01文件和资料控制程序 (09-05)

新疆新能源股份有限公司

质量、环境与职业健康安全管理体系

文件和资料控制程序

编号：XNY/(QEO)01—2009

版号：A/4

编制：张新良

审核：张保民

批准：李泓

发布日期：2009年5月20日实施日期：2009年5月25日

1、目的

对与质量、环境、职业健康安全体系有关的文件及资料进行控制，确保各有关场所使用的文件是有效版本。

2、适用范围

适用与质量、环境与职业健康安全管理体系有关的所有文件和资料。

3、职责

3.1 总经理

a.负责批准质量、环境与职业健康安全管理手册。

3.2 管理者代表

a.负责组织质量、环境与职业健康安全管理手册、程序文件的编写、修订和审核，并批准程序文件。

3.3 技术中心

a.负责三体系管理手册、程序文件的归口管理；

b.负责管理手册、程序文件的标识、发放、收回、归档、作废处理和更改等活动的控制管理

c.负责公司技术类文件及记录的管理和存档

3.4 各部门、各经营单位

a.负责本单位使用的质量、环境与职业健康安全三体系文件的控制。

b.负责三体系文件的使用和保管。

3.6 总经办

a.负责公司行政管理类文件的管理和存档。

4、工作程序

4.1文件的编号

4.1.1公司发文及公司各职能部门发文编号按公司《公文管理制度》的规定执行。

4.1.2质量管理体系文件及记录的编号

a.质量、环境与职业健康安全管理手册编号

年号

职业健康安全管理手册

环境管理手册

质量管理手册

公司名称（拼音缩写简称）

b.程序文件编号

年号

流水号

质量、环境、职业健康安全（拼音缩写简称）

公司名称（拼音缩写简称）

c.管理制度类文件编号

按公司《规章管理制度管理办法》中规定执行。

d、记录编号

制度或程序文件编号

管理制度（三体系）记录（拼音缩写简称）

经营单位（拼音缩写简称）

公司名称（拼音缩写简称）

各经营单位拼音缩写为：物业公司WY、进出口公司JC、系统集成事业部XT、硅片事业部GP、太阳能研究所YJ;

4.1.5 技术类文件及记录编号按相关国家标准编号办法执行。

4.1.6 外来文件各单位根据需要自行编号，但不能同公司内部文件编号混淆。

4.2 文件的编写、审核、批准、发放

4.2.1 文件类型

a.行政类文件包括：各类行政决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等；

b.质量、环境与职业健康安全管理体系类文件包括：管理手册，程序文件，制度、规范、操作规程或作业指导书、各种表格、报告等三级文件；

c.技术类文件包括：技术标准、工艺文件、施工安装规范、原材料采购规范、检验、试验规范、技术图纸、设备工艺操作规程、作业指导书、产品包装储运技术规范、使用说明书等与产品、操作有关的技术类三级文件；

d.外来文件包括：从企业外部获得的各类技术标准、政策法规、质量管理信息、行政文件、相关方文件等。

4.2.2 文件的编制、审批、发布、发放、使用、保管。

4.2.2.1文件的编制由承担其管理职责的单位组织编写。

4.2.2.2文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。文件的审批由该单位的上级主管负责，没有经过审批的文件不能发放。

4.2.2.3公司的重要文件由公司总经理办公室负责，以公司公文印发并保存，具体执行《档

4.2.2.4 《质量、环境与职业健康安全管理手册》由管理者代表组织人员编写，由管理者代表审核，总经理批准实施，体系管理部门编号后发布。

4.2.2.5 管理制度类文件的编写，具体执行公司《规章制度管理办法》。

4.2.2.6 技术类文件由研究所或技术中心负责组织编写，由部门主管审核并给出编号，经公司技术工作分管领导批准后发放实施，具体执行《技术资料管理制度》。

4.2.2.7 对应制度、文件的记录格式由文件编写单位提出，报经营计划部（管理类）或技术中心（技术类）审定格式后印刷使用。

4.2.2.8 文件的记录和发放可以采取书面或电子版的方式，收、发文件主要按OA系统的相应模块执行。

4.2.2.9 以上提到的文件和记录确属影响较大的，根据具体情况发放前报总经理审批。4.2.2.10 以OA形式发放给各单位的文件由收件单位人员签收。为不耽误工作，发紧急或重要文件时，对驻外单位可通过传真形式发放，事后由该单位派人领取加盖红色印章的正式文件并存档。收到文件的单位要在《收文登记表》上记录，所存档文件不能使用印章为黑色的复印文件。

4.2.2.11 文件遗失后，遗失人应向发文单位书面说明，如需申请重新领用，由该单位核准后补发。

4.2.2.12 文件持有人如发生岗位调动，必须进行文件的交接。

4.3 文件受控状况

4.3.1文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡是与管理体系运行紧密相关的文件应为“受控”，由各主管部门按规定执行，所有“受控”文件必须在该文件封面上加盖“受控”状态的印章，并注明分发号。

4.3.2 各单位、部门提供现行有效的体系文件受控清单，管理类文件提交给经营计划部，技术类文件提交给技术中心文件。

4.4 文件的领用

发文单位要填写《发文登记表》，收文单位要填写《收文登记表》，确保与质量、

环境与职业健康安全管理体系有效运行具有关键作用的岗位，如：设计、采购、生产、设备管理、检验、库房、销售等岗位均能得到有关文件的现行版本，文件使用到位。因破损而重新领用的新文件、分发号不变，并收回相关旧文件，因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。

4.5 文件的保存、评审、修改、作废及销毁

4.5.1文件的保存

与质量、环境与职业健康安全管理体系相关的文件，都必须分类存放在干燥通风、安全的地方。各部门文件由本部门资料员保管，技术中心每年对各部门文件的保管情况进

单副本报技术中心备案，如内容没有变化，应通知技术中心。任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰，易于识别和检索。

本公司《质量管理手册》、《环境与职业健康安全管理手册》、《程序文件》、《管理制度》等体系文件及光盘应妥善保管，不得丢失和外借，如若丢失，由技术中心对外借资料造成损失将追究责任。

4.5.2 文件的评审与更新

4.5.2.1 质量、环境与职业健康安全管理体系文件每年由管理者代表组织定期评审一次，或通过体系文件的适宜性组织评审，并保存评审记录。

4.5.2.2 当公司领导认为必要时也可对体系文件组织全面评审或对某些文件提出评审。

4.5.2.3 评审结论中要提出需要更新的内容及要求，并将任务分解落实。

4.5.2.4 对更新内容不多可采用换页的形式，对变动较大必须换版，以电子版发布的管理体系文件的更新，按《电子文档发布程序》进行。

4.5.2.5 更新后的文件要经过领导批准后方能发布执行。

4.5.3 文件的修改

4.5.3.1管理体系文件，由技术中心组织修改，填写《文件修改记录单》经管理者代表审核，上报总经理批准后更改，技术中心保留更改内容的记录，其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件修改记录单》经原审批部门审批，再由各相关部门指定专人进行修改、发放、处理，如果指定其他部门审批时，该部门应获得审批所需要依据的有关背景资料。

4.5.3.2文件的更改方法：为保证文件清晰，易于识别，对少于三处的修改，采用划改，对多于三处的修改，或作较大幅度修订时，则适用换页或换版的方式。各经营单位自行制定的《管理制度》等管理体系文件，修改后，及时通知技术中心备案。

4.5.3.3 所有被更改的原文件必须由相关主管部门收回以确保文件的唯一性。

4.5.4 文件的作废及销毁

4.5.4.1管理体系文件作废时，由提出作废的单位填写《文件销毁申请单》，经该单位主管领导批准后报技术中心，由技术中心按照原发文登记表收回文件，实施销毁，以防止误用。电子版的文件执行《公司公文管理规定》。

4.5.4.2 收回的作废文件如需要作为参考资料保存应加盖“作废”、“留存”章保存。4.5.4.3 作业现场不准保存“作废”的文件。

4.6文件的借阅、复制

借阅、复制与管理体系有关的文件应填写《文件借阅、复制审批表》，由相关部门负责人按规定权限审批后，方可借阅、复制。提供文件的部门要填写《文件借阅、复制登记表》，否则任何人不得随意借阅、和复制。