浅谈如何编写会计记账凭证摘要
浅谈如何编写会计记账凭证摘要
初做会计时,若无资深老师指导,常常会感觉在做会计摘要时,表述不是很清楚,总觉得自己编写的摘要不够精准。怎样才能把会计摘要描述得清楚而不繁琐，查询起来方便快捷，能够从各种明细账的摘要中透视出经济业务的内容，避免或尽量减少翻阅原始凭证，这就很有必要对记账凭证摘要的填写进行规范。
一、会计中的摘要
《会计基础工作规范》第五十一条，对记账凭证上必须具备的内容中，其中有一项为“经济业务摘要”。根据《现代汉语词典》的解释，这里的“摘要”是名词，意为“摘录下来的要点”。何为“摘录”，指“从书刊、文件等里头选择一部分写下来”，何为“要点”，指“讲话或文章等的主要内容”。可以这样理解，“摘要”就是选择主要内容并写下来。由于“除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外，其他记账凭证必须附有原始凭证”，而记账凭证是根据审核无误的原始凭证填制的，所以记账凭证中的“摘要”可以理解为，从原始凭证中选择主要内容记下来。
二、日常收支业务摘要的编写要规范统一
对日常收支业务采用“主语＋谓语＋宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素，必要的话编写时还要注
意在主语前加上部门。
例1 报销差旅费业务。
如：张三从北京出差后到财务部门报销差旅费，在会计分录中，借方是“销售费用”、“管理费用”、“制造费用”等，贷方是“库存现金”。摘要可写成：“张三报往返北京差旅费”，指明了何人报销（张三），去何地方（北京），业务性质是什么（差旅费），比较清楚。如果是与李四两人一同出差，摘要可写为“张三李四报往返北京差旅费”。但如果是三人及以上人员一同出差，为简明扼要，可写成“张三等三人报往返北京差旅费”。同一类业务，由于出差人数不同，在摘要的填写上也应有所区别。如果张三等人是销售部的人员，则摘要可也写成：“销售部张三报往返北京差旅费”，其他类同。
例2 购买办公用品业务。
如：财务部张三只采购了一种办公用品，例如200本笔记本，为了更清晰地反映业务内容，摘要可写成“财务部张三购200本笔记本”；再如张三用现金购买办公用笔150元，摘要可写成“财务部张三购买办公用笔”。张三采购了一批办公用品，数量比较多，单位价值比较低，摘要可写成“财务部张三购办公用品一批”。比“财务部张三购办公用品”更贴切。如果采购的办公用品种类虽然比较多，但其中一种所占的金额比较大，例如，共采购三种办公用品，其中计算器600元，笔记本100元，稿纸100元，为了反映主要的内容，可将摘要写成“财务部张三购计算器等办公用品”。因为采购计算器支出的600元占采购总额的比例已经超过70%，能够反映出主要内容。
例3 银行存款收付业务。
在银行凭证涉及到的业务中，比较常见的是收付款业务，以付款业务为例。例如，采供部的李四将审批手续齐全的付款通知单转到财务部，对叉叉叉叉有限公司付款20万元，摘要为“采供部李四付叉叉叉叉公司钢材款”，从银行存款日记账中可以清楚地看出，何人经办(采供部李四)，付给何单位(叉叉叉叉公司)，购买何物(钢材)。除钢材款外，还可能有设备款、加工费等等，都应从摘要中区分开来。同样，收到的款项，可写成“某某人收某某单位产品款（材料款、设备款等）”。如果单位每月要进行货款回收的统计，则只需要查看银行日记账，就可以迅速地统计出来。
特别强调的是，用银行账户收支的经济业务，对应银行存款科目的摘要，必须反映收付款单位名称，便于银行存款账同银行对账单的核对。
例4 销售产品业务。
为了便于统计单位一种或多种产品的销售情况，在记账时，可将销售的数量（或重量）填写在摘要上。例如，销售部的王五销售A产品10吨（或10台），根据开具的销售发票，摘要可写为“王五售叉叉叉叉公司A产品10吨（或10台）”。这样，在月底或年底统计全年的产品销售时，根据主营业务收入的明细账，对摘要中的数量（或重量）进行汇总，就很快地计算出全年的销量，以利于进一步开展产品的统计分析工作。
在以上业务的会计分录中，借记“银行存款”，贷记“主营业务收
入”，其摘要可均为“王五售叉叉叉叉公司A产品10吨（或10台）”，但同时贷记“应交税费——应交增值税——销项税额”，明细科目为应交增值税，其摘要用“收叉叉叉叉公司销项税”或“售A产品销项税”，就更加准确。
例5 购进材料的业务。
在不直接支付款项的情况下，一般业务分录为借记“原材料”、“应交税费——应交增值税——进项税额”，贷记“应付账款”。例如，采购部从叉叉叉叉公司采购钢板，则“原材料”和“应付账款”对应的摘要均可写为“购叉叉叉叉公司钢板”，而“应交税费——应交增值税——进项税额”对应的摘要应写为“付叉叉叉叉公司进项税”或“购钢板进项税”。由于目前的一般纳税人适用增值税基本税率为17%，低税率13%，小规模纳税人适用税率3%，某些货物还适用征收率6%和4%，所以，在采购业务的摘要的措词上有也应有所区别，例如对方为小规模纳税人，由税务局代开发票，税率为3%，则摘要为“付叉叉叉叉公司3%进项税”或“购钢板进项税（税率3%）”，这样便于办理税务的会计人员在进行纳税申报时统计。另外再补充一点，“营改增”前根据增值税暂行条例的规定，“一般纳税人外购货物所支付的运输费用，以及销售货物所支付的运输费用，根据运费结算单据所列运费金额依7%的扣除率计算进项税额准予扣除”，所以，如果在“营改增”前，取得了运输费发票，在计算进项税额后，填写摘要时，可写成“付某某运输公司7%进项税”或“（某某材料）运费进项税（税率7%）”，与正常业务的17%税率相区别。
例6 购进固定资产业务。
某日，负责设备采购的王五从叉叉叉叉公司购进电焊机2台，该业务的摘要应为“王五购叉叉叉叉公司电焊机2台”，说明了何人购买（王五），从何单位购买（叉叉叉叉公司），购置何物（电焊机），数量多少（2台），从摘要中全部反映了出来。如果只写“王五购设备”，则太简单，不便于查询，必要时还要查阅原始凭证。
例7 分配工资及各项费用业务。
职工薪酬的范围包括职工工资、职工福利费、各项社会保险费、工会经费、职工教育经费以及其他相关支出。例如，每月发放工资，根据工资表对工资进行分配，其摘要为“分配某月应发工资”，借方记入“生产成本”、“制造费用”、“销售费用”、“管理费用”，贷方记入“应付职工薪酬”。在根据工资总额的一定比例计算各项费用后，摘要为“计提某月养老保险费”、“计提某月失业保险费”、“计提某月工会经费”、“计提某月职教经费”等，一级会计科目同上，只是明细科目不同。“计提”取“计算并提取”之义，比单纯用计算或提取都要合适。
此外，个人所得税和养老保险费、失业保险费、医疗保险费、住房公积金等费用的一部分从个人工资中代扣，则借方科目“应付职工薪酬”，贷方科目“应缴税费”和“其他应付款”，其摘要为“代扣某月个税”、“代扣某月养老保险费”、“代扣某月失业保险费”等，与提取费用的摘要区别。在实际交纳时，摘要也应分别填写，例如：“付某月计提养老保险费”、“代缴某月份养老保险费”，这样，从摘要上
一目了然地看出企业负担的费用和个人负担的费用。
三、摘要的编写要“简”而“明”
所谓简明，即简单明了。太过于简的摘要，不能把经济内容表达清楚，因此要抓住重点，将经济内容尽可能全面地表述出来。相反，如果摘要过于繁琐，不仅罗嗦而且也会因摘要栏字数控制使得摘要不能全面显现，影响账簿使用者的使用。
例1：张三借去购材料款5000元。摘要为“张三借购料款”或“张三经办购某某材料”，而不能为“张三借款”，更不能为“借款”。
例2：企管部李四去北京出差借款5000元，摘要为“企管部李四出差借款”，而不能为“李四借款”，更不能为“借款”。
四、摘要的编写要准确
对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。
例1：驻西安办事处每月要到财务部报销经费，其中有招待费、办公费、差旅费、会务费、审计费等等。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为“驻西安办招待费”，“驻西安办办公费”，“驻西安办差旅费”，“驻西安办会务费”，“驻西安办审计费”等。如果报销时只输入驻西安办事处经费，则过于笼统，摘要与会计科目也
不相对应。
例2：企管部李四出差回来报账时，会务费开支1500元；购书500元；车票及途中补助2000元；退回余款1000元。其摘要应为“企管部李四报销会务费”，“企管部李四报销购书款”，“企管部李四报销差旅费”，“企管部李四借款退回余款”。如果此笔凭证用笼统的一个摘要“李四报销差旅费”，则反映在会计账簿中的“会务费”、“办公费”“差旅费”科目，都对应着差旅费的摘要，看起账来会令人模糊不清。
五、更正错账摘要规范
对记账后的记账凭证，发现错误，用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”，同时，用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证，那么，在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点，在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被修改完毕，以避免该凭证被重复修改。
六、摘要中需要反映必要的数字
1、需要注明时间的摘要。
交纳某月水费、电费、电话费、各项保险金、个人所得税等；提取职工困难补助等；提取职工福利费、职工教育费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。不仅有效防止发生漏记、重记的可能，而且便于单位间的账务查询。
例1：某单位收到叉叉叉叉公司货款2000000元。摘要为“4月收叉叉叉叉公司货款”。
2、需要注明人数的摘要。
对发放职工生活补贴、困难补助、发放临时工工资等，在摘要中要注明人次。以便为办公室、人事部门统计相关数据，编制报表所用，无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证，费时费力。
例2：发职工12人共计1500元的困难补助。摘要为“发放职工12人困补”。
3、需要注明数量的摘要。
例如需要购置的办公设备、生产设备数量很大，需要报废的陈旧固定资产也很多。虽然固定资产账中反映资产的数量，但为了便于同固定资产管理部门随时的“动态”对账，在摘要中要注明资产的数量。
例3：采供部王五从叉叉叉叉公司购买机器2台，通过银行汇款9800元。摘要为“采供部王五购买叉叉叉叉公司机器”，同时入固定资产，摘要为“ＸＸ部门购机器2台”。
从以上例子可以看出，记账凭证摘要的填写，一定要与单位的经营管理工作紧密结合起来，便于查询、统计、汇总、分析，同时摘要应语义通顺、统一格式、统一措辞、简明扼要、准确清晰。
目前，相当多的单位实行了会计电算化，实现了以会计软件替代手工记账，大大提高了工作效率。各单位根据业务量的大小，财务部门都会设置数位或者数十位会计编制记账凭证，这就需要所有人员力求使用统一格式、统一措辞的摘要，这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性，更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。例如，在账务“模糊”查询时，只要输入“张三”，当年及往年所有张三经手的业务，所需数据一目了然。如果要查找财务部所发生的费用，只要输入“财务部”，就会得到所有财务部的费用情况。充分体现了会计电算化方便、高效、快捷的优越性。
总之，会计工作在讲究宏观控制的同时，也要重视微观管理，会计摘要的编写虽然只是整个会计工作中的一个小小环节，但是它却在会计工作向着更加科学化、规范化管理的进程中发挥着极其重要的作用。对此工作细节，有些会计人员往往容易忽视，给以后的复核、记账、查账、审计等一系列会计工作带来不便。统一、规范会计摘要虽然在执行初期比较困难，只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结，养成习惯，相信很快就能做到。