职务说明书范本1(空)

菲林格尔木业（上海）有限公司

职务说明书

职务名称：副总经理秘书职务级别：职务编号：

工作部门：行政部上级主管：行政部经理撰写日期：2002年11月8日撰写人：王丽莉部门审核：×××人力资源部批准：

一、职务目标

热情地为领导工作提供高效、优质的服务。坚决、及时、全面、正确地执行副总经理交待的事务，做好得力的助手工作，发挥主观能动性、积极性、创作性地完成任务。要成为良好的媒介，在副总与各部门或外单位、客户之间进行双向信息传递和交流。

二、主要职责

1.协助副总经理处理日常事务。

2.接待公司来宾，为客人在等待期间提供临时服务，将客人引到相关办公室或个人处。

3.收发传真至各部门，拟定或打印相关传真。

4.负责经受权的行政部日常行政事宜。

5.安排出车事宜，与各部门做好沟通工作。

6.公司邮件收发及报刊杂志订阅、接收、发放。

7.负责对保洁员和门卫巡逻的管理工作。

8.文件与档案的管理和归档工作，并做好ISO9001质量体系和ISO14001环境体系文件的会

签、发放、受控工作。每月做好5S检查后，收集整理各类表格表单。

三、职务要素

1. 知识结构

1）大专以上相关学历。

2）一年以上文秘行政工作经验。

3）熟练掌握秘书行政工作专业技能。

4）良好的职业道德和沟通能力。

5）掌握计算机操作技能，熟练使用办公室软件。

2. 复杂程度

1）以书面操作为主要工作方式

2）善于把握每个时期的中心工作，把握领导在每个阶段每个方面的工作重点。

3）把握领导的思维方式、准确地理解领导的意图。

4）了解领导的工作规律，做好辅助工作。

5）有效地处理各种日常事务。

6）对传真和文件的收集、整理、归档，文件的打印、撰写、复制，递送。

7）来客的接待、迎送、服务。

8）车辆的调度、保洁员和保安的管理。

9）做好ISO9001质量体系和ISO14001环境体系文件的会签、发放、受控工作。每月做好5S检查后，收集整理各类表格表单。

3. 责任范围

（1）工作的自由度：

1）在内部严格遵守公司的各项规章制度和保密制度。

2）在外部对来访来电者态度热情但不卑不亢。

3）及时完成领导交待的事务。

4）按时处理各类文件。

5）

（2）范围

本职务直接面对公司领导最高层，身处对外联系最多的行政部，直接影响外界对本公司的第一印象。

4. 实施管理

（1）人员的管理

保洁员、司机、保安。

（2）职能监督

1）直接管理办公室各类设备，确保正常使用。

2）负责ISO9001质量体系和ISO14001环境体系的文件归档工作。

3）负责档案的管理和保管工作。

5. 人际关系

1）在公司内部做好领导与各部门的信息传递流通工作。

2）对外部做好领导与客户供应商的沟通工作，包括来电来访。

6. 操作技能

1）熟练操作计算机，大部分文件处理需要计算机辅助。

2）熟练使用巡更器、传真机、扫描仪等。

7. 集中视力

每天阅读文件，打印传真、资料和操作计算机需要集中视力6小时以上。

8. 体力消耗

无。

9.工作环境

（1）工作条件

基本在办公室内完成工作。

（2）夜行

无。