国际商务函电论文

浅谈国际商务函电在对外贸易中的作用

文章摘要

学了一个学期的国际商务函电和国际贸易实务，又加上妈妈也是做这一行的，所以对于国际商务函电在对外贸易中的作用，我了解得较多，对外贸易，通常的情况下是客户在国外，我们在国内，在这种情况下的话，对于现在科技这么发达世界，打电话?写信?可以吧，也可以的，但是慢，费用高，所以，我们就利用网络这个平台，用免费的email等信息传递软件，所以，这就只能通过用文字的魅力来吸引我们的外国客户了，一般情况下用的都是英语（English）为主，函电，是一种已经形成的格式习惯，它包含了整个贸易流程的步骤，也可以讲，它是一单成功交易的基础，如果你的语言魅力不足的话，你的单子的成功率也会随着降低，且，有些外国的商贩就是运用语言来让你上当的，我们在做贸易，也在做文字上的较量~这个很重要~随着“贸易全球化”一词的出现，国际商贸函电在对外贸易中扮演的角色也越来越重要。通过国际商务函电，商务人士可以与潜在的合作者建立业务联系，与老客户维系良好的关系；如果没有商务函电这样一个重要的沟通渠道，很多对外贸易活动都不能顺利的进行。因此，国际商务函电在对外贸易中扮演着不可或缺的角色。本文通过对国际商务函电和对外贸易的概念，传统商务信函的优点进行分别阐述，以及对商务信函在对外贸易中扮演的不可或缺的角色进行论证来说明对外贸易中的商务信函的重要作用。

关键词

国际商务函电；对外贸易；重要作用

一、绪论

随着信息技术，多媒体技术的不断发展，贸易逐渐趋向于国际化，商务信函成为企业之间和商务人士之间沟通的重要工具之一。大多数的商业人士都是通过商业信函进行沟通，因此写好一份商务信函对于对外贸易也是非常重要的这就要求我们了解商务信函写作的基本原则。一份好的商务信函要遵循以下八个原则，即：清楚，简洁，具体，客气，体谅，肯定和一致。一份写得好的商务信函能够提升公司的形象。如果信函写得清楚、简洁，就会显得公司办事干脆利落，这有助于生意成功。如果信函写得有礼貌、周到，就能够帮助公司消除与合作伙伴之间的误会或者意见分歧。因此，有效的书信是生意成功的重要成份，英文信函的写作也就成为了在涉外业务公司的商务人士工作的重要组成部分。

二、国际商务函电的概念

国际商务函电在是对外商务交流中起到非常重要的作用。它的过程涵盖了了函电的接受者编写程序的过程和发出者编写程序的过程。要顺利的进行编写程序和解写程序就必须要利用函电进行交际。只是由于很多方面的不同所以其中也会产生很多误解，这其中就包括背景文化的不同、社会坏境的不一样、思维方式和交际方式的区别，但是于此同时，贸易进行交际又是一个动态的、系统的过程。国际商务函电实际上就是企业之间，商务人士之间用来沟通的工具。商务人士之间可以通过商务信函来建立业务关系。企业之间可以通过商务信函来完成询盘，报盘，还盘，订货及其执行，包装与运输，索赔与理赔等等这一系列的贸易活动。商务信函也是企业与顾客之间沟通的工具，顾客对买到手的产品如果不满意或者有什么疑问，可以通过电子信函向企业进行求助。相同的企业也可以通过发电子信函给顾客来了解顾客对本企业产品的满意程度。所以说，国际商务函电这样的一个沟通形式对贸易双方和买卖双方都是非常重要的。

三、对外贸易的概念

对外贸易是一个国家或者地区看待它与其他国家和地区的贸易活动，主要是商品、劳务和技术的交换活动。对外贸易不但可以把发达国家互相联系起来，也可以把生产发展水平低的国家以及地区加入到交换领域，使这些国家和民族的劳动产品日益具有商品以及交换价值的性质，带动他们的发展。进行对外贸易活动就可以参与国际分工，节约社会劳动，使各国的资源得到最充分的利用，加速社会扩大再生产，保证社会再生产顺利进行。按照货物移动方向可以分为进口贸易、出口贸易、净出口与净进口贸易等；按照运输方式可以分为陆运贸易、空运贸易、海运贸易等；按照交易对象可以分为直接贸易、间接贸易与转口贸易。

四、国际商务函电在对外贸易中的重要作用

国际商务函电在对外贸易中起到非要重要的作用，我总结为以下几点：1、提高对外贸易的工作效率、降低成本

传统对外贸易的通讯方式中，传统的信函和电报都是以纸文件传送信息，

这样就造成了有大量相关资料和单据需要整理，分类和存档的繁琐过程。等待

客户回复的时间漫长，这样使得工作效率非常低，耗时耗力。现代商务函电的

使用，使纸文件逐渐减少，工作量变小，工作变得比较简单，相关的信息可以

通过商务函电快速地传送给客户或合作伙伴；同时为企业降低了成本，尤其在

外贸企业不断发展壮大的当今社会，企业管理成本降低的幅度就愈加明显。

2、为企业挖掘更多新客户，加深彼此之间的联系

国际商务函电的出现和快速发展，使国际通讯方式更加便捷。许多外贸企

业可以通过网络信息或者经过他人介绍后得到潜在客户的联系方式，然后就可

以使用方便可靠的现代商务英语函电使他们在短短几分钟内与客户取得联系。

在经过询问和相互交流后，就可以与客户建立长期的合作关系。这样企业的客

户会越来越多，业务量当然也会随之有很大的提高，企业就会一步步发展壮大。

建立客户群以后，平时与客户的联系也会相当简单，可以随时了解客户的需要，

解决客户提出的问题并加深了解。例如，当外贸企业业务员在执行合同时，出

现任何问题或困难可立即与客户取得联系，并通过商议得到解决途径使合同得

以顺利履行；另一方面，常与客户保持联系了解近况、加深感情，为以后能方

便顺利的合作打下了坚实的基础。

3、促进对外贸易经济的增长

近年来，电话和传真为跨国界的贸易伙伴提供了快捷的通信。有很多实例

说明了这点，而电子邮件、MSN、Skype、黑莓这些先进的全球聊天通话网络

通过信息交换平台，进一步促进对外贸易的发展。有这些快捷的全球通讯方式

做后盾，使许多中、小型企业纷纷进攻国外市场，这样做来扩大贸易范围、规

模从而寻找新的贸易发展机会，带动了我国进出口贸易的发展，推动我国的经

济发展，为我国发展做出了贡献。

4、实现贸易的全球化

传统的贸易通讯方式是个比较繁琐的过程，有时还需要贸易双方反复进

行多次的面对面的洽谈和信息交流，而对外贸易的进行很大程度上受到贸易双

方地理位置等客观条件的限制。由于受到空间和时间的限制，贸易活动过程显

得尤其复杂，而且成本费用很高，速度也很缓慢，安全问题也不能保障，数据

很容易丢失或者毁坏。现代商务英语函电的迅速发展，为企业提供了进入国际

市场的快捷通讯工具。外贸企业从此没有了时间和空间等因素的限制，企业的

业务就可以在全球的范围内进行，寻找贸易合作伙伴和开展新的业务，并且可

以随时与客户进行交流信息意见，就不会出现贸易双方洽谈和信息交流上的不

便。哪里的客户都是一样便捷，贸易全球化势在必行。

5、扩大贸易机会

在信息网络时代，网络技术的产生和发展对于人们信息的分析和接受方式有很大影响，它改变了人们的日常生活、学习工作、相互交流的环境，因此对于企业来说相对应的也必须主动的将传统经营理念、方式、方法进行改革，使之跟上技术发展的步伐，进而可以对于贸易的快速发展起到促进作用。商务函电正是在这种环境下应运而生，消除了地域的限制，不管是有形还是无形壁垒都起到不可僭越的积极作用。国际商务函电的出现和快速发展，也使国际通讯方式更加便捷。在网上做生意，也没有性别、种族的歧视，甚至公司的规模和经济实力的差别也不在话下。很多刚在萌芽阶段的小型公司可以借助这一手段改变这一局势，加快自身发展的步伐。这样大多数外贸企业也可以通过网络信息或者经过他人介绍后得到潜在客户的联系方式，随后运用国际商务函电，就能够在短时间呢和客户之间取得联系，更好的进行贸易。在发达国家极力主张国际商务函电免除交易中的关税的出口贸易，通过这一手段推动了对外贸易的进程，同时也提升了对外贸易的绩效，再者也促进了世界范围的国际商务函电的发展，贸易全球化势在必行。

4 总结

自WTO以后，我国的国际贸易持续增长，引入的外资也越来越多，在贸易自由化下的世界领域和新经济的形式下，电子信息技术的发展也给国际商务的发展带来了诸多困难，电子方面涉及到一些安全隐患同时也给国际商贸函电带来了困扰。由于函电中所涉及到的信息都是相当重要的文件，因此这些信息的泄露很有可能会对企业带来巨大的利益损失，对于这些存在的隐患，我们不能忽视，因此国际商务函电需要不断的自我完善和更新中，建立一个良好的网络环境。但是我相信在以后的发展当中，商务英语函电对国际贸易中扮演更为重要的作用，可以促进经济全球化和世界经济的共同发展。

总而言之，在对外贸易时，我们要充分发挥要国际商务函电的作用，使其改变企业传统的经营理念和方式，降低对外贸易的成本，提高贸易的效率，扩展贸易的次数，使经济一体化的历程快速提上日程。只有使国际商务函电充分利用好并且发挥好，有助于树立良好的企业形象，有助于促进沟通和交流，有助于信息及时高效的沟通，从而获得合作共赢。