10、房地产公司组织架构和管理第十部份 档案管理系统

第十部份档案管理系统

一、总则

第一条：为了完整、系统地保存本公司（XXX房地产开发有限公司）在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要，为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料，特拟订档案管理办法。

二、档案的分级负责与归口管理

第二条：本公司的档案管理为“两级分工管理制”即公司为“一级管理”由人

事行政部负责；各职能部门为“二级管理”，由各部门自行负责。

第三条：鉴于本公司的归档文件资料面广、量大，因此必须分工归口管理，具

体分工管理如下：

1、公司一级管理归档范围：

（1）部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划。

（2）部门（含部门）以上的各种总结、报告。

（3）部门（含部门）以上的各种重要通知、通报。

（4）部门（含部门）以上的各种文件、纪要、大事记。

（5）各种协议书、合同书。

（6）各种工程图纸底图。

（7）各种设备档案及说明书。

（8）各类工程检测、鉴定报告。

（9）公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告。

（10）公司各种审计报告、资产评估报告。

（11）公司各种管理规章制度。

（12）公司各种注册、登记证件、政府批文。

（13）公司各种法律、公证文件。

（14）公司各部门经理人事档案（其余员工的人事档案由人事主任保管）。

（15）有董事会成员总经理参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会

活动的图片资料及电视资料片。

（16）公司发展大事记。

（17）公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。

（18）公司通讯。

2、部门二级档案管理归档范围：

（1）公司、部门及职员的各种计划、方案、规划。

（2）公司、部门及职员的各种总结、报告。

（3）公司、部门及职员的各种重要通知、通报。

（4）公司、部门及职员的各种文件、纪要、大事记。

（5）公司的各种管理制度。

（6）其它各种职能业务性文件资料等。

三、公司档案分类表

注：编号解释说明，如 XS — J —2001 —

H — 00 —00—00

（公司）（类别）（年份）（细目名称） （月）（日）（编号）

四、档案的保管工作

第五条：档案的保管工作必须按规范进行科学管理。其程序如下：

（一）归档程序：

（二）保管程序：

第六条：归档的文件资料，必须根据其性质区别密级（秘密、机密、绝密）和

保管年限（短期、长期、永久）进行分类立卷。

第七条：必须建立按分工归口管理的档案借阅管理办法。

（一） 凡属公司一级管理的档案——

（1） 借阅一般档案资料由人事行政部行政秘书批准。

（2） 借阅秘密档案资料由人事行政部经理批准。

（3） 借阅机密档案资料由综合管理中心副总经理批准。

（4） 借阅绝密档案资料由总经理批准。

（二） 凡属部门二级管理的档案——

（1） 借阅一般档案资料由部门文员办理。

（2）借阅秘密档案资料由部门经理批准。

（3）借阅机密档案资料由所属中心副总经理批准。

（4）借阅绝密档案资料由总经理批准。

（三）凡借出或归还都必须健全登记和注销手续。

第八条：对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经人事行政部经理鉴定后，副总经理审核，总经理批准，并进行登记后予以销毁。

第九条：档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防盗等维护性工作。

第十条：档案管理员应建立借（查）阅登记本，按文件名、借（查）阅日期、归还日期等内容填写，并由借（查）阅人签名。

第十一条：档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报人事行政部经理，重要问题应及时上报总经理。

第十二条：要妥善保管档案，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容。第十三条：档案柜钥匙不得随身携带，应妥善保管。

第十四条：对档案、文件的机密内容，保管人员要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。

第十五条：档案管理员要经常清理档案柜卫生，要做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。

五、借阅人员

第十六条：为确保档案机密程度，档案资料只供本公司员工借（查）用，一般档案借阅期为七天，较重要档案为三天，重要档案不许拿走，在档

案管理人员监督下查阅。外单位若工作需要借（查）阅，必须经总

经理批准方可。

第十七条：借（查）阅人对所借（查）用一般性档案资料，须妥善保管，不得转借、拆散、抽出、复印或在文件上涂改。

六、附件

第十八条：每半年人事行政部组织相关人员对各级档案管理进行检查评分，

90~100分的档案管理人员记小功（奖励三天基本工资），80~89分嘉

功奖（奖励一天基本工资），70~79分为合格不奖不罚，60分以下为

不合格，不合格者记小过（罚三天基本工资）并通报批评。

第十九条：本管理办法由总经理批准后实施，由人事行政部监控及实施。

七、保密工作管理制度

一、目的：

为了加强对公司保密工作的统一管理，防止失密、泄露及窃密事件的发生，

保证公司的经营管理活动稳定可靠地进行，特制订此制度。

二、内容：

（一）文件保密

1、文件按其所涉及内容的重要程度和阅读范围，分为秘密文件、内部文件和公开文件三种。其中秘密文件指

内容涉及公司及各部门的不能向外公开的资料，其密级可分为秘密、机密、绝密三种。内部文件则指公司规定在一定范围内传阅、实施的文件。文件保密仅指上述两种文件。

2、公司及各部门要严格把好组织关，必须搞好涉密人员的选拔、审查、任用和管理工作，确保其队伍的纯洁、

可靠。

3、严格控制秘密文件处理的各个环节。

（1）重要文件在酝酿、起草、修改、讨论过程中，要注意保密，不能外传。

（2）一切秘密文件在印制前都要依照有关规定准确地标明密级，确定发放范围，打印份数和清退时间。（3）打印、复制秘密文件必须经过请示、履行审批、登记手续，并由档案管理人员进行操作。档案管理人员要严格按照批准的份数打印、复制，操作过程中形成的废页、清样等必须及时销毁，不得擅自多印留存。（4）要加强电脑的保密工作，重要文件要在电脑上加密处理，一般人员未经准许不得在电脑上查阅文件。载有重要文件的磁盘由档案管理人员妥善保管，并对重要文件、数据进行每月二次备份。

（5）文件收发是文件保密工作的重要环节，档案管理人员要按规定对收发文件一一登记，确切掌握每一份文件的收发情况和文件去向，传阅文件一律采取直传方式，由专人送阅，阅文人在《文件发放登记表》上签名后方可阅览，阅文人之间不得横向传阅。阅完和办理之后要按文书立卷，要求交本公司档案管理人员归档。

（6）档案管理人员在工作调动或辞职时，必须将经管的秘密文件清理登记，全部移交清楚。移交时，要造册、清点、核对，并办理签字手续。其他人员调动或辞职时，档案管理人员要主动将其手中的秘密文件或资料收回，以免丢失。

4、依法治密，完善制度，建立秘密文件管理责任制对秘密文件在收文、发文、分送、传递、借阅、移交，销

毁等各个环节都要建立严格的登记制度。努力把好各道关口，对违反规定，造成泄密事件的必须认真追查，情节严重者，要追究当事人的法律责任。

（二）会议保密

1、会议保密范围指会议内容涉及公司内部机密，并规定在一定的时间内，只限于一定范围的人知悉而不能外

泄的会议。

2、会前准备工作过程中的保密。

（1）根据会议需要，严格确定出席、列席人员。会前要认真研究安全保密措施，选定会址后，要对会址进行保密安全检查，并对与会人员进行保密教育，严格执行保密纪律。

（2）做好对会议文件的拟稿、复印、校对、保管与分送等环节的保密工作。

3、会议进行过程中的保密。

（1）严格控制与会议无关的人员进入会场。

（2）严禁乱印发会议秘密文件，对会议记录本要按秘密文件管理办法指定档案管理人员保管。

（3）与会人员不得以任何形式对外泄露会议秘密内容。

3、会议结束后的保密工作

（1）会议结束后，要对会场进行保密检查，看有无遗漏的秘密文件，记录本等。

（2）会议分发的秘密文件（资料）会后要统一收回。

（3）会议记录要妥善保管，特殊情况除外，不得带出办公室。

（三）技术保密

1、技术保密范围包括本公司现有的技术基础上或待开发的技术项目。

2、针对技术泄密的主要渠道，采取防范措施。

三、附则

1、本规定的监督权、执行权在人事行政部。

2、对泄密人员的处罚见《奖惩制度》。

3、本规定自批准之日起执行。