建筑企业采购风险的防范与应对

建筑企业采购风险的防范与应对

刘　勇

（东北电业管理局第四工程公司，辽宁辽阳 111000）

摘要：市场经济形势下建筑企业的采购行为，越来越受到建筑企业决策者、管理经营者、供货商等的重视，因为建筑采购中涉及企业巨大成本，存在着太多的风险。本文从采购风险管理的角度出发，以多年积累工作实践经验为基础，理论联系实际，对建筑企业采购中的风险识别、监控防范、应对策略进行论述与探讨，阐明了建筑企业应建全采购风险防范机制，规范采购制度、堵塞采购漏洞、遏制采购腐败、推动采购行为朝更加健康的方向发展，确保建筑企业采购的成本最低、风险最小、获利最大。

关键词：建筑，采购风险，防范应对

采购风险通常是指采购过程可能出现的一些意外情况，包括人为风险、经济风险和自然风险。在建筑企业采购过程中，不可避免地存在风险，采购风险贯穿于采购的全过程，是一种客观存在，只能控制并尽可能将其可能发生的损害降低到最低的限度。我们研究风险的目的在于预防和控制、转移风险。怎样保障建筑企业的利益，如何防范建筑企业采购风险，是我们所关注的问题。

我国的建筑企业健全采购制度起步较晚，风险防范机制也不够成熟，在防范建筑企业采购风险方面的理论还不够完善。我们将对建筑企业采购风险防范措施与应对策略进行一些探讨，交流一些经验，无论是对风险的识别或估计，都不是风险管理的最终目的。风险管理的最终目的是尽量避免风险和把风险降低到最低水平。建立科学、有效的采购风险防范机制，将会使建筑企业采购健全制度、查堵漏洞，抵制腐败、推动建筑企业采购行为朝更加健康的方向发展。

1.采购风险的识别

1.1 采购风险一览表

1.2 采购内部风险

1.2.1 计划风险

建筑企业采购部门及计划管理人员水平不适当或不科学，导致采购中的计划风险，即采购目标、采购数量、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划等与目标发生较大偏离。

1.2.2 合同风险

由于合同订立者未严格按法律规定办事，导致建筑企业蒙受巨大的损失。如情况不明，盲目签约；违约责任约束条款简化，或采用口头协议，君子协定等；合同行为不正当，卖方采取不正当手段，对采购人员行贿，套取建筑企业采购标底；给予虚假优惠，或以某些好处为诱饵公开兜售假冒伪劣产品，导致合同风险；采购合同日常管理混乱，合同内容残缺，以致履行时找不到合同文件，使建筑企业难以判别对方是否违约，同时建筑企业自身也常常因为合同管理混乱造成违约而被对方追究。

1.2.3 验收风险

由于人为因素造成建筑企业所采购物资在进入仓库前未按合同及制度要求，对采购物资数量、品种、规格、质量、价格、单据等多方面的审核和验收而引发的风险。如在品种规格上货不对路，不符合合同规定要求；在质量上鱼目混珠，以次充好；在数量上缺斤少两；在价格上发生浮变等。

1.2.4 存储风险

采购量不能及时供应生产之需要，发生生产中断造成缺货损失而引发的风险。物资采购时对市场行情估计不准，盲目进货，结果很快价格下跌，引起价格风险。建筑企业“零库存”策略可能因供应商出现干扰因素，使建筑企业因无货发生生产中断而陷入困境或因供应商供货不及时而造成缺货

名称所含内容

内部风险计划风险、合同风险、验收风险、存储风险、责任风险

外部风险合同欺诈风险、价格风险、质量风险、技术进步风险、意外风险

采供风险识别技术1.有关采购信息收集　2.采购文档复查　3.采购检查列表　4.假设分析法　5.图解技术

采购风险产生原因1.货物不符合订单要求、呆滞物料增加

2.供应商群体产能下降导致供应不及时

3.预测不准导致物料难以满足生产要求或超出预算

4.采购人员工作失误或和供应商之间存在不诚信甚至违法行为

的风险。物资采购过多，造成积压，其中多数因技术进步而导致的无形损耗，使建筑企业大量资金沉淀于库存中，失去了资金的机会利润，形成存储损耗风险。

1.2.5 责任风险

建筑企业经办部门或个人责任心不强或管理水平不高，同时也确有不少风险是由于采购人员利用不正当手段，假公济私、收受回扣、牟取私利而引发的。

建筑企业采购招投标的每一过程中都会存在风险。如信息不公开，招标方式选择不合理，招标文件中以不合理的条件限制或者排斥潜在投标人，招标文件要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容，资格预审或资格后审把关不严格致使不合格供应商中标，投标人与招标人串通投标，损害建筑企业利益或他人的合法权益，投标人有利害关系的人进入相关项目的评标委员会没有回避，评标委员会成员的名单在中标结果确定前已透露给供应商，评标委员会成员没有客观、公正地履行职务，遵守职业道德，在评标过程中擅离职守，影响评标程序正常进行，或者在评标过程中不能客观公正地履行职责，评标委员会成员私下接触投标人，收受投标人的财物或者其他好处，评标委员会成员或者参加评标的有关工作人员向他人透露对投标文件的评审和比较、中标候选人的推荐以及与评标有关的其他情况等风险。

1.3 采购外部风险

1.3.1 合同欺诈风险

合同诈骗往往具有一定的隐蔽性，有时候很难与正常的合同纠纷相区别。主要包括：以虚假的合同主体身份与建筑企业订立合同，以伪造、假冒、作废的票据或其他虚假的产权证明作为合同担保。接受合同当事人支付的货款、预付款，担保财产后逃之夭夭。签订空头合同，而供货方本身是“空壳公司”，将骗来的合同转手倒卖从中牟利，而所需的物资则无法保证。供应商设置的合同陷阱，如供应商无故中止合同，更改合同条款，违反合同规定等。

1.3.2 价格风险

由于供应商操纵投标环境，在投标前相互串通，有意抬高价格，使建筑企业采购蒙受损失的价格风险。当建筑企业采购认为价格合理情况下批量采购，但不久，该种物资可能出现跌价而引起采购风险。还有国际汇率的变动，也会造成采购价格的风险。

1.3.3 质量风险

由于供应商提供的物资质量不符合要求，而导致建筑企业所生产的产品性能达不到质量标准，从而给建筑企业带来严重损失，并且可能使建筑企业在经济、技术、人身安全、建筑企业声誉等方面造成损害。因采购的原材料存在质量问题，将会直接影响到建筑企业产品的整体质量和建筑企业经济效益，因采购原材料品质不良，影响产品的生产与交货期，降低企业信誉和产品竞争力，直接威胁到企业的生存与发展。

1.3.4 技术进步风险

建筑企业所生产的产品由于社会技术进步引起贬值，无形损耗甚至被淘汰，造成原有的已采购原材料的积压损失，或者由于某种原材料因技术进步而发生变化，导致原有材料技术含量不符合要求不得不弃之。采购物资由于新项目开发周期缩短，如计算机新型机不断出现，更新周期愈来愈短，刚刚购进了大批计算机设备，但因信息技术发展，所采购的设备已经被淘汰或使用效率低下，造成因技术进步而招致的风险损失。

1.3.5 意外风险

物资采购过程中由于自然、经济政策、价格变动等因素所造成的意外风险。如交通意外事故等，不能正常供货，遭受缺货风险损失。

2.采购风险防范措施

2.1 全过程的审计

采购全过程的审计是指从计划、审批询价、招标、签约、验收、核算、付款和领用等所有环节的监督。审计重点是对计划制订、签订合同，质量验收和结账付款四个关键控制点的审计监督，以防止舞弊行为。全方位的审计是指内控审计、财务审计、制度考核三管齐下，把审计监督贯穿于采购活动的全过程，是确保采购规范和控制质量风险的第二道防线。科学规范的采购机制，不仅可以降低建筑企业的物资采购价格，提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。

2.2 物料需求和计划的审计

审查建筑企业采购部门物料需求；物资采购计划的编制依据是否科学；调查预测是否存在偏离实际的情况；计划目标与实现目标是否一致；采购目标、采购数量、采购时间、运输计划、使用计划、质量计划是否有保证措施。

2.3 招标与签约的审计

依法订立采购合同是避免合同风险，防患于未然的前提条件，也是强化合同管理的基础。

首先，要对采购经办部门是否履行职责进行审计。审查采购经办部门和人员是否对供应商进行调查，包括供货方的生产状况、质量保证、供货能力、建筑企业经营和财务状

况。每年是否对供应商进行一次复审评定，所有供应商都必须满足ISO9000标准要求，考评主要指标是对每年所执行的合同情况，如供货质量，履行合同次数，交货准时率，来料批次合格率，价格水平，合作态度，售后服务等进行评审，是否在全面了解的基础上，作出选择合格供应商的正确决策，使合同建立在可行的基础上。物资采购招标是否按照规范的程序进行，是否存在违反规定的行为发生。

其次，要对合同中规定的品种、规格、数量、质量、交货时间、账号、地址、运输、结算方式等各项内容，按照合法性、可行性、合理性和规范性等四个标准，逐一进行审核。

2.4 合同汇总及信息反馈的审计

当前，合同纠纷日益增多，如果合同丢失，那么在处理时会失去有利的地位而遭受风险。因此，建立合同台账、做好合同汇总，是加强合同管理，控制合同风险的一个重要方面。

审查合同管理部门是否对交付合同进行分类编号，并建立合同台账。合同统一编号是否规范，每一份合同包括合同正本、副本及附件是否齐全。对于已签订合同，检查是否整理成册，妥善保管；是否建立合同台账、合同汇总以便及时查找合同履行情况。合同履行完毕是否及时建立合同档案。合同管理人员是否将所有合同进行分类汇总，及时提出报告和汇总表，报送单位领导和各有关业务部门据此组织生产，规划价位，及时接运和按时承付货款。是否运用先进管理手段，向相关部门提供及时准确、真实的反馈信息，提高合同管理水平。

2.5 合同执行的审计

审查合同的内容和交货期执行情况，是否做好物资到货验收工作和原始记录，是否严格按合同规定付款。如有与合同不符的情况，是否及时与供方协商处理，对不符合合同部分的货款是否拒付。是否对有关合同执行中的来往函电、文件都进行了妥善保存，以备查询。审查物资验收工作执行情况，是否对物资进货、入库、发放过程进行验收控制。对不合格品控制执行情况审计，审计物资管理部门是否对发现的不合格品及时记录。还应重视对合同履行违约纠纷处理的审计。审查采取“零库存”策略的建筑企业，是否保持一定的生产成品存货以规避缺货损失；是否保持一定的料件存货以满足需求增长引起的生产需要；是否建立牢固的外部契约关系，保证供货渠道稳定，规避风险，降低成本。

2.6 绩效的审计

应督促相关部门建立合同执行管理的各个环节的考核制度，并加强审计检查与考核，审查是否把合同规定的采购任务和各项相关工作转化成分解指标和责任，明确规定出工作的数量和质量标准，分解、落实到各有关部门和个人，结合经济效益进行考核，以尽量避免合同风险的发生。

2.7 规模和范围

努力拓宽采购规模和范围，实现采购创新，降低建筑企业采购成本，降低采购风险。根据规模经营和效益理论，适度规模的采购才能更有效地降低成本和降低采购的风险。

3.采购风险应对策略

3.1 注重手段

任何事物都有风险，采购风险归根结底，也是可以通过一定手段和有效措施加以防范和规避的。主要的手段有：做好年度采购预算及策略规划；慎重选择供应商，重视供应商的筛选和评级；严格审查订货合同，尽量完善合同条款；拓宽信息渠道，保持信息流畅顺；完善风险控制体系，充分运用供应链管理优化供应和需求；加强过程跟踪和控制，发现问题及时采取措施处理，以减低采购风险。

3.2 把握关键

建筑企业要降低质量、交货期、价格、售后服务、财务等方面的采购风险，最关键的是与供应商建立并保持良好的合作关系。

首先，供应商的初步考察阶段：在选择供应商时，应对供应商的品牌、信誉、规模、销售业绩、研发等进行详细的调查，有可能派人到对方公司进行现场了解，以做出整体评估。必要时需成立一个由采购、质管、技术部门组成的供应商评选小组，对供应商的质量水平、交货能力、价格水平、技术能力、服务等进行评选。在初步判断有必要进行开发后，建议将自己公司的情况告知供应商。其次，产品认证及商务阶段：对所需的产品质量、产量、用户的情况、价格、付款期、售后服务等进行逐一测试或交流。然后，小批量认证、大批量采购阶段：对供应商的产品进行小批量的生产、交期方面的论证，根据合作情况，逐步加大采购的力度。最后，对供应商进行年度评价，对合作很好的供应商，邀请他们到公司交流明年的工作打算。

3.3 策略应对

3.3.1 风险回避

对建筑企业采购管理者来说，在识别风险的基础上，总希望尽可能地回避或分散风险，但何种风险能够回避，要视具体情况而定。因为有的风险无法回避，只有政府才有可能通过制定政策和利用多种管理手段进行宏观调控。对另外一

些风险，例如个别风险中的签订合同风险，我们事前可以采取各种灵活多样的措施和方法，尽可能地规避风险。

3.3.2 风险抑制

这种策略是采取各种措施，减少风险实现的可能性引起的损失程度，这是一种积极的策略，但前提条件是面临的风险可以控制。投机风险。如工程采购中应用最新先进技术可以有效地降低成本，但有较大的风险，而采用传统技术，成熟可靠又安全，风险小。

纯风险，这种风险只给单位带来损失，风险越大，损失也越大，但风险可以控制，比如为了减少工程质量事故的发生，可采取各种安全措施，增加安全设施，使风险降低到最小。又比如非典、禽流感等传染病流行期，为减少感染，可采取各种控制措施，有效降低风险。

3.3.3 风险自留

对一些无法避免和转移的风险采取现实的态度，在不影响大局的前提下，自己来承担风险，这是风险自留策略。如单位面临不可避免的风险，来自自然界和人类冲突的意外风险，意外事故风险等，这时单位只能自己承受；风险已经发生，只能做善后处理，采取措施弥补损失；单位面临的是可以转移的风险，但发现转移成本太高，不如自己承担。

3.3.4 风险转移

用规范的技术和经济手段把风险转移给他人承担的策略：如事先向保险公司投保，风险发生后，由保险公司承担损失。进口设备由代理机构代理采购，可以降低风险。

3.3.5 风险组合

把许多类似的，但不会同时发生的风险集中起来考虑，从而使这一组合中发生风险损失的部分，由其他未发生风险损失的部分来弥补。集中采购本身就是一种风险组合策略，降低了建筑企业资金使用的风险。保证一定的采购规模和适度集中，可以增强抵御风险的能力。今后，在确保采购质量的前提下，充分发挥采购的规模效益和集约度，以降低采购风险。适度规模的原则，至少应是规模收益不变，尽可能地使规模收益递增，而不能使规模收益递减。据此，规模小于适度规模的经济单位，将会有更多的风险，因而必须适度集中，扩大规模经营。

结语

采购作为社会关注的窗口和焦点，作为连接企业与供应商之间的桥梁。当今社会市场经济，采购活动无处不在，采购风险贯穿始终。特别是建筑企业的采购活动更具有特殊性，发电厂工程建设中，材料、设备、机械、工具等采购费用占工程项目总投资额的65%以上，巨额的资金运作，诸多的采购活动中风险无处不在。我们只要认真面对现实，采取科学的风险管理方法，识别风险、科学防范、策略应对，把建筑企业采购风险降低到最低，使得建筑企业的采购成本最低、风险最小、获利最大，这也是本文论述的目的所在。愿所有的建筑企业策划者、管理者在当今世界最为先进的项目管理知识的探讨交流中提高、受益、获利。

国建筑市场信用体系建设的具体情况，不仅要更加注重发挥政府在信用体系构筑中的指导、服务、惩治和监管作用，同时要充分发挥行业协会在信用体系建设具体事务性工作中的积极作用，引导建筑行业的内部监督和协调机制的建立，完善行业的自律机制，促进信用体系的进一步完善。再者，积极引导信用征信和评价机构加强对建筑行业和建筑市场信用体系建设情况的研究，有针对性地提出相关的工作建议和意见，在市场化的信用征信和评价机制的构建过程中充分发挥其专业性优势。

参考文献

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作者简介

王艳玲，洛阳市城管监察三大队副大队长，经济师，研究方向：建筑经济。

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