信源档案管理系统用户操作手册

1.引言 (3)

1.2读者对象 (3)

2.软件运行环境 (3)

2.1运行环境 (3)

3.软件安装 (3)

3.1安装界面 (3)

4.系统简介 (6)

5.操作说明 (7)

5.1进入档案管理系统 (7)

5.2档案管理 (8)

5.2.1案卷档案管理 (9)

5.2.2档案著录 (10)

5.2.3档案新建 (10)

5.2.4档案修改 (13)

5.2.5电子文件 (14)

5.2.6电子文件浏览 (17)

5.2.7电子文件的导出 (19)

5.2.8检索 (19)

5.2.9删除 (25)

5.2.10回收站 (25)

5.2.11显示方式 (27)

5.2.12提交审核 (27)

5.2.13字体设置 (28)

5.2.14快速跳页 (28)

5.2.15右键功能 (29)

5.3档案审核 (31)

5.4档案鉴定 (32)

5.4.1档案销毁 (33)

5.4.2档案鉴定 (34)

5.4.3销毁档案清册 (34)

5.5档案开放 (36)

5.6待归档管理 (38)

5.6.1著录 (38)

5.6.2审核 (38)

5.6.3归档 (38)

5.7现行文件管理 (40)

5.8资料管理 (40)

5.9全宗卷管理 (41)

5.10综合检索 (41)

5.10.1档案查询 (42)

5.10.2现行文件查询 (43)

5.10.3待归档文件查询 (44)

5.10.4资料查询 (44)

5.10.5全宗卷查询 (45)

5.10.6编研查询 (46)

5.10.2数据统计 (47)

5.11编研管理 (48)

5.11.1编研著录 (48)

5.11.2编研审核 (49)

5.12借阅管理 (50)

5.12.1借阅登记 (50)

5.12.2 借阅管理 (52)

5.12.3 归还管理 (52)

5.13库房管理 (53)

5.14数字化加工 (54)

5.14.1数字化加工 (55)

5.14.2批量挂接 (56)

5.15档案界面管理 (58)

5.16系统维护 (58)

5.17数据管理 (58)

5.17.1数据备份 (58)

5.17.2数据移交 (59)

5.17.3数据导入 (59)

5.17.4生成单机数据 (60)

1.引言

1.1编写目的

本手册用以指导档案相关人员熟练掌握档案管理系统功能并运用。

1.2读者对象

档案工作人员

2.软件运行环境

2.1运行环境

服务器Windows2003或Windows2000

Sql2000企业版

客户端Windows2000、Windows xp 、Windows2003

3.软件安装

3.1 安装界面

信源档案信息管理系统分为网络版和单击版两种安装程序。网络版安装程序主要是针对在服务器上安装信源档案信息管理系统，单机版安装程序则是在客户机上安装信源档案信息管理系统。

当用户安装网络版信源档案信息管理系统时，将安装光碟放入CD-ROM中，程序自动进入安装界面，选择软件安装。用户可根据信源档案管理系统的安装向导进行软件安装。

当用户安装单机版信源档案信息管理系统时，将安装光碟放入CD-ROM中，程序将自动进入安装界面，选择软件安装。用户可根据信源

档案管理系统的安装向导进行软件安装。

进入安装界面，点击“下一步”。

单击浏览按钮可以选择安装路径，然后点击“下一步”。

软件安装完成。

在开始菜单里找到“信源档案管理系统”里的“数据库设置”，填写信息，完成软件连接测试。

4.系统简介

信源档案管理系统是一个可扩展的网络应用系统，其功能涵盖档案的数字化加工和数字档案信息的采集、处理、存储、组织、发布、利用以及数字管理全过程。提供了基本覆盖档案管理各项工作的全部功能，包括档案接收、档案管理、档案利用、档案开放、档案鉴定等功能模块。各个模

块彼此相互衔接，形成有机整体。实现对纸质、电子文件等原文资料的管理、发布和检索利用等功能。

5.操作说明

5.1进入档案管理系统

1、安装完成后，返回到桌面，双击运行管理系统。

2、在档案综合管理平台登录界面输入“用户名”及“密码”。（根据用户授权的界面和功能的不同，用户进入软件后的功能和界面也不一样）

3、登录成功后，进入管理系统的主界面，系统包括档案档案管理、

待归档管理、现行文件管理、资料管理、全宗卷管理、综合检索、编研管理、借阅管理库房管理、数字化加工、档案界面管理、系统维护、数据管理几个部分。

5.2档案管理

单击“档案管理”进入后选择著录的档案类别，点开前面的“+”符号，到下级档案类别，然后进行档案的“著录”、“审核”、“鉴定”、“开放”、

“退出”等操作。

5.2.1案卷档案管理

进入档案管理，依次打开每级菜单，点击“著录”按钮进入档案著录

界面。

5.2.2档案著录

档案著录功能主要包括档案的录入、档案的修改、上传电子文件、提交审核等，这是进行档案数据化加工的一些基础部分，也是最重要的部分。选择“案卷”选项，然后点击“档案著录”按钮，进入档案著录主界面。

5.2.3档案新建

新建档案功能模块主要包含新建条目和模板维护两大部分。其中有两种方式新建：点击“新建方式”按钮，在著录方式的下拉框中选择，①按空记录新建，就是无记录、无内容的方式新建；②按当前档案新建，该方式将复制所选条目的档案内容进行建立新的档案，默认为该模板方式建立，如果所选择的方式内容为空，则新建一条空的档案。

（1）选择“新建方式”，单击“新建”按钮，进入录入界面，蓝色字体“案卷题名”、“全宗号”等为必填项，点击页面最下方的“卷内文

件”, 可以进入卷内著录界面。

（2）进入卷内后可以点击新建按钮，默认是列表界面（如图15所示），点击新建进入档案著录界面（如图16所示），新建完成一条著录相关信息后，点保存并退出。

5.2.4档案修改

档案的修改主要是对已录入的档案，经过校对后发现有错误或者有遗漏的部分进行修改。

（1）点击工具栏中的“修改”按钮。

（2）点击“修改”将出现档案修改的窗口，在需要修改的条目中进行修改，修改完成之后，点击“保存”按钮，如果需要连续修改，在“卷内文件”单击“上一条”或者“下一条”进行修改即可。（案卷级菜单中不能进行连续修改）

5.2.5电子文件

电子文件是把档案以电子文件的方式上传到服务器中与档案一一对应，形成完整的档案。单击工具栏中的“电子文件”按钮,选择“电子文件引入”，进入电子文件的主界面。

（1）引入电子文件：点击“文件管理”按钮，找到相应的图片，选择引入即可。

如果图片引入错误，请选择相应的错误电子文件，点击“删除文件”按钮则删除选中的电子文件，点击“删除所有文件”按钮则删除全部的电

子文件。

（2）选择图片：找到电子文件路径后，从第一张电子文件开始，按住鼠标左键，一直拉到最后一张电子文件结束，这样就可以全部选中电子文件，如果要上传单个或者几张，按住ctrl键，进行单项或者多项选择

即可。

档案入库：经过检查页号、内容确定无误后，单击工具栏中的“档案入库”按钮，进行入库，这时会弹出对话框提示“正在上传电子文件，请等待”，稍后在界面右下角，会弹出“上传成功”提示，这时入库完成。

注：电子文件支持所有windows文件。doc文件、视频文件、音频文件、pdf文件等格式文件，需要本机安装对应的浏览软件。一般图像和多页tif 等系统自带浏览器。

5.2.6电子文件浏览

在列表显示界面中，已上传电子文件的条目以蓝色显示，没有上传电子文件的条目以黑色显示。电子文件浏览是对已上传成功的电子文件图片进行查看和预览。有两种打开方式:

（1）选择案卷，点击工具栏中的“电子文件”按钮，然后选择“文件浏览”选项。

（2）在案卷目录界面中直接双击相应的案卷目录。

进入预览界面:

（2）点击工具栏中的“放大”和“缩小”按钮，可以放大和缩小电子图片。

（3）点击工具栏中的“自适应高或自适应宽”按钮可以让电子文件自动识别界面的大小,以便于显示电子文件的最佳状态。

（4）点击工具栏中的“打印”按钮，可以对选择的电子文件进行打

印。

5.2.7电子文件的导出

电子文件的导出是对已上传的电子文件在本地磁盘上进行导出的一个操作。分为三种方式：

（1）导出当前文件,导出当前所浏览的电子文件；

（2）导出选择文件,导出选择的电子文件（可以多选）；

（3）导出所有文件,导出当前浏览条目的所有电子文件。

5.2.8检索

通过检索功能可以快速的查找到相应的档案，然后进行查看、修改和浏览。主要有三种查找方式：

（1）卡片式检索

（2）组合式检索

（3）标题检索

（1）卡片式查询：适用于简单查询，单击工具中的“检索”按钮，选‘卡片式查询’，按条件输入相应的内容，如:“全宗号”、“ 目录号”、“案卷号”单击“确定”按钮,界面就会显示出所查找的档案。