集团公司行政管理制度最新版

行政管理制度

一、办公室工作秩序

第一条保持仪表端正，衣着整洁。

第二条保持室内外卫生清洁，办公及个人物品放置有序。

第三条办公室内不得大声喧哗，上班时间不得做与本职工作无关的事。

第四条在办公室保持良好的精神状态，上班时间不得在座椅或沙发上倒卧、睡觉等。

第五条接待来访人员要主动热情，自觉使用文明用语，同时讲究谈话礼节，注意倾听对方讲话，或点头示意，或微笑对答。

第六条上班期间不得串岗，不得利用办公电话聊天和用办公电脑玩游戏。

第七条积极主动按答电话，电话铃响不宜超过三声，要轻拿轻放电话机。

第八条各部门办公室接听电话，标准用语为：“您好，西域XX部”。

第九条讲究谈话礼节，注意倾听对方讲话，或点头示意，或微笑对答。

第十条办公室墙面只能张贴工作必须的图表，其它文字图片一律不准张贴。

第十一条办公室内不准放置易燃易爆物品，注意防火、防爆、防盗。

第十一条办公室和机房每周一上班后大扫除，按时值日，平时保

持责任区卫生整洁，特别是系统设备不得存有灰尘二、考勤管理制度

第一条考勤范围：集团总部全体员工。

第二条集团总部考勤实行部门负责制，由各部门部长负责对本部门员工进行考勤管理，行政部监督抽查。

第三条各部门/办公室主管领导对本部门/办公室人员的考勤要严格管理，如实填写考勤表（附后），并于每月1日上午将上

月考勤表报行政部，由行政部整理汇总后报人力资源部。

第四条行政部将定期或不定期抽查考勤，如发现迟到、早退、旷到等违纪现象，严格按本制度相应条款执行。各部门部长管理

不严，考勤记录不真实，弄虚作假，一经查出，各部门部长

罚款30元。

第五条集团总部人员外出须在《外出登记本》上如实登记外出日期、具体时间、归来时间，事由等项。如经抽查不在岗，且未在

登记本上登记，按旷工一天计。集团副总及副总以上领导外

出实行向行政部告知制度。

第六条集团总部人员外出办公，行政部有权进行抽查，经所抽查的具体情况落实后，如未与《外出登记本》外出登记事项相符,

则视同旷工。

第七条员工每周实行五天工作制，每周正常工作时间40小时，冬、夏季具体上、下班时间一般根据政府规定执行。下属子公司

可根据行业和岗位工作特点制定具体的作休时间。

第八条员工上下班迟到、早退在10分钟以内者，每次扣罚30元，迟到、早退在10分钟以上者，按旷工一日计算。员工旷工

一天扣罚本人三天的工资，未经请假或请假未批准不到公司

上班按旷工处理。月度内迟到、早退累计5次的按旷工三日

计算。

第九条公司不提倡加班，如确因紧急工作需要加班，须事先经部门主管同意，并在行政部门备案。经批准的加班，在不影响正

常工作的前提下可安排调休。

第十条员工请假分为事假、病假、工伤假、婚假、产假、丧假、年假七种（含节假日），各类假具体规定如下：

1.事假：员工因事必须自己处理时可以请事假，事假按实际天

数扣除当日工资。

2.病假：员工因病必须治疗和休养者可请病假。3天以上病假

须出具正规医院休假证明,无医院有关证明者按事假处理。病

假天数30日以内者扣日工资的50%，30日以上者扣日工资的

60%，病假超过6个月以上停发工资。

3.工伤假：员工因执行公务受伤，除私人行为或违反法令外，

均按工伤处理，请假时必须附意外事件报告和指定医院证明，

准假天数根据实际情况定，具体参照《工伤保险管理条例》

有关规定执行。

4.婚假：本人结婚给假8天，直系血亲给假1天。婚假期间工

资照发。

5.产假：本人分娩给假90天（含产前休假），配偶给假3天，

剖腹产者给假105天（汉族仅限第一胎，少数民族按规定享

受两胎）。规定产假期间工资照发。

6.丧假：直系亲属给假3天（外地可适当享受路程假）。规定的

丧假期间工资照发。

7.年假：员工正式聘用满一年享受带薪年假3天，每增加一年

增加1天，但必须在不影响正常工作的前提下，经主管领导

批准后方可享受年假。年假可累计。

8.下属子公司依据本制度执行。

第十一条员工请假须填写《员工请假单》，按审批程序执行。

1.公司部长级以下员工请假3天以内由部门负责人批准，3天

以上报分管领导批准；部长级人员请假3天以内由分管领导

批准，3天以上总经理批准；副总经理级人员请假须由总经

理批准。以上所有请假手续都须在行政部备案并转人力资源

部存档。

2.因特殊原因须续假或员工因突发事件不能履行请假手续的，

应提前通过电话向主管领导汇报请示并由其主管领导向行政

部备案说明。本人上班后3日内补办续/请假手续，否则按旷

工论处。

3.全年累计事假超过10天，病假超过30天，扣发三个月绩效

工资(中层以上领导干部)；全年累计事假超过30天，病假超

过90天，不享受全年绩效工资；连续旷工15天或全年累计

旷工超过30天，给予免职并解除劳动合同。

三、会议制度

第一条总则：为改进作风、减少会议、缩短会议时间、提高会议质量，特制订本制度。

第二条部门例会：每月至少召开一次，会议内容自行确定，由部门主管自行安排并记录会议内容，存档后以备考核。

第三条行政例会：每月第一个星期一召开，由行政副总主持，各职能部门部长列会。各职能部门发言时间5分钟，简短叙述本

月工作计划、上月工作计划中未完成工作项目、本月工作计

划中需与其他部门协同的工作项目。工作汇报完毕后进行简

短讨论，最后由行政副总进行总结。

第四条生产经营例会：每月第一个星期六召开，由总经理或生产经营副总或财务总监根据生产经营的实际需要召开会议，讨论

集团公司生产经营现状、存在的问题和面临的困难以及研究

解决的办法；各单位需发展开拓的新项目、新领域的可行性

研究等。

第五条总经理会议：由董事长或总经理根据实际情况而定，由行政秘书通知相关人员开会。

第六条为达到会议目的，所有会议必须有会议记录和会议考勤。会议记录由行政文秘负责，按要求整理会议纪要，发送至有关

领导和部门，并督促落实会议决议相关内容。会议召集者负

责落实会议讨论结果的执行及解决情况。

第七条不论是正式会议还是非正式会议，所有参会者必须按时到会，迟到者一律罚款50元。无故不参会者按旷工一天计。会议召

集者不能按时到会，须提前通知会议顺延或取消会议，否则，

按到会人数每人50元标准对会议召集人进行罚款。

第八条会议期间，所有参会人员必须关闭手机，会议期间接手机者罚款50元。

第九条本制度所指的会议是指集团公司范围内的所有会议。

四、接待管理制度

第一条目的：加强接待管理，提供优质服务，提高工作效率，创造公司内外最佳舆论氛围，树立公司良好形象，促进公司健康

发展。

第二条原则：

1、精简节约的原则

2、优质服务的原则

3、注重实效的原则

第三条接待对象：与公司有业务关系、融资关系、上下级关系以及有利于公司发展的单位领导和业内人士；

第四条接待活动由对口部门部长会同行政部长提出具体接待方案，行政副总核批执行，重大接待活动由总经理批准。

第五条接待工作由行政部组织实施，具体做好接待准备和接待过程中各类保障及协调，确保接待活动的效果。

第六条对突发接待活动一般由行政部长视具体情况及时组织接待。第七条各部门未经行政部批准的接待费用，其费用公司不予报销由接待人自行承担。

第八条行政部做好接待工作事项记录及建档工作，对口部门及时反馈信息，加强接待事后相关工作事项的沟通和具体跟踪落实

工作。

一、凡与公司各部（室）、各子公司及各领导联系来公司参观、考察、学习的团组或人员，必须事先将来访人员名单、目的及要求以电话或书面形式通知接待部门，接待部门接到通知后，统筹做好接待安排。

二、凡来公司参观、考察、学习的疆内团体单位（指企业单位、各党校、各大中专院校等），只在每周周六安排，其它时间均不接待该类来宾。

一、接待部门根据来访团组和人员的要求和目的，迅速确定接待规格和等级，统一制定接待方案，并提前呈公司领导审核，以便领导了解情况和做好工作安排。

二、接待部门要对每次来访团组或人员进行详细登记，并做好档案建立工作。

四、各子公司领导安排的接待团组或人员，需要公司领导接见或使用公司会议室的，应提前通知接待部门。

第三节接待人员职责

一、必须严格遵守公司的各项规章制度，工作时间内必须着工作装、挂牌上岗。

二、待人要热情，态度要诚恳，礼节要周到，始终保持良好的精神状态。

三、要有强烈的责任心，对来宾要主动问清姓名、工作单位、职务和来访目的，细致耐心地处理好对方提出的问题和要求，始终维护企业的良好形象。

四、要对公司及公司下属的各子公司的过去、现在和将来有比较系统、全面的了解，不但要对来宾提出的各种问题及时、准确地加以解答，而且要主动了解来宾与本公司业务相关的情况。

五、在接待工作结束后，及时整理记录和资料，总结、归类、建档，并向公司领导递交接待报告。

六、在介绍公司情况或带领来宾参观过程中，做好公司的保密工作。

第四节业务接待程序

一、各业务部门对确需接待的来宾，填写“业务接待审批单”（见附件），由部门领导签字盖章后报综合部接待处。综合部根据申请书内容进行审核，符合业务接待要求的，填写“业务接待审批单”并加盖印章后报综合部部长签字。

二、所有业务接待须严格按程序办理，严禁先斩后奏。确因事急或特殊情况由各部室负责人与综合工作部领导联系后，可先安排接待，但必须在二日内补办相关审批手续。

三、业务接待按接待对象、目的及场合分为以下三档：

A档：特别重要和重大的接待。

B档：比较重要和重大的接待，人均标准40元以内（不含酒水）。

C档：一般的接待，人均标准30元以内（不含酒水）。

四、因业务接待需公司陪同人员的，陪同人员原则上不得超过客方人数的一半。

五、凡中午安排的业务接待原则上不允许上酒，公司陪同人员严禁饮酒。

第五节业务接待费用的管理

第一条各业务部门对确需接待的来宾，填写“业务接待审批单”（见附件），由部门领导签字后，在200元以内的（含洒水）报综合工作部，综合工作部根据申请书内容进行审核，符合业务接待要求的，填写“业务接待审批单”并加盖综合工作部印章后，各部室方可凭单消费；在200元以上的填写“业务接待审批单”报经总经理批准后各部室方可凭单消费；下属各公司因业务需要，400元以下接待签单由下属各公司领导审批，并到综合工作部办理“业务接待审批单”后方可凭单消费，400元以上的按房产公司规定报经总经理审批。

第二条所有业务接待须严格按程序办理，严禁先消费后报批，确因事急或特殊情况由各部室负责人与综合工作部领导联系后，可先安排接待，但必须在二日内补办相关审批手续。

第三条因业务接待需公司陪同人员的，陪同人员原则上不得超过客方人数的一半。

第四条凡中午安排的业务接待原则上不允许上酒，具体业务部门视情况而定。

第五条各签单酒店、餐厅、烟酒专卖店、娱乐场所（公司认定的）到公司结账，必须出具“业务接待审批单”，财务部凭“业务接

待审批单”办理。没有“业务接待审批单”的公司一概不负责，由本人自行承担，公司有关业务接待费用及其申请、批准、结算一律按本制度执行。与公司签定合同的单位，一律按照合同办理，合同中未注明的人员签单均由个人承担，公司一律不予结算。

第六条公司任何接待不得背离公司经营目的与要求，必须注意接待费支出项目与接待用途及目的相一致。

第七条接待费用开支，必须本着最小支出、最大效果的原则，不超过所在部门费用预算核定标准。充分考虑和认清每一次接待的目的，接待的对象和接待的方法，有效使用经费开支。

第八条接待需烟酒尽可能从公司领用，以减少经费开支。

第九条

五、公文管理制度

第一节总则

一、根据国家标准GB/T9704-1999规定，为了实现集团公司公文全面与国际惯例接轨，为做好公司、公司各部门、各分公司的公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，依据公司实际，制定本办法。

二、本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

三、本制度归口管理部门为公司行政部，由其负责制度的实施、维护和完善工作。

第二节公文种类

一、公文主要种类有：命令、指令；决定、决议；指示；布告、

公告、通告；通知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。

二、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。

三、文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。

第三节公文格式

一、公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组成。如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。注：请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。

二、公司及各经营单位的红头文件等正式公文格式规范如下：

1、公文使用纸张：

(1)、使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm

(2)、公文用纸天头（上白边）为：37＋1mm

(3)、公文用纸订口（左白边）为：28＋1mm

(4)、版心尺寸为：156mm×225mm

2、排板规格与印制装订要求：

(1)、排版规格：正文为3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

(2)、印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。

(3)、装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。

3、公文中的各要素标识规则

公文分为眉首，主体和版记三个部分，公司各部门在使用时，做如下规定：

(1)、眉首

发文机关标识：以机关简称+字+〔年号〕+文号构成，字体00为仿宋体小3号字。

签发人用3号仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名；

(2)、主体

公文标题：用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；

主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，加寿时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；

成文时间：用汉字将年、月、日标全；零写为“O”；

单一发文印章：单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标识文时间；成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时，就将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

附注：公文如有附注，用3 号仿宋体字，居左空2字加园括号在成文时间下一行。

(3)、版记：

主题词：用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；

抄送：公文如有抄送，在主题词下1行；左空1 字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关；

印发机关和印发时间：位于抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字。印发时间右空1字，印发时间以公文付

印的日期为准。用阿拉伯数码标识。

三、信函、通知、会议纪要等非正式的公文格式规范如下：

1、函、通知、会议纪要等公文使用纸张：

使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm；发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20 mm处一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。主体（参见红头文件规范执行。）

2、信函、命令、会议纪要等公文中的各要素标识规则：参见红头文件规范执行。

3、有关信函、命令、会议纪要发文机关标识的规定：

以机关简称+函（令，纪要）+[年号]+文号构成，字体为仿宋体小3号字。为了便于检索，建议文号由年、月号组成，用阿拉伯数字表示，月、日号不足两位的添零补齐，同一天下发两个以上的信函、命令、会议纪要再加流水号。

附：公司及各部门发文标识具体规定

一、以公司名义发文，用于下行文时为昌吉州天元发[XX年]XX 号；用于上行文时为昌吉州天元字[XX年]XX号；用于任免时为昌吉州天元任[XX年]XX号；用于商洽工作时为昌吉州天元函[XX年]XX号。

二、董事会发文，用西域集团董发[XX年]XX号。

三、监事会发文，用西域集团监发[XX年]XX号。

四、以党总支名义发文，用西域集团党发[XX年]XX号；

五、以工会名义发文，用西域集团工发[XX年]XX号；

六、以团组织名义发文，用西域集团团发[XX年]XX号；

七、以行政部名义发文，用西域集团行字[XX年]XX号；

八、以人力资源部名义发文，用西域集团人字[XX年]XX号；

九、以财务部名义发文，用西域集团财字[XX年]XX号；

十、以企业发展部名义发文，用西域集团企字[XX年]XX号；

十一、以销售公司名义发文，用西域集团销字[XX年]XX号；

十二、以公司名义发文，用西域集团字[XX年]XX号；

十三、以物业公司名义发文，用西域集团物字[XX年]XX号；

第四节行文规则

一、用公司名义行文的公文有：

1、向国家行政单位联系重要事务；

2、转发国家行政单位重要文件；

3、向各部门、各子公司下达重要指示、决定、批复、工作指导等；

4、公司对其他企业进行业务联系事务。

二、用各部门、各子公司名义行文的公文有；

1、在职权范围以内，下达计划、规章，指导业务，了解情况；

2、向公司领导报告、请示工作；

3、凡可以用各部门、各子公司名义行文的，一律不用公司名义行文。各部门、各子公司职权范围内能够处理的问题，一般不要向公司行文。

三、请示性公文，一般应一文一事，除领导直接交办的事情外，请示不要直接送领导者个人。非特殊情况，不要越级行文请示。

第五节公文处理

一、各部门、各子公司要有专职公文人员，明确职责范围，集中精力做好公文处理工作。

二、各部门、各子公司呈报公司的公文，应由各部门、子公司办公室负责审核，并加盖公章，由公文人员负责传递。

三、公文管理一般包括发文、收文、用印、归档、销毁等内容。公司发文的程序分为拟稿、审核(部门领导)、签发(公司领导)、发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的处理程序分为收文、分文、传送、催办、立卷、归档

四、公文处理必须严格执行有关保密规定，必须做到准确、及时、安全。

五、公文处理实行统一规划、分类处理的原则。各类公文原则上根据业务分类，由各相关部门负责收发、起草、办理、实施。最终由档案室负责统一归档保管。

第六节公文起草

一、草拟公文要使用公司规定的发文格式，应注意以下事项：

1、内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。

2、要实事求是，开门见山，杜绝套话、空话。

3、文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。

4、人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日，不要用前年、上月等字样。年份应写全，例如不要将一九九五年写成九五或95年。

5、公文中的数字，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。

二、公文应标明拟稿单位或拟稿人姓名。公文稿拟出后，要由单位负责人核阅、签署。未经负责人签署的公文，可不予受理。

三、凡涉有其他部门及属于其他部门管理权限的问题，主办部门应主动与其他部门协商会签；不能取得一致意见时，上报的公文，要如实反映。

四、凡以公司名义对外联系重要事务的行文，必须经综合部核稿。以子公司名义对外联系重要事务的行文，必须经过其办公室核稿。核稿时，可对文字进行技术性润色和处理；对文件内容的重要改动，应与主办单位协商，或退拟稿人自行修改。

第七节公文的收发、上报、批转

一、各部门、各子公司都要建立收发文登记制度，所有文件收发，

要有登记、签收手续。

二、对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由办公室负责处理。综合部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文件性质由综合部收回归档。有明确单位的可由收发室直接送达目标部门。

三、对公司内部公文，原则上对口受理，各子公司上报的党工团文件由党工部受理，其他类文件由综合部受理。

四、所有上报公文必须采用A4纸，正规打印形成，文档中严禁勾画、涂改；上报公文前必须由办公室附加《天元房产地产开发有限责任公司公文处理单》，此单应当订于文档之上，作为文档的一部分，长久保留。

五、公文处理单的填写应注意以下几个方面：

1、所有提交文件部分必须填写全来文款项，填写字迹要工整，使用钢笔、碳素笔等进行填写，任何一项不填写接受文件单位均可以提出拒收。

2、所有公文分转前的都须进行电子文档登录。

3、公文分转时，经办人要对分转的过程进行跟踪，需要多个受文人进行反馈的，根据领导批示，每个受文人签字意见后，由经办人负责收回并呈领导，进行最终意见的签署。

4、公文最终的处理，是由办公室负责人对于最终的处理情况（一般归档）进行最终的批注，完成公文处理的闭环。

六、未按照上述条款进行公文上报的，授文部门可以合理拒收。

七、由总经理批出，己送公司其他领导阅批或交有关部门、子公司承办的公文，由综合部负责催办。

八、各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。各部门、各子公司收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围，又不适宜由本单位主办的，应迅速退回办公室并申明理由。

九、各级领导阅完公文后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

十、公司所有发文印鉴统一由综合部审核、盖章。公司所有发文，各发文单位应有存档，并在发文后将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。

十一、董事会机构及综合工作部门除经对方同意，一般不对外发文。

十二、红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，统一有公司综合部负责印发，其他文件一般用公司信笺印发。

十三、公文必需经过发文单位负责人签发。以各部门、各子公司名义行文的公文，由各部门、各子公司领导人签发。以公司名义行文的公文，一般可由主管副总经理签发；涉及全局性的重要公文，由董事长、总经理签发。

六、档案管理制度

第一条总则

1、根据《档案法》、《企业法》和《企业档案管理规定》有关内

容，为加强档案的科学管理，开发档案信息资源，更好地为

企业经营管理提供及时、有效的服务，特制订本管理制度。

2、档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理，维护企业档

案的完整与安全，便于企业和社会对档案的有效利用。

3、集团档案是指集团各部门及各子/分公司在各个历史时期的各

项活动中形成的全部档案，包括文书档案、科技档案、会计

档案和非纸质档案（声像材料、电子文件、实物）等，它们

都是集团档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，

统一归档。

4、集团档案工作归属由集团办公室管理，由档案员具体负责，

集团各部门及各子/分公司档案工作由相应部门负责人分管，

并设兼职档案员，负责本部门、本公司的档案管理工作。

第二条文件材料的形成、积累、归档和移交

1、归档范围：凡是直接记述和反映本企业、部门、各子/分公

司具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、

图样、照片、实物等)，均须归档保存。

2、工作程序：集团各部门、各公司兼职档案员及时整理本部门、

本公司需要归档的资料，按时间和归档要求，定期整理后移

交档案室集中管理。

3、归档要求

（1）归档的文件材料必须是原件(定稿)，经过整理齐全完整，准确地反映生产、科研、经营管理各项活动的真实内容和历史

过程，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干

份归档；

（2）归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆

珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。

（3）归档的案卷质量符合档案管理部门的要求和标准。

4、员工人事档案归为人事部门收集保管，但必须按档案管理规

范要求保管。凡集团内各公司变更、清算、破产等，各公司

应主动将公司所有档案材料整理好以备移交，财务档案由集

团公司财务部负责接交，人事档案由集团公司人力资源部负

责接交，资产档案由投资部负责接交，其它档案由集团档案

室负责接交。

第三条档案的管理

1、有条件的单位、部门设专门存放档案的库房，根据保存档案

数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安

全条件。

2、档案要分类，分卷装订成册，编制归档目录，完善检索工具；

保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相

符，帐物相符。

3、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保管期限。经确定

需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及

有关人员会审批准后销毁。

第四条档案利用制度

1、借阅档案和复印必须经档案主管部门负责人同意签字后进行，

严格履行档案借阅登记手续，注明复印人、用途、时间、份

数等有关内容。

2、档案无特殊情况不允许外借，特殊情况经主管领导审批后严

格按照时间和规定及时归档：文书档案不超过5天，科技、

财务档案和密级资料必须在1日内归还。

3、本档案限于内部工作人员查阅使用，如外单位人员借阅档案，

必须持有单位介绍信，经主管领导批准后方可查阅。

4、查阅档案应爱惜档案资料，严禁在档案上批注、涂改、圈点、

折叠、污损。如有损坏、丢失，根据情节轻重予以处罚。

5、所借档案必须妥善保存，按期归还，不得转借他人。

6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主

管部门及时处理。

第五条档案保密制度

1、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，

因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密

手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

2、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

3、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。

复制档案和外供图纸和技术文件，统一由主管部门严格按照

审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。

4、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

5、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。

严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出

入公共场所。

第六条档案销毁制度

1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限

已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴

定，审批履行批准手续后，建立销毁登记。

第七条本制度自下发之日起执行。

（四）印章管理制度

第一条

1、印章的定义：本规定中所指印章是在集团发行或管理的文件、

凭证文书等与公司权利义务相关的文件上，需以公司名称或

有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。

2、印章包括：行政、党务、工会、团委、劳动人事、财务、合