Substituting an inoffensive or pleasant term for a more explicit, offensive one, thereby veneering the truth by using kind words”(用不冒犯人或令人愉快的词语去代替直率的、触怒人的词语，用好听的词语去掩饰事实)。Neaman的阐释很清楚，基本上概括了euphemism的性质和特点。总而言之，“我们试着给委婉下一个定义：语言使用者考虑到社会文化、社会心理等因素，为了避免对听者或读者造成伤害，通过使用一个礼貌的表达法及其他语言或非语言手段来代替一个直接的、普通的说法。（孔庆成，1993：2）”

二．委婉语在外贸英语函电中的功能

委婉语已深深嵌入语言之中，在日常生活中，它可以“润滑”和协调人际关系，使交际活动顺利进行，其作用是不能被其他语言所替代的。委婉语在外贸英语函电中主要有以下两种功能：

1.礼貌功能。当迫不得已要涉及令人不快的事时，就是选择委婉的表达法以避免伤害对方的感情。它的原则是尽力缩小不礼貌的表达，扩大礼貌的表达。委婉语行为是礼貌言语行为，它符合英国著名语言学家G. Leech(里奇)所提出的一套各社会、各群体共享的普遍性的礼貌准则及其相关的一系列准则：

在这六条准则中，除了谦虚准则，即尽量缩小对自己的表扬，尽量贬低自己，其他五条准则都与委婉语形成的心理基础相吻合。这些准则都是成对出现，以“自身”和“他人”为中心，并将中心偏向他人的。Leech的礼貌原则认为在交际中要始终把他人的利益放在第一位, 为他人着想, 从而使对方感到受到尊重, 反过来获得他人的好感, 成功实现交际目的, 这一点和委婉语是相通的。商务英语信函中委婉语的礼貌功能就是在书写信函时把他人的利益放在第一位, 为他人着想, 措辞委婉, 处处维护对方的自尊, 以此获得对方的好感, 达到成功交际的目的。

2.合作功能。委婉语的应用实质上就是通过礼貌的方式实现对方与己方的合作。外贸信函的往来, 往往是促成一项贸易的关键, 而达成商务交易的前提是互利, 因此外贸函电必须要本着合作互利的愿望来写。从而反映出委婉语的合作功能体现于写信人从收信人的利益

着想, 对收信人利益给予真切关注, 更体现在写信人以积极、肯定的态度解决问题以及真诚的合作精神。

三．委婉语的语用策略

3.1.词汇层面的委婉语

3.1.1 尽量避免使用具有否定意义的词

外贸函电中如用no, cannot，claim，complaint，inefficiency 等具有否定意义的词语，容易给人不愉快的感觉。直截了当地加以否定，会使买卖双方失去合作的机会，双方贸易关系可能会由此中断。基于礼貌原则，我们经常在外贸函电中把消极的用法藏于积极的用法之中，至少在语气上做得委婉些，尽量做到礼貌得体。例如: Thank you for calling our attention to the late arrival of L/C．

Cf. We have received your complaint about the late arrival of L/C．

第一句明显比第二句要礼貌得体。在外贸函电中，对对方的建议或要求，使用直接的否定词或肯定词显得过于武断，疏远了双方之间的关系，不利于双方在友好互信的基础上建立贸易伙伴关系，因此常用各种方法弱化语气，创造平等和谐的合作气氛。因此常用unfortunately, hardly, rather, slightly等程度副词作为修辞的方式来弱化语气，创造平等协商的洽谈气氛。如：

I’m really sorry that our products can hardly satisfy your requirement.(对抱怨致歉)对我方产品不能满足你方要求，甚感抱

歉。句中hardly是not的委婉语，用弱说代替强说，力图避免绝对化。

3.1.2 恰当应用模糊语

在外贸函电中常常会用到一些模糊语言，并为贸易活动带来意想不到的良好效果。模糊语言并不等同于“含混不清”，它所表达的是一些概念本身就不精确的客观事物和现象。伍铁平在《模糊语言学》中就指出模糊语言缘于本身的模糊性和认识上的模糊性，它是语言本身的特点，是为语言交际而特意选择的。模糊语言的交际功能可以再经济贸易活动中起到积极的作用，如：

Meantime, we can assure you of workable prices, excellent quality and prompt delivery.

“workable”, “excellent”和“prompt”这三个词都是模糊语言，因为它们并没有说清楚价钱有多合理，质量有多优秀，交货期有多快。当然，因为交易并没有进行到把这些数据都做出精确规定的环节，没必要也无法给出精确承诺，但是这些模糊语言却一定会给对方一个良好的印象。因此，在贸易活动中，有时采用模糊语言是非常必要的。

3.1.3 正确地使用情态动词

由于外贸函电往来多数是为了磋商谈判其中涉及愿望、允诺、赞许、建议、催促、询问、拒绝、辩解或申诉、质问、谴责等等，为了更稳妥的实现交易目的，外贸函电的遣词造句一般比较婉转含蓄，避免生硬的命令口吻，使对方易于接受，维护双方良好的合作关系，以利于其人际功能的实现，所以外贸函电中情态动词使用频繁。如以下

几例：

a)If you like, you may draw on us at sight for the same.

b)It will be highly appreciated if you could quote us your rock bottom prices.

c)We would appreciate delivery within the next six weeks.

d)We shall be much pleased if you will kindly arrange ….

以上四例中都出现了情态动词，前两例中“may”和“could”都表示可能性，看似是写信人对命题成功性和有效性的判断，实际是含蓄委婉的向对方提出请求，语气间接柔和，试探性强。这些情态值和疑问或模糊没有联系，只是承认某个特定的命题是可以争议的，说话人愿意和持有不同观点的人协商。也就是说，通过使用这些情态动词，写信人让收信人感觉这些要求是可以商榷的，而不是强迫性或绝对性的，在这种情况下，收信人感受不到写信人的压力，更容易接受对方的要求。后两例以第一人称陈述，“would”和“shall”表达写信人的意愿，委婉客气的吐露了己方的期望。另外，“highly”和“kindly”属情态附加成分，表达了写信人的态度和情感。这种隐去写信人主观意愿的表达使其提出的要求显得客观间接，也是写信人客气礼貌的体现。

3.2 句式层面的委婉语

3.2.1 善用被动句

由于省略了施动者,被动语态的含义常常变得含糊。在外贸函电中，有许多情况需要用主动态，以明确地表达交易双方的立场和观点。

但在另一些情况下，常采用被动语态，以使语气显得婉转，避免咄咄逼人，因而更符合商务英语的文体特色。使用被动语态可令动作的承受者成为句中的强调对象，降低对自身作用的渲染，产生谦虚的礼貌效果，更好地表达出含蓄、委婉而又礼貌的句意，这在外贸函电中十分重要。如：

a． You didn’t enclose the price lists in your 1etter．Cf：The price 1ists was not enclosed in your letter．

b． We have to stress that you must effect shipment within the prescribed time limit，as a further extension will not be considered．

Cf：It has to be stressed that shipment must be effected within the prescribed time limit，as a further extension will not be considered．

在英语中，主动语态句强调的是动作的执行者，被动语态句强调的是动作的对象。在以上例句a第一句中使用的是主动语态，主语是you，具有明显的责备对方的语气，会伤害到对方的面子；而被动语态was not enclosed的使用起到了隐藏主语you的作用，从而使语言的表达更加缓和、有礼。在例句b中will not be considered使动作的执行者we和you己弱化到忽略不提的地位，强调的是按合同、协议所承诺或规定的义务和职责，这样不但使语言的表达有礼，而且更符合国际贸易惯例。

3.2.2 一般疑问句的使用

疑问句以听话人为出发点，常带有征求对方意见的口吻，在间接地表达了说话人言语意义的同时，给受话人留下了回旋的余地，比直接命令或要求显得更为礼貌。因此，在表示请求时，写信人常用疑问句代替祈使句来减轻或缓和语气，使言语的强制力变小，以示委婉和礼貌。这种使用含“意态”(modulation)的疑问句是由语旨决定的, 属于人际关系, 韩礼德(1994) 称之为语法隐喻(grammatical metaphor ); 舍尔(Searl,1975 )解释为间接言语行为(indirect speech act).如:

Would you please send me a copy of your catalogue，with details of your prices and terms of payment? ( 请寄给我方一份商品目录，包括你方产品价格和付款方式的详细资料) 而且使用疑问句，主观色彩比较淡。试比较：

a.M ake us an additional discount of two percent.

b.C an you make us an additional discount of two percent?

我们明显可以感觉到b句的语气比较舒缓，易使人接受。

3.2.3 真实条件状语从句的运用

根据语义特征分类，在函电表达中用的比较多的是表示预见性的真实性条件状语从句，即所表示的条件是事实，或者在说话人看来是有可能实现的事情。这类条件句常用于礼貌地提出建议或请求：（1）if条件状语从句

if 条件句的使用，使主句表达的内容具有了条件性，因而减弱了强加于人的口气，“使得提出来的建议听起来更加不肯定，更具有

试探性”。如:

If you place your order not later than the end of this month，we would ensure prompt shipment． ( 如果你方不晚于这个月月底之前订货，我们将能保证及时装运。)

同时， If 引导的虚拟语气可以表示写信人的某种假设、愿望、请求、建议或命令，避免了生硬的语气，有利于双方在平等友好的气氛中达到预期的目的和效果。如常用I wish，as if，could，would，might 等虚拟语气词引导虚拟语气，把说话人想要表达的意思委婉地表达出来。如:

We should be glad if you could manage to arrange shipment on or about the 24th ,Sept．( 如果你们能大约在9月24日发货，我们将不胜感激。)

（2）其他形式的条件句

a. We accept your offer provided (that) shipment is made in the first half of the year.

b. In case you need more information about our business status, we shall be glad to answer your inquires at any time.

四.You-attitude 语气层面的委婉语

交际双方的相互关系，影响到交际的效果。在交际过程中，一切以写信人为中心(we attitude)，从写信人的立场出发看待和处理问题，会给对方留下自以为是、冷淡疏远的感觉。若在交际中采用体谅对方的态度(you attitude)，从对方的角度出发，考虑到收信人的背

景、感情以及对方对此信可能做出的反应等，那么这种友善的效果就能赢得对方的好感，从而增加商机。

You-Attitude 主要是一种思想态度, 它体现了写作者对收读者利益和兴趣的真诚关注。采取 You- Attitude并不是在所有的场合都使用第二人称代词。You- Attitude强调的是贯穿于信函全文的尊重、理解、体贴对方的态度, 切实考虑对方的处境，以客户为中心，恰当地使用第一、第三人称也同样可以表达You-Attitude的内涵。尤其是在和对方谈判价格或回复对方的投诉获索赔要求时, 可以表达对对

方的尊重、理解和歉意, 营造良好的贸易环境, 显得委婉礼貌。如下面两个句子：

a. We shall give you special offers for orders not less than 5,000 dozen at a time.

b. You will get special offers from us for orders not less than 5,000 dozen at a time.

这两个句子所表达的意思相同，但b句中，情感上更容易为对方接受，因为写信人置于“You”的立场，从对方利益出发，尊重赞誉对方，使对方感到自己受到了重视和尊重，从而更有效地促成贸易往来。

结语

国际经济贸易活动中离不开外贸函电的使用。委婉语在外贸英语函电中的应用形式灵活多样，只有提高委婉语礼貌的表达手段和技巧，还要合理运用委婉语的语用策略，才能令外贸函电的表达更加恰当得体，从而促成贸易双方的商务活动，并能使双方的交际更为和谐。

参考文献：

【1】吕熙. 实用英语修辞[M].北京：清华大学出版社，2003（1）227- 228

【2】黄新海. 外贸英语函电中委婉语交际功能浅析[A].《经济研究导刊》 2012（7）.

【3】伍铁平.模糊语言学[M].上海外语教育出版社，1999(2) 【4】麻建学. 外贸英语函电中委婉语的语法构造[J].《鸡西大学学报》2011,(10). 129-131

【5】李明. 论商务英语的语言特点和语篇特征[J].《广东外语外贸大学学报》，2004,（2）.