office,word,excel常见问题以及解决方法!

本人阅读大量书籍，自己总结出office中常见错误。希望读者喜欢，收您一个财富值!见谅！！！

问：我有大量Word 文档，想把它们合并到一个文档中，但是复制粘贴太慢了，有没有方法能快速合并？

答：首先将要合并的多个Word 文档存放到同一个文件夹中，然后新建一个空白文档，在菜单中选择“插入→文件”，在弹出的“插入文件”窗口中选择上述文件夹，然后用鼠标拖动选择全部文件（或者使用“Ctrl+A ”快捷键），最后单击“插入”按钮即可完成所有文档的合并。中文引号怎么变成英文引号了

问：可能是由于误操作的原因，我的Word里面的一些菜单不见了，无论我怎样设置都不行，请问该如何找回丢失的菜单呢？

答：Word中的一切设置均存于默认的模板Normal.dot文件中，所以只要重建该文件即可。单击“开始→查找→文件或文件夹”，在弹出的对话框中输入“Normal.dot”，搜索范围设定在Office安装文件所在分区，单击“搜索”按钮，搜索到此文件删除即可。当Word再启动时，就会重新建立该文件，并且应用默认参数，也就可以恢复被删除的菜单了找回Word 2000的菜单栏

问：我经常下载一些资料，从网上直接复制下来粘贴到Word、记事本里的资料，粘贴后总是排列得七长八短的，如何才能将它们排列得整整齐齐呢？

答：建议你使用WPS2002或更高版本，将需要整理的文档复制、粘贴到WPS2002的一个空白文档中，执行“工具→文字→删除段首空格”，将不统一的段首空格全部清除；执行“工具→文字→增加段首空格”，为每一段添加统一的空格(默认为2个中文字符)；执行“工具→文字→删除空段”，将空行全部删除；最后设置好字体、字型、字号，文档就整整齐齐地呈现在你的面前了。关闭自动替换超链接功能

问：我在Word文档中键入一个E-mail地址时，Word自动将它转换为一个超链接，影响编辑效率。请问能否不让Word将E-mail地址自动转换为超链接？

答：你可以关闭Word中的自动将Internet及网络路径替换为超链接的功能：在“工具”菜单上点击“自动更正选项”命令，然后单击“键入时自动套用格式”选项，在“键入时自动替换”下，取消“Internet及网络路径替换为超链接”复选框即可

问：我最近要写一个年度总结，想将一些Excel的表格内容复制成图片插在Word文档中，别人告诉我可以用PrintScreen键来抓取，但抓取的图片也要经过裁剪、缩放等处理，请问有没有更好的方法？

答：你可以选定需要复制成图片的单元格区域，按住Shift键单击“编辑”菜单，选择“复制图片”命令，弹出“复制图片”对话框，按系统默认设置(即将“外观”和“格式”分别选定“如屏幕所示”和“图片”)，单击“确定”按钮。这时就将选定的表格区域复制成图片了。若需要将它们粘贴出来，只需要按住Shift键再单击“编辑”菜单，选择“粘贴图片”命令即可(或不按Shift键，直接从“编辑”菜单中选择“选择性粘贴”命令，以“图片”方式粘贴)，另外你还可以将它粘贴到其他软件中去。

问：我最近在使用Word时，发现出了一个小问题，每当在文章中输入“C”后，出现的不是“C”而是外加圆圈的小“C”，不知这是什么原因，怎样才能恢复正常？

答：这是因为Word的自动替换功能导致的，可以通过设置取消其自动转换，方法如下：

点击Word窗口中的“工具→自动更正选项”，在打开的窗口中选择“自动更正”标签，然后选择“(C)”项，再单击“删除”即可。

问：在Word 2003中编辑好的公式无法显示，只显示为一个方框，该怎么办？

Word把使用公式编辑器输入的公式作为图形处理，编辑好的公式显示为一个方框是因为误开启了“图片框”功能，该功能使Word显示一个空白框来代替文档中的每个图形。关闭“图片框”功能的方法是：点击“工具→选项”，单击“视图”选项卡，在“显示”标题下，清除“图片框”复选框，单击“确定”按钮。怎么样，你想见的公式呈现眼前了吧

问：我使用PowerPoint 2003 制作了一个幻灯片，其中使用了一些从网上下载的漂亮字体，但是在我的电脑中播放的秀丽文字在别人的电脑中播放时却成了死板的宋体，请问有没有办法让幻灯片的字体不变？

答：你的要求很容易实现，只要将PPT 文件中用到的漂亮字体嵌入到文件中，就可以在任何一台电脑上都不会改变字体了，具体方法是：首先打开编辑好的幻灯片文件，然后单击“文件→另存为”，在弹出的窗口中选择“工具”下拉菜单中的“保存选项”，选中“嵌入TrueType 字体”，并根据需要选择下面的“只嵌入所用字符（适用于减少文件大小）”或者“嵌入所有字符（适宜其他人编辑）”两项，确定后点击“保存”即可生成自带新字体的幻灯片文件。提取PPT 中的图片

问：朋友发给我一些PowerPoint 幻灯片，里面有很多精美的图片，我很想把里面的图片提取出来，不知道有什么办法可以做到？

答：你可以在PowerPoint 中打开要提取图片的幻灯片文件，然后点击“文件→另存为网页”，这样在生成的文件夹中就可以找到幻灯片里所使用的图片。

问：我经常用PowerPoint制作一些课件，有时候因为制作的幻灯片里面有很多图片，这样制作出来的文

件很大，携带拷贝很不方便，有没有什么方法可以减小制作出来的文件体积？

答：首先打开这个幻灯片文件，如果图片工具栏还没有打开的话，可以点击菜单上的“视图→工具栏→图片”来打开图片工具栏，打开图片工具栏后，点击上面的“压缩图片”按钮，会弹出一个压缩图片的对话框，在应用中选择“文档中的所有图片”，接着保存一下文件，这样文件体积会小很多。能否保护幻灯片不被修改

问：请问在PowerPoint里可不可以像Excel中保护工作表那样，把幻灯片保护起来，使别人无法修改呢？

答：可以，以Office XP为例，只要在保存时选择“工具”下拉列表中的“安全选项”，然后在“修改权限密码”处设置密码即可，不知道密码的用户则无法修改。在其他版本Office 中的操作与此类似。

问：我听说在PowerPoint中可以用辅助线来对齐对象，请问如何显示并使用辅助线呢？

辅助线。如果辅助线尚未显示，单击“视图”菜单上的“辅助线”就可以显示它。利用辅助线将对象对齐的步骤如下：①拖动辅助线，将它定位在要对齐对象的位置。②靠近辅助线拖动每一个对象，这样对象的中心或边缘会自动对齐辅助线。

问：通常我编辑Word文档，当在一行中间输入新文字时会插入到原有文字当中，但有时却是在我键入文字时，原文字将会消失。这是怎么回事？

答：如果在你键入的时候，原有的文字消失了，那么原因是改写模式被打开了。此时，请双击状态栏中的“改写”字样以关闭改写模式。当状态栏中的“改写”字样加黑显示时，表示处于改写模式；当“改写”字样显示为灰色时，表示处于插入模式。

问：我希望选中某个单词其中的一部分字母，可当我开始拖动单词时，Word总是自动选定整个单词和其后的空格，怎么办？

答：你可以指定是否自动选定整个单词。方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”命令，然后单击“编辑”选项卡，清除“选定时自动选定整个单词”复选框，单击“确定”按钮。

问：我已经在Word文档中插入了页码，但现在在屏幕上却看不到页码。这是怎么回事？

答：在普通视图或Web页面视图中，Word将不显示页码。若要查看页码，请切换至页面视图。若要编辑页码，必须显示含有页码的页眉或页脚。

问：我的工作就是与文档打交道，经常需要编辑上百页的Word文档，但经常遇到一个问题，那就是每次重新打开Word文档时，需要寻找好久才能找到上次编辑的位置。请问有没有快速定位上次编辑文档位置的方法？

答：要打开一篇文档并让其快速定位到上次编辑的位置，只需在按下“Shift”键的同时再按下“F5”键，鼠标光标就会自动定位到上次编辑的位置了。粘贴后变半角标点问：我使用Word编辑了一个文档，后来想复制粘贴到记事本中，但粘贴后发现原先全角的中文标点符号都变成半角了，手工改起来非常麻烦。请问有没有更好的方法？

答：最好不要使用复制粘贴的方法，你可以在Word中选择“文件→另存为”命令，把文件保存为纯文本文件就不会出现这种现象了。

问：我们公司有一些产品，每件产品都有好几张经过加工的图片，这些图片存放在某一个文件夹中，现在我要编写一篇Word文档来介绍这些产品，并要配以这些图片来进行说明，我想在Word文档中只要点击这些图片的说明文字就自动打开专业的图片查看软件来查看图片，不知如何实现？

答：你的要求很容易实现：首先，你要先安装ACDSee软件，并将图片文件关联到这个程序上，然后在Word中选择图片的说明文字，然后单击“插入→超链接”并在打开的窗口中选择相应的图片文件，最后“确定”即可。在Word中只要按下Ctrl键的同时再点击这个超链接即可启动ACDSee来打开了。

问：最近使用Word 2003出现一个问题，就是按空格键，屏幕上出现的并不是空格，而是一个小圆点；而打印预览时，空格还是空格，又不是小圆点了。我将Office 2003卸载后重新安装，问题依旧。请问该如何解决？

答：应该是Word设置所造成的。打开Word文档，依次选择“工具→选项→视图”菜单命令，在“格式标记”区域中将“空格”复选框去掉，单击“确定”按钮后，空格键就变正常了。

问：在中文Word中汉字与英文字母和数字之间一般都存在一小段间隔，这个间隔一般有

一个空格大小，但我却无法删除掉，请问如何调整汉字与英文字母间的距离？

答：可以把这功能关闭，方法如下：A、按CTRL＋A选定全部文档；B、选择“格式”/“段落”/“其他”；C、在“其他”选项卡中取消“字符间距”设置框下面的“中、英文间自动调整间距”和“中文、数字间自动调整间距”选项左边的复选框

Word模板的位置：

C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data\Microsoft\Templates 把Normal.dot(WORD模版)

如果是Excel 2003出现发送错误报告的提示，可以试图通过以下方式解决：

打开C:\Documents and Settings\LingPing\Application Data\Microsoft\Excel文件夹，删除里面的模板文件，保留XLSTART文件夹。

恢复Word工具栏方法如下：

方法一、鼠标右键单击“菜单栏”或“工具栏”任意处，在弹出的下拉菜单中选择“自定义”，弹出的“自定义”-->然后“工具栏”，在这里面你可以看到里面有“工具栏”上所有的菜单，钩上然后确定即可（你也可以选择“重新设置”，选择“Normal.dot”然后确定）。

方法二、删除Normal.dot模板，直接利用系统中的搜索功能查找到“Normal.dot”这个文件，然后将其删除。具体步骤：点击“开始”-->查找-->文件或文件夹-->Normal.dot 找到后将其删除。（Win7系统，打开电脑C盘，然后按Ctrl+F 键，进行搜索）删除以后重新运行Word，你就会发现工具栏又恢复了正常。

方法三、XP用户：在“开始”-->“运行”中输入winword /a ；Win7用户：在“开始”-->“搜索程序和文件”里面输入winword /a 就OK了。

Word2003隐藏拼写和语法错误去除波浪线：

1、红色或绿色波形小划线，当自支检测拼写和语法时，Word用红色波形下划线表示可能的拼写错误，用绿色波形下划线表示可能的语法错误。右键单击红色波形下划线上的文字，Word将出更正建议。

2、蓝色波形下划线：Word使用蓝色波形下划线标明不一致格式的可能实例。

3、蓝色，紫色或其它颜色的下划线：默认情况下，超链接显示为带蓝色下划线的文本。使用真实的超链接显示为紫色。

4、红色或其它颜色的单下划线或双下划线：默认情况下，使用修订功能后，新插入的文本将带有下划线标记。在文档页面的左侧或右侧可能显示有竖线，它用来标记修订行。

5、紫色点下划线：智能标记以紫色点下划线的形式出现在文本的下方。在Word中可以使用智能标记来执行操作，这些操作通常是需要使用其它程序来执行的。

去除这些各种不同颜色的下划线了方法：

步骤一、打开Word文档，选择菜单栏的“工具”-->选项-->拼写和语法，然后将“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”前面的勾去掉。然后将“隐藏文档中的拼写错误”和“隐藏文档中的语法错误”前面的勾勾上，最后确定。

Excel2003中将行中的数据复制到列中:

①首先，选中该行数据，将其复制

②将鼠标选中希望从某列开始地方的单元格中，如下图中，我希望从A3单元格开始

③单击菜单栏中的“编辑”，在弹出菜单中选择“选择性粘贴”

④在弹出的“选择性粘贴”窗口中将最下面的“转置”勾选，最后单击确定按钮即可

此时，这些数据就会从行排序，变成列排序了。当然，我们也可以用同样的方法，将列中数据复制到行中。以上Excel中的内容只是做演示用，希望大家举一反三，灵活运用。

Excel表格输入大量数字或身份证号码显示异常解决方法:

一、将单元格格式设置为文本

选中目标单元格，右击鼠标，选择“设置单元格格式”

在“数字”选项卡上，从“分类”下面选中“文本”选项。按“确定”按钮保存设置